Manuel Dashboard Achats
Le pilotage de l'approvisionnement : achats TTC, paiements effectués, encours fournisseurs, TVA récupérable et charges HTC, avec l'analyse par fournisseur, par article et par famille.
Présentation
Le Dashboard Achats est le tableau de bord décisionnel du module Achats. Il répond à quatre questions : combien avons-nous acheté, combien avons-nous payé, combien reste-t-il à payer et à qui / pour quoi. Six indicateurs de tête, puis sept analyses : modes de règlement, saisonnalité, fournisseurs, encours, articles et familles.
Objectif
- Mesurer le volume d'achat réel
- Piloter la dette fournisseur
- Identifier la concentration des achats
- Préparer la TVA récupérable
Public cible
- Responsable achats — volumes et fournisseurs
- Trésorier — encours et décaissements
- Direction — charges et concentration
Les chiffres proviennent des factures d'achat, des bons de livraison d'achat et des paiements fournisseurs. Chaque graphique porte une info-bulle rappelant son équation.
Accès et navigation
Menu latéral : Achats → Dashboard achat, en tête du sous-menu.
Comme tous les tableaux de bord, l'accès est en consultation seule et dépend du droit de lecture accordé au profil dans Utilisateurs & droits.
Scoreboard achats
Six indicateurs cadrent la période : ce qui a été engagé, ce qui a été payé, ce qui reste dû, et les composantes fiscales.
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Achats TTC total | Cumul TTC des achats de la période, et nombre de pièces concernées. |
| Paiements effectués | Total des règlements payés aux fournisseurs, et nombre de BL soldés. |
| TVA récupérable | TVA déductible portée par les achats de la période. |
| Encours fournisseurs | Dette restant à régler, et nombre de BL non soldés. |
| Charges HTC | Montant hors taxes des achats — la base de charge comptable. |
| Retenue à la source | Retenue opérée sur les règlements fournisseurs de la période. |
Le rapprochement clé se lit directement : Achats TTC total = Paiements effectués + Encours fournisseurs. Un écart signale des règlements non imputés ou des pièces hors période.
Filtres disponibles
Le dialogue Recherche croise quatre critères. Tous les indicateurs et graphiques sont recalculés.
Recherche
| Filtre | Effet |
|---|---|
| Domaine | Restreint aux achats du domaine sélectionné (entreprises multi-domaines). |
| Fournisseur | Isole un fournisseur ; le champ accepte le code ou le libellé. |
| Devise | Cadre l'analyse sur une devise — indispensable si vous achetez en EUR ou USD. |
| Période | Deux dates ; borne l'ensemble des calculs. |
En multi-devises, ne comparez pas des montants issus de devises différentes sans fixer le filtre Devise : les conversions dépendent du taux de change de chaque pièce — voir Devises & taux de change.
Modes de règlement fournisseurs
La répartition des décaissements par mode de règlement : espèces, chèque, traite, virement…
Équation : part du mode = montant du mode ÷ total payé × 100. Les compteurs de synthèse affichent le total des règlements payés, le nombre de modes utilisés sur la période et le mode dominant.
Évolution des achats mensuels
La série mensuelle est doublée d'une ligne de moyenne : elle situe immédiatement chaque mois par rapport au rythme habituel.
| Indicateur affiché | Lecture |
|---|---|
| Moyenne mensuelle | Total des achats ÷ nombre de mois actifs. |
| Mois le plus chargé / le plus bas | Maximum et minimum de la période. |
| Écart / moyenne | Distance du mois courant à la moyenne — l'alerte de dérive. |
Un mois nettement au-dessus de la moyenne sans hausse d'activité commerciale correspond souvent à un réassort massif : vérifiez la couverture de stock avant de reconduire la commande.
Achats par fournisseur
Le classement des fournisseurs par montant acheté révèle la concentration de la dépense.
Les compteurs associés : total des achats TTC tous fournisseurs cumulés, premier fournisseur et sa part du total.
Une part supérieure à 40 % sur un seul fournisseur est un risque de dépendance : négociez une seconde source avant que le rapport de force ne se fige.
Encours par fournisseur
Le miroir du précédent, côté dette : ce qui reste à régler, fournisseur par fournisseur.
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Total engagé TTC | Achats facturés cumulés sur la période. |
| Total payé | Montant réglé, exprimé aussi en % du total engagé. |
| Encours restant à régler | Dettes fournisseurs en attente. |
| Fournisseurs en encours | Nombre de fournisseurs avec un solde restant. |
| Taux de paiement global | Payé ÷ total engagé × 100. |
Quand aucun encours n'existe, le graphique affiche « Aucun encours fournisseur » : c'est une information, pas une erreur.
Top 3 / Bottom 3 articles
Deux classements complémentaires : les 3 articles les plus achetés et les 3 les moins commandés.
| Compteur | Lecture |
|---|---|
| Concentration Top 3 | Part des 3 premiers articles dans le total acheté. |
| Nb total articles | Nombre de références actives sur la période. |
| Rang global | Position de chaque article dans le classement complet. |
Le Bottom 3 n'est pas une liste d'articles à supprimer : ce sont souvent des pièces critiques à faible rotation. Croisez-le avec la couverture de stock avant toute décision.
Carte des achats & familles
La treemap donne une vue de surface : chaque rectangle est un article, sa taille son poids dans les achats. Le graphique voisin agrège par famille d'article.
La répartition par famille s'appuie sur les catégories d'achat paramétrées dans Catégories & catalogue. Un article sans catégorie se retrouve dans un regroupement résiduel — d'où l'importance de catégoriser le référentiel.
Les compteurs affichent le total des achats familles et le nombre de familles actives.
FAQ & Conseils
Les achats sont à zéro alors que j'ai saisi des factures ?
Vérifiez d'abord la période, puis le filtre Devise et le filtre Domaine : un critère trop restrictif vide la sélection.
Paiements + encours ≠ achats TTC ?
Un règlement rattaché à une pièce hors période, ou une avance non encore imputée, crée l'écart. Contrôlez dans Paiements / Avances l'imputation des règlements.
La TVA récupérable me paraît fausse ?
Elle reprend la TVA portée par les pièces, telle que saisie. Un taux de TVA erroné sur une ligne d'article se propage ici — corrigez la fiche article et la pièce concernée.
Le treemap est vide ?
Aucun achat de la période ne porte de ligne d'article valorisée (par exemple, uniquement des charges sans article). C'est cohérent.
Conseil — revue achats mensuelle. Commencez par le taux de paiement global (santé de la trésorerie), puis la concentration fournisseurs (risque), et terminez par le Top 3 articles (levier de négociation le plus rentable).
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