Manuel Factures Achats
Guide complet d'utilisation de la fonctionnalité Factures Fournisseurs dans le module Achats de Swifto ERP. Ce document couvre la création multi-origines, la modification, le paiement, les avoirs, la gestion des charges douanières et le cycle de vie complet d'une facture achat.
Présentation du module
La section Factures Achats est le hub central de la gestion des dettes fournisseurs dans Swifto ERP. Elle permet de créer des factures depuis quatre origines différentes (achat direct, devis, bon de commande, bon de livraison), de les payer partiellement ou totalement, de générer des avoirs et de suivre les échéances avec des notifications automatiques.
Objectif métier
- Enregistrer les factures fournisseurs depuis 4 origines
- Suivre les paiements totaux et partiels
- Gérer les avoirs fournisseurs et corrections
- Intégrer les charges douanières et frais annexes
- Recevoir des alertes automatiques à l'échéance
- Archiver les documents fournisseurs multi-format
Public cible
- Acheteurs — Saisissent les factures fournisseurs
- Comptables — Enregistrent les paiements et avoirs
- Responsables achats — Suivent les dettes fournisseurs
- Administrateurs ERP — Configurent stocks et paramètres
Les 4 origines d'une facture achat
Achat direct
Saisie manuelle libre des articles
À partir d'un Devis
Import des lignes du devis approuvé
À partir d'un BC
Import des lignes du bon de commande
À partir d'un BL
Import figé des lignes du BL
Périmètre fonctionnel
Ce manuel couvre exclusivement la Gestion des Factures Achats fournisseurs. Les bons de livraison, les paiements en module Finances et le rapprochement bancaire sont documentés dans leurs manuels dédiés.
Accès et navigation
Pour accéder à la section Factures du module Achats, suivez ces étapes depuis la page principale.
Authentification
Connectez-vous avec vos identifiants. Vous êtes redirigé vers la page principale affichant tous les modules actifs de la société.
Accéder au module Achats
Cliquez sur la carte Achats sur la page principale ou via le menu latéral gauche.
Cliquer sur « Factures »
Dans le sous-menu Achats, cliquez sur Factures. La liste des factures non encore clôturées (reste > 0) s'affiche en états En attente et En cours par défaut.
Filtrage par défaut — États actifs & reste > 0
La liste affiche uniquement les factures en états En attente et En cours dont le reste à payer est supérieur à zéro. Les factures Approuvé(e) (payées) et Rejeté(e) sont masquées — utilisez la Recherche.
Liste des factures achats
L'écran principal affiche le tableau des factures actives avec leurs informations clés et les boutons d'action rapide par ligne.
Code couleur de la colonne Échéance
| Numéro | Date | Échéance | Fournisseur | Origine | Σ TTC | Reste | État | Actions | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| FA-2024-0051 | 10/05/2024 | 23/05/2024 | Fournisseur ABC | Achat direct | 8 500,000 TND | 8 500,000 | En attente |
|||||
| FA-2024-0052 | 14/05/2024 | 15/06/2024 | Import Tech SARL | Bon de commande : BC-0007 | 12 400,00 EUR | 6 200,00 | En cours |
|||||
| FA-2024-0053 | 20/05/2024 | 30/06/2024 | Delta Supply | Bons des livraisons | 3 200,000 TND | 3 200,000 | En attente |
|||||
Indicateurs en-tête & filtre par mois
Au-dessus du tableau, quatre tuiles d'indicateurs récapitulent les montants (recalculés selon la sélection ou la devise) :
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Numéro | Numéro séquentiel auto-généré selon le compteur et préfixe paramétré (ex : FA-2024-XXXX). Colonne filtrable et triable. |
| Date | Date de facturation. Colonne filtrable et triable. |
| Échéance | Date maximale de paiement, affichée sous forme de badge coloré selon l'état de l'échéance (à venir, proche, en retard, soldée). |
| Fournisseur | Raison sociale du fournisseur. L'exonération TVA de sa fiche est appliquée automatiquement. |
| Origine | Source de la facture : Achat direct, Devis (avec n°), Bon de commande (avec n°) ou Bons des livraisons. |
| Σ TTC | Montant total toutes taxes comprises + charges supplémentaires (douane, transport, etc.) |
| Reste | Montant non encore payé (affiché en rouge tant que > 0). Si = 0 → facture clôturée automatiquement. |
| État | En attente, En cours, Rejeté(e) ou Approuvé(e), affiché sous forme de badge coloré. |
Notification automatique à l'échéance
Si le montant de paiement restant est supérieur à zéro à la date d'échéance, une notification est générée automatiquement par Swifto ERP pour alerter l'équipe comptable. Les factures en retard apparaissent avec une icône d'alerte ⚠ dans la colonne Échéance.
Barre d'actions globales
La barre d'outils propose 6 actions globales s'appliquant à l'ensemble des factures affichées ou aux factures sélectionnées (cochées).
Générer PDF Global
Toutes factures affichéesGénère un état PDF consolidant toutes les factures actuellement affichées. Utile pour les synthèses comptables et les rapports de dettes fournisseurs.
Générer Excel Global
Toutes factures affichéesExporte toutes les factures affichées au format Excel (.xlsx). Idéal pour les analyses de trésorerie, rapprochements comptables et tableaux de bord achats.
Ajouter une nouvelle facture
Action principaleOuvre le formulaire de création d'une nouvelle facture fournisseur. Voir la Section 6 pour le workflow complet. Choix de l'origine : Achat direct, Devis, BC ou BL.
Dupliquer une facture
Sélection requiseCrée une copie de la facture sélectionnée avec un nouveau numéro et la date du jour. Utile pour les factures récurrentes ou les commandes similaires.
Cocher la ligne avant de cliquer.
Supprimer une facture
Irréversible · Sélection requiseSupprime définitivement la facture cochée. Action irréversible. Cocher la ligne avant de cliquer.
Recherche
Popup multi-critèresFiltrage par devise, fournisseur et période (date début / date fin) — affiche aussi les factures payées et masquées par défaut.
Actions par ligne de facture
Chaque ligne du tableau dispose, dans cet ordre, de 4 boutons d'action rapide permettant d'agir directement sur la facture sans quitter la liste : Avoir, Télécharger / Pièce jointe, Paiement puis Détail.
Créer une facture d'avoir
Popup requisOuvre une fenêtre popup pour générer un avoir sur la facture : numéro, motif, date d'avoir, montant. Voir la Section 14.
Télécharger / Pièce jointe
Multi-formatUn seul bouton qui change selon l'existence d'un document joint :
Document présent → Télécharger
Si une pièce jointe existe déjà, le bouton (icône téléchargement, bleu) télécharge le document original fournisseur.
Aucun document → Pièce jointe
Sinon, le bouton (icône trombone, ambre) ouvre le popup « Pièce jointe » pour archiver la facture reçue (PDF, image, Office…).
Paiement
Popup requisOuvre le popup « Paiement » pour enregistrer un règlement total ou partiel : date, compte entreprise, mode de règlement et montant. Voir la Section 13.
Détail de la facture
LectureToujours actifBouton à icône loupe. Ouvre la page complète affichant toutes les informations : articles, quantités, remises, prix unitaires, totaux, charges supplémentaires, taxes appliquées et pièce jointe. C'est aussi le point d'entrée pour modifier la facture (si non encore payée).
Lignes détaillées dépliables
Un bouton d'expansion en fin de ligne déplie le détail des articles de la facture (article, prix unitaire, remise, PU après remise, TVA, quantité, total HT, total TTC) directement dans la liste.
Créer une nouvelle facture achat
Cliquez sur Nouveau pour ouvrir le formulaire. La saisie se déroule en 4 étapes.
Renseigner l'en-tête
Sélectionner le fournisseur, l'origine, la date, l'échéance, la devise et le stock. Voir la Section 7.
Choisir l'origine et les pièces
Selon l'origine choisie, les lignes articles sont soit importées automatiquement (Devis, BC, BL) soit saisies manuellement (Achat direct). Voir les Sections 8 & 9.
Ajouter charges, taxes et pièce jointe
Intégrer les frais de douane, transport, taxes supplémentaires et attacher le document fournisseur. Voir la Section 10.
Enregistrer
Cliquer sur Enregistrer. Un bon de livraison est automatiquement créé si l'origine n'est pas un BL.
| Article | Qté | P.U. HT | Remise | TVA | Total TTC | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 (100m) | 10 | 85,000 | 5% | — | 807,50 | |
| Switch 24 ports Cisco | 2 | 3 200,000 | 0% | — | 6 400,00 |
Bon de livraison automatique
Pour toute facture dont l'origine n'est pas un bon de livraison, Swifto ERP crée automatiquement un bon de livraison clôturé en arrière-plan lors de l'enregistrement. Ce BL garantit la traçabilité des entrées en stock liées à la facture.
Fournisseur, devise & stock
L'en-tête de la facture contient les informations structurantes qui déterminent les règles de calcul, les alertes et la gestion de stock.
Fournisseur & exonération TVA
Sélectionnez un fournisseur existant ou créez-en un nouveau via Nouveau sans quitter la page.
Échéance & notification
La date d'échéance de paiement est critique : elle déclenche une notification automatique si le reste à payer est supérieur à zéro à cette date.
| Champ | Obligatoire | Valeur par défaut | Description |
|---|---|---|---|
| Date | Optionnel | Date du jour | Date de facturation. Modifiable au calendrier. |
| Origine | À choisir | --- (non défini) | Détermine les règles d'import des lignes articles : Devis, Bon de commande, Achat direct ou Bon de livraison. Voir Section 8. |
| Fournisseur | Requis | — | Sélection par auto-complétion (ou création rapide via la bascule Nouveau/Existe en achat direct). L'exonération TVA de sa fiche est automatiquement respectée. |
| Échéance | Optionnel | — | Date limite de paiement (≥ date de facturation). Pilote le code couleur du badge Échéance dans la liste. |
| Devise | Requis | Devise du fournisseur | Détermine la devise d'affichage des montants. |
| Stock | Stock simple | — | Visible uniquement lorsque la gestion de stock avancée est désactivée. Détermine le dépôt de réception (emplacement d'achat). |
Origines de la facture
Le champ Origine est le paramètre le plus structurant du formulaire. Il détermine comment les lignes articles sont alimentées et quelles modifications sont autorisées.
Achat direct
Facture créée sans document source. L'utilisateur ajoute manuellement les lignes d'articles via le bouton Ajouter.
À partir d'un Devis
Les lignes du devis approuvé sont importées. L'utilisateur peut réduire les quantités mais ne peut ni ajouter d'articles ni dépasser le montant total du devis. Plusieurs factures partielles possibles.
À partir d'un Bon de commande
Même fonctionnement que le devis. Les lignes du BC sont importées avec possibilité de réduction des quantités uniquement. Facturation partielle en plusieurs factures.
À partir de Bon(s) de Livraison
Les lignes des BL sélectionnés sont importées en lecture seule. Aucune modification ni ajout possible. Le reste = somme des restes des BL. Ces derniers passent à l'état Clôturé — plus encaissables séparément.
Tableau comparatif des origines
| Règle | Achat direct | Devis / BC | Bon de livraison |
|---|---|---|---|
| Ajout de nouveaux articles | ✔ Libre | ✘ Interdit | ✘ Interdit |
| Modification des quantités | ✔ Libre | Réduction seulement | ✘ Figées |
| Factures partielles | N/A | ✔ Possible | ✔ Via plusieurs BL |
| BL auto-créé | Auto (Clôturé) | Auto (Clôturé) | BL existants → Clôturés |
| Plafond facturation | Aucun | Total Devis / BC | Somme restes BL |
Lignes articles
Pour l'origine Achat direct, cliquez sur Ajouter un article pour ouvrir le popup de saisie d'une ligne.
Popup — Ajouter / Modifier un article
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Article | Requis | Sélection dans le catalogue ou création rapide via le bouton Nouveau sans quitter le popup. |
| Quantité | Requis | Pour Devis/BC : ne peut pas dépasser la quantité restante disponible sur le document source. |
| Prix Unitaire HT | Requis | Prix négocié avec le fournisseur. Pré-rempli depuis la fiche article, modifiable. |
| Remise (%) | Optionnel | Remise commerciale sur le prix unitaire. 0% par défaut. |
| TVA (%) | Selon fournisseur | Automatiquement 0% si le fournisseur est exonéré de TVA dans sa fiche. Sinon, sélectionnable. |
Exonération TVA fournisseur — règle automatique
Si la fiche fournisseur a l'option Exonéré de TVA activée, toutes les lignes articles de la facture auront automatiquement TVA = 0%, quelle que soit la TVA paramétrée sur les articles. Vérifiez la fiche fournisseur avant de créer la facture.
Charges supplémentaires, taxes & pièce jointe
En complément des lignes articles, trois éléments enrichissent la facture achat et permettent une comptabilisation précise du coût réel de l'achat.
Charges supplémentaires
Frais annexes liés à l'achat ajoutés au total de la facture :
Taxes supplémentaires
Taxes globales applicables à l'ensemble de la facture, en complément de la TVA ligne par ligne :
Pièce jointe fournisseur
Archivez directement le document fournisseur dans Swifto ERP. Formats supportés :
Glisser-déposer ou parcourir
Téléchargement du format original
La pièce jointe archivée lors de la création est téléchargeable à tout moment depuis le bouton PDF/PJ de la liste. Le fichier original fournisseur (PDF, PNG, etc.) est stocké dans le dossier de la facture dans Swifto ERP sans aucun traitement.
Détail d'une facture
Le bouton Détail (icône loupe) ouvre la page complète de la facture affichant toutes les informations et donnant accès au bouton Modifier sous conditions.
| Article | Qté | P.U. HT | Remise | TVA | Total HT | Total TTC |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 | 10 | 85,000 | 5% | — | 807,50 | 807,50 |
| Switch 24 ports Cisco | 2 | 3 200,000 | 0% | — | 6 400,00 | 6 400,00 |
Modification strictement conditionnée
Le bouton Modifier est visible et actif uniquement si aucun paiement n'a été enregistré (reste = montant total TTC). Dès le premier règlement, même partiel, la facture est verrouillée. Voir la Section 12.
Modifier une facture
La modification est soumise à une condition unique et stricte pour garantir l'intégrité comptable des règlements déjà effectués.
Condition unique — Reste = Total TTC
La modification n'est autorisée que si le reste à payer est strictement égal au montant total TTC de la facture. Cela signifie qu'aucun paiement — même partiel — n'a encore été enregistré sur cette facture.
| Situation | Reste = Total ? | Modification |
|---|---|---|
| Facture créée, aucun paiement | ✔ Oui | ✔ Autorisée |
| Paiement partiel enregistré | ✘ Non | ✘ Bloquée |
| Facture intégralement payée | ✘ Non (reste = 0) | ✘ Bloquée |
Alternative si la modification est bloquée
Si une correction est nécessaire après un paiement, utilisez la facture d'avoir (Section 14) pour annuler ou ajuster le montant de manière traçable. Cela préserve l'historique comptable et les règlements déjà effectués.
Payer une facture
Le bouton Paiement de la liste enregistre un règlement total ou partiel.
Popup — Enregistrer un paiement
Modes de règlement
Les modes de règlement sont paramétrables par société (menu Achats). Selon le mode choisi, le popup affiche des champs spécifiques. Exemples courants :
| Type | Description | Champs supplémentaires |
|---|---|---|
| 💵 Espèces | Règlement en cash depuis la caisse | — |
| 📋 Chèque | Chèque émis à l'ordre du fournisseur | Numéro (n° chèque) |
| 🏦 Virement | Virement bancaire local ou international | Compte entreprise |
| 📄 Traite / décaissement | Effet à terme (avec ou sans antidate) | Date de décaissement |
| ↩️ Avoir | Imputation d'un avoir fournisseur existant | Avoir, facture avoir, montant avoir |
| 🧾 Avec retenue à la source | Règlement soumis à retenue à la source | Taux retenue à source |
Impact sur l'état de la facture
Facture d'avoir
La facture d'avoir permet de corriger ou d'annuler partiellement une facture existante : retour marchandise, erreur de prix, remise a posteriori. Elle est accessible via le bouton Avoir (icône import) sur chaque ligne de facture.
Types d'avoir
Avoir commercial
Avoir lié à une remise commerciale (champ Remise %). Utilisé pour des corrections de prix a posteriori.
Avoir retour marchandise
Saisie des quantités retournées par ligne article (détail avoir). Le montant est calculé à partir des quantités.
Le type d'avoir est déterminé par le paramétrage ; le champ correspondant n'est pas toujours affiché dans le popup.
Motifs d'avoir courants
Popup — Créer un avoir
Impact de l'avoir sur la facture
La facture d'avoir réduit automatiquement le reste à payer de la facture d'origine. Si le montant de l'avoir est égal au reste, la facture passe en état Clôturé/Payé. L'historique des avoirs est consultable dans le Détail de la facture.
États & cycle de vie d'une facture
Une facture achat passe par plusieurs états depuis sa création jusqu'à son paiement intégral.
| État | Description | Modification | Suppression | Visible / défaut |
|---|---|---|---|---|
| En attente | Aucun paiement, reste = total TTC (état 0) | ✔ Autorisée | ✔ Autorisée | ✔ Oui |
| En cours | Paiement(s) partiel(s) enregistré(s) (état 1) | ✘ Bloquée | ✘ Bloquée | ✔ Oui |
| Rejeté(e) | Facture rejetée (état 2) | ✘ Bloquée | ✘ Bloquée | ✘ Masquée |
| Approuvé(e) | Intégralement payée, reste = 0 (état 3) — « payée / clôturée » | ✘ Bloquée | ✘ Bloquée | ✘ Masquée |
Règles métier importantes
Contraintes fonctionnelles et automatismes clés à maîtriser pour une utilisation correcte du module Factures Achats.
BL auto-créé pour toute origine sauf BL
Toute facture dont l'origine n'est pas un bon de livraison génère automatiquement un BL en état Clôturé lors de l'enregistrement. Ce BL assure la traçabilité de l'entrée en stock.
BL source clôturé — plus de paiement séparé
Quand l'origine est un BL, ce dernier passe en état Clôturé et ne peut plus être payé séparément. Tout règlement doit passer par la facture correspondante.
Modification impossible après premier paiement
La modification n'est autorisée que si aucun paiement n'a été enregistré (reste = total TTC). Dès le premier règlement, la facture est définitivement verrouillée en modification.
Notification automatique à l'échéance
Si le reste à payer est supérieur à zéro à la date d'échéance, Swifto ERP génère automatiquement une notification visible dans la bannière de toutes les pages du module Achats.
Exonération TVA fournisseur — application automatique
Si la fiche fournisseur est marquée exonérée de TVA, toutes les lignes articles de la facture auront automatiquement TVA = 0%, quelle que soit la TVA paramétrée sur les articles.
Plafond facturation Devis / BC
La somme de toutes les factures générées depuis un devis ou un BC ne peut pas dépasser le montant total du document source. Les quantités ne peuvent être que réduites, jamais augmentées ni enrichies de nouveaux articles.
Lignes BL en lecture seule
Pour une facture d'origine BL, les lignes articles sont importées en lecture seule : aucune modification de quantité, prix ni ajout d'article n'est possible depuis le formulaire.
Suppression uniquement avant tout paiement
La suppression n'est possible que si aucun paiement n'a été enregistré. Dès le premier règlement ou la génération d'un avoir, la suppression est définitivement bloquée.
Pièce jointe téléchargeable dans le format original
Le document fournisseur joint lors de la création (PDF, PNG, etc.) est stocké dans Swifto ERP et téléchargeable à tout moment via le bouton PDF/PJ, dans son format original sans conversion.
Scénarios d'utilisation & FAQ
Cas pratiques et questions fréquentes couvrant les workflows les plus courants du module Factures Achats.
Scénario 1 — Facture d'achat direct avec charges douanières
Achat directCréer une nouvelle facture, sélectionner le fournisseur Import Tech SARL
Choisir l'origine Achat direct, saisir la date et l'échéance (30 jours)
Ajouter les articles manuellement via Ajouter
Cliquer Charges supplémentaires → saisir Frais de douane 850 TND + Transport 350 TND
Attacher la facture fournisseur reçue par email (.pdf)
Enregistrer → FA-2024-XXXX créée, BL clôturé créé automatiquement
Scénario 2 — Facturation partielle depuis un bon de commande
Bon de commandeCréer une facture, sélectionner l'origine Bon de commande
Sélectionner le BC dans la liste proposée — les lignes s'importent automatiquement
Réduire les quantités pour facturer seulement 50% de la commande (livraison partielle)
Enregistrer → 1ère facture partielle créée, reliquat disponible pour 2ème facture
Scénario 3 — Paiement partiel puis solde total
Paiement en deux foisCliquer Paiement sur FA-2024-0051 (total 8 407,50 TND)
Saisir un premier virement de 4 200 TND → facture passe en état En cours, modification bloquée
15 jours plus tard, cliquer à nouveau Paiement
Saisir le reliquat 4 207,50 TND → facture passe en état Approuvé(e), masquée de la liste
Scénario 4 — Retour marchandise et émission d'un avoir
Avoir2 switch défectueux retournés au fournisseur après réception
Cliquer Avoir sur la ligne de la facture concernée
Renseigner le numéro, le motif Retour marchandise, la date d'avoir et le montant (quantités retournées selon le type)
Valider → le reste à payer est réduit du montant de l'avoir, historique conservé
Questions fréquentes
Pourquoi le bouton Modifier est-il grisé sur ma facture ?
La modification est bloquée si au moins un paiement a été enregistré sur la facture. Le reste à payer est alors inférieur au montant total. Si une correction est nécessaire, utilisez une facture d'avoir.
Un bon de livraison est créé automatiquement — où le trouver ?
Le BL créé automatiquement est accessible depuis le menu Achats → Bons de livraison. Il apparaît en état Clôturé et est lié à la facture d'origine. Il ne peut plus être payé séparément.
Comment retrouver les factures entièrement payées ?
Les factures approuvées (payées) sont masquées par défaut. Utilisez le bouton Recherche et définissez la période (date début / date fin), éventuellement le fournisseur et la devise, pour les retrouver.
La TVA n'apparaît pas sur les lignes articles — pourquoi ?
Vérifiez la fiche fournisseur. Si l'option Exonéré de TVA est cochée, toutes les lignes articles auront automatiquement TVA = 0%, indépendamment du taux configuré sur les articles.
Puis-je ajouter des articles à une facture issue d'un bon de livraison ?
Non. Les lignes d'une facture d'origine BL sont figées en lecture seule. Il est impossible d'ajouter, modifier ou supprimer des articles. Pour facturer des articles supplémentaires, créez une facture séparée en Achat direct.
💡 Conseils pour les utilisateurs avancés
Dupliquer les factures récurrentes
Pour les fournisseurs avec des commandes régulières identiques (loyers, abonnements, maintenance), utilisez la Duplication depuis la liste — la facture est copiée avec un nouveau numéro et la date du jour.
Saisir toujours la date d'échéance
Ne laissez jamais le champ Échéance vide. Les notifications automatiques de Swifto ERP vous protègent des retards de paiement et des pénalités fournisseurs.
Archiver systématiquement les pièces jointes
Joignez toujours la facture fournisseur originale lors de la création. Cela garantit la conformité comptable et évite les échanges d'emails pour retrouver les documents lors des audits.
Avoir plutôt que suppression
Après le premier paiement, utilisez toujours la facture d'avoir pour corriger une erreur. Cela préserve la traçabilité comptable et l'historique de la relation fournisseur.
Devise internationale & charges
Lorsque vous achetez auprès d'un fournisseur étranger, la facture peut être saisie dans une devise différente de la devise par défaut de votre société (par exemple en EUR ou en USD au lieu du TND). Swifto ERP gère alors la conversion en temps réel et propose d'ajouter les charges dans la devise de votre choix, charge par charge.
18.1 Conversion en temps réel
Facture en devise étrangère
Sélectionnez la devise de la facture dans l'en-tête (champ Devise). Si elle diffère de la devise par défaut de la société, Swifto ERP convertit les montants au taux de change courant et affiche un récapitulatif converti à côté des montants en devise étrangère.
Montant à payer en devise du document
Le montant à payer au fournisseur reste exprimé dans la devise du document : la dette envers le fournisseur étranger est portée en devise étrangère.
Récapitulatif converti à la saisie
Tout au long de la saisie de la facture en devise étrangère, le récapitulatif converti en monnaie locale (TND) est recalculé en temps réel au taux de change courant. Vous visualisez ainsi le coût réel de l'achat dans la devise de votre comptabilité avant d'enregistrer.
18.2 Charges en plusieurs devises
Les charges (transport, douane, manutention, assurance…) s'ajoutent charge par charge et peuvent être libellées dans deux devises au choix. À l'ajout d'une charge, une liste Devise permet de choisir :
Dans la devise du document
La charge est exprimée dans la devise de la facture (ex. EUR) et s'ajoute au total TTC en devise étrangère. Idéale pour les frais facturés directement par le fournisseur étranger.
Dans la devise locale (TND)
La charge est exprimée dans la devise par défaut de la société (TND). Idéale pour les frais réglés localement (transitaire, douane tunisienne, manutention au port).
Popup — Ajouter une charge
18.3 Informations conservées pour la traçabilité
Pour assurer la traçabilité et la conformité comptable, la facture en devise étrangère archive les informations suivantes en complément des montants en devise du document :
| Information archivée | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Montant TTC en monnaie locale | Total toutes taxes comprises de la facture, converti dans la devise par défaut de la société (TND) au taux appliqué. | 41 540,000 TND |
| Taux de change appliqué | Taux de conversion utilisé entre la devise du document et la devise locale au moment de l'enregistrement. | 1 EUR = 3,350 TND |
| Total des charges en monnaie locale | Somme des charges, exprimée en devise locale (les charges saisies en devise étrangère étant converties). | 2 870,000 TND |
Bien répartir vos charges
Saisissez chaque charge dans sa devise réelle : les frais facturés par le fournisseur étranger en devise du document (EUR/USD), et les frais payés localement (transitaire, douane, manutention) en devise locale (TND). Swifto ERP réconcilie le tout et conserve le montant TTC en dinar ainsi que le taux appliqué pour vos écritures comptables.
Swifto ERP · Module Achats · Manuel Utilisateur v1.0
Factures Achats — Documentation interne