دليل فواتير الشراء
دليل استخدام شامل لخاصية فواتير الموردين في وحدة المشتريات بـSwifto ERP. تتناول هذه الوثيقة الإنشاء متعدّد المصادر، والتعديل، والدفع، والإشعارات الدائنة، وتدبير الأعباء الجمركية، ودورة حياة فاتورة الشراء الكاملة.
نظرة عامة على الوحدة
قسم فواتير الشراء هو المحور المركزي لتدبير ديون الموردين في Swifto ERP. يتيح إنشاء فواتير من أربعة مصادر مختلفة (شراء مباشر، عرض سعر، أمر شراء، قسيمة تسليم)، ودفعها جزئيًا أو كليًا، وتوليد إشعارات دائنة، ومتابعة الآجال مع إشعارات آلية.
الهدف المهني
- تسجيل فواتير الموردين من 4 مصادر
- متابعة المدفوعات الكلّية والجزئية
- تدبير الإشعارات الدائنة للموردين والتصحيحات
- دمج الأعباء الجمركية والمصاريف الإضافية
- تلقّي تنبيهات آلية عند الاستحقاق
- أرشفة وثائق الموردين متعدّدة الصيغ
الجمهور المستهدف
- المشترون — يسجِّلون فواتير الموردين
- المحاسبون — يسجِّلون المدفوعات والإشعارات الدائنة
- مسؤولو المشتريات — يتابعون ديون الموردين
- مسؤولو نظام ERP — يضبطون المخزونات والإعدادات
المصادر الأربعة لفاتورة الشراء
شراء مباشر
إدخال يدوي حرّ للعناصر
انطلاقًا من عرض سعر
استيراد سطور العرض المعتمَد
انطلاقًا من أمر شراء
استيراد سطور أمر الشراء
انطلاقًا من قسيمة تسليم
استيراد ثابت لسطور القسيمة
النطاق الوظيفي
يقتصر هذا الدليل على تدبير فواتير شراء الموردين. قسائم التسليم، والمدفوعات في وحدة المالية، والتسوية البنكية موثَّقة في أدلّتها الخاصة.
الوصول والتنقّل
للوصول إلى قسم الفواتير في وحدة المشتريات، اتّبعوا هذه الخطوات انطلاقًا من الصفحة الرئيسية.
تسجيل الدخول
سجِّلوا الدخول بمعرّفاتكم. تُوجَّهون إلى الصفحة الرئيسية التي تعرض كلّ الوحدات النشطة للمؤسسة.
الدخول إلى وحدة المشتريات
انقروا على بطاقة المشتريات في الصفحة الرئيسية أو عبر القائمة الجانبية.
النقر على «الفواتير»
في القائمة الفرعية للمشتريات، انقروا على الفواتير. تظهر قائمة الفواتير غير المغلقة بعد (المتبقّي > 0) في حالتَي قيد الانتظار وقيد المعالجة افتراضيًا.
الترشيح الافتراضي — الحالات النشطة والمتبقّي > 0
لا تعرض القائمة سوى الفواتير في حالتَي قيد الانتظار وقيد المعالجة التي يفوق فيها المتبقّي للدفع الصفر. الفواتير المعتمَدة (المدفوعة) والمرفوضة مخفيّة — استعملوا البحث.
قائمة فواتير الشراء
تعرض الشاشة الرئيسية جدول الفواتير النشطة بمعلوماتها الأساسية وأزرار إجراءاتها السريعة لكلّ سطر.
رمز ألوان عمود الاستحقاق
| الرقم | التاريخ | الاستحقاق | المورّد | المصدر | Σ شامل الضريبة | المتبقّي | الحالة | الإجراء(ات) | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| FA-2024-0051 | 10/05/2024 | 23/05/2024 | Fournisseur ABC | شراء مباشر | 8 500,000 TND | 8 500,000 | قيد الانتظار |
|||||
| FA-2024-0052 | 14/05/2024 | 15/06/2024 | Import Tech SARL | أمر شراء: BC-0007 | 12 400,00 EUR | 6 200,00 | قيد المعالجة |
|||||
| FA-2024-0053 | 20/05/2024 | 30/06/2024 | Delta Supply | قسائم تسليم | 3 200,000 TND | 3 200,000 | قيد الانتظار |
|||||
مؤشّرات الترويسة وترشيح الأشهر
فوق الجدول، تُلخِّص أربع بطاقات مؤشّرات المبالغ (يُعاد حسابها حسب الاختيار أو العملة):
أعمدة الجدول
| العمود | الوصف |
|---|---|
| الرقم | رقم تسلسلي يُولَّد آليًا وفق العدّاد والبادئة المضبوطَين (مثلًا: FA-2024-XXXX). عمود قابل للترشيح والفرز. |
| التاريخ | تاريخ الفوترة. عمود قابل للترشيح والفرز. |
| الاستحقاق | التاريخ الأقصى للدفع، معروض كشارة ملوَّنة حسب حالة الاستحقاق (قادم، قريب، متأخّر، مسدَّدة). |
| المورّد | الاسم الاجتماعي للمورّد. تُطبَّق آليًا الإعفاء من الضريبة المسجَّل في بطاقته. |
| المصدر | مصدر الفاتورة: شراء مباشر، عرض سعر (برقمه)، أمر شراء (برقمه) أو قسائم تسليم. |
| Σ شامل الضريبة | المبلغ الإجمالي شامل كلّ الضرائب + الأعباء الإضافية (الجمارك، النقل، إلخ.) |
| المتبقّي | المبلغ غير المدفوع بعد (يظهر بالأحمر ما دام > 0). إذا = 0 ← تُغلَق الفاتورة آليًا. |
| الحالة | قيد الانتظار، قيد المعالجة، مرفوضة أو معتمَدة، معروضة كشارة ملوَّنة. |
إشعار آلي عند الاستحقاق
إذا كان مبلغ الدفع المتبقّي أكبر من الصفر عند تاريخ الاستحقاق، يُولِّد Swifto ERP إشعارًا آليًا لتنبيه فريق المحاسبة. تظهر الفواتير المتأخّرة بأيقونة تنبيه ⚠ في عمود الاستحقاق.
شريط الإجراءات العامة
يقترح شريط الأدوات 6 إجراءات عامة تُطبَّق على كلّ الفواتير المعروضة أو على الفواتير المُختارة (المؤشَّر عليها).
توليد PDF شامل
كلّ الفواتير المعروضةيولّد تقرير PDF يجمّع كلّ الفواتير المعروضة حاليًا. مفيد للملخّصات المحاسبية وتقارير ديون الموردين.
توليد Excel شامل
كلّ الفواتير المعروضةيُصدِّر كلّ الفواتير المعروضة بصيغة Excel (.xlsx). مثالي لتحليلات الخزينة والتسويات المحاسبية ولوحات قيادة المشتريات.
إضافة فاتورة جديدة
الإجراء الرئيسييفتح نموذج إنشاء فاتورة مورّد جديدة. انظر القسم 6 لكامل مسار العمل. اختيار المصدر: شراء مباشر، عرض سعر، أمر شراء أو قسيمة تسليم.
تكرار فاتورة
اختيار مطلوبيُنشئ نسخة من الفاتورة المُختارة برقم جديد وتاريخ اليوم. مفيد للفواتير المتكرّرة أو الأوامر المتشابهة.
أشِّروا على السطر قبل النقر.
حذف فاتورة
نهائي · اختيار مطلوبيحذف نهائيًا الفاتورة المؤشَّر عليها. إجراء نهائي. أشِّروا على السطر قبل النقر.
بحث
نافذة متعدّدة المعاييرترشيح حسب العملة والمورّد والفترة (تاريخ البداية / تاريخ النهاية) — يعرض أيضًا الفواتير المدفوعة المخفيّة افتراضيًا.
إجراءات كلّ سطر فاتورة
يتوفّر كلّ سطر في الجدول، بهذا الترتيب، على 4 أزرار إجراء سريع تتيح العمل مباشرة على الفاتورة دون مغادرة القائمة: إشعار دائن، تنزيل / مرفق، دفع ثمّ تفاصيل.
إنشاء فاتورة إشعار دائن
نافذة مطلوبةيفتح نافذة لتوليد إشعار دائن على الفاتورة: الرقم، السبب، تاريخ الإشعار، المبلغ. انظر القسم 14.
تنزيل / مرفق
متعدّد الصيغزرّ واحد يتغيّر حسب وجود وثيقة مرفَقة:
وثيقة موجودة ← تنزيل
إذا كان هناك مرفق موجود بالفعل، ينزِّل الزرّ (أيقونة تنزيل، أزرق) الوثيقة الأصلية للمورّد.
لا توجد وثيقة ← مرفق
وإلّا، يفتح الزرّ (أيقونة دبّوس، كهرماني) نافذة «المرفق» لأرشفة الفاتورة المستلَمة (PDF، صورة، Office…).
دفع
نافذة مطلوبةيفتح نافذة «الدفع» لتسجيل تسديد كلّي أو جزئي: التاريخ، حساب المؤسسة، طريقة التسديد والمبلغ. انظر القسم 13.
تفاصيل الفاتورة
قراءة فقطنشط دائمًازرّ بأيقونة عدسة. يفتح الصفحة الكاملة المعروضة فيها كلّ المعلومات: العناصر، الكمّيات، التخفيضات، أسعار الوحدة، المجاميع، الأعباء الإضافية، الضرائب المطبَّقة والمرفق. إنّه أيضًا نقطة الدخول إلى تعديل الفاتورة (إن لم تُدفع بعد).
سطور تفصيلية قابلة للتوسيع
يكشف زرّ توسيع في نهاية السطر عن تفاصيل عناصر الفاتورة (العنصر، سعر الوحدة، التخفيض، سعر الوحدة بعد التخفيض، الضريبة، الكمية، المجموع دون الضريبة، المجموع شامل الضريبة) مباشرة في القائمة.
إنشاء فاتورة شراء جديدة
انقروا على جديد لفتح النموذج. يتمّ الإدخال في 4 خطوات.
ملء الترويسة
اختيار المورّد، المصدر، التاريخ، الاستحقاق، العملة والمخزون. انظر القسم 7.
اختيار المصدر والوثائق
حسب المصدر المُختار، تُستورَد سطور العناصر آليًا (عرض سعر، أمر شراء، قسيمة تسليم) أو تُدخَل يدويًا (شراء مباشر). انظر القسمين 8 و9.
إضافة الأعباء والضرائب والمرفق
دمج مصاريف الجمارك والنقل والضرائب الإضافية وإرفاق وثيقة المورّد. انظر القسم 10.
الحفظ
انقروا على حفظ. تُنشأ قسيمة تسليم آليًا إذا لم يكن المصدر قسيمة تسليم.
| العنصر | الكمية | سعر الوحدة دون الضريبة | التخفيض | الضريبة | المجموع شامل الضريبة | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 (100m) | 10 | 85,000 | 5% | — | 807,50 | |
| Switch 24 ports Cisco | 2 | 3 200,000 | 0% | — | 6 400,00 |
قسيمة تسليم آلية
لأيّ فاتورة لا يكون مصدرها قسيمة تسليم، يُنشئ Swifto ERP آليًا قسيمة تسليم مغلقة في الخلفية عند الحفظ. تضمن هذه القسيمة قابلية تتبّع مُدخلات المخزون المرتبطة بالفاتورة.
المورّد والعملة والمخزون
تحتوي ترويسة الفاتورة على المعلومات البنيوية التي تحدّد قواعد الحساب والتنبيهات وتسيير المخزون.
المورّد والإعفاء من الضريبة
اختاروا موردًا موجودًا أو أنشئوا واحدًا جديدًا عبر جديد دون مغادرة الصفحة.
الاستحقاق والإشعار
تاريخ استحقاق الدفع حاسم: يُطلق إشعارًا آليًا إذا كان المتبقّي للدفع أكبر من الصفر عند ذلك التاريخ.
| الحقل | إجباري | القيمة الافتراضية | الوصف |
|---|---|---|---|
| التاريخ | اختياري | تاريخ اليوم | تاريخ الفوترة. قابل للتعديل عبر التقويم. |
| المصدر | يجب اختياره | --- (غير مضبوط) | يحدّد قواعد استيراد سطور العناصر: عرض سعر، أمر شراء، شراء مباشر أو قسيمة تسليم. انظر القسم 8. |
| المورّد | مطلوب | — | اختيار بالإكمال التلقائي (أو إنشاء سريع عبر مبدّل جديد/موجود في الشراء المباشر). تُحترَم آليًا الإعفاء من الضريبة المسجَّل في بطاقته. |
| الاستحقاق | اختياري | — | الموعد الأقصى للدفع (≥ تاريخ الفوترة). يقود رمز ألوان شارة الاستحقاق في القائمة. |
| العملة | مطلوب | عملة المورّد | تحدّد عملة عرض المبالغ. |
| المخزون | مخزون بسيط | — | يظهر فقط عندما تكون إدارة المخزون المتقدّمة معطَّلة. يحدّد مستودع الاستلام (موقع الشراء). |
مصادر الفاتورة
حقل المصدر هو الإعداد الأكثر بنيوية في النموذج. يحدّد كيفية تغذية سطور العناصر وما هي التعديلات المسموح بها.
شراء مباشر
فاتورة تُنشأ دون وثيقة مصدر. يضيف المستخدم سطور العناصر يدويًا عبر زرّ الإضافة.
انطلاقًا من عرض سعر
تُستورَد سطور عرض السعر المعتمَد. يمكن للمستخدم تخفيض الكمّيات لكن لا يمكنه إضافة عناصر ولا تجاوز المبلغ الإجمالي للعرض. عدّة فواتير جزئية ممكنة.
انطلاقًا من أمر شراء
نفس عمل عرض السعر. تُستورَد سطور أمر الشراء مع إمكانية تخفيض الكمّيات فقط. فوترة جزئية عبر عدّة فواتير.
انطلاقًا من قسيمة (قسائم) تسليم
تُستورَد سطور القسائم المُختارة في وضع القراءة فقط. لا تعديل ولا إضافة ممكنة. المتبقّي = مجموع المتبقّيات لدى القسائم. تنتقل هذه الأخيرة إلى حالة مغلق — لم تعد قابلة للتحصيل بشكل منفصل.
جدول مقارنة المصادر
| القاعدة | شراء مباشر | عرض سعر / أمر شراء | قسيمة تسليم |
|---|---|---|---|
| إضافة عناصر جديدة | ✔ حرّة | ✘ ممنوعة | ✘ ممنوعة |
| تعديل الكمّيات | ✔ حرّ | تخفيض فقط | ✘ ثابتة |
| فواتير جزئية | غير معنيّ | ✔ ممكنة | ✔ عبر عدّة قسائم |
| قسيمة تسليم مولَّدة آليًا | آلي (مغلقة) | آلي (مغلقة) | قسائم موجودة ← مغلقة |
| سقف الفوترة | لا يوجد | إجمالي العرض / الأمر | مجموع متبقّيات القسائم |
سطور العناصر
لمصدر الشراء المباشر، انقروا على إضافة عنصر لفتح نافذة إدخال سطر.
نافذة — إضافة / تعديل عنصر
| الحقل | إجباري | الوصف |
|---|---|---|
| العنصر | مطلوب | اختيار من الفهرس أو إنشاء سريع عبر زرّ جديد دون مغادرة النافذة. |
| الكمية | مطلوب | لعرض السعر/أمر الشراء: لا يمكن أن تتجاوز الكمية المتبقّية المتوفّرة في الوثيقة المصدر. |
| سعر الوحدة دون الضريبة | مطلوب | السعر المتفاوَض عليه مع المورّد. يُملأ مسبقًا من بطاقة العنصر، قابل للتعديل. |
| التخفيض (%) | اختياري | تخفيض تجاري على سعر الوحدة. 0% افتراضيًا. |
| الضريبة (%) | حسب المورّد | آليًا 0% إذا كان المورّد معفى من الضريبة في بطاقته. وإلّا، قابلة للاختيار. |
الإعفاء من الضريبة للمورّد — قاعدة آلية
إذا كان خيار معفى من الضريبة مفعَّلًا في بطاقة المورّد، ستحمل كلّ سطور عناصر الفاتورة آليًا ضريبة = 0%، أيًّا كانت الضريبة المضبوطة على العناصر. تحقّقوا من بطاقة المورّد قبل إنشاء الفاتورة.
الأعباء الإضافية والضرائب والمرفق
إضافة إلى سطور العناصر، ثلاثة عناصر تُثري فاتورة الشراء وتتيح محاسبة دقيقة للتكلفة الحقيقية للشراء.
أعباء إضافية
مصاريف مرتبطة بالشراء تُضاف إلى مجموع الفاتورة:
ضرائب إضافية
ضرائب شاملة تُطبَّق على كامل الفاتورة، إضافة إلى الضريبة سطرًا بسطر:
مرفق المورّد
أرشفوا وثيقة المورّد مباشرة في Swifto ERP. الصيغ المدعومة:
اسحبوا وأفلتوا أو تصفّحوا
تنزيل بالصيغة الأصلية
المرفق المؤرشَف عند الإنشاء قابل للتنزيل في أيّ وقت من زرّ PDF/مرفق في القائمة. يُخزَّن الملفّ الأصلي للمورّد (PDF، PNG، إلخ.) في ملفّ الفاتورة داخل Swifto ERP دون أيّ معالجة.
تفاصيل فاتورة
يفتح زرّ تفاصيل (أيقونة عدسة) الصفحة الكاملة للفاتورة المعروضة فيها كلّ المعلومات والمتيحة الوصول إلى زرّ تعديل بشروط.
| العنصر | الكمية | سعر الوحدة دون الضريبة | التخفيض | الضريبة | المجموع دون الضريبة | المجموع شامل الضريبة |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 | 10 | 85,000 | 5% | — | 807,50 | 807,50 |
| Switch 24 ports Cisco | 2 | 3 200,000 | 0% | — | 6 400,00 | 6 400,00 |
تعديل مشروط بصرامة
لا يكون زرّ تعديل ظاهرًا ونشطًا إلّا إذا لم يُسجَّل أيّ دفع (المتبقّي = المبلغ الإجمالي شامل الضريبة). بمجرّد أوّل تسديد، ولو جزئيًا، تُقفَل الفاتورة. انظر القسم 12.
تعديل فاتورة
يخضع التعديل لشرط واحد وصارم لضمان سلامة المحاسبة الخاصة بالتسديدات المُنجَزة بالفعل.
شرط واحد — المتبقّي = المجموع شامل الضريبة
لا يُسمَح بالتعديل إلّا إذا كان المتبقّي للدفع مساويًا تمامًا للمبلغ الإجمالي شامل الضريبة للفاتورة. يعني هذا أنّه لم يُسجَّل بعد أيّ دفع — ولو جزئي — على هذه الفاتورة.
| الوضعية | المتبقّي = المجموع؟ | التعديل |
|---|---|---|
| فاتورة مُنشأة، دون دفع | ✔ نعم | ✔ مسموح |
| دفعة جزئية مسجَّلة | ✘ لا | ✘ محظور |
| فاتورة مدفوعة بالكامل | ✘ لا (المتبقّي = 0) | ✘ محظور |
بديل إذا كان التعديل محظورًا
إذا استلزم الأمر تصحيحًا بعد دفع، استعملوا فاتورة الإشعار الدائن (القسم 14) لإلغاء أو تعديل المبلغ بطريقة قابلة للتتبّع. يحافظ ذلك على السجلّ المحاسبي والتسديدات المُنجَزة بالفعل.
دفع فاتورة
يسجِّل زرّ دفع في القائمة تسديدًا كليًا أو جزئيًا.
نافذة — تسجيل دفعة
طرق التسديد
طرق التسديد قابلة للضبط حسب المؤسسة (قائمة المشتريات). حسب الطريقة المختارة، تعرض النافذة حقولًا خاصّة. أمثلة شائعة:
| النوع | الوصف | حقول إضافية |
|---|---|---|
| 💵 نقدًا | تسديد نقدي من الصندوق | — |
| 📋 شيك | شيك مُصدَر لأمر المورّد | الرقم (رقم الشيك) |
| 🏦 تحويل بنكي | تحويل بنكي محلّي أو دولي | حساب المؤسسة |
| 📄 كمبيالة / صرف | سند لأجل (بتاريخ مسبق أو دونه) | تاريخ الصرف |
| ↩️ إشعار دائن | خصم إشعار دائن مورّد موجود | الإشعار الدائن، فاتورته، مبلغه |
| 🧾 مع استقطاع من المصدر | تسديد خاضع للاستقطاع من المصدر | معدّل الاستقطاع |
التأثير على حالة الفاتورة
فاتورة إشعار دائن
تتيح فاتورة الإشعار الدائن تصحيح فاتورة موجودة أو إلغاءها جزئيًا: إرجاع بضاعة، خطأ في السعر، تخفيض ممنوح لاحقًا. يمكن الوصول إليها عبر زرّ إشعار دائن (أيقونة استيراد) على كلّ سطر فاتورة.
أنواع الإشعار الدائن
إشعار دائن تجاري
إشعار مرتبط بتخفيض تجاري (حقل نسبة التخفيض). يُستعمَل لتصحيحات الأسعار لاحقًا.
إشعار دائن لإرجاع بضاعة
إدخال الكمّيات المُرجَعة لكلّ سطر عنصر (تفاصيل الإشعار). يُحسَب المبلغ انطلاقًا من الكمّيات.
يُحدَّد نوع الإشعار الدائن حسب الإعدادات؛ الحقل المطابق لا يظهر دائمًا في النافذة.
أسباب الإشعار الدائن الشائعة
نافذة — إنشاء إشعار دائن
تأثير الإشعار الدائن على الفاتورة
تُخفِّض فاتورة الإشعار الدائن آليًا المتبقّي للدفع للفاتورة الأصلية. إذا كان مبلغ الإشعار مساويًا للمتبقّي، تنتقل الفاتورة إلى حالة مغلقة/مدفوعة. يمكن الاطّلاع على سجلّ الإشعارات الدائنة في تفاصيل الفاتورة.
حالات ودورة حياة فاتورة
تمرّ فاتورة الشراء بعدّة حالات من إنشائها حتى دفعها بالكامل.
| الحالة | الوصف | التعديل | الحذف | ظاهر / افتراضيًا |
|---|---|---|---|---|
| قيد الانتظار | دون دفع، المتبقّي = المجموع شامل الضريبة (حالة 0) | ✔ مسموح | ✔ مسموح | ✔ نعم |
| قيد المعالجة | دفعة (دفعات) جزئية مسجَّلة (حالة 1) | ✘ محظور | ✘ محظور | ✔ نعم |
| مرفوضة | فاتورة مرفوضة (حالة 2) | ✘ محظور | ✘ محظور | ✘ مخفيّة |
| معتمَدة | مدفوعة بالكامل، المتبقّي = 0 (حالة 3) — «مدفوعة / مغلقة» | ✘ محظور | ✘ محظور | ✘ مخفيّة |
قواعد مهنية مهمّة
قيود وظيفية وآليات أساسية يجب إتقانها للاستخدام الصحيح لوحدة فواتير الشراء.
قسيمة تسليم مولَّدة آليًا لأيّ مصدر عدا قسيمة التسليم
أيّ فاتورة لا يكون مصدرها قسيمة تسليم تولِّد آليًا قسيمة تسليم في حالة مغلقة عند الحفظ. تضمن هذه القسيمة قابلية تتبّع الدخول إلى المخزون.
قسيمة المصدر مغلقة — لا دفع منفصل
عندما يكون المصدر قسيمة تسليم، تنتقل هذه الأخيرة إلى حالة مغلقة ولم تعد قابلة للدفع بشكل منفصل. يجب أن يمرّ أيّ تسديد عبر الفاتورة المطابقة.
تعديل مستحيل بعد أوّل دفعة
لا يُسمَح بالتعديل إلّا إذا لم يُسجَّل أيّ دفع (المتبقّي = المجموع شامل الضريبة). بمجرّد أوّل تسديد، تُقفَل الفاتورة نهائيًا أمام التعديل.
إشعار آلي عند الاستحقاق
إذا كان المتبقّي للدفع أكبر من الصفر عند تاريخ الاستحقاق، يُولِّد Swifto ERP آليًا إشعارًا ظاهرًا في شريط كلّ صفحات وحدة المشتريات.
الإعفاء من الضريبة للمورّد — تطبيق آلي
إذا كانت بطاقة المورّد مُعلَّمة بـمعفى من الضريبة، ستحمل كلّ سطور عناصر الفاتورة آليًا ضريبة = 0%، أيًّا كانت الضريبة المضبوطة على العناصر.
سقف فوترة عرض السعر / أمر الشراء
لا يمكن أن يتجاوز مجموع كلّ الفواتير المولَّدة من عرض سعر أو أمر شراء المبلغ الإجمالي للوثيقة المصدر. لا يمكن للكمّيات إلّا أن تُخفَّض، لا أن تُزاد أو تُثرى بعناصر جديدة.
سطور قسيمة التسليم في القراءة فقط
لفاتورة مصدرها قسيمة تسليم، تُستورَد سطور العناصر في وضع القراءة فقط: لا تعديل للكمية أو السعر ولا إضافة عنصر ممكن من النموذج.
الحذف فقط قبل أيّ دفع
لا يكون الحذف ممكنًا إلّا إذا لم يُسجَّل أيّ دفع. بمجرّد أوّل تسديد أو توليد إشعار دائن، يُحظَر الحذف نهائيًا.
مرفق قابل للتنزيل بصيغته الأصلية
تُخزَّن وثيقة المورّد المرفَقة عند الإنشاء (PDF، PNG، إلخ.) في Swifto ERP وقابلة للتنزيل في أيّ وقت عبر زرّ PDF/مرفق، بصيغتها الأصلية دون تحويل.
سيناريوهات الاستخدام والأسئلة الشائعة
حالات عملية وأسئلة متكرّرة تغطّي أكثر مسارات العمل شيوعًا في وحدة فواتير الشراء.
السيناريو 1 — فاتورة شراء مباشر مع أعباء جمركية
شراء مباشرإنشاء فاتورة جديدة، اختيار المورّد Import Tech SARL
اختيار مصدر الشراء المباشر، إدخال التاريخ والاستحقاق (30 يومًا)
إضافة العناصر يدويًا عبر إضافة
النقر على أعباء إضافية ← إدخال رسوم جمركية 850 TND + نقل 350 TND
إرفاق فاتورة المورّد المستلَمة بالبريد الإلكتروني (.pdf)
الحفظ ← FA-2024-XXXX تُنشأ، قسيمة تسليم مغلقة تُنشأ آليًا
السيناريو 2 — فوترة جزئية انطلاقًا من أمر شراء
أمر شراءإنشاء فاتورة، اختيار مصدر أمر الشراء
اختيار الأمر من القائمة المقترَحة — تُستورَد السطور آليًا
تخفيض الكمّيات لفوترة 50% فقط من الأمر (تسليم جزئي)
الحفظ ← أوّل فاتورة جزئية تُنشأ، رصيد متاح لفاتورة ثانية
السيناريو 3 — دفعة جزئية ثمّ تسديد كامل
دفع على مرّتينالنقر على دفع على FA-2024-0051 (المجموع 8 407,50 TND)
إدخال تحويل أوّل بـ4 200 TND ← تنتقل الفاتورة إلى حالة قيد المعالجة، يُحظَر التعديل
بعد 15 يومًا، النقر مجدَّدًا على دفع
إدخال الرصيد المتبقّي 4 207,50 TND ← تنتقل الفاتورة إلى حالة معتمَدة، تختفي من القائمة
السيناريو 4 — إرجاع بضاعة وإصدار إشعار دائن
إشعار دائنإرجاع جهازَي Switch معيبَين إلى المورّد بعد الاستلام
النقر على إشعار دائن على سطر الفاتورة المعنيّة
إدخال الرقم، السبب إرجاع بضاعة، تاريخ الإشعار والمبلغ (الكمّيات المُرجَعة حسب النوع)
التأكيد ← يُخفَّض المتبقّي للدفع بمقدار مبلغ الإشعار، السجلّ محفوظ
الأسئلة المتكرّرة
لماذا زرّ التعديل معطَّل على فاتورتي؟
يُحظَر التعديل إذا كان دفع واحد على الأقلّ قد سُجِّل على الفاتورة. يصبح المتبقّي للدفع عندئذٍ أقلّ من المبلغ الإجمالي. إذا استلزم الأمر تصحيحًا، استعملوا فاتورة إشعار دائن.
أُنشئت قسيمة تسليم آليًا — أين أجدها؟
يمكن الوصول إلى القسيمة المُنشأة آليًا من قائمة المشتريات ← قسائم التسليم. تظهر في حالة مغلقة ومرتبطة بالفاتورة الأصلية. لم تعد قابلة للدفع بشكل منفصل.
كيف أجد الفواتير المدفوعة بالكامل؟
الفواتير المعتمَدة (المدفوعة) مخفيّة افتراضيًا. استعملوا زرّ البحث وحدِّدوا الفترة (تاريخ البداية / تاريخ النهاية)، وعند الاقتضاء المورّد والعملة، للعثور عليها.
الضريبة لا تظهر على سطور العناصر — لماذا؟
تحقّقوا من بطاقة المورّد. إذا كان خيار معفى من الضريبة مؤشَّرًا، ستحمل كلّ سطور العناصر آليًا ضريبة = 0%، بصرف النظر عن المعدّل المضبوط على العناصر.
هل يمكنني إضافة عناصر إلى فاتورة ناتجة عن قسيمة تسليم؟
لا. سطور فاتورة مصدرها قسيمة تسليم ثابتة في القراءة فقط. يستحيل إضافة عناصر أو تعديلها أو حذفها. لفوترة عناصر إضافية، أنشئوا فاتورة منفصلة في الشراء المباشر.
💡 نصائح للمستخدمين المتقدّمين
كرِّروا الفواتير المتكرّرة
بالنسبة للموردين ذوي الأوامر المنتظمة المتطابقة (إيجارات، اشتراكات، صيانة)، استعملوا التكرار من القائمة — تُنسَخ الفاتورة برقم جديد وتاريخ اليوم.
أدخِلوا دومًا تاريخ الاستحقاق
لا تتركوا أبدًا حقل الاستحقاق فارغًا. تحميكم الإشعارات الآلية لـSwifto ERP من التأخّر في الدفع وغرامات الموردين.
أرشفوا دومًا المرفقات
أرفِقوا دومًا فاتورة المورّد الأصلية عند الإنشاء. يضمن ذلك الامتثال المحاسبي ويتجنّب تبادل رسائل البريد الإلكتروني للعثور على الوثائق عند التدقيق.
إشعار دائن بدل الحذف
بعد أوّل دفع، استعملوا دومًا فاتورة الإشعار الدائن لتصحيح خطأ. يحافظ ذلك على قابلية التتبّع المحاسبي وسجلّ العلاقة مع المورّد.
العملة الدولية والأعباء
عندما تشترون من مورّد أجنبي، يمكن إدخال الفاتورة بعملة مختلفة عن العملة الافتراضية لمؤسستكم (مثلًا بـاليورو (EUR) أو الدولار (USD) بدل الدينار (TND)). يتولّى Swifto ERP عندئذٍ التحويل الفوري ويقترح إضافة الأعباء بالعملة التي تختارونها، عبئًا بعبء.
18.1 تحويل فوري
فاتورة بعملة أجنبية
اختاروا عملة الفاتورة في الترويسة (حقل العملة). إذا كانت مختلفة عن العملة الافتراضية للمؤسسة، يحوِّل Swifto ERP المبالغ بسعر الصرف الجاري ويعرض ملخّصًا محوَّلًا إلى جانب المبالغ بالعملة الأجنبية.
المبلغ الواجب دفعه بعملة الوثيقة
يبقى المبلغ الواجب تسديده للمورّد مُعبَّرًا عنه بـعملة الوثيقة: يُحمَل الدَّين تجاه المورّد الأجنبي بالعملة الأجنبية.
ملخّص محوَّل أثناء الإدخال
طوال إدخال الفاتورة بعملة أجنبية، يُعاد حساب الملخّص المحوَّل إلى العملة المحلية (TND) فوريًا بسعر الصرف الجاري. تعاينون بذلك التكلفة الحقيقية للشراء بعملة محاسبتكم قبل الحفظ.
18.2 أعباء بعدّة عملات
الأعباء (النقل، الجمارك، المناولة، التأمين…) تُضاف عبئًا بعبء ويمكن أن تُصاغ بإحدى عملتين حسب الاختيار. عند إضافة عبء، تتيح قائمة العملة الاختيار بين:
بعملة الوثيقة
يُعبَّر عن العبء بعملة الفاتورة (مثلًا EUR) ويُضاف إلى المجموع شامل الضريبة بالعملة الأجنبية. مثالي للمصاريف التي يُفوترها المورّد الأجنبي مباشرة.
بالعملة المحلية (TND)
يُعبَّر عن العبء بـالعملة الافتراضية للمؤسسة (TND). مثالي للمصاريف المسدَّدة محليًا (وكيل الشحن، الجمارك التونسية، مناولة الميناء).
نافذة — إضافة عبء
18.3 معلومات محفوظة لأغراض التتبّع
لضمان قابلية التتبّع والامتثال المحاسبي، تؤرشف الفاتورة بعملة أجنبية المعلومات التالية إضافة إلى المبالغ بعملة الوثيقة:
| المعلومة المؤرشَفة | الوصف | مثال |
|---|---|---|
| المبلغ شامل الضريبة بالعملة المحلية | مجموع الفاتورة شامل كلّ الضرائب، محوَّلًا إلى العملة الافتراضية للمؤسسة (TND) بالسعر المطبَّق. | 41 540,000 TND |
| سعر الصرف المطبَّق | سعر التحويل المُستعمَل بين عملة الوثيقة والعملة المحلية وقت الحفظ. | 1 EUR = 3,350 TND |
| إجمالي الأعباء بالعملة المحلية | مجموع الأعباء، مُعبَّرًا عنه بالعملة المحلية (تُحوَّل الأعباء المُدخَلة بعملة أجنبية). | 2 870,000 TND |
وزِّعوا أعباءكم بشكل صحيح
أدخِلوا كلّ عبء بعملته الحقيقية: المصاريف التي يُفوترها المورّد الأجنبي بـعملة الوثيقة (EUR/USD)، والمصاريف المسدَّدة محليًا (وكيل الشحن، الجمارك، المناولة) بـالعملة المحلية (TND). يوفِّق Swifto ERP كلّ ذلك ويحتفظ بالمبلغ شامل الضريبة بالدينار وكذلك بالسعر المطبَّق لقيودكم المحاسبية.
Swifto ERP · وحدة المشتريات · دليل الاستخدام v1.0
فواتير الشراء — توثيق داخلي