دليل المشتريات والموردين
من عرض سعر المورّد إلى الدفع: التزوّد من الألف إلى الياء ضمن Swifto. تُسلسل وحدة المشتريات أوامر الشراء واستلام البضائع وقسائم التسليم وفواتير الشراء، وتغذّي المخزون، وتتابع مدفوعات الموردين.
نظرة عامة
تدير وحدة المشتريات كامل تزوّد المؤسسة من الموردين. تغطّي طلب السعر (عرض سعر الشراء)، والأمر (أمر شراء المورّد)، واستلام البضائع ودخولها إلى المخزون، وفوترة الشراء، ثمّ الدفع. تغذّي كلّ وثيقة الوثيقة الموالية آليًا وتُحدِّث المتبقّي للاستلام والمتبقّي للفوترة، لمتابعة دقيقة لما جرى طلبه وتسليمه وفوترته وتسديده.
الهدف المهني
- استشارة الموردين والتفاوض على الأسعار
- إصدار أوامر الشراء ومتابعتها
- استلام البضائع وتغذية المخزون
- مراقبة الفوترة ومدفوعات الموردين
الجمهور المستهدف
- المُشتري / المُزوِّد — يطلب ويتفاوض
- أمين المخزن — يستلم ويخزّن
- المحاسبة — تراقب الفواتير وتدفع للموردين
الترابط مع الوحدات الأخرى
تُغذّي المشتريات المخزون (العناصر المستلَمة تدخل عبر الاستلام) وتولّد تدفّقات نقدية: كلّ دفعة للمورّد معتمدة تُنشئ صرفًا في وحدة المالية.
الوصول والتنقّل
القائمة الجانبية: المشتريات. تجمع القائمة الفرعية الموردين وعروض أسعار الشراء وأوامر الشراء والاستلامات وقسائم التسليم وفواتير الشراء والإشعارات الدائنة والمدفوعات والآجال.
تسيير بطاقات الموردين (الإنشاء، الإحداثيات البنكية، الشروط) متاح من قسم الموردون. تُوجد الآجال الدورية وإعدادات الشراء ضمن الإعدادات.
دورة الشراء
يتّبع التزوّد سلسلة من الوثائق، تستعيد كلّ واحدة منها سطور التي قبلها. في كلّ مرحلة، يحسب Swifto المتبقّي للاستلام (ما تبقّى تسليمه من أمر الشراء) والمتبقّي للفوترة (ما تبقّى تسجيله محاسبيًا). يمكن للدورة أيضًا أن تنطلق من مرحلة لاحقة (مباشرة من الفاتورة) حسب حاجتكم.
طلب سعر من المورّد
التزام بالشراء
بضائع مستلَمة
قسيمة تسليم من المورّد
مُسجَّلة وواجبة الدفع
| رقم الأمر⇅ | المورّد⇅ | التاريخ⇅ | المتبقّي للاستلام⇅ | الحالة⇅ | المجموع شامل الضريبة⇅ | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BC-2026-0231 | STÉ IMPORT MÉTAL | 08/05/2026 | جزئي | معتمد | 18 420,000TND | ||
| BC-2026-0230 | SOCIÉTÉ EMBALLAGE PLUS | 07/05/2026 | مستلم | معتمد | 6 750,000TND | ||
| BC-2026-0229 | FOURNISSEUR ECAR | 05/05/2026 | قيد الانتظار | مسودة | 3 120,000TND |
وثائق الدورة
| الوثيقة | الدور | المتبقّي المتابَع |
|---|---|---|
| عرض سعر الشراء | استشارة أسعار / طلب عرض من المورّد، دون التزام. | — |
| أمر الشراء | أمر شراء نهائي موجَّه إلى المورّد. | المتبقّي للاستلام |
| الاستلام | معاينة فعلية للبضائع المسلَّمة؛ دخول إلى المخزون. | يخصم من المتبقّي للاستلام |
| قسيمة تسليم الشراء | قسيمة تسليم من المورّد، في انتظار الفاتورة. | المتبقّي للفوترة |
| فاتورة الشراء | وثيقة محاسبية نهائية؛ تصبح دَينًا واجب التسديد. | المتبقّي للدفع |
يمكن أن تنشأ فاتورة الشراء من قسيمة تسليم واحدة أو أكثر، أو تُسجَّل مباشرة (شراء دون أمر مسبق). في كلّ الحالات، يبقى الدخول إلى المخزون متتبَّعًا.
الاستلام والمخزون
عند الاستلام، تدخل البضائع إلى المخزون. في نمط التسيير المتقدّم، يوجّه Swifto كلّ عنصر إلى المخزون المناسب حسب طبيعته، ويدير الدُفعات وتواريخ الصلاحية، ويحسب آليًا التكلفة المتوسّطة المرجَّحة (CUMP) التي تُقيِّم المخزون عند كلّ إدخال.
مادة أولية
تدخل مخزون الشراء، مُعدّة للاستهلاك أو التحويل.
نصف مصنّع
تدخل مخزون الشراء؛ تُعاد استخدامها في أمر تصنيع.
منتج تامّ الصنع
يدخل مخزون البيع (مع توزيع حسب الدفعة / تاريخ الصلاحية عند الاقتضاء).
| العنصر⇅ | النوع⇅ | المخزون المستهدف⇅ | الدفعة / تاريخ الصلاحية⇅ | الكمية المستلمة⇅ | سعر الوحدة دون الضريبة⇅ |
|---|---|---|---|---|---|
| Tôle acier 2 mm | مادة | مخزون الشراء | — | 120 | 42,000TND |
| Boîte VIVA 1 L | منتج تامّ | مخزون البيع | L-2605 · 12/2026 | 500 | 3,150TND |
| Colle industrielle | نصف مصنّع | مخزون الشراء | — | 40 | 18,500TND |
ما يديره الاستلام المتقدّم
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| التوجيه حسب الطبيعة | مادة / نصف مصنّع ← مخزون الشراء · منتج تامّ ← مخزون البيع. |
| الدُفعات | يمكن ربط كلّ إدخال برقم دفعة، لأغراض التتبّع. |
| تاريخ الصلاحية | تاريخ نهائي يُدخَل عند الاستلام للعناصر القابلة للتلف. |
| التوزيع | يمكن توزيع الكمية المستلَمة على عدّة دفعات أو مخزونات. |
| تقييم CUMP | تُعاد حساب التكلفة المتوسّطة المرجَّحة عند كلّ إدخال، لتقييم المخزون بأكبر دقّة. |
CUMP (التكلفة الوحدوية المتوسّطة المرجَّحة) — عند كلّ استلام، يمزج Swifto المخزون القائم مع الإدخال الجديد للحصول على تكلفة متوسّطة. هذه التكلفة هي التي تُستعمل لتقييم مخزوناتكم وقياس هوامشكم، دون الحاجة إلى متابعة كلّ سعر شراء على حدة.
في نمط تسيير المخزون البسيط، يُغذّي الاستلام مباشرة المخزون المحدَّد، دون دفعة أو تاريخ صلاحية. يُضبَط النمط المتقدّم على مستوى المؤسسة.
مدفوعات الموردين
تُسدِّد دفعة المورّد فاتورة شراء كلّيًا أو جزئيًا. يدير Swifto التسديدات الجزئية، والدفع المتعدّد الوسائل (عدّة وسائل في عملية واحدة)، واستهلاك التسبقات، والإشعارات الدائنة للشراء. كلّ دفعة معتمدة تُنشئ صرفًا في الخزينة.
مدفوعات الموردين
- جزئي — تسديد جزء، ويتحدَّث المتبقّي للدفع آليًا
- دفع متعدّد الوسائل — شيك + نقدًا + تحويل بنكي في إدخال واحد
- تسبقة — خصم تسبقة مدفوعة للمورّد
الإشعارات الدائنة والآجال
- إشعار دائن للشراء — إرجاع أو تخفيض بعد الفوترة
- الآجال الدورية — أعباء متكرّرة مبرمَجة
- العملة والأعباء — فواتير دولية ورسوم
دفعة المورّد
تسديد الفاتورة FA-2026-117 — STÉ IMPORT MÉTAL.
التسبقات: احتياطي وسحوبات
تُشكِّل التسبقة المدفوعة لمورّد احتياطيًا؛ يمكن لكلّ فاتورة أن تسحب منه (سحب) حتى نفاده، دون صرف خزينة جديد. رصيد التسبقة المتبقّي مرئيّ دومًا.
العملة الدولية — تُحوَّل فاتورة الشراء بعملة أجنبية (EUR، USD…) بـسعر صرف اليوم؛ يحتفظ Swifto بالمبلغ بالعملة الأصلية، وسعر الصرف المطبَّق، وما يعادله بالدينار، لأغراض التتبّع.
دورة الحياة (سير العمل)
من حاجة التزوّد إلى الدفع ودخول المخزون:
flowchart LR D([عرض سعر الشراء
طلب سعر]):::s --> C[أمر الشراء]:::p C --> R[الاستلام]:::p R --> ST[(دخول المخزون
دفعة · تاريخ الصلاحية · CUMP)]:::st R --> B[قسيمة تسليم الشراء]:::p B --> F[فاتورة الشراء]:::p C -.->|شراء مباشر| F F --> PA[دفعة المورّد]:::ok PA --> TR([صرف خزينة]):::ok classDef p fill:#ECFEFF,stroke:#00A89D,color:#0F766E; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
القواعد المهنية
حساب المتبقّيات آليًا — كلّ استلام يخصم من المتبقّي للاستلام الخاص بالأمر، وكلّ فاتورة تخصم من المتبقّي للفوترة الخاص بقسيمة التسليم. تشاهدون في أيّ لحظة ما تبقّى تسليمه وتسجيله محاسبيًا.
دخول مخزون متتبَّع — كلّ استلام يُنشئ حركة مخزون مرتبطة بوثيقته الأصلية؛ تعديل الوثيقة أو حذفها يُعيد تشغيل الإدخال بشكل سليم للحفاظ على كمّيات دقيقة.
الطبيعة = وجهة المخزون — تحدّد طبيعة العنصر (مادة، نصف مصنّع، منتج تامّ) مخزون الدخول. تحقّقوا منها عند إنشاء عنصر الشراء لتفادي توجيه خاطئ.
الدفع مرتبط بالفاتورة — يُخصَم أيّ تسديد دومًا من فاتورة (أو تسبقة). استعملوا شاشة مدفوعات الموردين بدل تعديل الخزينة مباشرة، حتى لا يفقد المتبقّي للدفع تزامنه.
الأدوار والصلاحيات
| الإجراء | المُشتري | أمين المخزن | المحاسب | المدير |
|---|---|---|---|---|
| الاطّلاع على الموردين والوثائق | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| إنشاء عرض سعر / أمر شراء | ✅ | — | — | ✅ |
| الاستلام (دخول المخزون) | — | ✅ | — | ✅ |
| إنشاء / اعتماد فاتورة شراء | ✅ | — | ✅ | ✅ |
| دفع مورّد / تسجيل إشعار دائن | — | — | ✅ | ✅ |
| حذف وثيقة | — | — | — | ✅ |
مصفوفة إرشادية — تتوقّف على الملفّات الشخصية المُعرَّفة في مؤسستكم.
الأسئلة الشائعة ونصائح
هل يمكنني الفوترة دون أمر شراء؟
نعم. تُسجَّل فاتورة شراء مباشرة دون عرض سعر أو أمر شراء مسبق؛ يتمّ دخول المخزون عند الاعتماد، تمامًا كما في الاستلام.
هل استُلم أمر شرائي بالكامل؟
راجعوا المتبقّي للاستلام الخاص بأمر الشراء: مستلم = تمّ تسليم كلّ شيء، جزئي = تمّ استلام جزئي وبقيت كمّيات، قيد الانتظار = لم يُستلَم شيء.
عنصر لا يدخل المخزون الصحيح؟
تحقّقوا من طبيعة عنصر الشراء: المادة والنصف مصنّع يذهبان إلى مخزون الشراء، والمنتج التامّ إلى مخزون البيع. صحّحوا الطبيعة ثمّ أعيدوا الاستلام.
نصيحة — الاستلام في الوقت المناسب
سجِّلوا الاستلام فور وصول البضائع: يبقى المخزون موثوقًا، ويكون CUMP محدَّثًا، وتتمّ المطابقة مع فاتورة المورّد فورًا.
