دليل المدفوعات والتسبقات
دليل استخدام شامل لخاصية المدفوعات والتسبقات في وحدة المشتريات بـSwifto ERP. تتناول هذه الوثيقة الإنشاء والمتابعة، والمدفوعات متعدّدة الوثائق للموردين، والتسبقات المدفوعة، والمدفوعات المؤجّلة، وإثباتات الدفع، والتوفيق البنكي.
نظرة عامة على الوحدة
قسم المدفوعات والتسبقات يُركِّز إدارة كلّ تسديدات الموردين في Swifto ERP. يتيح دفع عدّة فواتير أو عدّة قسائم تسليم لنفس المورّد في عملية واحدة، وإدارة التسبقات المدفوعة، والشيكات والكمبيالات المؤجّلة، مع تتبّع كامل نحو وحدة المالية للتوفيق البنكي.
الهدف المهني
- دفع عدّة فواتير أو قسائم تسليم في عملية واحدة
- إدارة تسبقات الموردين وتحويلها
- تتبّع الشيكات والكمبيالات المؤجّلة مع التنبيهات
- أرشفة إثباتات الدفع متعدّدة الصيغ
- ضمان التوفيق البنكي عبر وحدة المالية
- تصدير كشوفات PDF وExcel للمحاسبة
الجمهور المستهدف
- المحاسبون — يسجّلون ويتابعون التسديدات
- أمناء الصندوق / الخزينة — يُدخلون المدفوعات
- مسؤولو المشتريات — يتابعون ديون الموردين
- مسؤولو إدارة Swifto ERP — يُهيّئون طرق التسديد
الطرق الثلاث للوصول إلى دفعة
متعدّد الوثائق
عبر قائمة المدفوعات / التسبقات — عدّة فواتير أو قسائم تسليم في عملية واحدة
عبر الفاتورة
عبر قائمة الفواتير — وثيقة بوثيقة فقط، دون تجميع
عبر قسيمة التسليم
عبر قائمة قسائم التسليم — وثيقة بوثيقة فقط، دون تجميع
الميزة الأساسية لقائمة المدفوعات / التسبقات
هذه القائمة هي نقطة الدخول الوحيدة التي تتيح تسديد عدّة فواتير أو عدّة قسائم تسليم لنفس المورّد في آنٍ واحد وفي عملية واحدة. كما توفّر إدارة التسبقات غير المخصومة بعد ومتابعة المؤجّلات.
الوصول والتنقّل
للوصول إلى قسم المدفوعات والتسبقات في وحدة المشتريات، اتّبعوا هذه الخطوات من الصفحة الرئيسية.
المصادقة
سجّلوا الدخول ببيانات اعتمادكم. سيُعاد توجيهكم إلى الصفحة الرئيسية التي تعرض جميع الوحدات النشطة للشركة الحالية.
الانتقال إلى وحدة المشتريات
انقروا على بطاقة المشتريات في الصفحة الرئيسية أو استعملوا القائمة الجانبية.
النقر على «المدفوعات / التسبقات»
في القائمة الفرعية لوحدة المشتريات، انقروا على المدفوعات / التسبقات. تُعرَض قائمة مدفوعات الشهر الجاري تلقائيًا.
العرض الافتراضي — الشهر الجاري
تعرض القائمة فقط مدفوعات وتسبقات الشهر الجاري. للاطّلاع على فترات أخرى، استعملوا زرّ بحث أعلى القائمة وحدِّدوا المدى الزمني المطلوب. يمكنكم أيضًا التصفية حسب المورّد وطريقة التسديد.
قائمة المدفوعات والتسبقات
تعرض الشاشة الرئيسية جدول مدفوعات الشهر الجاري، مجمَّعة حسب المورّد وحسب الفاتورة (الفواتير) أو قسيمة (قسائم) التسليم المدفوعة في نفس العملية.
| المصدر | التاريخ | المورّد | حساب المؤسسة | النوع | المبلغ | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| فواتير: FA-0051 | ||||||||
| فاتورة | 12/05/2024 | Fournisseur ABC | Banque BNA | شيك | 4 700,000 TND | |||
| قسائم تسليم: BL-0031 | ||||||||
| تسليم | 14/05/2024 | Import Tech SARL | Banque BIAT | كمبيالة | 2 850,000 EUR | |||
| تسبقات: | ||||||||
| تسبقة | 20/05/2024 | Delta Supply | Caisse Principale | تحويل بنكي | 1 000,000 TND | |||
تجميع سطور الجدول
يجمِّع الجدول السطور حسب الوثيقة عبر سطور عنوان رمادية. يختلف العنوان حسب مصدر الدفعة، ويعرض عمود المصدر شارة:
| عنوان المجموعة | شارة عمود المصدر | المعنى |
|---|---|---|
| فواتير: … | فاتورة | دفعة مرتبطة بفاتورة شراء واحدة أو أكثر. |
| قسائم تسليم: … | تسليم | دفعة مرتبطة بقسيمة تسليم واحدة أو أكثر. |
| تسبقات: | تسبقة | تسديد مدفوع دون وثيقة مخصَّصة — يُسجَّل كتسبقة في كشف حساب المورّد. |
إشعار فوري بالمؤجّلات
في يوم استحقاق شيك أو كمبيالة مؤجّلة، تُعرَض بانر إشعار تلقائيًا أعلى كلّ صفحات وحدة المشتريات، لتذكيركم بتوليد كشف الإيداع البنكي وإجراء القيد المحاسبي.
شريط الإجراءات العامة
يوفّر شريط الأدوات (الزاوية العلوية من اللوحة) 4 أزرار بهذا الترتيب: PDF Excel جديد بحث. يعرض زرّا PDF وExcel أيقونة فقط (تلميح عند المرور)؛ يعرض جديد وبحث نصّهما.
يولِّد كشف PDF يجمع كلّ المدفوعات والتسبقات المعروضة حاليًا. مفيد لتقارير الخزينة الموجَّهة للمحاسبة.
Excel
أيقونة فقط · كلّ العناصر المعروضةيُصدِّر كلّ المدفوعات والتسبقات المعروضة بصيغة Excel (.xlsx). عملي لتحليلات التدفّق النقدي والتوفيق البنكي.
جديد
الإجراء الرئيسييفتح نموذج إنشاء دفعة جديدة أو تسبقة جديدة لمورّد. هذه القائمة هي المكان الوحيد الذي يتيح الدفع متعدّد الوثائق. تظهر حسب صلاحية الإنشاء. انظر القسم 6.
بحث
نافذة متعدّدة المعاييريفتح نافذة منبثقة لتصفية القائمة حسب الفترة والمورّد. انظر تفاصيل النافذة أدناه.
حول الحذف
لا زرّ في شريط الأدواتلا يحتوي شريط الأدوات على زرّ «حذف» (موجود في الشيفرة لكنّه مخفي). يمرّ حذف دفعة عبر مربّع حوار التأكيد «تأكيد الحذف» (زرّا إلغاء / حذف). يعيد الفواتير أو قسائم التسليم المعنية إلى حالة غير مدفوعة ويستعيد المتبقّي للدفع.
نافذة البحث
4 حقولتقترح النافذة المعنونة بحث أربعة حقول بالضبط:
إجراءات كلّ سطر
يحتوي كلّ سطر من الجدول، بهذا الترتيب من اليسار إلى اليمين، على زرّ مرفق يليه زرّ تفاصيل.
مرفق
حسب طريقة التسديديتغيّر شكل هذا الزرّ (المرتبة الأولى) حسب طريقة التسديد وحسب كون وثيقة ما مؤرشَفة بالفعل أم لا:
تنزيل
تتيح الطريقة وثيقة وإثبات مُرفَق بالفعل: يقوم الزرّ بتنزيل الملف مباشرة (أيقونة سحابة التنزيل).
إرفاق (نافذة التعديل)
تتيح الطريقة وثيقة لكن لم تُرفَق بعد: يفتح الزرّ (دبّوس، برتقالي) نافذة «تعديل» لتحميل الإثبات.
معطّل
طريقة التسديد لا تُدير وثيقة: زرّ التنزيل رمادي / معطّل.
تفاصيل
قراءة فقطأيقونة العدسة المكبِّرةيفتح زرّ تفاصيل (عدسة مكبِّرة، في المرتبة الثانية) صفحة استعراض الدفعة للقراءة فقط. الحقول المعروضة، بهذا الترتيب، هي:
إنشاء دفعة جديدة
انقروا على جديد لفتح نموذج الإنشاء. يُحفَظ النموذج عبر زرّ حفظ ويُلغى عبر إلغاء (كلاهما بأيقونة فقط في شريط الأدوات). تمرّ العملية بـ3 خطوات أساسية.
التاريخ، النوع، المصدر ثمّ المورّد
أدخِلوا أوّلًا تاريخ الدفع، ثمّ بدِّلوا زرّ النوع بين دفعة وتسبقة، و(في نمط الدفعة) زرّ المصدر بين فاتورة وقسيمة تسليم. اختاروا بعدها المورّد (إكمال تلقائي): يحدِّد هذا الاختيار الفواتير/قسائم التسليم المطلوب تسديدها ويعرض تسبقاته المتاحة.
اختيار الوثائق المطلوب تسديدها
أشِّروا على فاتورة أو أكثر أو قسيمة تسليم أو أكثر للمورّد. بالنسبة لتسبقة غير مخصومة، لا تُشيروا على أيّ وثيقة. انظر القسم 7.
إدخال معلومات الدفع
اختاروا العملة وحساب المؤسسة، وحدِّدوا طريقة التسديد، وأدخِلوا المبلغ والحقول الخاصّة بالطريقة (الرقم، تاريخ الصرف، إبراء الذمة…). انظر القسم 8.
يملك هذا المورّد 2 500,000 TND من التسبقات بنفس العملة.
يظهر زرّ تسبقة / جديد: استعملوا تسبقة موجودة (تسبقة) أو أدخِلوا تسديدًا جديدًا (جديد).
| الحقل | إلزامي | الوصف |
|---|---|---|
| تاريخ الدفع | مطلوب | تاريخ العملية. |
| النوع | تبديل | زرّ تبديل دفعة / تسبقة. في نمط التسبقة، لا يطلب النموذج أيّ وثيقة أو مصدر. |
| المصدر | تبديل (نمط الدفعة) | زرّ تبديل فاتورة / قسيمة تسليم؛ يعرض قائمة الوثائق المطابقة. |
| المورّد | مطلوب | حقل إكمال تلقائي (حرفان فأكثر). يحدِّد الوثائق المطلوب تسديدها ويعرض إجمالي التسبقات المتاحة. |
| العملة | مطلوب | عملة التسديد؛ يُعيد تحميل الوثائق والحسابات المطابقة. |
| Σ التسبقات | قراءة | تُعرَض فقط إذا كان للمورّد تسبقات أكبر من 0. |
| حساب المؤسسة | اختياري | حساب بنكي / صندوق للصرف (مُصفّى حسب العملة). |
| الفواتير / قسائم التسليم | اختيار متعدّد | قائمة خانات اختيار للوثائق غير المسدَّدة؛ يحدِّث «المتبقّي للدفع». |
| طريقة التسديد | مطلوب | تحدِّد الحقول الديناميكية المعروضة. قابلة للتهيئة 100% عبر قائمة الإعدادات. انظر القسم 8. |
| المبلغ | مطلوب | إدخال رقمي (بين 0,001 والمتبقّي للدفع). يمكن أن يكون أقلّ من مجموع الوثائق (تسديد جزئي). |
| الحقول الديناميكية | حسب الطريقة | الرقم (شيك)، رقم الحساب، تاريخ الصرف، إشعار دائن / مبلغ الإشعار الدائن، إبراء الذمة — تُعرَض حسب إعداد طريقة التسديد. |
اختيار الوثائق المطلوب تسديدها
بعد اختيار المورّد، يعرض النظام كلّ الوثائق غير المسدَّدة بعد. يمكنكم اختيار وثيقة أو أكثر من نفس النوع لتسديدها في عملية واحدة.
| رقم الوثيقة | التاريخ | المبلغ شامل الضريبة | المدفوع مسبقًا | المتبقّي | |
|---|---|---|---|---|---|
| FA-2024-0051 | 10/05/2024 | 8 407,50 TND | 3 707,50 | 4 700,00 | |
| FA-2024-0052 | 14/05/2024 | 3 200,00 TND | 0,00 | 3 200,00 | |
| FA-2024-0053 | 20/05/2024 | 1 800,00 TND | 900,00 | 900,00 |
| قاعدة الاختيار | التفصيل |
|---|---|
| نفس المورّد إلزاميّ | يجب أن تنتمي كلّ الوثائق المُختارة إلى نفس المورّد. لا مزج بين الموردين. |
| فواتير أو قسائم تسليم — ليس كلاهما | في نفس العملية، اختاروا فواتير أو قسائم تسليم، وليس النوعين معًا. |
| تسبقة = 0 وثيقة مُشار عليها | لتسجيل تسبقة غير مخصومة، لا تُشيروا على أيّ وثيقة. سيُسجَّل الدفع كتسبقة (بادئة AVA-) في كشف حساب المورّد. |
| وثائق مدفوعة جزئيًا | تظهر الوثائق المسدَّدة جزئيًا بالفعل بـمتبقّيها في العمود المخصَّص. |
| مبلغ حرّ | يمكن أن يكون المبلغ المُدخَل أقلّ من مجموع المتبقّيات (تسديد جزئي) أو مساويًا له (تسديد كامل لكلّ الوثائق المُختارة). |
التوزيع الآلي للمبلغ
إذا كان المبلغ المُدخَل أقلّ من مجموع الوثائق المُختارة، يُوزِّع Swifto ERP تلقائيًا المبلغ بين الوثائق حسب ترتيب الاختيار (FIFO). تُخصَم كلّ وثيقة إلى أن يُستنفَد المبلغ المتاح.
طرق التسديد القابلة للتهيئة
من نقاط قوّة Swifto ERP أنّ جميع طرق التسديد قابلة للتهيئة 100% عبر قائمة المشتريات ← الإعدادات ← طرق التسديد. يمكن للمسؤول إنشاء ما يلزم من الطرق وتهيئة الحقول الواجب إدخالها لكلّ منها بدقّة.
تُعرَّف طريقة التسديد بـتسميتها وبسلسلة من خانات الاختيار التي تُفعِّل أو لا كلّ حقل ديناميكي في نموذج الدفع. إليكم الخيارات المتاحة فعليًا:
| خيار الطريقة | الأثر في نموذج الدفع |
|---|---|
| numCheque رقم الشيك | يعرض حقل الرقم (إدخال حرّ: رقم شيك، رقم كمبيالة، مرجع…). |
| numCompte رقم الحساب | يُفعِّل حقل رقم الحساب (مخفي افتراضيًا في الشاشة الحالية). |
| decaissement الصرف | يعرض حقل تاريخ الصرف؛ مقترنًا بـantidate، يتيح تاريخًا مستقبليًا. |
| antidate مؤجّل | يتيح تاريخ صرف لاحقًا لليوم (شيك/كمبيالة لأجل). دون هذا الخيار، يُحدَّد التاريخ الأقصى بتاريخ اليوم. |
| document وثيقة | يعرض حقل إبراء الذمة (تحميل إثبات) ويُفعِّل زرّ «مرفق» في القائمة. |
| avoir إشعار دائن | يستبدل حقل المبلغ باختيار إشعار دائن (مع فاتورة الإشعار الدائن ومبلغه) — تسديد بمقاصّة إشعار دائن. |
| banque / retenueALaSource | مؤشّرات إضافية للطريقة (بنك، خصم من المنبع) تُدار عند الإعداد. |
مرونة تامّة في الإعداد
يمكن للمسؤول إنشاء أيّ طريقة تسديد (شيك، كمبيالة، تحويل، نقدًا، «الدفع عبر الهاتف»، «اعتماد مستندي»…) بإدخال تسميتها وتفعيل الخيارات أعلاه. تظهر الحقول المطابقة ديناميكيًا في النموذج.
قاعدة المؤجّل مقابل التسديد الفوري
| الشرط | سلوك النظام | قائمة المؤجّلة |
|---|---|---|
| طريقة antidate + تاريخ صرف لاحق لليوم | يُسجَّل الدفع + يُضاف سطر إلى المؤجّلة | ✔ أُضيف |
| تاريخ الصرف = اليوم أو ماضٍ | يُسجَّل الدفع عاديًّا، دون معالجة كمؤجَّل | ✘ لم يُضَف |
| طريقة دون الصرف ولا antidate | تسديد فوري، دون تاريخ صرف | ✘ غير قابل للتطبيق |
تسبقات الموردين وتحويلها
التسبقة هي دفع يُسدَّد لمورّد دون أن يُخصَم على فاتورة أو قسيمة تسليم مُحدَّدة. يعالجها Swifto كـرصيد احتياطي يُستهلَك مبلغه المتبقّي عبر سحوبات متتالية: يمكن لنفس التسبقة أن تُسدِّد جزئيًا وعلى عدّة ملفّات، ما دام هناك رصيد متبقٍّ.
تسجيل تسبقة
عند الإنشاء، بدِّلوا زرّ النوع إلى تسبقة. يخفي النموذج المصدر والوثائق: أدخِلوا فقط المورّد وطريقة التسديد والحساب والمبلغ. يُسجَّل الدفع كـتسبقة في كشف حساب المورّد.
استعمال تسبقة (تبديل «تسبقة / جديد»)
في نمط الدفعة، إذا كان للمورّد تسبقات بنفس العملة، يظهر زرّ تبديل تسبقة / جديد أعلى طريقة التسديد:
Σ التسبقات: 2 500,000 TND
تسبقة = خصم تسبقة موجودة؛ جديد = إدخال تسديد.
دورة حياة تسبقة مورّد
الاستهلاك الجزئي (احتياطي + سحوبات)
عند كلّ خصم، يكون المبلغ المأخوذ من التسبقة = الأصغر بين (رصيد التسبقة، متبقّي الملفّ). ينقص المبلغ المتبقّي للتسبقة بذلك القدر وتبقى مُقترَحة ما دام هناك رصيد — فيمكنها إذن تسديد عدّة ملفّات جزئيًا. لا يُنشئ السحب أيّ حركة خزينة جديدة (خرج المال عند إنشاء التسبقة)؛ نفس منطق تسبقات الزبائن في جانب البيع.
تفاصيل الدفعة
يفتح زرّ تفاصيل (عدسة مكبِّرة) البطاقة الكاملة للدفعة أو التسبقة، في نمط القراءة فقط.
حقول مُعروضة حسب طريقة التسديد
لا تعرض صفحة التفاصيل حقول تاريخ الصرف والرقم ورقم الحساب والإشعار الدائن وإبراء الذمة إلا إذا كانت طريقة التسديد تُفعِّلها. طريقة «نقدي» دون صرف أو وثيقة لن تعرض تاريخ صرف ولا إثباتًا.
المدفوعات المؤجّلة
يُقال عن دفعة إنّها مؤجّلة عندما يكون تاريخها لاحقًا لتاريخ الإدخال (مثال: شيك محرَّر لـ30/06 ومُدخَل في 12/05). هذه الآلية أساسية لتدبير الشيكات والكمبيالات البنكية الصادرة لأجل.
قائمة مؤجّلات المشتريات
تُسجَّل كلّ دفعة مؤجَّلة تلقائيًا في قائمة المشتريات ← المؤجّلة إضافة إلى ظهورها في المدفوعات / التسبقات. تُركِّز هذه القائمة كلّ السندات في انتظار الاستحقاق.
إشعار الاستحقاق
في يوم الاستحقاق، تُعرَض بانر تلقائيًا في كلّ الصفحات لتذكّر بـ:
- توليد كشف الإيداع البنكي
- إجراء التوفيق البنكي عبر وحدة المالية
- التحقّق من التحصيل الفعلي للشيك أو الكمبيالة
بانر الإشعار — مثال
سير العمل الكامل لشيك مؤجَّل
الإدخال (اليوم J) — إنشاء الدفعة بتاريخ شيك = J+45. تنتقل الفواتير المستهدَفة إلى حالة "مدفوعة جزئيًا" أو "مدفوعة" حسب المبلغ.
تسجيل في المؤجّلة — يُنشأ سطر تلقائيًا في قائمة المؤجّلة بحالة "في انتظار الاستحقاق".
يوم الاستحقاق (J+45) — بانر إشعار مُعروضة تلقائيًا في كلّ صفحات وحدة المشتريات.
توليد الكشف + التوفيق — يولِّد المستخدم كشف الإيداع البنكي ويُجري التوفيق مع كشف الحساب البنكي في وحدة المالية.
شاشة «المؤجّلة» — الأعمدة الفعلية
تعرض شاشة المؤجّلة (تحت وحدة المشتريات) قائمة مُرقَّمة الصفحات، للقراءة فقط (دون شريط إجراءات). الأعمدة، بالترتيب، هي: المورّد، النوع (طريقة التسديد)، الرقم، حساب المؤسسة، الدفع (تاريخ)، الصرف (تاريخ) والمبلغ.
| المورّد | النوع | الرقم | حساب المؤسسة | الدفع | الصرف | المبلغ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fournisseur ABC | شيك | 00185234 | Banque BNA | 12/05/2024 | 30/06/2024 | 4 700,000 TND | |
| Import Tech SARL | كمبيالة | TR-00921 | Banque BIAT | 14/05/2024 | 15/07/2024 | 2 850,000 EUR | |
| Delta Supply | شيك | 00190007 | Banque BNA | 02/05/2024 | 10/05/2024 | 1 200,000 TND |
إثبات الدفع
يتيح زرّ مرفق (حقل إبراء الذمة في النموذج) في كلّ سطر أرشفة أو تنزيل الوثيقة المُثبِتة للدفع. لا يتوفّر إلّا لطرق التسديد التي يكون فيها خيار document مُفعَّلًا.
إرفاق إثبات
يفتح زرّ الدبّوس نافذة «تعديل» المُحتوية على حقل اختيار ملف (بحدّ أقصى 10 ميغابايت). الصيغ المقبولة:
اسحبوا وأفلِتوا الملف هنا
أو انقروا للتصفّح
تنزيل إثبات موجود
إذا كان إثبات قد أُرشِف بالفعل على هذه الدفعة، يُطلق الزرّ تنزيله الفوري دون نافذة منبثقة.
ممارسة جيّدة — الأرشفة المنهجية
أرشِفوا دائمًا الإثبات (أمر تحويل، مسح ضوئي للشيك المُسلَّم، إيصال صندوق) مباشرة بعد إدخال الدفعة. يضمن ذلك التتبّع الوثائقي للمراجعات المحاسبية والمراقبات الجبائية، دون الحاجة للبحث في رسائل البريد الإلكتروني أو الملفّات الخارجية.
إعداد طرق التسديد
تتيح قائمة المشتريات ← الإعدادات ← طرق التسديد للمسؤول إنشاء وتهيئة جميع طرق الدفع المُستعمَلة في الشركة بحرّية.
نقطة قوّة Swifto ERP
تتيح هذه المرونة لكلّ شركة تكييف نماذج الدفع مع مسارات عملها الخاصّة دون أيّ تطوير. يصبح تغيير طريقة نشطًا فورًا في كامل وحدة المدفوعات / التسبقات. أمثلة عن طرق مخصَّصة: «الدفع عبر الهاتف Flouci»، «اعتماد مستندي LC»، «مقاصّة بين الشركات».
القواعد المهنية المهمّة
قيود وظيفية وآليات يجب إتقانها للاستعمال الصحيح لوحدة المدفوعات والتسبقات للشراء.
متعدّد الوثائق حصريًّا لقائمة المدفوعات / التسبقات
لا تتوفّر إمكانية تسديد عدّة فواتير أو عدّة قسائم تسليم في آن واحد إلّا عبر هذه القائمة. تتيح قائمتا الفواتير وقسائم التسليم تسديدًا وثيقة بوثيقة فقط.
لا مزج بين الفواتير وقسائم التسليم في عملية واحدة
في نفس العملية، لا يمكن اختيار فواتير وقسائم تسليم في آن واحد. اختاروا أحدهما لمورّد معيّن.
مؤجَّل = تاريخ الدفع أكبر من التاريخ الحالي
تُصنَّف الدفعة كمؤجَّلة إذا كان تاريخها لاحقًا لليوم. تُضاف عندئذ تلقائيًا إلى قائمة المؤجّلة وسيظهر إشعار يوم الاستحقاق.
تسبقة = دفع دون وثيقة مرتبطة
كلّ دفع مُسجَّل دون اختيار أيّ فاتورة أو قسيمة تسليم يُصنَّف تلقائيًا كتسبقة مورّد (بادئة AVA-) في كشف الحساب. لا يُخصَم على أيّ وثيقة إلى حين تحويله.
تبديل «تسبقة / جديد» عند الدفع
إذا كان للمورّد تسبقات بـنفس عملة الدفع، يعرض Swifto ERP تلقائيًا زرّ التبديل تسبقة / جديد: «تسبقة» يخصم تسبقة موجودة (مُحدِّد المقبوضات)، «جديد» يُدخل تسديدًا عاديًّا.
طرق تسديد قابلة للتهيئة 100%
جميع طرق التسديد (شيك، تحويل، كمبيالة، نقدًا، إلخ.) قابلة للتهيئة عبر قائمة الإعدادات. تعتمد الحقول الديناميكية الظاهرة في نموذج الدفع مباشرة على هذا الإعداد.
الحذف = إعادة ضبط الوثائق المرتبطة
يُلغي حذف دفعة أثره على كلّ الفواتير أو قسائم التسليم المرتبطة. تعود هذه الأخيرة إلى حالتها السابقة (غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا حسب تاريخها السابق).
توزيع FIFO آلي
إذا كان المبلغ المُدخَل أقلّ من مجموع الوثائق المُختارة، يُوزِّع Swifto ERP تلقائيًا المبلغ بين الوثائق حسب ترتيب الاختيار (FIFO): أوّل وثيقة مُختارة = أوّل وثيقة تُخصَم.
العرض الافتراضي = الشهر الجاري
عند فتح القائمة، تعرض القائمة فقط مدفوعات الشهر الجاري. لأيّ فترة أو مورّد أو طريقة تسديد أخرى، استعملوا نافذة البحث.
سيناريوهات الاستخدام
حالات عملية تغطّي أكثر مسارات العمل شيوعًا في وحدة المدفوعات والتسبقات للشراء.
السيناريو 1 — دفع مُجمَّع لعدّة فواتير بشيك
متعدّد الوثائقالنقر على جديد
اختيار المورّد (مثال: Fournisseur ABC)
ترك النوع = دفعة والمصدر = فاتورة، ثمّ تأشير FA-0051 وFA-0052 في قائمة «الفواتير»
اختيار العملة والحساب (مثال: Banque BNA)، اختيار طريقة شيك، إدخال المبلغ 4 700,000 TND
إدخال حقول طريقة الشيك: الرقم 00185234، تاريخ الصرف 30/06/2024 (تاريخ مستقبلي = مؤجَّل)
النقر على حفظ ← إنشاء PAY-0087، تحديث FA-0051 وFA-0052، إنشاء سطر مؤجَّل
السيناريو 2 — دفع تسبقة لمورّد
تسبقةالنقر على جديد
تبديل النوع = تسبقة (يُخفى المصدر والوثائق)
اختيار المورّد (مثال: Delta Supply)
اختيار طريقة تحويل بنكي، حساب (مثال: Caisse)، إدخال المبلغ 1 000,000 TND
حفظ ← إنشاء AVA-0012 في كشف حساب المورّد. لا فاتورة مُخصَّصة.
السيناريو 3 — تحويل تسبقة إلى تسديد فواتير
تحويل تسبقةإنشاء دفعة جديدة لـDelta Supply
تأشير الفاتورتين FA-0053 وFA-0054 للتسديد
يكتشف النظام تسبقة 1 000,000 TND (نفس العملة) ويعرض تبديل تسبقة / جديد
التبديل إلى تسبقة، اختيار التسبقة في مُحدِّد المقبوضات — تُخصَم على الوثائق المُختارة
حفظ ← تسبقة مُستهلَكة كليًّا أو جزئيًّا، رصيد مُرحَّل إن وُجد
السيناريو 4 — معالجة شيك مورّد وصل أجله
مؤجَّلعند فتح الوحدة، تُشير بانر الإشعار إلى شيكين مستحقّين اليوم
النقر على الرابط ← إعادة توجيه إلى قائمة المؤجّلة
تحديد موقع الدفعة PAY-0087 والتحقّق من التفاصيل (المورّد، المبلغ، البنك)
توليد كشف الإيداع البنكي وتقديمه للبنك
إجراء التوفيق في وحدة المالية مع كشف الحساب البنكي المُستلَم
السيناريو 5 — البحث عن مدفوعات مورّد خلال السنة
بحث متقدّمالنقر على بحث من القائمة
إدخال: الفترة 01/01/2024 ← 31/12/2024، المورّد = Fournisseur ABC
النقر على بحث — تظهر كلّ مدفوعات السنة لهذا المورّد
التصدير عبر زرّ Excel (أو PDF) للحصول على كشف حساب سنوي أو تقرير مراجعة
الأسئلة الشائعة ونصائح
أسئلة متكرِّرة
ما الفرق بين الدفع من الفواتير والدفع من المدفوعات / التسبقات؟
عبر قائمة الفواتير أو قسائم التسليم، لا يمكنكم تسديد إلّا وثيقة واحدة في كلّ مرّة. عبر قائمة المدفوعات / التسبقات، يمكنكم تجميع عدّة فواتير أو عدّة قسائم تسليم لنفس المورّد في عملية واحدة — مثالي لشيك يغطّي عدّة آجال.
كيف أجد مدفوعات الأشهر السابقة؟
تعرض القائمة افتراضيًا الشهر الجاري فقط. استعملوا زرّ بحث وحدِّدوا الفترة المطلوبة (مثال: 01/01/2024 ← 31/12/2024). يمكنكم أيضًا التصفية حسب المورّد أو رقم الفاتورة / قسيمة التسليم.
كيف أضيف طريقة تسديد جديدة (مثال: الدفع عبر الهاتف)؟
اذهبوا إلى المشتريات ← الإعدادات ← طرق التسديد، انقروا على إضافة، أدخِلوا التسمية (مثال: «الدفع عبر الهاتف Flouci»)، أشِّروا على الحقول المطلوب تفعيلها واحفظوا. ستكون الطريقة الجديدة متاحة فورًا في نموذج الدفع.
إذا حذفت دفعة، ماذا يحدث للفواتير المُسدَّدة؟
يُعيد حذف دفعة الفواتير أو قسائم التسليم المرتبطة إلى حالتها السابقة: تعود إلى «غير مدفوعة» أو «مدفوعة جزئيًا» حسب تاريخها السابق. يُعاد ضبط المبلغ المُخصَّص إلى صفر ويُستعاد المتبقّي للدفع. هذا الإجراء لا رجعة فيه.
كيف أتجنّب نسيان معالجة شيك مستحقّ؟
يعرض Swifto ERP بانر إشعار تلقائي يوم الاستحقاق في كلّ صفحات وحدة المشتريات. راجعوا أيضًا قائمة المؤجّلة كلّ صباح لمعاينة استحقاقات اليوم والأسبوع القادم.
هل يُصدِّر Excel كلّ المدفوعات أم فقط المعروضة؟
لا يحتوي التصدير إلّا على المدفوعات المعروضة حاليًا في القائمة. لتصدير نطاق أوسع (عدّة أشهر، كلّ الموردين)، أجروا أوّلًا بحثًا متقدّمًا بالمرشِّحات المطلوبة، ثمّ أطلقوا تصدير Excel.
💡 نصائح للمستخدمين المتقدّمين
تجميع مدفوعات نفس المورّد
استعملوا الدفع متعدّد الوثائق لتجميع كلّ الفواتير المُعلَّقة لمورّد في شيك أو تحويل شهري واحد. يُبسِّط ذلك المحاسبة ويُقلِّص المصاريف البنكية.
مراجعة المؤجّلات كلّ صباح
راجعوا قائمة مؤجّلات المشتريات يوميًّا. عالجوا فورًا الشيكات/الكمبيالات المستحقّة لتجنّب تأخّر الإيداع البنكي والتوتّر مع الموردين.
خصم التسبقات بسرعة
لا تتركوا التسبقات تتراكم في كشوفات حسابات الموردين. بمجرّد استلام فاتورة جديدة، استعملوا تبديل تسبقة / جديد عند الدفع لخصمها والحفاظ على أرصدة مُحدَّثة.
أرشفة الإثباتات بشكل منهجي
أرفِقوا دائمًا الإثبات (أمر تحويل، مسح شيك، إيصال صندوق) عبر زرّ الإثبات. يضمن ذلك التتبّع للمراجعات المحاسبية ويُسهِّل المراقبات الجبائية دون بحث يدوي.
Swifto ERP · وحدة المشتريات · دليل الاستخدام v1.0
المدفوعات والتسبقات — توثيق داخلي