Manuel Paiements & Avances
Guide complet d'utilisation de la fonctionnalité Paiements & Avances dans le module Achats de Swifto ERP. Ce document couvre la création, le suivi, les paiements multi-pièces fournisseurs, les avances versées, les antidatés, les justificatifs et le rapprochement bancaire.
Présentation du module
La section Paiements & Avances centralise la gestion de tous les règlements fournisseurs dans Swifto ERP. Elle permet de payer en une seule opération plusieurs factures ou plusieurs bons de livraison d'un même fournisseur, de gérer les avances versées, les chèques et traites antidatés, avec une traçabilité complète vers le module Finances pour le rapprochement bancaire.
Objectif métier
- Payer plusieurs factures ou BL en une seule opération
- Gérer les avances fournisseurs et les convertir
- Tracer les chèques et traites antidatés avec alertes
- Archiver les justificatifs de paiement multi-format
- Assurer le rapprochement bancaire via module Finances
- Exporter les états PDF et Excel pour la comptabilité
Public cible
- Comptables — Enregistrent et suivent les règlements
- Caissiers / Trésoriers — Saisissent les paiements
- Responsables achats — Suivent les dettes fournisseurs
- Administrateurs ERP — Paramètrent les modes de règlement
Les 3 modes d'accès à un paiement
Multi-pièces
Via le menu Paiements / Avances — plusieurs factures ou BL en une seule opération
Par Facture
Via le menu Factures — uniquement pièce par pièce, sans regroupement
Par BL
Via le menu Bons de Livraison — uniquement pièce par pièce, sans regroupement
Avantage clé du menu Paiements / Avances
Ce menu est le seul point d'entrée permettant de régler simultanément plusieurs factures ou plusieurs bons de livraison d'un même fournisseur en une seule opération. Il offre également la gestion des avances non encore imputées et le suivi des antidatés.
Accès et navigation
Pour accéder à la section Paiements & Avances du module Achats, suivez ces étapes depuis la page principale.
Authentification
Connectez-vous avec vos identifiants. Vous êtes redirigé vers la page principale affichant tous les modules actifs de la société en cours.
Accéder au module Achats
Cliquez sur la carte Achats sur la page principale ou utilisez le menu latéral gauche.
Cliquer sur « Paiements / Avances »
Dans le sous-menu du module Achats, cliquez sur Paiements / Avances. La liste des paiements du mois en cours s'affiche automatiquement.
Affichage par défaut — Mois en cours
La liste affiche uniquement les paiements et avances du mois en cours. Pour consulter d'autres périodes, utilisez le bouton Recherche en haut de la liste et définissez la plage de dates souhaitée. Vous pouvez également filtrer par fournisseur et par mode de règlement.
Liste des paiements & avances
L'écran principal affiche le tableau des paiements du mois en cours, regroupés par fournisseur, facture(s) ou bon(s) de livraison payés dans la même opération.
| Origine | Date | Fournisseur | Compte entreprise | Type | Montant | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Factures: FA-0051 | ||||||||
| Facture | 12/05/2024 | Fournisseur ABC | Banque BNA | Chèque | 4 700,000 TND | |||
| Bons des livraisons: BL-0031 | ||||||||
| BL | 14/05/2024 | Import Tech SARL | Banque BIAT | Traite | 2 850,000 EUR | |||
| Avances : | ||||||||
| Avance | 20/05/2024 | Delta Supply | Caisse Principale | Virement | 1 000,000 TND | |||
Regroupement des lignes du tableau
Le tableau regroupe les lignes par pièce via des lignes d'en-tête grisées. L'en-tête varie selon l'origine du paiement, et la colonne Origine affiche un badge :
| En-tête de groupe | Badge colonne Origine | Signification |
|---|---|---|
| Factures: … | Facture | Paiement rattaché à une ou plusieurs factures d'achat. |
| Bons des livraisons: … | BL | Paiement rattaché à un ou plusieurs bons de livraison. |
| Avances : | Avance | Règlement versé sans pièce affectée — enregistré comme avance dans le relevé fournisseur. |
Notification antidatée en temps réel
Le jour où un chèque ou une traite antidatée arrive à échéance, une bannière de notification s'affiche automatiquement en haut de toutes les pages du module Achats pour rappeler de générer le bordereau bancaire et d'effectuer l'affectation comptable.
Barre d'actions globales
La barre d'outils (coin supérieur droit du panneau) propose 4 boutons dans l'ordre suivant : PDF Excel Nouveau Recherche. Les boutons PDF et Excel n'affichent qu'une icône (info-bulle au survol) ; Nouveau et Recherche affichent leur libellé.
Génère un état PDF consolidant tous les paiements et avances actuellement affichés. Utile pour les rapports de trésorerie à destination de la comptabilité.
Excel
Icône seule · Tous les éléments affichésExporte tous les paiements et avances affichés au format Excel (.xlsx). Pratique pour les analyses de flux de trésorerie et rapprochements bancaires.
Nouveau
Action principaleOuvre le formulaire de création d'un nouveau paiement ou d'une nouvelle avance fournisseur. Ce menu est le seul point permettant le paiement multi-pièces. Visible selon le privilège de création. Voir la Section 6.
Recherche
Popup multi-critèresOuvre une fenêtre popup permettant de filtrer la liste sur la période et le fournisseur. Voir le détail du popup ci-dessous.
À propos de la suppression
Pas de bouton dans la barreLa barre d'outils ne contient pas de bouton « Supprimer » (présent dans le code mais masqué). La suppression d'un paiement passe par la boîte de dialogue de confirmation « Confirmer la suppression » (boutons Annuler / Supprimer). Elle remet les factures ou BL concernés en état non payé et restaure le reste à payer.
Popup de recherche
4 champsLa fenêtre intitulée Recherche propose exactement quatre champs :
Actions par ligne
Chaque ligne du tableau dispose, dans cet ordre de gauche à droite, d'un bouton Pièce jointe puis d'un bouton Détail.
Pièce jointe
Selon le mode de règlementCe bouton (1ère position) change d'aspect selon le mode de règlement et selon qu'un document est déjà archivé :
Télécharger
Le mode autorise un document et un justificatif est déjà joint : le bouton télécharge directement le fichier (icône nuage de téléchargement).
Joindre (popup Modification)
Le mode autorise un document mais aucun n'est encore joint : le bouton (trombone, orange) ouvre le popup « Modification » pour téléverser le justificatif.
Désactivé
Le mode de règlement ne gère pas de document : le bouton de téléchargement est grisé / désactivé.
Détail
Lecture seuleIcône loupeLe bouton Détail (loupe, en 2ᵉ position) ouvre la page de consultation du paiement en lecture seule. Les champs affichés, dans cet ordre, sont :
Créer un nouveau paiement
Cliquez sur Nouveau pour ouvrir le formulaire de création. Le formulaire s'enregistre via le bouton Enregistrer et s'abandonne via Annuler (tous deux en icône seule dans la barre d'outils). Le processus se déroule en 3 étapes clés.
Date, Type, Origine puis Fournisseur
Renseignez d'abord la Date de paiement, puis basculez le bouton Type entre Paiement et Avance, et (en mode Paiement) le bouton Origine entre Facture et Bon de livraison. Choisissez ensuite le Fournisseur (autocomplete) : cette sélection détermine les factures/BL à régler et affiche ses avances disponibles.
Sélectionner les pièces à régler
Cochez une ou plusieurs factures ou un ou plusieurs BL du fournisseur. Pour une avance non imputée, ne cochez aucune pièce. Voir la Section 7.
Saisir les informations de paiement
Sélectionnez la Devise et le Compte entreprise, choisissez le Mode de règlement, saisissez le Montant et les champs spécifiques au mode (Numéro, Date de décaissement, Décharge…). Voir la Section 8.
Ce fournisseur dispose de 2 500,000 TND d'avances dans la même devise.
Le bouton Avance / Nouveau apparaît : utilisez une avance existante (Avance) ou saisissez un nouveau règlement (Nouveau).
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Date de paiement | Requis | Date de l'opération. |
| Type | Bascule | Bouton à bascule Paiement / Avance. En mode Avance, le formulaire ne demande ni pièce ni origine. |
| Origine | Bascule (mode Paiement) | Bouton à bascule Facture / Bon de livraison ; affiche la liste de pièces correspondante. |
| Fournisseur | Requis | Champ autocomplete (≥ 2 caractères). Détermine les pièces à régler et affiche le total des avances disponibles. |
| Devise | Requis | Devise du règlement ; recharge les pièces et les comptes correspondants. |
| Σ Avances | Lecture | Affiché uniquement si le fournisseur possède des avances > 0. |
| Compte entreprise | Optionnel | Compte bancaire / caisse de décaissement (filtré selon la devise). |
| Factures / Bons des livraisons | Multi-sélection | Menu à cases à cocher des pièces non soldées ; met à jour le « Restant à payer ». |
| Mode de règlement | Requis | Détermine les champs dynamiques affichés. 100 % paramétrable via le menu Paramétrages. Voir Section 8. |
| Montant | Requis | Saisie numérique (entre 0,001 et le restant à payer). Peut être inférieur au total des pièces (règlement partiel). |
| Champs dynamiques | Selon mode | Numéro (de chèque), Numéro de compte, Date de décaissement, Avoir / Montant avoir, Décharge (justificatif) — affichés selon la configuration du mode de règlement. |
Sélection des pièces à régler
Après la sélection du fournisseur, le système affiche toutes les pièces non encore soldées. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs pièces du même type pour les régler en une seule opération.
| N° Pièce | Date | Montant TTC | Déjà payé | Reste | |
|---|---|---|---|---|---|
| FA-2024-0051 | 10/05/2024 | 8 407,50 TND | 3 707,50 | 4 700,00 | |
| FA-2024-0052 | 14/05/2024 | 3 200,00 TND | 0,00 | 3 200,00 | |
| FA-2024-0053 | 20/05/2024 | 1 800,00 TND | 900,00 | 900,00 |
| Règle de sélection | Détail |
|---|---|
| Même fournisseur obligatoire | Toutes les pièces sélectionnées doivent appartenir au même fournisseur. Pas de mix inter-fournisseurs. |
| Factures ou BL — pas les deux | Dans une même opération, sélectionnez des factures ou des bons de livraison, mais pas les deux types simultanément. |
| Avance = 0 pièce cochée | Pour enregistrer une avance non imputée, ne cochez aucune pièce. Le paiement sera enregistré comme avance (préfixe AVA-) dans le relevé du fournisseur. |
| Pièces partiellement payées | Les pièces déjà partiellement réglées apparaissent avec leur reste dans la colonne dédiée. |
| Montant libre | Le montant saisi peut être inférieur au total des restes (règlement partiel) ou égal (solde complet de toutes les pièces sélectionnées). |
Répartition automatique du montant
Si le montant saisi est inférieur au total des pièces sélectionnées, Swifto ERP répartit automatiquement le montant entre les pièces dans l'ordre de sélection (FIFO). Chaque pièce est imputée jusqu'à épuisement du montant disponible.
Modes de règlement paramétrables
L'un des points forts de Swifto ERP est que tous les modes de règlement sont 100% paramétrables via le menu Achats → Paramétrages → Modes de règlement. L'administrateur peut créer autant de modes que nécessaire et configurer précisément les champs à saisir pour chacun.
Un mode de règlement se définit par son libellé et par une série de cases à cocher qui activent ou non chaque champ dynamique dans le formulaire de paiement. Voici les options réellement disponibles :
| Option du mode | Effet dans le formulaire de paiement |
|---|---|
| numCheque Numéro de chèque | Affiche le champ Numéro (saisie libre : n° de chèque, de traite, de référence…). |
| numCompte Numéro de compte | Active le champ Numéro de compte (masqué par défaut dans l'écran actuel). |
| decaissement Décaissement | Affiche le champ Date de décaissement ; combiné avec antidate, autorise une date future. |
| antidate Antidaté | Autorise une date de décaissement postérieure à aujourd'hui (chèque/traite à terme). Sans cette option, la date est plafonnée à la date du jour. |
| document Document | Affiche le champ Décharge (téléversement d'un justificatif) et active le bouton « Pièce jointe » dans la liste. |
| avoir Avoir | Remplace le champ Montant par la sélection d'un Avoir (avec Facture avoir et Montant avoir) — règlement par compensation d'avoir. |
| banque / retenuALaSource | Indicateurs complémentaires du mode (banque, retenue à la source) gérés au paramétrage. |
Flexibilité totale de paramétrage
L'administrateur peut créer n'importe quel mode de règlement (chèque, traite, virement, espèces, « Paiement mobile », « Lettre de crédit »…) en saisissant son libellé et en cochant les options ci-dessus. Les champs correspondants apparaissent dynamiquement dans le formulaire.
Règle antidaté vs paiement immédiat
| Condition | Comportement système | Menu Antidatés |
|---|---|---|
| Mode antidate + date de décaissement > aujourd'hui | Paiement enregistré + ligne ajoutée dans Antidatés | ✔ Ajouté |
| Date de décaissement = aujourd'hui ou passée | Paiement enregistré normalement, aucun traitement antidaté | ✘ Non ajouté |
| Mode sans décaissement ni antidate | Règlement immédiat, pas de date de décaissement | ✘ Non applicable |
Avances fournisseurs & conversion
Une avance est un paiement versé à un fournisseur sans être imputé à une facture ou un BL spécifique. Swifto la traite comme une réserve dont le montant restant se consomme par tirages successifs : une même avance peut solder partiellement et sur plusieurs dossiers, tant qu'il subsiste un solde.
Enregistrer une avance
Lors de la création, basculez le bouton Type sur Avance. Le formulaire masque l'origine et les pièces : renseignez uniquement le fournisseur, le mode de règlement, le compte et le montant. Le paiement est enregistré comme avance dans le relevé du fournisseur.
Utiliser une avance (bascule « Avance / Nouveau »)
En mode Paiement, si le fournisseur possède des avances dans la même devise, un bouton à bascule Avance / Nouveau apparaît au-dessus du mode de règlement :
Σ Avances : 2 500,000 TND
Avance = imputer une avance existante ; Nouveau = saisir un règlement.
Cycle de vie d'une avance fournisseur
Consommation partielle (réserve + tirages)
À chaque imputation, le montant pris sur l'avance = min(solde de l'avance, reste du dossier). Le montant restant de l'avance diminue d'autant et elle reste proposée tant qu'il subsiste un solde — elle peut donc solder plusieurs dossiers partiellement. Un tirage ne crée aucun nouveau mouvement de trésorerie (l'argent est sorti à la création de l'avance) ; même logique que les avances clients côté vente.
Détail d'un paiement
Le bouton Détail (loupe) ouvre la fiche complète du paiement ou de l'avance, en mode lecture seule.
Champs affichés selon le mode de règlement
La page Détail n'affiche les champs Date de décaissement, Numéro, Numéro de compte, Avoir et Décharge que si le mode de règlement les active. Un mode « espèces » sans décaissement ni document n'affichera ni date de décaissement ni justificatif.
Paiements antidatés
Un paiement est dit antidaté lorsque sa date est postérieure à la date de saisie (ex : chèque établi pour le 30/06 saisi le 12/05). Ce mécanisme est essentiel pour la gestion des chèques et traites bancaires émis à terme.
Menu Antidatés Achats
Tout paiement antidaté est automatiquement enregistré dans le menu Achats → Antidatés en plus de son apparition dans Paiements / Avances. Ce menu centralise tous les titres en attente d'échéance.
Notification d'échéance
Le jour de l'échéance, une bannière s'affiche automatiquement sur toutes les pages pour rappeler de :
- Générer le bordereau bancaire
- Effectuer le rapprochement bancaire via module Finances
- Vérifier l'encaissement effectif du chèque ou traite
Bannière de notification — exemple
Workflow complet d'un chèque antidaté
Saisie (Jour J) — Création du paiement avec date chèque = J+45. Les factures ciblées passent en état "partiellement payé" ou "payé" selon le montant.
Enregistrement Antidatés — Une ligne est automatiquement créée dans le menu Antidatés avec le statut "En attente d'échéance".
Jour de l'échéance (J+45) — Bannière de notification affichée automatiquement sur toutes les pages du module Achats.
Génération bordereau + rapprochement — L'utilisateur génère le bordereau bancaire et effectue le rapprochement avec le relevé bancaire dans le module Finances.
Écran « Antidatés » — colonnes réelles
L'écran Antidatés (sous le module Achats) présente une liste paginée, en lecture seule (pas de barre d'actions). Les colonnes, dans l'ordre, sont : Fournisseur, Type (mode de règlement), Numéro, Compte entreprise, Paiement (date), Décaissement (date) et Montant.
| Fournisseur | Type | Numéro | Compte entreprise | Paiement | Décaissement | Montant | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Fournisseur ABC | Chèque | 00185234 | Banque BNA | 12/05/2024 | 30/06/2024 | 4 700,000 TND | |
| Import Tech SARL | Traite | TR-00921 | Banque BIAT | 14/05/2024 | 15/07/2024 | 2 850,000 EUR | |
| Delta Supply | Chèque | 00190007 | Banque BNA | 02/05/2024 | 10/05/2024 | 1 200,000 TND |
Justificatif de paiement
Le bouton Pièce jointe (champ Décharge dans le formulaire) sur chaque ligne permet d'archiver ou de télécharger le document prouvant le paiement. Il n'est disponible que pour les modes de règlement dont l'option document est activée.
Joindre un justificatif
Le bouton trombone ouvre le popup « Modification » contenant un champ Sélection de fichier (max 10 Mo). Formats acceptés :
Glisser-déposer le fichier ici
ou cliquer pour parcourir
Télécharger un justificatif existant
Si un justificatif a déjà été archivé sur ce paiement, le bouton déclenche son téléchargement immédiat sans popup.
Bonne pratique — Archivage systématique
Archivez toujours le justificatif (ordre de virement, scan du chèque remis, reçu de caisse) immédiatement après la saisie du paiement. Cela garantit la traçabilité documentaire pour les audits comptables et les contrôles fiscaux, sans avoir à rechercher des emails ou des fichiers externes.
Paramétrage des modes de règlement
Le menu Achats → Paramétrages → Modes de règlement permet à l'administrateur de créer et configurer librement tous les modes de paiement utilisés dans la société.
Point fort Swifto ERP
Cette flexibilité permet à chaque société d'adapter les formulaires de paiement à ses propres processus sans aucun développement. Un changement de mode est immédiatement actif dans tout le module Paiements / Avances. Exemples de modes personnalisés : "Paiement mobile Flouci", "Lettre de crédit LC", "Compensation inter-sociétés".
Règles métier importantes
Contraintes fonctionnelles et automatismes à maîtriser pour une utilisation correcte du module Paiements & Avances Achats.
Multi-pièces exclusif au menu Paiements / Avances
La possibilité de régler plusieurs factures ou plusieurs BL simultanément est uniquement disponible via ce menu. Les menus Factures et Bons de livraison permettent uniquement un règlement pièce par pièce.
Pas de mix Factures + BL dans une opération
Dans une même opération, il n'est pas possible de sélectionner simultanément des factures et des bons de livraison. Choisissez l'un ou l'autre pour un fournisseur donné.
Antidaté = date paiement > date actuelle
Un paiement est classé antidaté si sa date est postérieure à aujourd'hui. Il est alors automatiquement ajouté au menu Antidatés et une notification apparaîtra le jour de l'échéance.
Avance = paiement sans pièce liée
Tout paiement enregistré sans sélectionner aucune facture ni BL est automatiquement classé comme avance fournisseur (préfixe AVA-) dans le relevé de compte. Il n'impute aucune pièce jusqu'à sa conversion.
Bascule « Avance / Nouveau » au paiement
Si le fournisseur possède des avances dans la même devise que le paiement, Swifto ERP affiche automatiquement le bouton à bascule Avance / Nouveau : « Avance » impute une avance existante (sélecteur Encaissements), « Nouveau » saisit un règlement classique.
Modes de règlement 100% paramétrables
Tous les modes de règlement (chèque, virement, traite, espèces, etc.) sont configurables via le menu Paramétrages. Les champs dynamiques apparaissant dans le formulaire de paiement dépendent directement de cette configuration.
Suppression = remise à zéro des pièces liées
La suppression d'un paiement annule son impact sur toutes les factures ou BL liés. Ces derniers reviennent à leur état précédent (non payé ou partiellement payé selon leur historique antérieur).
Répartition FIFO automatique
Si le montant saisi est inférieur au total des pièces sélectionnées, Swifto ERP répartit automatiquement le montant entre les pièces dans l'ordre de sélection (FIFO) : première pièce sélectionnée = première imputée.
Affichage par défaut = mois en cours
À l'ouverture du menu, la liste affiche uniquement les paiements du mois en cours. Pour toute autre période, fournisseur ou mode de règlement, utilisez le popup Recherche.
Scénarios d'utilisation
Cas pratiques couvrant les workflows les plus fréquents du module Paiements & Avances Achats.
Scénario 1 — Paiement groupé de plusieurs factures par chèque
Multi-piècesCliquer sur Nouveau
Sélectionner le fournisseur (ex : Fournisseur ABC)
Laisser Type = Paiement et Origine = Facture, puis cocher FA-0051 et FA-0052 dans la liste « Factures »
Choisir la devise et le compte (ex : Banque BNA), sélectionner le mode Chèque, saisir le montant 4 700,000 TND
Saisir les champs du mode chèque : Numéro 00185234, Date de décaissement 30/06/2024 (date future = antidaté)
Cliquer Enregistrer → PAY-0087 créé, FA-0051 et FA-0052 mises à jour, ligne antidatée créée
Scénario 2 — Verser une avance à un fournisseur
AvanceCliquer sur Nouveau
Basculer Type = Avance (origine et pièces masquées)
Sélectionner le fournisseur (ex : Delta Supply)
Sélectionner le mode Virement, un compte (ex : Caisse), saisir le montant 1 000,000 TND
Enregistrer → AVA-0012 créé dans le relevé fournisseur. Aucune facture imputée.
Scénario 3 — Convertir une avance en règlement de factures
Conversion avanceCréer un nouveau paiement pour Delta Supply
Cocher les factures FA-0053 et FA-0054 à régler
Le système détecte l'avance de 1 000,000 TND (même devise) et affiche la bascule Avance / Nouveau
Basculer sur Avance, choisir l'avance dans le sélecteur Encaissements — elle est imputée sur les pièces sélectionnées
Enregistrer → avance consommée totalement ou partiellement, solde reporté si restant
Scénario 4 — Traiter un chèque fournisseur arrivé à échéance
AntidatéÀ l'ouverture du module, la bannière de notification indique 2 chèques à échéance aujourd'hui
Cliquer sur le lien → redirection vers le menu Antidatés
Localiser le paiement PAY-0087 et vérifier les détails (fournisseur, montant, banque)
Générer le bordereau bancaire et le transmettre à la banque
Effectuer le rapprochement dans le module Finances avec le relevé bancaire reçu
Scénario 5 — Retrouver les paiements d'un fournisseur sur l'année
Recherche avancéeCliquer sur Recherche depuis la liste
Saisir : Période 01/01/2024 → 31/12/2024, Fournisseur = Fournisseur ABC
Cliquer Rechercher — tous les paiements de l'année pour ce fournisseur s'affichent
Exporter via le bouton Excel (ou PDF) pour un relevé de compte annuel ou un rapport d'audit
FAQ & Conseils
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre payer depuis Factures et depuis Paiements / Avances ?
Via le menu Factures ou Bons de livraison, vous ne pouvez régler qu'une seule pièce à la fois. Via le menu Paiements / Avances, vous pouvez regrouper plusieurs factures ou plusieurs BL du même fournisseur dans une seule opération — idéal pour un chèque couvrant plusieurs échéances.
Comment retrouver les paiements des mois précédents ?
La liste affiche par défaut uniquement le mois en cours. Utilisez le bouton Rechercher et définissez la période souhaitée (ex : 01/01/2024 → 31/12/2024). Vous pouvez également filtrer par fournisseur ou par numéro de facture / BL.
Comment ajouter un nouveau mode de règlement (ex : paiement mobile) ?
Accédez à Achats → Paramétrages → Modes de règlement, cliquez sur Ajouter, saisissez le libellé (ex : "Paiement mobile Flouci"), cochez les champs à activer et enregistrez. Le nouveau mode sera immédiatement disponible dans le formulaire de paiement.
Si je supprime un paiement, qu'advient-il des factures réglées ?
La suppression d'un paiement remet les factures ou BL liés à leur état précédent : elles reviennent à "Non payé" ou "Partiellement payé" selon leur historique antérieur. Le montant imputé est remis à zéro et le reste à payer est restauré. Cette action est irréversible.
Comment éviter d'oublier de traiter un chèque à échéance ?
Swifto ERP affiche une bannière de notification automatique le jour J sur toutes les pages du module Achats. Consultez également le menu Antidatés chaque matin pour visualiser les échéances du jour et de la semaine à venir.
L'export Excel exporte-t-il tous les paiements ou seulement ceux affichés ?
L'export ne contient que les paiements actuellement affichés dans la liste. Pour exporter un périmètre plus large (plusieurs mois, tous les fournisseurs), effectuez d'abord une Recherche avancée avec les filtres souhaités, puis lancez l'export Excel.
💡 Conseils pour les utilisateurs avancés
Grouper les paiements du même fournisseur
Utilisez le paiement multi-pièces pour regrouper toutes les factures en attente d'un fournisseur dans un seul chèque ou virement mensuel. Cela simplifie la comptabilité et réduit les frais bancaires.
Consulter les antidatés chaque matin
Consultez le menu Antidatés Achats quotidiennement. Traitez immédiatement les chèques/traites arrivés à échéance pour éviter les retards de remise bancaire et les tensions avec les fournisseurs.
Imputer les avances rapidement
Ne laissez pas des avances s'accumuler dans les relevés fournisseurs. Dès qu'une nouvelle facture est reçue, utilisez la bascule Avance / Nouveau au paiement pour les imputer et maintenir des soldes à jour.
Archiver systématiquement les justificatifs
Joignez toujours le justificatif (ordre de virement, scan de chèque, reçu de caisse) via le bouton Justificatif. Cela garantit la traçabilité pour les audits comptables et facilite les contrôles fiscaux sans recherche manuelle.
Swifto ERP · Module Achats · Manuel Utilisateur v1.0
Paiements & Avances — Documentation interne