Manuel Échéances périodiques
Les échéances périodiques d'achat automatisent les factures fournisseur récurrentes (loyers, abonnements, prestations régulières). Vous définissez une périodicité, une période de validité et un montant : Swifto génère les factures à chaque prochaine échéance.
Présentation
Un échéancier périodique d'achat est un modèle de facturation fournisseur récurrente. On y fixe le fournisseur, la périodicité (journalier à annuel), la période de validité (début / fin) et le contenu (lignes d'articles, depuis un devis, un bon de commande ou en saisie directe). À chaque prochaine date d'échéance, Swifto produit automatiquement la facture correspondante — sans ressaisie.
Objectif métier
- Automatiser les factures fournisseur récurrentes
- Choisir une périodicité (jour → année)
- Borner l'échéancier par une période de validité
- Suivre la prochaine échéance de facturation
Public cible
- Comptabilité — paramètrent et suivent les échéanciers
- Acheteurs / gestionnaires — gèrent les contrats récurrents
- Administrateurs — configurent et arrêtent les échéanciers
Position dans le cycle
L'échéancier alimente automatiquement les factures d'achat, qui suivent ensuite leur cycle de paiement habituel. Voir Factures Achats et Paiements.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Achats → Factures périodiques (échéances).
Liste des échéanciers
La page liste les échéanciers avec leur fournisseur, leur période (début / fin), le type de récurrence, la prochaine échéance, les montants HT et TTC, et l'état.
| Fournisseur⇅ | Début⇅ | Fin⇅ | Type⇅ | Échéance⇅ | Total HT⇅ | Total TTC⇅ | État⇅ | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SOTUCAB MATÉRIEL | 01/01/2026 | 31/12/2026 | Mensuellement | 01/07/2026 | 2 500,000TND | 2 975,000TND | En cours | ||
| NETTOYAGE PRO SARL | 01/02/2026 | 31/01/2027 | Trimestriellement | 01/08/2026 | 1 800,000TND | 2 142,000TND | En cours | ||
| HÉBERGEUR CLOUD | 01/06/2025 | 31/05/2026 | Mensuellement | — | 600,000TND | 714,000TND | Clôturé |
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Fournisseur | Fournisseur facturé périodiquement. |
| Début | Début de la période de validité de l'échéancier. |
| Fin | Fin de la période de validité (au-delà, plus de génération). |
| Type | Périodicité : Journalier, Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel. |
| Échéance | Date de la prochaine facture à générer. |
| Total HT / TTC | Montants de la facture générée à chaque échéance. |
| État | En cours · Clôturé · Annulée (section 8). |
Barre d'actions
Nouveau
Ouvre le formulaire de création d'un échéancier périodique (section 6).
Supprimer
Supprime l'échéancier coché (stoppe la génération automatique de factures).
Recherche
Filtre par fournisseur et période (date début / date fin).
Détail
Sur chaque ligne, ouvre l'échéancier complet (lignes, périodicité, historique).
Actions par ligne
Détail
LectureOuvre l'échéancier : fournisseur, périodicité, période de validité, lignes d'articles et montants.
Sélection (case à cocher)
Pour suppressionCochez un échéancier avant d'utiliser le bouton Supprimer de la barre d'actions.
Créer un échéancier
Cliquez sur Nouveau. Choisissez la périodicité, la période de validité, le fournisseur, la devise et l'origine des lignes (devis, bon de commande ou achat direct), puis renseignez le détail.
| Article | Qte | Prix unitaire | Remise % | TVA | Σ HT | Σ TTC | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MAINTENANCE MENSUELLE PARC | 1,000 | 2 500,000 | 0,000 | 19,000 | 2 500,000 | 2 975,000 |
Origine des lignes
En achat direct, vous saisissez les lignes manuellement. Depuis un devis d'achat ou un bon de commande, elles sont importées automatiquement.
Périodicité & prochaine facture
La périodicité détermine le rythme de génération. La prochaine facture est recalculée automatiquement à partir de la période, du type et — pour l'hebdomadaire — du jour de la semaine choisi.
| Code | Périodicité | Génère une facture… |
|---|---|---|
| 0 | Journalièrement | chaque jour de la période. |
| 1 | Hebdomadairement | un jour de semaine donné (lundi à dimanche). |
| 2 | Mensuellement | une fois par mois. |
| 3 | Trimestriellement | tous les 3 mois. |
| 4 | Semestriellement | tous les 6 mois. |
| 5 | Annuellement | une fois par an. |
Jour hebdomadaire
Pour une périodicité hebdomadaire, un champ supplémentaire demande le jour de la semaine (Lundi … Dimanche) servant de point d'ancrage à la prochaine facture.
États de l'échéancier
| Code | État | Signification |
|---|---|---|
| 0 | En cours | Échéancier actif : Swifto génère les factures à chaque échéance. |
| 1 | Clôturé | Période terminée : plus de génération automatique. |
| 2 | Annulée | Échéancier arrêté avant son terme. |
Cycle de vie (workflow)
flowchart LR A([Échéancier créé
En cours]):::p --> B{Échéance
atteinte ?}:::s B -->|oui| F[Facture achat
générée]:::p F --> P([Paiement]):::ok B -->|recalcul| N([Prochaine
échéance]):::s A -.->|fin de période| H([Clôturé]):::ok A -.->|arrêt manuel| K([Annulée]):::ko classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Génération automatique — à chaque échéance atteinte, une facture d'achat est produite à partir des lignes de l'échéancier, puis la prochaine date est recalculée.
Période bornée — au-delà de la date de fin, l'échéancier passe Clôturé et ne génère plus de facture.
Arrêt manuel — la suppression ou l'annulation d'un échéancier interrompt immédiatement la génération des factures à venir.
Montant fixe — l'échéancier reproduit le même contenu (lignes + montant) à chaque période ; pour changer le montant, créez un nouvel échéancier.
Rôles & permissions
| Action | Acheteur | Comptable | Gestionnaire | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer l'échéancier | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Modifier / clôturer | — | ✅ | — | ✅ |
| Supprimer | — | — | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
Scénarios d'utilisation
Hébergement cloud mensuel
Un contrat d'hébergement à 600 TND/mois sur 12 mois est saisi en échéancier mensuel. Chaque 1er du mois, Swifto génère la facture fournisseur automatiquement ; au 12ᵉ mois, l'échéancier passe Clôturé.
Prestation de nettoyage trimestrielle
Un prestataire facture tous les 3 mois : l'échéancier trimestriel reproduit la même facture, sans ressaisie, jusqu'à la fin du contrat.
FAQ & Conseils
La facture n'a pas été générée ?
Vérifiez que l'échéancier est bien En cours, que la prochaine date est atteinte et que la période de validité n'est pas dépassée.
Comment changer le montant récurrent ?
Un échéancier reproduit un montant fixe : clôturez l'ancien et créez un nouvel échéancier avec le nouveau montant.
Conseil — borner la période
Renseignez toujours une date de fin alignée sur la durée du contrat pour éviter une génération de factures au-delà du terme.
