دليل الاستخلاصات والتسبقات
دليل استخدام كامل لشاشة استخلاصات الفواتير في وحدة المبيعات بـSwifto ERP. يغطّي هذا المستند قائمة الاستخلاصات، إنشاءها (حسب الفاتورة أو حسب مجموعة فواتير)، أنواع الاستخلاص القابلة للإعداد بالكامل (نقدًا، شيكًا، تحويلاً، قسيمة، إشعار دائن، استقطاع من الضريبة...)، عرض التفاصيل، والبحث المتعدّد المعايير.
نظرة عامة على الوحدة
تمركز شاشة استخلاصات الفواتير تسجيل الدفعات المستلَمة في وحدة المبيعات بـSwifto ERP. حسب إعداد المؤسسة، يمكن أن يشمل الاستخلاص فاتورة واحدة أو مجموعة من الفواتير غير المسدَّدة لنفس العميل. يستند كلّ استخلاص إلى نوع استخلاص قابل للإعداد (نقدًا، شيكًا، تحويلاً، قسيمة طعام، إشعار دائن، استقطاع من الضريبة...) يحدِّد ديناميكيًا الحقول الواجب ملؤها.
الهدف المهني
- تسجيل الدفعات المستلَمة على فاتورة واحدة أو أكثر
- إدارة أنواع استخلاص قابلة للإعداد 100%
- إدخال شيكات وتحويلات ونقد وقسائم وإشعارات دائن
- تطبيق الاستقطاع من الضريبة مع مرفق
- عرض تفاصيل كلّ استخلاص ومُحصِّله
- تصدير القائمة إلى PDF وExcel للمحاسبة
الجمهور المستهدف
- المحاسبون — يسجِّلون الدفعات ويتابعونها
- الصرَّافون — يُدخلون الاستخلاصات عند الصندوق
- مديرو المبيعات — يتابعون الدفعات والأرصدة المستحقّة
- مسؤولو نظام ERP — يُعدّون أنواع الاستخلاص
أنواع البيع الأربعة المدعومة
عند الإنشاء، يحدِّد حقل نوع البيع الطرف الواجب اختياره والفواتير المقترَحة للاستخلاص.
موزِّع
اختيار فئة ثمّ موزِّع
عميل
اختيار فئة ثمّ عميل
بائع متجوّل
اختيار بائع متجوّل
مستهلك
اختيار مستهلك نهائي
طريقة استخلاص قابلة للإعداد
حسب إعداد المؤسسة (استخلاص حسب الفاتورة أو حسب مجموعة فواتير)، تقترح الاستمارة إمّا فاتورة واحدة لتسويتها، أو قائمة فواتير غير مسدَّدة للتحديد (اختيار متعدّد). يُعاد احتساب المبلغ الإجمالي والمتبقي للدفع تلقائيًا وفق التحديد.
الوصول والتنقّل
للوصول إلى قسم الاستخلاصات والتسبقات، اتّبع الخطوات التالية انطلاقًا من الصفحة الرئيسية لـSwifto ERP.
تسجيل الدخول
سجِّل الدخول ببيانات اعتمادك. ستتمّ إعادة توجيهك إلى الصفحة الرئيسية التي تعرض كلّ الوحدات النشطة للمؤسسة الحالية.
اذهب إلى وحدة المبيعات
اضغط على بطاقة المبيعات في الصفحة الرئيسية أو استخدم القائمة الجانبية اليسرى لتوسيع وحدة المبيعات.
اضغط على «الاستخلاصات»
في القائمة الفرعية لوحدة المبيعات، اضغط على رابط استخلاصات الفواتير. تُعرَض قائمة استخلاصات الفواتير تلقائيًا.
ترشيح القائمة
يقترح الجدول ترشيحًا لكلّ عمود (التاريخ، المُحصِّل، العميل، المبلغ، النوع) مباشرةً في الترويسة. لبحث أدقّ (رقم الفاتورة، نوع البيع، الفئة، الطرف، الفترة)، استخدم زرّ البحث أعلى يمين القائمة.
قائمة الاستخلاصات
تعرض الشاشة الرئيسية جدول استخلاصات الفواتير. السطور مُجمَّعة حسب الفاتورة (ترويسة مجموعة قابلة للتوسيع «الفاتورة: الرقم»)؛ يمكن للرقم نفسه أن يحتوي على عدّة سطور استخلاص. لكلّ عمود ترشيح وفرز.
| التاريخ | المُحصِّل | العميل | المبلغ | نوع الاستخلاص | التفاصيل | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| الفاتورة: SY000323 | ||||||
| 12/05/2024 | Mehdi Ben Salah | Sté Alpha SARL | 3 200,000 | شيك | ||
| الفاتورة: SY000324 | ||||||
| 14/05/2024 | Mehdi Ben Salah | Beta Corp | 1 500,000 | نقدًا | ||
| الفاتورة: SY000325 | ||||||
| 20/05/2024 | Sonia Trabelsi | Gamma & Cie | 1 000,000 | تحويل | ||
أعمدة الجدول
| العمود | المحتوى | الترشيح / الفرز |
|---|---|---|
| ترويسة المجموعة | «الفاتورة: الرقم» — تجمع سطور نفس رقم الفاتورة (قابلة للتوسيع) | فرز حسب الرقم |
| التاريخ | تاريخ الاستخلاص (بصيغة يوم/شهر/سنة) | ترشيح + فرز |
| المُحصِّل | اسم المستخدم الذي أدخل الاستخلاص | ترشيح + فرز |
| العميل | الطرف المسدِّد (مع أو دون رمز، حسب الإعداد) | ترشيح + فرز |
| المبلغ | المبلغ المُحصَّل، بالعملة (عدد الخانات العشرية حسب الوحدة الفرعية) | ترشيح + فرز |
| نوع الاستخلاص | تسمية النوع المُعَدّ (نقدًا، شيك، تحويل، قسيمة...) | ترشيح + فرز |
| التفاصيل | زرّ العدسة يفتح السجلّ الكامل للقراءة فقط | — |
تحديد السطر
يستعمل الجدول تحديدًا فرديًا (سطر واحد في كلّ مرّة). لا يُظهر عمود المبلغ رمز العملة في القائمة؛ يُحدَّد في سجلّ التفاصيل. لا يوجد عمود «الحساب» ولا زرّ حذف في هذه القائمة.
شريط الإجراءات العامة
يقترح الشريط أعلى يمين القائمة 4 إجراءات. زرّا PDF وExcel أيقونة فقط؛ يحمل زرّا جديد وبحث تسمية. يتوقّف ظهور زرّ جديد على صلاحية الإنشاء، وزرّ بحث على صلاحية الاطّلاع.
يولِّد تقرير PDF لقائمة الاستخلاصات المعروضة حاليًا. مفيد لتقارير الخزينة والإيداع المحاسبي.
Excel
أيقونة فقطيصدِّر قائمة الاستخلاصات بصيغة Excel (.xlsx). مفيد للتحليل المحاسبي والمطابقات.
جديد
يتطلّب صلاحية الإنشاءيفتح استمارة إنشاء استخلاص جديد. راجع القسم 6.
بحث
يتطلّب صلاحية الاطّلاعيفتح نافذة ترشيح متعدّدة المعايير (التفاصيل أدناه).
نافذة البحث
تتوقّف المعايير المقترَحة على السياق: تُعرَض كتلة الطرف (الفئة، الموزِّع/العميل، المستهلك أو البائع المتجوّل) ديناميكيًا وفق النوع المختار؛ لا يظهر معيار المجال إلّا في الإعدادات متعدّدة المجالات.
إجراءات السطر
يحتوي كلّ سطر في الجدول على زرّ إجراء واحد: زرّ التفاصيل (العدسة). لا يوجد زرّ تعديل ولا زرّ إسناد بنكي ولا زرّ حذف على السطر.
التفاصيل
قراءة فقطنشط دائمًايفتح زرّ العدسة السجلّ الكامل للاستخلاص في وضع القراءة فقط. تتوقّف الحقول المعروضة على نوع الاستخلاص ونوع البيع:
إنشاء استخلاص جديد
اضغط زرّ جديد لفتح استمارة الإنشاء. يسير الإدخال من الأعلى إلى الأسفل، وكلّ اختيار يحدِّث ديناميكيًا الحقول التالية.
التاريخ والمجال ونوع البيع
أدخِل تاريخ الاستخلاص (محدود بتاريخ أقصى)، اختر المجال (متعدّد المجالات فقط) ثمّ نوع البيع: موزِّع، عميل، بائع متجوّل أو مستهلك.
الطرف والعملة والحساب والفاتورة (الفواتير)
حسب نوع البيع، اختر الفئة ثمّ الموزِّع/العميل (أو البائع المتجوّل / المستهلك). اختر العملة (متعدّد العملات)، حساب المؤسسة، ثمّ الفاتورة (الفواتير) المطلوب تسويتها. راجع القسم 7.
نوع الاستخلاص والحقول الديناميكية
اختر نوع الاستخلاص. حسب خياراته، تعرض الاستمارة الحقول المناسبة: المبلغ، رقم وتاريخ الشيك، البنك، المدينة، القسيمة، إشعار الدائن، نسبة الاستقطاع من الضريبة والمرفق. راجع القسم 8.
| الحقل | إجباري | الوصف |
|---|---|---|
| التاريخ | اختياري | تاريخ الاستخلاص، محدود بـتاريخ أقصى (لا تاريخ مستقبلي يتجاوز الحدّ). |
| المجال | متعدّد المجالات | يظهر فقط إذا كانت المؤسسة مُعدَّة متعدّدة المجالات. |
| نوع البيع | إجباري | موزِّع، عميل، بائع متجوّل أو مستهلك — يحدِّد الطرف الواجب اختياره. |
| الفئة + العميل / الموزِّع | إجباري | للموزِّع/العميل: الفئة ثمّ الطرف. لبقية الأنواع: البائع المتجوّل أو المستهلك. |
| العملة | متعدّد العملات | يظهر فقط إذا كانت المؤسسة مُعدَّة متعدّدة العملات. |
| حساب المؤسسة | اختياري | حساب أو صندوق الاستلام. تتوقّف القائمة المقترَحة على نوع الاستخلاص (بنكي أو غير بنكي). |
| الفاتورة (الفواتير) | إجباري | فاتورة واحدة (نمط بسيط) أو عدّة فواتير غير مسدَّدة للتحديد (نمط مجموعة فواتير). |
| المبلغ الإجمالي / المتبقي للدفع | محتسَب | يُعاد احتسابه تلقائيًا وفق الفاتورة (الفواتير) المحدَّدة. |
| نوع الاستخلاص | إجباري | يحدِّد الحقول الديناميكية الواجب ملؤها. قابل للإعداد بالكامل. راجع القسم 8. |
| الحقول الديناميكية | حسب النوع | المبلغ، رقم/تاريخ الشيك، البنك، المدينة، القسيمة، إشعار الدائن، نسبة الاستقطاع، المرفق — حسب خيارات النوع. |
عدّة طرق دفع في استخلاص واحد
غالبًا ما يدفع العميل على عدّة دفعات: جزء بشيك، جزء نقدًا، إلخ. بدلاً من إنشاء استخلاص لكلّ طريقة، يمكنك تكديس عدّة سطور دفع في السجلّ نفسه.
سطر واحد فقط؟ يبقى السلوك مطابقًا لاستخلاص قياسي — لا تضيف الدفعة المتعدّدة قيودًا إلّا إذا أدخلت فعلاً عدّة سطور.
التسبقات: نموذج «احتياطي + سحوبات» (استهلاك جزئي)
التسبقة هي استخلاص مستلَم دون فاتورة مرتبطة (عربون). يعامله Swifto كـاحتياطي يُستهلَك مبلغه المتبقي بمرور الوقت، عبر سحوبات متتالية.
تُسجَّل التسبقة كاحتياطي: مبلغها المتبقي = المبلغ المُحصَّل.
على فاتورة أو وصل تسليم، تُطبَّق التسبقة؛ المبلغ المُطبَّق = الأصغر بين (رصيد التسبقة، المتبقي على السجلّ).
ينخفض المبلغ المتبقي من التسبقة بالمبلغ نفسه؛ تبقى متاحة ما دام هناك رصيد.
لا يولِّد السحب أيّ حركة خزينة جديدة (المال دخل عند إنشاء التسبقة): يسوِّي فقط جزءًا من السجلّ. يُقترَح استهلاك تسبقة أيضًا مباشرةً في نوافذ الاستخلاص الخاصّة بقائمتَي الفواتير ووصولات التسليم. من جانب المشتريات، توجد الآلية نفسها لـتسبقات الموردين.
الاستخلاص بإشعار دائن
يمكن لعميل يحمل إشعار دائن (صادرًا من إشعار دائن للبيع) استعماله كوسيلة دفع لفاتورة. بدلاً من استلام مال، تُطبِّق رصيد العميل الدائن الموجود على الفاتورة قيد التسوية.
لا خروج نقدي
إشعار الدائن هو رصيد دائن، وليس مالاً مستلَمًا: تطبيق إشعار دائن لا يولِّد أيّ حركة نقدية أو بنكية. يسوِّي كلّ الفاتورة أو جزءًا منها بإعادة استعمال الرصيد الذي يملكه العميل بالفعل. يمكنك تطبيق مبلغ أقلّ من رصيد إشعار الدائن المتبقي: يبقى الرصيد المتبقي متاحًا لفاتورة مقبلة.
شرط إعداد مسبق
يجب أن يوجد نوع استخلاص معلَّم «إشعار دائن»: افتح الإعدادات ← أنواع الاستخلاص، أنشئ (أو عدِّل) نوعًا وفعِّل مفتاح «إشعار دائن» = نعم. دون هذا الإعداد، لا يظهر خيار «إشعار دائن» في قائمة أنواع الاستخلاص ويستحيل تطبيقه.
تحديد الفواتير للاستخلاص
بعد اختيار الطرف، يقترح حقل الفاتورة الفواتير غير المسدَّدة لذلك الطرف. يتوقّف السلوك على طريقة الاستخلاص المُعدَّة للمؤسسة.
نمط «مجموعة فواتير»
حقل الفاتورة قائمة تحديد (اختيار متعدّد) للفواتير غير المسدَّدة. مع كلّ تحديد/إلغاء تحديد، يُعاد احتساب المبلغ الإجمالي والمتبقي للدفع.
نمط «حسب الفاتورة»
حقل الفاتورة قائمة منسدلة بسيطة: تُستخلَص فاتورة واحدة. يعرض النظام إجماليها شامل الأداء ومتبقّيها.
| رقم الفاتورة | التاريخ | الإجمالي شامل الأداء | المتبقي | |
|---|---|---|---|---|
| SY000323 | 12/05/2024 | 3 200,000 | 3 200,000 | |
| SY000324 | 14/05/2024 | 1 500,000 | 1 500,000 | |
| SY000325 | 20/05/2024 | 800,000 | 800,000 |
| القاعدة | التفصيل |
|---|---|
| فواتير الطرف المحدَّد | لا تُقترَح سوى الفواتير غير المسدَّدة للطرف المختار (موزِّع/عميل/بائع/مستهلك). |
| ترشيح النمطين | لا تحتوي القوائم المقترَحة سوى على السجلّات غير المسدَّدة؛ بمجرّد تسويتها، تختفي من الحقل. |
| إعادة الاحتساب التلقائية | يُعاد احتساب المبلغ الإجمالي والمتبقي للدفع مع كلّ تغيير في التحديد (أو في الفاتورة في النمط البسيط). |
| اتّساق العملة والحساب | يؤدي تغيير العميل أو العملة إلى تحديث قائمة الفواتير والحسابات والمبالغ. |
استخلاص الفواتير — التسبقات والدفعات المتعدّدة
تستخلص هذه الشاشة الفواتير. تقبل عدّة طرق دفع في سجلّ واحد واستهلاك التسبقات عبر السحوبات (راجع القسم 6)؛ تُستخلَص وصولات التسليم من قائمتها الخاصّة.
أنواع الاستخلاص القابلة للإعداد
من نقاط القوّة في Swifto ERP أنّ أنواع الاستخلاص قابلة للإعداد بالكامل. يُفعِّل كلّ نوع مجموعة من الخيارات (مربّعات اختيار) تكشف ديناميكيًا الحقول المطابقة في الاستمارة: montant، numCheque، dateCheque، banque، ville، tauxRetenu، القسيمة، إشعار الدائن، الصورة.
مفتاح الأنواع (نافذة «المساعدة»)
نقدًا
الرمز 0شيك
الرمز 2 · 3 (مؤجَّل)تحويل
الرمز 4قسائم
الرمز 5إشعار دائن
خيار إشعار الدائنالاستقطاع من الضريبة
خيار tauxRetenuحقول تحكمها خيارات النوع
كلّ خيار محدَّد على النوع (montant، numCheque، dateCheque، banque، ville، ticket، avoir، tauxRetenu...) يكشف الحقل المطابق في الاستمارة. تصبح الحقول إجبارية (*) عندما يكون الخيار نشطًا. مع احتساب قائم على استقطاع من الضريبة أو على قسائم، يكون حقل المبلغ معطَّلاً لأنه يُحدَّد تلقائيًا.
سلوك تاريخ الشيك
| خيار النوع | الأثر في الاستمارة |
|---|---|
| dateCheque مفعَّل | يعرض حقل «تاريخ تسمية النوع». عند الإدخال، يُتحقَّق من التاريخ وقد تُحدَّث قائمة الحسابات. |
| banque / ville مفعَّلان | إضافة حقلَي البنك (قائمة) والمدينة (نصّ) للشيكات. |
| tauxRetenu مفعَّل | إضافة النسبة (%)، إعادة احتساب المبلغ واقتراح مرفق (سجلّ). |
القسائم وإشعارات الدائن
تفتح مجموعتان من أنواع الاستخلاص حقولاً خاصّة: القسائم (قسائم الطعام وما شابهها) وإشعارات الدائن (تطبيق إشعار دائن للبيع موجود).
الاستخلاص بالقسائم
عندما يُفعِّل النوع خيارات القسيمة، تعرض الاستمارة الحقول التالية:
- القسيمة — اختيار القسيمة
- قيمة القسيمة — القيمة الوحدوية
- العدد — عدد القسائم
- نسبة خصم القسيمة — النسبة (قراءة فقط)
الاستخلاص بإشعار دائن
عندما يُفعِّل النوع خيار إشعار الدائن، تعرض الاستمارة:
- إشعار الدائن — اختيار إشعار دائن البيع المطلوب تطبيقه
- فاتورة إشعار الدائن — رقم الفاتورة المرتبطة (قراءة فقط)
- مبلغ إشعار الدائن — الرصيد المتبقي لإشعار الدائن (قراءة فقط)
ائتمان
يسجِّل نوع الائتمان (الرمز 1) دفعة على الحساب الآجل. كما في بقية الأنواع، خيارات النوع المحدَّدة هي التي تحدِّد الحقول الواجب ملؤها.
تفاصيل الاستخلاص
يفتح زرّ التفاصيل (العدسة) سجلّ الاستخلاص في وضع القراءة فقط. السجلّ منظَّم في عمودين، والزرّ الوحيد في الشريط هو إلغاء (العودة إلى القائمة).
الحقول المعروضة تتوقّف على النوع والبيع
لا يعرض السجلّ سوى الحقول ذات الصلة: لا يُظهر استخلاص نقدي رقم شيك ولا تاريخه؛ يُظهر نوع بـاستقطاع من الضريبة النسبة؛ لا تظهر حقول البنك والمدينة وتاريخ الشيك إلّا إذا كان النوع يفعِّلها. تسمية الطرف (موزِّع / عميل / بائع متجوّل / مستهلك) تتوقّف على نوع البيع. زرّ التنزيل غير نشط إن لم يُرفَق مرفق.
تعديل استخلاص
تُعيد شاشة التعديل استعمال الاستمارة نفسها كالإنشاء تمامًا (الحقول نفسها، السلوك الديناميكي نفسه)، مملوءة مسبقًا بقيم الاستخلاص. يختلف شريط الإجراءات فقط.
حفظ
زرّ أيقونة فقط (قرص) يصادق على التغييرات. تُعرَض رسائل التحقّق أعلى الصفحة.
إلغاء
زرّ أيقونة فقط (سهم رجوع) يتخلّى عن الإدخال ويعود إلى القائمة دون حفظ.
الشيك المؤجَّل (النوع 3)
يُستعمَل نوع الشيك المؤجَّل (الرمز 3) لتسجيل شيك تاريخه لاحق. عند إدخال تاريخ الشيك، يتحقّق النظام منه وقد يعدِّل قائمة الحسابات المقترَحة. لا توجد قائمة انتظار ولا إشعار استحقاق منفصل في هذه الشاشة.
الاستقطاع من الضريبة
عندما يُفعِّل نوع الاستخلاص خيار tauxRetenu، تضيف الاستمارة حقل نسبة الاستقطاع من الضريبة (%) مع حقل مرفق (سجلّ). يُعاد عندئذ احتساب المبلغ المطلوب استخلاصه تبعًا لذلك.
1. تفعيل الخيار
نوع الاستخلاص له خيار tauxRetenu محدَّد
2. إدخال النسبة
يُدخل المستخدم النسبة (%)؛ يُعاد احتساب المبلغ ويُعطَّل
3. المرفق
يصبح حقل استيراد ملفّ (سجلّ / مستند إثبات) متاحًا
إعادة احتساب المبلغ
عند إدخال نسبة الاستقطاع من الضريبة (%)، يعيد النظام احتساب مبلغ الاستخلاص (على الفاتورة أو مجموعة الفواتير) ويعطِّل حقل المبلغ بحيث لا يمكن إدخاله يدويًا. يعرض سجلّ التفاصيل عندئذ النسبة المُستقطَعة للقراءة فقط.
| الحقل | السلوك |
|---|---|
| نسبة الاستقطاع من الضريبة (%) | حقل رقمي إجباري يُطلق إعادة احتساب المبلغ. |
| المبلغ | معطَّل (يُحتسَب تلقائيًا) عندما يكون الاستقطاع نشطًا. |
| المرفق | استيراد ملفّ (gif، jpg، png، pdf، doc، docx — بحدّ أقصى 10 ميغابايت) للسجلّ / مستند الإثبات. |
الحساب والعملة والمُحصِّل
ثلاثة عناصر عرضية تؤطِّر كلّ استخلاص: حساب المؤسسة المستقبِل، العملة والمُحصِّل (المستخدم الذي أدخل العملية).
حساب المؤسسة
حساب أو صندوق الاستلام. تتغيّر القائمة المقترَحة حسب كون نوع الاستخلاص بنكيًا أو غير بنكي (قائمتان منفصلتان).
العملة
تظهر فقط في الإعداد متعدّد العملات. يؤدي تغييرها إلى تحديث الحساب والفواتير المقترَحة والمبالغ.
المُحصِّل
اسم المستخدم الذي أدخل الاستخلاص. يظهر كعمود في القائمة، قابل للترشيح والفرز.
| العنصر | الظهور | الأثر |
|---|---|---|
| حساب المؤسسة | دائمًا | قائمة بنكية أو غير بنكية حسب نوع الاستخلاص؛ قد يعدِّل اختياره تاريخ المعاملة. |
| العملة | متعدّد العملات فقط | تحدِّث الحساب والفواتير والمبالغ مع كلّ تغيير. |
| المُحصِّل | عمود القائمة | يحدِّد هوية صاحب الإدخال (قراءة فقط). |
المرفقات
تسمح بعض أنواع الاستخلاص بإرفاق ملفّ إثبات (سجلّ الاستقطاع، مسح ضوئي...). عند عرض السجلّ، يمكن عندئذ تنزيل هذا الملفّ من سجلّ التفاصيل.
عند الإدخال — الاستيراد
الحجم الأقصى 10 ميغابايت، ملفّ واحد، تحميل تلقائي.
عند العرض — التنزيل
زرّ التنزيل في سجلّ التفاصيل معطَّل عندما لا يُرفَق أيّ مرفق.
توفّر الحقل
يظهر حقل المرفق في الاستمارة حسب خيارات نوع الاستخلاص (وخصوصًا الاستقطاع من الضريبة). في سجلّ التفاصيل، لا يظهر سطر المرفق إلّا للأنواع التي تسمح به.
قواعد مهنية مهمّة
القيود الوظيفية والأتمتة الواجب إتقانها للاستخدام الصحيح لشاشة استخلاصات الفواتير.
نوع البيع يقود الطرف
حسب نوع البيع (موزِّع، عميل، بائع متجوّل، مستهلك)، تعرض الاستمارة كتلة التحديد المناسبة (الفئة + الطرف، أو الطرف وحده) وتحصر الفواتير المقترَحة في ذلك الطرف.
استخلاص: حسب الفاتورة أو حسب المجموعة
يحدِّد إعداد المؤسسة ما إذا كان يُستخلَص فاتورة واحدة (قائمة منسدلة) أو مجموعة من الفواتير غير المسدَّدة (قائمة تحديد). يُعاد احتساب المبلغ الإجمالي والمتبقي للدفع تلقائيًا.
الحقول تتوقّف على نوع الاستخلاص
كلّ خيار من خيارات النوع (montant، numCheque، dateCheque، banque، ville، ticket، avoir، tauxRetenu، photo) يكشف الحقل المطابق، ويصبح إجباريًا عندما يكون الخيار نشطًا.
المبلغ معطَّل تحت الاحتساب التلقائي
عندما يستعمل النوع عدد قسائم أو نسبة استقطاع من الضريبة، يكون حقل المبلغ معطَّلاً: يحتسبه النظام.
الاستقطاع من الضريبة = نسبة + مرفق
يضيف خيار tauxRetenu إدخال النسبة (%)، التي تعيد احتساب المبلغ، وحقل استيراد ملفّ (سجلّ / مستند إثبات).
حساب بنكي أو غير بنكي
تتغيّر قائمة الحسابات المستقبِلة (حساب المؤسسة) حسب كون نوع الاستخلاص بنكيًا أم لا. قد يعدِّل تاريخ الشيك هذه القائمة.
حقول مشروطة بالمؤسسة
لا يظهر حقل المجال إلّا في الإعداد متعدّد المجالات؛ ولا يظهر حقل العملة إلّا في الإعداد متعدّد العملات.
صلاحيات الوصول
يتوقّف زرّ جديد على صلاحية الإنشاء وزرّ بحث على صلاحية الاطّلاع على وظيفة الاستخلاص.
قائمة مُجمَّعة للقراءة فقط
تجمع القائمة السطور حسب رقم الفاتورة، وتقترح ترشيحًا/فرزًا لكلّ عمود، وزرّ إجراء واحدًا فقط لكلّ سطر (التفاصيل). لا حذف ولا تحديد متعدّد في هذه القائمة.
سيناريوهات الاستخدام
حالات عملية تغطّي أكثر سير العمل شيوعًا في شاشة استخلاصات الفواتير.
السيناريو 1 — استخلاص فاتورة بشيك
شيكاضغط جديد
اختر نوع البيع = عميل، الفئة ثمّ العميل (مثلاً Sté Alpha SARL)
اختر حساب المؤسسة والفاتورة SY000323 (يُعرَض المبلغ الإجمالي والمتبقي للدفع)
نوع الاستخلاص = شيك: أدخِل الرقم 00185234، تاريخ الشيك 30/06/2024، البنك BH Bank، المدينة تونس، المبلغ 3 200,000
اضغط حفظ (قرص) ← يظهر الاستخلاص في القائمة، مُجمَّعًا تحت «الفاتورة: SY000323»
السيناريو 2 — استخلاص مجموعة فواتير (نقدًا)
مجموعة فواتيراضغط جديد، اختر الطرف
في حقل الفاتورة (قائمة تحديد)، حدِّد SY000323 وSY000324
المبلغ الإجمالي = 4 700,000 والمتبقي للدفع يتحدّثان تلقائيًا
نوع الاستخلاص = نقدًا: أدخِل المبلغ
اضغط حفظ ← تُسوَّى الفواتير المحدَّدة
السيناريو 3 — البحث ثمّ عرض استخلاص
بحث وتفاصيلاضغط بحث من القائمة
املأ المعايير (رقم الفاتورة، النوع، الفئة/الطرف، تاريخ البداية، تاريخ النهاية) ثمّ اضغط بحث
على السطر المطلوب، اضغط زرّ التفاصيل (العدسة) لفتح السجلّ في وضع القراءة فقط
عند الحاجة، صدِّر القائمة عبر Excel أو PDF
الأسئلة الشائعة ونصائح
الأسئلة الشائعة
هل يمكنني استخلاص عدّة فواتير في عملية واحدة؟
نعم، إذا كانت المؤسسة مُعدَّة لـالاستخلاص حسب مجموعة فواتير: يصبح حقل الفاتورة قائمة تحديد ويمكنك اختيار عدّة فواتير غير مسدَّدة لنفس الطرف. في نمط حسب الفاتورة، تستخلص فاتورة واحدة في كلّ مرّة.
لماذا يكون حقل «المبلغ» معطَّلاً أحيانًا؟
يكون حقل المبلغ معطَّلاً ومحتسَبًا تلقائيًا عندما يستعمل نوع الاستخلاص عدد قسائم (القيمة الوحدوية × العدد، مع احتساب الخصم) أو نسبة استقطاع من الضريبة. في الحالات الأخرى، تُدخله بحرّية.
كيف أرشِّح أو أجد استخلاصًا معيَّنًا؟
طريقتان: الترشيح لكلّ عمود مباشرةً في ترويسة الجدول (التاريخ، المُحصِّل، العميل، المبلغ، النوع)، أو زرّ البحث الذي يفتح نافذة متعدّدة المعايير (رقم الفاتورة، النوع، الفئة، الطرف، تاريخ البداية، تاريخ النهاية).
ما الحقول التي تظهر لنوع استخلاص معيَّن؟
يتوقّف ذلك على الخيارات المفعَّلة على النوع: المبلغ، رقم الشيك، تاريخ الشيك، البنك، المدينة، القسيمة، إشعار الدائن، نسبة الاستقطاع من الضريبة، المرفق. لا يعرض نوع «نقدًا» سوى المبلغ، ويعرض نوع «شيك» الرقم والتاريخ والبنك والمدينة، وهكذا.
كيف أعرض تفاصيل استخلاص ومرفقه؟
اضغط زرّ التفاصيل (العدسة) في السطر. يُفتَح السجلّ للقراءة فقط في عمودين. إذا أُرفِق مرفق بالنوع (مثل سجلّ استقطاع)، يسترجعه زرّ التنزيل؛ وإلّا فهو معطَّل.
ماذا تعني الرموز من 0 إلى 5 الظاهرة في المساعدة؟
هذه أنواع الاستخلاص المرجعية: 0 نقدًا، 1 ائتمان، 2 شيك، 3 شيك مؤجَّل، 4 تحويل، 5 قسائم. يُفعِّل كلّ نوع مجموعة الحقول الخاصّة به في الاستمارة.
💡 نصائح للمستخدمين المتقدّمين
رشِّح حسب العميل كلّ أسبوع
برمِج مراجعة أسبوعية للاستخلاصات باستخدام نافذة البحث (النوع، الطرف، الفترة). حدِّد بسرعة الدفعات الواجب متابعتها وصدِّر القائمة إلى Excel أو PDF.
اختر نوع الاستخلاص الصحيح
يحكم النوع المختار الحقول والحسابات (القسائم، الاستقطاع من الضريبة). تحقّق من أنه يطابق فعلاً وسيلة الدفع المستلَمة (نقدًا، شيك، تحويل، قسائم...) قبل الحفظ.
الاستقطاع من الضريبة: أرفِق السجلّ
لنوع باستقطاع من الضريبة، أدخِل النسبة (يُعاد احتساب المبلغ) ثمّ أرفِق السجلّ / مستند الإثبات عبر المرفق لتتبّع كامل.
تحقّق من الحساب والعملة
قبل الحفظ، تحقّق من حساب المؤسسة المستقبِل (بنكي أم لا) وفي حالة تعدّد العملات، من العملة: يؤدي تغيير العملة إلى إعادة تحميل الفواتير والمبالغ المقترَحة.
Swifto ERP · وحدة المبيعات · دليل الاستخدام v1.0
الاستخلاصات والتسبقات — توثيق داخلي