دليل إدارة الفواتير
دليل استخدام كامل لميزة إدارة الفواتير في وحدة المبيعات بـSwifto ERP. يغطّي هذا المستند الإنشاء والتعديل واستخلاص الدفعات وتوليد إشعارات الدائن، ودورة الحياة الكاملة لفاتورة العميل.
نظرة عامة على الوحدة
قسم إدارة الفواتير هو قلب فوترة العملاء في Swifto ERP. يتيح لفرق المبيعات والمحاسبة إنشاء الفواتير من مصادر مختلفة، ومتابعة استخلاصها، وإدارة دورة حياة المستند كاملةً حتى الإغلاق.
الهدف المهني
- إنشاء فواتير من 4 أنواع مصادر
- متابعة الدفعات الكاملة والجزئية
- توليد إشعارات دائن لتصحيح الفواتير
- التصدير إلى PDF وExcel للمحاسبة
- إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني مباشرةً إلى العميل
- التوقيع الإلكتروني للفواتير (اختياري)
الجمهور المستهدف
- مندوبو المبيعات — ينشئون فواتير العملاء
- المحاسبون — يسجِّلون الدفعات المستخلَصة
- مديرو المبيعات — يتابعون الفواتير غير المسدَّدة
- مسؤولو نظام ERP — يهيّئون الإعدادات
النطاق الوظيفي
يغطّي هذا الدليل إدارة الفواتير حصرًا. عروض الأسعار وطلبيات الشراء ووصولات التسليم موثَّقة في أدلّة مخصّصة لها. صُمِّم هذا المستند كامتداد مباشر لدليل عروض الأسعار والفواتير الأولية.
الوصول والتنقّل
للوصول إلى قسم الفواتير، اتّبع الخطوات التالية انطلاقًا من الصفحة الرئيسية لـSwifto ERP.
تسجيل الدخول
سجِّل الدخول ببيانات اعتمادك. ستتمّ إعادة توجيهك إلى الصفحة الرئيسية التي تعرض كلّ الوحدات النشطة للمؤسسة الحالية.
الدخول إلى وحدة المبيعات
في الصفحة الرئيسية، اضغط على بطاقة المبيعات أو استخدم القائمة الجانبية اليسرى لتوسيع قسم المبيعات.
اضغط على «الفواتير»
في القائمة الفرعية لوحدة المبيعات (القائمة الجانبية اليسرى)، اضغط على رابط الفواتير. تُعرَض قائمة الفواتير النشطة بالترشيحات الافتراضية.
الترشيح الافتراضي
لا تعرض القائمة سوى الفواتير ذات متبقٍّ للاستخلاص > 0، والفواتير بحالة مسودة، وبالنسبة إلى المؤسسات التي تستعمل التوقيع الإلكتروني، الفواتير غير الموقَّعة بعد. تبقى الفواتير المسدَّدة بالكامل والملغاة مخفيّة. استخدم البحث المتقدّم لعرضها.
قائمة الفواتير
تعرض الشاشة الرئيسية جدول الفواتير النشطة. يمثِّل كلّ سطر فاتورة مع معلوماتها الأساسية وأزرار إجراء سريعة.
| الرقم | التاريخ | تاريخ الاستحقاق | العميل | المصدر | Σ شامل الأداء | المتبقي | الإجراء(ات) | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SY000323 | 12/05/2024 | +12 ي | Sté Alpha SARL | بيع مباشر | 3 200,000 TND | 3 200,000 TND | أصلي | ||
| SY000324 | 14/05/2024 | −3 ي | Beta Corp | عرض سعر: DV0152 | 1 500,000 TND | 750,000 TND | أصلي | ||
| SY000325 | 20/05/2024 | — | Gamma & Cie | وصولات تسليم | 800,000 TND | 800,000 TND | مسودة |
لكلّ سطر سهم توسيع يكشف تفاصيل الصنف (الصنف، الكمية، سعر الوحدة، نسبة الخصم، الأداء، Σ خارج الأداء، Σ شامل الأداء).
أعمدة الجدول
| العمود | المحتوى |
|---|---|
| الرقم | رقم الفاتورة (قابل للترشيح والفرز). |
| التاريخ | تاريخ الإنشاء (بصيغة يوم/شهر/سنة). |
| تاريخ الاستحقاق | شارة ملوَّنة تعرض عدد الأيام قبل/بعد تاريخ الاستحقاق: أخضر (قادم)، برتقالي (قريب)، أحمر (متأخّر)، رمادي (إعلامي). |
| العميل | رمز و/أو اسم العميل حسب إعدادات المؤسسة. |
| المصدر | مصدر الفاتورة: بيع مباشر، عرض سعر: …، طلبية شراء: … أو وصولات تسليم. |
| Σ شامل الأداء | المبلغ الإجمالي شامل الأداء، مسبوقًا برمز العملة. |
| المتبقي | المتبقي للاستخلاص، يظهر بالأحمر ما دام مختلفًا عن الصفر. |
| الحالة (شارة) | شارة طبيعة المستند: ملغاة، نسخة، أصلي أو مسودة. |
شارات حالة المستند
| الشارة | المعنى |
|---|---|
| أصلي | فاتورة نهائية طُبعت للمرّة الأولى (مستند أصلي). |
| نسخة | فاتورة سبقت طباعتها: تُعلَّم كلّ إعادة طباعة بـ«نسخة» (تتبّع الطباعة). |
| مسودة | فاتورة محفوظة كمسودة، غير نهائية بعد. |
| ملغاة | فاتورة ملغاة. محفوظة للأرشيف، لا يمكن استخلاصها. |
لا عمود «حالة» مخصَّص
لا تُعرَض الحالة المالية للفاتورة (غير مستخلَصة / جزئيًا / بالكامل) في عمود منفصل: تُستنتَج من عمود المتبقي (بالأحمر إذا > 0). غير أنّ الحالات المالية تُستعمَل كترشيحات في البحث (القسم 4).
شريط الإجراءات العامة
يجمع الشريط، الموجود في ترويسة لوحة الفواتير، الإجراءات العامة. الأزرار محاذاة إلى اليمين؛ لا يظهر تسمية سوى زرَّي جديد وبحث، والبقية أزرار أيقونة (تظهر التسمية عند التحويم). يتوقّف ظهور كلّ زرّ على صلاحيات الملفّ الشخصي وإعدادات المؤسسة.
لغة PDF
قائمة منسدلةمُحدِّد PDF بالفرنسية / بالإنجليزية. يحدِّد لغة مستندات PDF المولَّدة من هذه الصفحة.
طباعة إيصال
أيقونة فقطيولِّد ويطبع الإيصال المطابق للفواتير المعنية.
يولِّد PDF يجمع الفواتير المعروضة حاليًا في القائمة (وفق الترشيح الحالي).
Excel
أيقونة فقطيصدِّر الفواتير المعروضة بصيغة Excel (.xlsx) للمتابعة والتحليل.
نسخ
أيقونة · يتطلّب تحديدًاينشئ نسخة من الفاتورة المحدَّدة. يظهر فقط إذا كانت المؤسسة تعتمد إدارة مخزون بسيطة (غير متقدّمة)، وحسب صلاحية الإنشاء.
توقيع الفاتورة (الفواتير)
إن كان التوقيع بمعرّف الشركةيُطلق التوقيع الإلكتروني لمجموعة من الفواتير. يظهر فقط للمؤسسات التي تستعمل نوع التوقيع بمعرّف الشركة. راجع القسم 13.
جديد
إجراء رئيسي · مع تسميةيفتح استمارة إنشاء فاتورة جديدة. راجع القسم 6.
حذف
أيقونة · تأكيديفتح نافذة تأكيد ثمّ يحذف الفاتورة المحدَّدة. يظهر حسب صلاحية الحذف وللملفّ الشخصي الافتراضي.
بحث
مع تسمية · نافذة ترشيحيفتح نافذة البحث لترشيح الفواتير وعرض كلّ الحالات، بما فيها الملغاة والمستخلَصة بالكامل.
إجراءات سطر الفاتورة
يحتوي كلّ سطر في الجدول على أزرار إجراء سريع للتصرّف مباشرةً على الفاتورة المعنية، دون مغادرة القائمة. تظهر بهذا الترتيب: إشعار الدائن، الإرسال، الإسناد (مصدر طلبية شراء)، PDF، الاستخلاص، التوقيع (إن كان مفعَّلاً) والتفاصيل.
إشعار الدائن
يتطلّب نافذة منبثقةيفتح نافذة منبثقة لاختيار نوع إشعار الدائن (تجاري أو إرجاع بضاعة)، السبب والمبلغ. راجع القسم 12.
إرسال
إرسال بالبريد الإلكترونييفتح نافذة لإرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني: المستلمون، الموضوع والرسالة. يُرفَق PDF الفاتورة تلقائيًا.
إسناد طلبية الشراء
لمصدر طلبية الشراء فقطيتيح مراجعة / إعادة إسناد طلبية الشراء التي هي مصدر الفاتورة. يظهر حسب صلاحية التعديل.
يولِّد ويحمِّل فورًا PDF الفاتورة الفردي. يتضمّن كلّ معلومات العميل وسطور الأصناف والضرائب والشروط والملاحظات الإضافية.
الاستخلاص
يتطلّب نافذة منبثقةيفتح نافذة الاستخلاص لتسجيل دفعة كاملة أو جزئية: التاريخ، حساب المؤسسة، نوع الدفع والمبلغ. راجع القسم 11.
التوقيع الإلكتروني
خيار قابل للتفعيليظهر فقط للمؤسسات التي فعَّلت التوقيع الإلكتروني. يتغيّر لون الأيقونة حسب حالة التوقيع؛ تتيح فاتورة موقَّعة بالفعل تنزيل ملفّ XML الموقَّع. راجع القسم 13.
التفاصيل
قراءةيفتح الصفحة الكاملة للفاتورة: الأصناف، الكميات، الخصومات، أسعار الوحدة، الإجماليات، الضرائب، الشروط والملاحظات. وهو نقطة الدخول لتعديل الفاتورة (إذا لم تُسجَّل أيّ دفعة).
إنشاء فاتورة جديدة
اضغط زرّ جديد في شريط الإجراءات لفتح استمارة الإنشاء. تحتوي ترويسة الاستمارة (لوحة «الفاتورة») على زرَّي أيقونة: حفظ (أيقونة قرص) وإلغاء (أيقونة رجوع). يبقى زرّ عائم معاينة PDF متاحًا على الصفحة.
| الصنف | الكمية | سعر الوحدة خارج الأداء | الخصم | الأداء | Σ شامل الأداء | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ordinateur HP ProBook 450 | 2,000 | 1 200,000 | 5,00% | 19,00% | 2 719,200 |
وصف حقول الاستمارة
| الحقل | إجباري | القيمة الافتراضية | الوصف |
|---|---|---|---|
| مسودة | اختياري | لا | زرّ تبديل نعم/لا. عند ضبطه على نعم، تُحفَظ الفاتورة كمسودة (غير نهائية). |
| التاريخ | اختياري | تاريخ اليوم | تاريخ إصدار الفاتورة. قابل للتعديل قبل الحفظ. |
| المجال | إن كانت متعدّدة المجالات | — | يظهر فقط إذا كانت المؤسسة تدير عدّة مجالات. يحدِّد القوائم (العملاء، الأصناف، الضرائب...). |
| المصدر | إجباري | --- (للاختيار) | عرض سعر، طلبية شراء، بيع مباشر أو وصل تسليم. يحدِّد قواعد إضافة/تعديل السطور. راجع القسم 7. |
| العميل / الموزّع | إجباري | — | إكمال تلقائي بالرمز أو الاسم. زرّ «+» لإنشاء عميل فوريًا. إذا كان العميل معفًى من الأداء، تشير تسمية حمراء إلى ذلك وينخفض أداء السطر إلى 0%. |
| العملة | إجباري | عملة بطاقة العميل | تُملأ مسبقًا من بطاقة العميل. قابلة للتعديل عند الحاجة. |
| المخزون | إن كانت إدارة المخزون مفعَّلة | — | يظهر إذا كان خيار إدارة المخزون مفعَّلاً. يتيح اختيار المستودع المصدر. |
معاينة PDF متاحة
قبل الحفظ، يفتح الزرّ العائم معاينة PDF معاينة للمستند (التصميم، المبالغ، معلومات العميل) دون إنشاء الفاتورة نهائيًا.
مصادر الفاتورة
يحدِّد حقل المصدر منشأ سطور الأصناف وقواعد التعديل المسموح بها. تتوفّر أربعة مصادر:
بيع مباشر
فاتورة مُنشأة دون مستند مصدر. يضيف المستخدم يدويًا سطور الأصناف. لا قيد على الأصناف أو الكميات.
من عرض سعر
تُستورَد سطور عرض السعر تلقائيًا. يمكن للمستخدم تخفيض الكميات لكن لا يمكنه إضافة أصناف أو تجاوز المبلغ الإجمالي لعرض السعر.
من طلبية شراء
السلوك نفسه كعرض السعر. تُستورَد سطور الطلبية، ويمكن تخفيض الكميات لكن لا يمكن إضافة أيّ صنف. فوترة جزئية ممكنة.
من وصل (وصولات) تسليم
تُستورَد سطور وصولات التسليم المحدَّدة في وضع القراءة فقط. لا يمكن أيّ تعديل أو إضافة. تنتقل وصولات التسليم المحدَّدة إلى حالة مُغلَق.
جدول مقارنة المصادر
| القاعدة | بيع مباشر | عرض سعر / طلبية شراء | وصل تسليم |
|---|---|---|---|
| إضافة أصناف جديدة | ✔ مسموح | ✘ غير مسموح | ✘ غير مسموح |
| تعديل الكميات | ✔ حرّ | تخفيض فقط | ✘ ثابتة |
| سقف الفوترة | لا يوجد | المبلغ الإجمالي لعرض السعر/الطلبية | مجموع المتبقّيات من وصولات التسليم |
| إمكانية فواتير جزئية | غير قابل للتطبيق | ✔ نعم | ✔ عبر عدّة وصولات تسليم |
| وصل تسليم يُنشأ تلقائيًا | تلقائي (مُغلَق) | تلقائي (مُغلَق) | وصولات التسليم الموجودة ← مُغلَق |
السطور والأصناف
بالنسبة إلى الفواتير ذات مصدر بيع مباشر، اضغط زرّ جديد في لوحة «سطور الفاتورة» لفتح نافذة إدخال السطر.
نافذة — إضافة سطر
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الصنف | اختيار من الفهرس. يُسترجَع الاسم والوحدة وسعر الوحدة تلقائيًا من بطاقة الصنف. |
| الكمية | لمصادر عرض السعر/طلبية الشراء: لا يمكن أن تتجاوز الكمية المتبقية المتاحة في المستند المصدر. |
| سعر الوحدة خارج الأداء | يُملأ مسبقًا من بطاقة الصنف. قابل للتعديل حسب الشروط التجارية المتّفق عليها. |
| الخصم (%) | نسبة الخصم المطبَّقة على سعر وحدة هذا السطر. حقل اختياري. |
| الأداء (%) | يُضبَط تلقائيًا على 0% إذا كان العميل معفًى من الأداء، بصرف النظر عن النسبة المُعدَّة على الصنف. |
| الإجمالي شامل الأداء | يُحتسَب تلقائيًا: الكمية × سعر الوحدة × (1 − نسبة الخصم%) × (1 + نسبة الأداء%) |
الإعفاء من الأداء — قاعدة تلقائية
إذا كانت بطاقة العميل معلَّمة معفاة من الأداء، يُضبَط حقل الأداء في كلّ السطور تلقائيًا على 0%، حتى لو كانت هناك نسبة مُعدَّة على بطاقة الصنف. تحقّق من بطاقة العميل قبل إنشاء الفاتورة.
الضرائب والشروط والمعلومات الإضافية
إضافةً إلى سطور الأصناف، تقترح استمارة الفاتورة ثلاثة أقسام اختيارية مهمّة.
ضرائب إضافية
أضِف ضريبة خاصّة واحدة أو أكثر تنطبق على الفاتورة ككلّ (مثل الطابع الجبائي، الضريبة البيئية). تُضاف إلى الإجمالي النهائي شامل الأداء، خارج الأداء لكلّ سطر.
شروط البيع
أدخِل أو اختر الشروط التجارية المطبَّقة: أجل الدفع، غرامات التأخير، شروط خاصّة. تُطبَع هذه المعلومات في مستند PDF المرسَل إلى العميل.
معلومات إضافية (ملاحظة)
يفتح زرّ معلومات إضافية حقل نص حرّ. تظهر الملاحظة المُدخَلة في PDF الفاتورة وتكون مرئية للعميل.
الاستقطاع من الضريبة
اختر النسبة المطبَّقة. يُخصَم المبلغ المطابق تلقائيًا من المتبقي للدفع عند إنشاء الفاتورة.
تفاصيل الفاتورة
يفتح زرّ التفاصيل الصفحة الكاملة للفاتورة، معروضًا فيها كلّ المعلومات، مع الوصول إلى زرّ التعديل ضمن شروط معيَّنة.
| الصنف | الكمية | سعر الوحدة خارج الأداء | الخصم | الأداء | الإجمالي خارج الأداء | الإجمالي شامل الأداء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| حاسوب محمول HP ProBook | 2 | 1 200,000 | 5% | 19% | 2 280,00 | 2 719,20 |
| فأرة Logitech MX | 5 | 45,000 | 0% | 19% | 225,00 | 267,75 |
قاعدة صارمة للتعديل
لا يُسمح بتعديل فاتورة إلا إذا لم تُسجَّل أيّ دفعة (المتبقي = المبلغ الإجمالي شامل الأداء). ابتداءً من أوّل دفعة، ولو جزئية، تُقفَل الفاتورة ويُعطَّل زرّ التعديل.
الاستخلاص
يسجِّل الاستخلاص تسوية فاتورة، كلّيًا أو جزئيًا. اضغط الاستخلاص من القائمة. تُنظَّم النافذة في عمودين: معلومات الفاتورة على اليمين، وإدخال الدفعة على اليسار.
نافذة — الاستخلاص
أنواع الدفع
قائمة أنواع الدفع قابلة للإعداد لكلّ مؤسسة. يمكن أن يُفعِّل كلّ نوع حقولاً خاصّة:
| النوع | الحقول الخاصّة المفعَّلة |
|---|---|
| نقدًا | المبلغ فقط. |
| شيك | الرقم، التاريخ (أو مؤجَّل)، البنك، المدينة. |
| تحويل بنكي | الرقم، البنك حسب الإعدادات. |
| قسيمة طعام | القسيمة، مبلغ القسيمة، نسبة الخصم، العدد. |
| إشعار دائن | اختيار إشعار الدائن، رقم فاتورة إشعار الدائن، مبلغ إشعار الدائن. |
| الاستقطاع من الضريبة | نسبة الاستقطاع. |
الأثر على حالة الفاتورة
إشعار الدائن
يتيح إشعار الدائن تصحيح فاتورة موجودة: لفتة تجارية أو إرجاع بضاعة. اضغط زرّ إشعار الدائن في سطر الفاتورة المعنية (معطَّل إذا كانت الفاتورة ملغاة أو مسودة).
نافذة — إشعار الدائن
| نوع إشعار الدائن | الوصف |
|---|---|
| إشعار دائن تجاري | أدخِل مباشرةً مبلغًا لإضافته دائنًا (بحدّ أقصى المبلغ الأقصى). يُستعمَل للفتات التجارية وتصحيحات الأسعار. |
| إشعار دائن لإرجاع بضاعة | أدخِل الكميات المرتجَعة سطرًا بسطر في الجدول؛ يُحتسَب مبلغ إشعار الدائن تلقائيًا من أسعار الفاتورة الأصلية. |
التوقيع الإلكتروني
ميزة اختيارية
التوقيع الإلكتروني متاح فقط للمؤسسات التي فعَّلت هذا الخيار. تظهر على كلّ سطر أيقونة توقيع (يعكس لونها حالة التوقيع)؛ بمجرّد توقيع الفاتورة، تتيح الأيقونة تنزيل ملفّ XML الموقَّع. حسب نوع التوقيع، يتمّ التوقيع سطرًا بسطر (برمز OTP) أو دفعةً واحدة عبر زرّ توقيع الفاتورة (الفواتير) في شريط الإجراءات.
توقيع لكلّ سطر (OTP)
بالنسبة إلى نوع التوقيع الفردي، تُوقَّع الفاتورة سطرًا بسطر: يُطلَب رمز OTP للمصادقة على توقيع كلّ فاتورة.
توقيع مجمَّع (معرّف الشركة)
بالنسبة إلى نوع التوقيع بمعرّف الشركة (شهادة المؤسسة)، يتيح زرّ توقيع الفاتورة (الفواتير) في شريط الإجراءات توقيع مجموعة من الفواتير في عملية واحدة.
الأثر على القائمة الافتراضية
بالنسبة إلى المؤسسات التي تستعمل التوقيع الإلكتروني، تبقى الفواتير غير الموقَّعة بعد ظاهرة في القائمة الافتراضية حتى لو كان متبقّيها للاستخلاص صفرًا. يُعَدّ التوقيع خطوة إلزامية قبل الإغلاق.
🧾 الرقمنة — الفاتورة الإلكترونية
بعد إصدارها، يمكن رقمنة فاتورة البيع وتوقيعها إلكترونيًا بالصيغة الموحَّدة (TEIF / TunTrust)، ثمّ إيداعها على المنصّة الوطنية El Fatoora. للتفاصيل الكاملة لهذه العملية، راجع دليل الفوترة الإلكترونية.
حالات الفاتورة ودورة الحياة
يميِّز Swifto بين مفهومين: حالة المستند (الشارة المعروضة في القائمة) والحالة المالية للاستخلاص (تُستعمَل كترشيح في البحث). تتطوّر الفاتورة من إنشائها حتى تسويتها بالكامل.
الحالة المالية (خيارات البحث)
| الحالة | الوصف | ظاهرة افتراضيًا |
|---|---|---|
| غير مستخلَصة | لا دفعة، المتبقي = الإجمالي شامل الأداء | ✔ نعم |
| مستخلَصة جزئيًا | دفعة جزئية واحدة أو أكثر (المتبقي > 0) | ✔ نعم |
| مستخلَصة بالكامل | مسدَّدة بالكامل، المتبقي = 0 | ✘ مخفيّة (عبر البحث) |
| ملغاة | فاتورة ملغاة، محفوظة للأرشيف | ✘ مخفيّة (عبر البحث) |
حالة المستند (شارة القائمة)
| الشارة | الوصف | الإجراءات الرئيسية |
|---|---|---|
| مسودة | فاتورة محفوظة، غير نهائية | تعديل، حذف، نسخ |
| أصلي | فاتورة نهائية، الطباعة الأولى | استخلاص، إشعار دائن، PDF، إرسال |
| نسخة | فاتورة سبقت طباعتها (إعادة طباعة) | استخلاص، إشعار دائن، PDF، إرسال |
| ملغاة | فاتورة ملغاة | اطّلاع، تنزيل مستند الإلغاء |
قواعد مهنية مهمّة
القيود الوظيفية والأتمتة الواجب إتقانها للاستخدام الصحيح للوحدة.
وصل تسليم تلقائي
أيّ فاتورة مصدرها ليس وصل تسليم تولِّد تلقائيًا وصل تسليم بحالة مُغلَق في الخلفية. يتتبّع وصل التسليم هذا خروج المخزون المرتبط بالفوترة.
وصل التسليم المصدر مُغلَق — الاستخلاص غير ممكن
عندما يكون المصدر وصل تسليم، ينتقل إلى حالة مُغلَق ولا يمكن استخلاصه منفردًا بعد الآن. يجب أن يمرّ أيّ دفع عبر الفاتورة المطابقة.
التعديل مقفَل بعد الدفع
لا يُسمح بالتعديل إلا إذا لم تُسجَّل أيّ دفعة (المتبقي = المبلغ الإجمالي شامل الأداء). ابتداءً من أوّل دفعة، جزئية أو كاملة، تُقفَل الفاتورة نهائيًا أمام التعديل.
الاستقطاع من الضريبة يُخصَم عند الإنشاء
يُخصَم الاستقطاع من الضريبة فورًا من المتبقي للدفع عند إنشاء الفاتورة. يخفِّض المبلغ المتبقي الأولي قبل أيّ دفعة.
العملة الافتراضية = بطاقة العميل
العملة المقترَحة هي تلك المُعدَّة على بطاقة العميل. يمكن تغييرها يدويًا قبل حفظ الفاتورة.
الإعفاء من الأداء — تطبيق تلقائي
إذا كانت بطاقة العميل معلَّمة معفاة من الأداء، ستكون كلّ سطور الأصناف تلقائيًا بأداء = 0%، بصرف النظر عن الأداء المُعَدّ على كلّ صنف.
سقف فوترة عرض السعر / طلبية الشراء
لا يمكن أن يتجاوز مجموع كلّ الفواتير المولَّدة من عرض سعر أو طلبية شراء المبلغ الإجمالي للمستند المصدر. لا يمكن تخفيض الكميات إلا.
سطور وصل التسليم للقراءة فقط
بالنسبة إلى فاتورة مصدرها وصل تسليم، تُستورَد سطور الأصناف في وضع القراءة فقط: لا يمكن تعديل الكمية أو السعر، ولا إضافة صنف، من استمارة الفاتورة.
سيناريوهات الاستخدام
حالات عملية تغطّي أكثر سير العمل شيوعًا التي يواجهها مستخدمو وحدة الفواتير.
السيناريو 1 — فوترة مباشرة على بيع بالمحلّ
بيع مباشراضغط جديد
اختر العميل واختر مصدر بيع مباشر
تحقّق من التاريخ والعملة (مملوءان تلقائيًا)
اضغط جديد (لوحة سطور الفاتورة) لكلّ سطر
تحقّق من معاينة PDF ثمّ اضغط حفظ
من القائمة، اضغط الاستخلاص لتسجيل الدفعة
السيناريو 2 — فوترة جزئية على عرض سعر
عرض سعرأنشئ فاتورة جديدة، اختر مصدر عرض سعر
اختر عرض السعر المصدر من القائمة المقترَحة
تُستورَد السطور تلقائيًا مع الكميات المتبقية
خفِّض الكميات لفوترة جزئية (مثلاً 5 من أصل 10 وحدات)
احفظ الفاتورة (الفاتورة الجزئية الأولى أُنشئت)
كرِّر لتوليد فاتورة ثانية على متبقّي عرض السعر
السيناريو 3 — الفوترة انطلاقًا من وصل تسليم
وصل تسليمأنشئ فاتورة جديدة، اختر مصدر وصل تسليم
اختر وصل تسليم واحدًا أو أكثر لفوترته
تُستورَد السطور في وضع القراءة فقط — تحقّق من المبالغ
احفظ: تنتقل وصولات التسليم المحدَّدة تلقائيًا إلى حالة مُغلَق
استخلص الفاتورة من القائمة (زرّ الاستخلاص)
السيناريو 4 — إرجاع من العميل وإصدار إشعار دائن
إشعار دائنحدِّد موقع الفاتورة المعنية (القائمة أو البحث)
اضغط إشعار الدائن في سطر الفاتورة
اختر النوع: إشعار دائن لإرجاع بضاعة وسببًا
أدخِل الكميات المرتجَعة لكلّ سطر صنف
اضغط تأكيد — تُنشأ فاتورة إشعار دائن ومرتبطة بالفاتورة الأصلية
السيناريو 5 — عرض الفواتير المستخلَصة لعميل
بحث متقدّماضغط بحث من قائمة الفواتير
حدِّد الفترة: مثلاً 01/01/2024 ← 31/12/2024
اختر العميل وحالة مستخلَصة بالكامل
اضغط بحث — تُعرَض كلّ الفواتير المطابقة
استخدم زرّ Excel لتصدير النتيجة
الأسئلة الشائعة ونصائح
الأسئلة الشائعة
لماذا لا يمكنني تعديل فاتورة؟
يُمنَع التعديل إذا سُجِّلت دفعة واحدة على الأقلّ على الفاتورة. يقفل النظام الفاتورة ابتداءً من أوّل دفعة لضمان اتّساق المحاسبة. إذا لزم تصحيح، استخدم إشعار دائن لإلغاء المبلغ أو تعديله.
لماذا الأداء 0% في كلّ سطوري؟
تحقّق من بطاقة العميل المختارة. إذا كان مربّع معفى من الأداء محدَّدًا، ستكون كلّ سطور الأصناف تلقائيًا بأداء = 0%، بصرف النظر عن النسبة المُعدَّة على الأصناف. عدِّل بطاقة العميل إذا لم يكن هذا الإعفاء ليُطبَّق.
كيف أجد فاتورة مستخلَصة بالكامل؟
تبقى الفواتير المستخلَصة بالكامل مخفيّة من القائمة افتراضيًا. استخدم زرّ البحث، وحدِّد الفترة واختر حالة مستخلَصة بالكامل. ستعرض القائمة عندئذ كلّ الفواتير المطابقة.
هل يمكنني إضافة أصناف إلى فاتورة من وصل تسليم؟
لا. بالنسبة إلى الفواتير ذات مصدر وصل تسليم، تُستورَد السطور في وضع القراءة فقط. لا يمكن إضافة أصناف جديدة أو تعديل الكميات. لفوترة أصناف إضافية، أنشئ فاتورة بيع مباشر منفصلة.
هل يشمل تصدير Excel كلّ الفواتير أم المعروضة فقط؟
يحتوي التصدير فقط على الفواتير المعروضة حاليًا في القائمة. لتصدير نطاق أوسع (مثل كلّ فواتير السنة بما فيها المستخلَصة)، أجرِ أوّلًا بحثًا متقدّمًا بالترشيحات المرغوبة، ثمّ ابدأ التصدير.
💡 نصائح للمستخدمين المتقدّمين
الإنتاجية — نماذج عبر النسخ
احتفظ بفاتورة «نموذج» بحالة مسودة لكلّ نوع خدمة. انسخها لكلّ حاجة جديدة وعدِّل العميل والكميات والتاريخ.
متابعة الفواتير غير المسدَّدة
لا تعرض القائمة الافتراضية سوى الفواتير ذات متبقٍّ > 0. هذه هي لوحتك الطبيعية للفواتير غير المسدَّدة. صدِّرها بانتظام إلى Excel لمشاركتها مع فريق المحاسبة.
معاينة منهجية
استخدم دائمًا معاينة PDF قبل حفظ فاتورة. بمجرّد إجراء دفعة، يصبح التعديل مستحيلاً — التصحيح عبر إشعار دائن أكثر تعقيدًا.
التتبّع — إشعار دائن بدل الإلغاء
فضِّل دائمًا توليد إشعار دائن على الحذف لتصحيحات الفواتير المستخلَصة جزئيًا. يحافظ ذلك على التتبّع واتّساق التاريخ المحاسبي.
Swifto ERP · وحدة المبيعات · دليل الاستخدام v1.0
إدارة الفواتير — توثيق داخلي