Manuel Gestion des Factures
Guide complet d'utilisation de la fonctionnalité Gestion des Factures dans le module Ventes de Swifto ERP. Ce document couvre la création, la modification, l'encaissement, la génération d'avoirs et le cycle de vie complet d'une facture client.
Présentation du module
La section Gestion des Factures est le cœur de la facturation client dans Swifto ERP. Elle permet aux équipes commerciales et comptables de créer des factures depuis différentes origines, de suivre leur encaissement et de gérer tout le cycle de vie documentaire jusqu'à la clôture.
Objectif métier
- Créer des factures depuis 4 types d'origines
- Suivre les encaissements totaux et partiels
- Générer des avoirs pour corriger les factures
- Exporter en PDF et Excel pour la comptabilité
- Envoyer les factures par email directement au client
- Signer électroniquement les factures (option)
Public cible
- Commerciaux — Créent les factures clients
- Comptables — Enregistrent les encaissements
- Responsables ventes — Suivent les impayés
- Administrateurs ERP — Configurent les paramètres
Périmètre fonctionnel
Ce manuel couvre exclusivement la Gestion des Factures. Les devis, bons de commande et bons de livraison sont documentés dans leurs manuels dédiés. Ce document est conçu comme la suite directe du manuel Devis & Factures Proforma.
Accès et navigation
Pour accéder à la section Factures, suivez les étapes ci-dessous depuis la page principale de Swifto ERP.
Authentification
Connectez-vous avec vos identifiants. Vous êtes redirigé vers la page principale affichant tous les modules actifs de la société en cours.
Accéder au module Ventes
Sur la page principale, cliquez sur la carte Ventes ou utilisez le menu latéral gauche pour déployer la section Ventes.
Cliquer sur « Factures »
Dans le sous-menu du module Ventes (menu latéral gauche), cliquez sur le lien Factures. La liste des factures actives s'affiche avec les filtres par défaut.
Filtrage par défaut
La liste n'affiche que les factures avec un reste à encaisser > 0, les factures en Brouillon, et pour les sociétés avec signature électronique, les factures non encore signées. Les factures totalement encaissées et annulées sont masquées. Utilisez la Recherche avancée pour les consulter.
Liste des factures
L'écran principal affiche le tableau des factures actives. Chaque ligne représente une facture avec ses informations clés et ses boutons d'action rapide.
| Numéro | Date | Écheance | Client | Origine | Σ TTC | Reste | Actions | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SY000323 | 12/05/2024 | +12 j | Sté Alpha SARL | Vente direct | 3 200,000 TND | 3 200,000 TND | Original | ||
| SY000324 | 14/05/2024 | −3 j | Beta Corp | Devis: DV0152 | 1 500,000 TND | 750,000 TND | Original | ||
| SY000325 | 20/05/2024 | — | Gamma & Cie | Bons des livraisons | 800,000 TND | 800,000 TND | Brouillon |
Chaque ligne dispose d'un chevron d'expansion qui déplie le détail des articles (article, quantité, prix unitaire, remise %, TVA, Σ HTC, Σ TTC).
Colonnes du tableau
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Numéro | Numéro de la facture (filtrable, triable). |
| Date | Date de création (format jj/mm/aaaa). |
| Écheance | Badge coloré du nombre de jours avant/après échéance : vert (à venir), orange (proche), rouge (dépassée), gris (informatif). |
| Client | Code et/ou libellé du client selon le paramétrage de l'entreprise. |
| Origine | Source de la facture : Vente direct, Devis: …, BC: … ou Bons des livraisons. |
| Σ TTC | Montant total TTC, précédé du symbole de la devise. |
| Reste | Reste à encaisser, affiché en rouge tant qu'il est différent de zéro. |
| Statut (badge) | Badge de nature du document : Annulé(e), Duplicata, Original ou Brouillon. |
Badges de statut du document
| Badge | Signification |
|---|---|
| Original | Facture finalisée et imprimée pour la première fois (document original). |
| Duplicata | Facture déjà imprimée auparavant : toute réimpression est marquée Duplicata (traçabilité d'impression). |
| Brouillon | Facture enregistrée en brouillon, non encore finalisée. |
| Annulé(e) | Facture annulée. Conservée pour l'historique, non encaissable. |
Pas de colonne « État » dédiée
L'état financier de la facture (non encaissé / partiellement / totalement encaissé) n'est pas affiché dans une colonne distincte : il se déduit de la colonne Reste (rouge si > 0). Les états financiers servent en revanche de filtres dans la Recherche (Section 4).
Barre d'actions globales
La barre d'outils, située dans l'en-tête du panneau Factures, regroupe les actions globales. Les boutons sont alignés à droite ; seuls Nouveau et Recherche affichent un libellé, les autres sont des boutons-icônes (l'intitulé apparaît au survol). La présence de chaque bouton dépend des privilèges du profil et du paramétrage de l'entreprise.
Langue du PDF
Liste déroulanteSélecteur PDF Français / PDF Anglais. Détermine la langue des documents PDF générés depuis cette page.
Impression du ticket de caisse
Icône seuleGénère et imprime le ticket de caisse correspondant aux factures concernées.
Génère un PDF consolidant les factures actuellement affichées dans la liste (selon le filtre en cours).
Excel
Icône seuleExporte les factures affichées au format Excel (.xlsx) pour le suivi et l'analyse.
Dupliquer
Icône · Sélection requiseCrée une copie de la facture sélectionnée. Affiché uniquement si l'entreprise est en gestion de stock simple (non avancée) et selon le privilège de création.
Signer facture(s)
Si signature ID EntrepriseLance la signature électronique d'un ensemble de factures. Affiché uniquement pour les sociétés en signature de type ID Entreprise. Voir la Section 13.
Nouveau
Action principale · avec libelléOuvre le formulaire de création d'une nouvelle facture. Voir la Section 6.
Supprimer
Icône · ConfirmationOuvre une boîte de confirmation puis supprime la facture sélectionnée. Affiché selon le privilège de suppression et pour le profil par défaut.
Recherche
Avec libellé · Popup de filtresOuvre la fenêtre de recherche permettant de filtrer les factures et d'afficher tous les états, y compris Annulé et Totalement encaissé.
Actions par ligne de facture
Chaque ligne du tableau dispose de boutons d'action rapide permettant d'agir directement sur la facture concernée, sans quitter la liste. Ils apparaissent dans cet ordre : Avoir, Envoyer, Affectation (origine Bon de commande), PDF, Encaissement, Signature (si option) et Détail.
Avoir
Popup requisOuvre une fenêtre popup pour sélectionner le type d'avoir (commercial ou retour marchandise), le motif et le montant. Voir la Section 12.
Envoyer
Envoi par emailOuvre une fenêtre pour envoyer la facture par email : destinataires, sujet et message. Le PDF de la facture est joint automatiquement.
Affectation Bon de commande
Origine BC uniquementPermet de revoir / réaffecter le bon de commande source de la facture. Affiché selon le privilège de modification.
Génère et télécharge immédiatement le PDF individuel de la facture. Inclut toutes les informations client, lignes articles, taxes, conditions et notes supplémentaires.
Encaissement
Popup requisOuvre la fenêtre d'encaissement pour saisir un règlement total ou partiel : date, compte entreprise, type d'encaissement et montant. Voir la Section 11.
Signature électronique
Option activableAffiché uniquement pour les sociétés ayant activé la signature électronique. L'icône change de couleur selon l'état de signature ; une facture déjà signée permet de télécharger le fichier XML signé. Voir la Section 13.
Détail
LectureOuvre la page complète de la facture : articles, quantités, remises, prix unitaires, totaux, taxes, conditions et notes. C'est le point d'entrée pour modifier une facture (si aucun encaissement n'a été enregistré).
Créer une nouvelle facture
Cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d'actions pour ouvrir le formulaire de création. L'en-tête du formulaire (panneau « Facture ») contient deux boutons-icônes : Enregistrer (icône disquette) et Annuler (icône retour). Un bouton flottant Aperçu PDF reste accessible dans la page.
| Article | Qte | P.U. HT | Remise | TVA | Σ TTC | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ordinateur HP ProBook 450 | 2,000 | 1 200,000 | 5,00% | 19,00% | 2 719,200 |
Description des champs du formulaire
| Champ | Obligatoire | Valeur par défaut | Description |
|---|---|---|---|
| Brouillant | Optionnel | Non | Bascule Oui/Non. À Oui, la facture est enregistrée en brouillon (non finalisée). |
| Date | Optionnel | Date du jour | Date d'émission de la facture. Modifiable avant enregistrement. |
| Domaine | Si multi-domaine | — | Affiché uniquement si l'entreprise gère plusieurs domaines. Conditionne les listes (clients, articles, taxes…). |
| Origine | Requis | --- (à choisir) | Devis, Bon de commande, Vente directe ou Bon de livraison. Détermine les règles d'ajout/modification des lignes. Voir Section 7. |
| Client / Revendeur | Requis | — | Auto-complétion par code ou libellé. Bouton « + » pour créer un client à la volée. Si le client est exonéré de TVA, un libellé rouge l'indique et la TVA des lignes passe à 0%. |
| Devise | Requis | Devise fiche client | Pré-remplie depuis la fiche client. Modifiable si nécessaire. |
| Stock | Si gestion stock | — | Visible si l'option gestion de stock est activée. Permet de choisir le dépôt source. |
Aperçu PDF disponible
Avant d'enregistrer, le bouton flottant Aperçu PDF ouvre une prévisualisation du document (mise en page, montants, informations client) sans créer la facture définitivement.
Origines de la facture
Le champ Origine détermine la source des lignes d'articles et les règles de modification autorisées. Quatre origines sont disponibles :
Vente directe
Facture créée sans document source. L'utilisateur ajoute manuellement les lignes d'articles. Aucune restriction sur les articles ni les quantités.
À partir d'un Devis
Les lignes du devis sont importées automatiquement. L'utilisateur peut réduire les quantités mais ne peut pas ajouter d'articles ni dépasser le montant total du devis.
À partir d'un Bon de Commande
Même fonctionnement que le devis. Les lignes du BC sont importées, les quantités peuvent être réduites mais aucun article ne peut être ajouté. Facturation partielle possible.
À partir de Bon(s) de Livraison
Les lignes des BL sélectionnés sont importées en lecture seule. Aucune modification ni ajout n'est possible. Les BL sélectionnés passent en état Clôturé.
Tableau comparatif des origines
| Règle | Vente directe | Devis / BC | Bon de Livraison |
|---|---|---|---|
| Ajout de nouveaux articles | ✔ Autorisé | ✘ Interdit | ✘ Interdit |
| Modification des quantités | ✔ Libre | Réduction seulement | ✘ Figé |
| Plafond de facturation | Aucun | Montant total du devis/BC | Somme des restes des BL |
| Factures partielles possibles | N/A | ✔ Oui | ✔ Via plusieurs BL |
| BL créé automatiquement | Auto (Clôturé) | Auto (Clôturé) | BL existants → Clôturés |
Lignes & articles
Pour les factures d'origine Vente directe, cliquez sur le bouton Nouveau du panneau « Lignes facture » pour ouvrir la fenêtre de saisie d'une ligne.
Fenêtre — Ajout d'une ligne
| Champ | Description |
|---|---|
| Article | Sélection dans le catalogue. La désignation, l'unité et le prix unitaire sont récupérés automatiquement depuis la fiche article. |
| Quantité | Pour les origines Devis/BC : ne peut pas dépasser la quantité restante disponible sur le document source. |
| Prix Unitaire HT | Pré-rempli depuis la fiche article. Modifiable selon les conditions commerciales négociées. |
| Remise (%) | Pourcentage de remise appliqué sur le prix unitaire de cette ligne. Champ optionnel. |
| TVA (%) | Automatiquement à 0% si le client est marqué exonéré de TVA, quel que soit le taux configuré sur l'article. |
| Total TTC | Calculé automatiquement : Qté × P.U. × (1 − Remise%) × (1 + TVA%) |
Exonération TVA — Règle automatique
Si la fiche client est marquée exonérée de TVA, le champ TVA de toutes les lignes est automatiquement fixé à 0%, même si un taux est configuré sur la fiche article. Vérifiez la fiche client avant de créer la facture.
Taxes, conditions & informations supplémentaires
En complément des lignes articles, le formulaire de facture propose trois sections optionnelles importantes.
Taxes supplémentaires
Ajoutez une ou plusieurs taxes spécifiques applicables à l'ensemble de la facture (ex : droit de timbre, taxe environnementale). Elles s'ajoutent au total TTC final, en dehors de la TVA ligne par ligne.
Conditions de vente
Saisissez ou sélectionnez les conditions commerciales applicables : délai de paiement, pénalités de retard, conditions particulières. Ces informations sont imprimées dans le document PDF transmis au client.
Informations supplémentaires (Note)
Le bouton Informations supplémentaires ouvre un champ texte libre. La note saisie est affichée dans le PDF de la facture et visible par le client.
Retenue à la source
Sélectionnez le taux applicable. Le montant correspondant est déduit automatiquement du reste à payer lors de la création de la facture.
Détail d'une facture
Le bouton Détail ouvre la page complète de la facture affichant toutes les informations et donnant accès au bouton Modifier sous conditions.
| Article | Qté | P.U. HT | Remise | TVA | Total HT | Total TTC |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ordinateur HP ProBook | 2 | 1 200,000 | 5% | 19% | 2 280,00 | 2 719,20 |
| Souris Logitech MX | 5 | 45,000 | 0% | 19% | 225,00 | 267,75 |
Règle de modification stricte
La modification d'une facture n'est autorisée que si aucun encaissement n'a été enregistré (reste = montant total TTC). Dès le premier règlement, même partiel, la facture est verrouillée et le bouton Modifier est désactivé.
Encaissement
L'encaissement enregistre le règlement d'une facture, total ou partiel. Cliquez sur Encaissement depuis la liste. La fenêtre s'organise en deux colonnes : à gauche les informations de la facture, à droite la saisie du règlement.
Fenêtre — Encaissement
Types d'encaissement
La liste des types d'encaissement est paramétrable par entreprise. Chaque type peut activer des champs spécifiques :
| Type | Champs spécifiques activés |
|---|---|
| Espèces | Montant uniquement. |
| Chèque | Numéro, date (ou antidaté), banque, ville. |
| Virement | Numéro, banque selon paramétrage. |
| Ticket restaurant | Ticket, montant ticket, déduction %, nombre. |
| Avoir | Sélection de l'avoir, n° facture d'avoir, montant de l'avoir. |
| Retenue à la source | Taux de retenue à la source. |
Impact sur l'état de la facture
Facture d'avoir
La facture d'avoir permet de corriger une facture existante : geste commercial ou retour marchandise. Cliquez sur le bouton Avoir sur la ligne de la facture concernée (désactivé si la facture est annulée ou en brouillon).
Fenêtre — Avoir
| Type d'avoir | Description |
|---|---|
| Avoir commercial | Saisissez directement un montant à créditer (plafonné au montant maximal). Utilisé pour les gestes commerciaux et corrections de prix. |
| Avoir retour marchandise | Saisissez les quantités retournées ligne par ligne dans le tableau ; le montant de l'avoir est calculé automatiquement à partir des prix de la facture d'origine. |
Signature électronique
Fonctionnalité optionnelle
La signature électronique n'est disponible que pour les sociétés ayant activé cette option. Sur chaque ligne, une icône de signature apparaît (sa couleur reflète l'état de signature) ; une fois la facture signée, l'icône permet de télécharger le fichier XML signé. Selon le type de signature, la signature se fait par ligne (avec code OTP) ou par lot via le bouton Signer facture(s) de la barre d'actions.
Signature par ligne (OTP)
Pour le type de signature individuel, la facture est signée ligne par ligne : un code OTP est demandé pour valider la signature de chaque facture.
Signature par lot (ID Entreprise)
Pour le type de signature ID Entreprise (certificat d'entreprise), le bouton Signer facture(s) de la barre d'actions permet de signer un ensemble de factures en une seule opération.
Impact sur la liste par défaut
Pour les sociétés utilisant la signature électronique, les factures non encore signées restent visibles dans la liste par défaut même si elles ont un reste à encaisser de zéro. La signature est considérée comme une étape obligatoire avant la clôture.
🧾 Dématérialisation — Facture électronique
Après son émission, une facture de vente peut être dématérialisée et signée électroniquement au format normalisé (TEIF / TunTrust), puis déposée sur la plateforme nationale El Fatoora. Pour le détail complet de ce processus, consultez le guide Facturation électronique.
États & cycle de vie d'une facture
Swifto distingue deux notions : le statut du document (badge affiché en liste) et l'état financier d'encaissement (utilisé comme filtre dans la Recherche). Une facture progresse de sa création vers son solde complet.
État financier (options de la Recherche)
| État | Description | Visible par défaut |
|---|---|---|
| Non encore encaissé(e) | Aucun règlement, reste = total TTC | ✔ Oui |
| Partiellement encaissé(e) | Un ou plusieurs règlements partiels (reste > 0) | ✔ Oui |
| Totalement encaissé(e) | Intégralement soldée, reste = 0 | ✘ Masqué (via Recherche) |
| Annulé(e) | Facture annulée, conservée pour l'historique | ✘ Masqué (via Recherche) |
Statut du document (badge en liste)
| Badge | Description | Actions principales |
|---|---|---|
| Brouillon | Facture enregistrée, non finalisée | Modifier, Supprimer, Dupliquer |
| Original | Facture finalisée, 1ʳᵉ impression | Encaissement, Avoir, PDF, Envoyer |
| Duplicata | Facture déjà imprimée (réimpression) | Encaissement, Avoir, PDF, Envoyer |
| Annulé(e) | Facture annulée | Consultation, téléchargement pièce d'annulation |
Règles métier importantes
Contraintes fonctionnelles et automatismes à maîtriser pour une utilisation correcte du module.
Bon de livraison automatique
Toute facture dont l'origine n'est pas un bon de livraison génère automatiquement un BL avec l'état Clôturé en arrière-plan. Ce BL retrace la sortie de stock associée à la facturation.
BL source clôturé — Encaissement impossible
Quand l'origine est un BL, celui-ci passe en état Clôturé et ne peut plus être encaissé séparément. Tout règlement doit être effectué via la facture correspondante.
Modification verrouillée après encaissement
La modification n'est autorisée que si aucun encaissement n'a été enregistré (reste = montant TTC total). Dès le premier règlement, partiel ou total, la facture est définitivement verrouillée en modification.
Retenue à la source déduite à la création
La retenue à la source est déduite immédiatement du reste à payer lors de la création. Elle réduit le montant initial du reste avant tout encaissement.
Devise par défaut = fiche client
La devise proposée est celle configurée sur la fiche client. Elle peut être modifiée manuellement avant l'enregistrement de la facture.
Exonération TVA — Application automatique
Si la fiche client est marquée exonérée de TVA, toutes les lignes articles auront automatiquement TVA = 0%, quelle que soit la TVA configurée sur chaque article.
Plafond de facturation Devis / BC
La somme de toutes les factures générées depuis un devis ou un bon de commande ne peut pas dépasser le montant total du document source. Les quantités ne peuvent qu'être réduites.
Lignes BL en lecture seule
Pour une facture d'origine BL, les lignes articles sont importées en lecture seule : aucune modification de quantité, de prix ni d'ajout d'article n'est possible depuis le formulaire de facture.
Scénarios d'utilisation
Cas pratiques couvrant les workflows les plus fréquents rencontrés par les utilisateurs du module Factures.
Scénario 1 — Facturation directe sur vente comptoir
Vente directeCliquer sur Nouveau
Sélectionner le client et choisir l'origine Vente directe
Vérifier la date et la devise (pré-remplies automatiquement)
Cliquer Nouveau (panneau Lignes facture) pour chaque ligne
Vérifier l'Aperçu PDF puis cliquer Enregistrer
Depuis la liste, cliquer Encaissement pour saisir le règlement
Scénario 2 — Facturation partielle sur devis
DevisCréer une nouvelle facture, sélectionner l'origine Devis
Sélectionner le devis source dans la liste proposée
Les lignes s'importent automatiquement avec les quantités restantes
Réduire les quantités pour une facturation partielle (ex : 5 sur 10 unités)
Enregistrer la facture (1ère facture partielle créée)
Répéter pour générer une 2ème facture sur le reliquat du devis
Scénario 3 — Facturation depuis un bon de livraison
Bon de livraisonCréer une nouvelle facture, sélectionner l'origine Bon de livraison
Sélectionner un ou plusieurs bons de livraison à facturer
Les lignes s'importent en lecture seule — vérifier les montants
Enregistrer : les BL sélectionnés passent automatiquement en état Clôturé
Encaisser la facture depuis la liste (bouton Encaissement)
Scénario 4 — Retour client et émission d'un avoir
AvoirLocaliser la facture concernée (liste ou Recherche)
Cliquer sur Avoir sur la ligne de la facture
Sélectionner le type : Avoir retour marchandise et un motif
Saisir les quantités retournées par ligne article
Cliquer Valider — une facture d'avoir est créée et liée à la facture d'origine
Scénario 5 — Consulter les factures encaissées d'un client
Recherche avancéeCliquer sur Recherche depuis la liste des factures
Définir la période : ex. 01/01/2024 → 31/12/2024
Sélectionner le client et l'état Totalement encaissé(e)
Cliquer Recherche — toutes les factures correspondantes s'affichent
Utiliser le bouton Excel pour exporter le résultat
FAQ & Conseils
Questions fréquentes
Pourquoi je ne peux pas modifier une facture ?
La modification est bloquée si au moins un encaissement a été enregistré sur la facture. Le système verrouille la facture dès le premier règlement pour garantir la cohérence comptable. Si une correction est nécessaire, utilisez une facture d'avoir pour annuler ou ajuster le montant.
Pourquoi la TVA est à 0% sur toutes mes lignes ?
Vérifiez la fiche client sélectionné. Si la case Exonéré de TVA est cochée, toutes les lignes articles auront automatiquement TVA = 0%, indépendamment du taux configuré sur les articles. Modifiez la fiche client si cette exonération ne doit pas s'appliquer.
Comment retrouver une facture totalement encaissée ?
Les factures totalement encaissées sont masquées de la liste par défaut. Utilisez le bouton Recherche, définissez la période et sélectionnez l'état Totalement encaissé(e). La liste affichera alors toutes les factures correspondantes.
Puis-je ajouter des articles sur une facture issue d'un bon de livraison ?
Non. Pour les factures d'origine Bon de livraison, les lignes sont importées en lecture seule. Il est impossible d'ajouter de nouveaux articles ou de modifier les quantités. Pour facturer des articles supplémentaires, créez une facture séparée en Vente directe.
L'export Excel exporte-t-il toutes les factures ou seulement celles affichées ?
L'export ne contient que les factures actuellement affichées dans la liste. Pour exporter un périmètre plus large (ex : toutes les factures de l'année incluant les encaissées), effectuez d'abord une Recherche avancée avec les filtres souhaités, puis lancez l'export.
💡 Conseils pour les utilisateurs avancés
Productivité — Templates via Duplication
Maintenez une facture « modèle » en état Brouillon pour chaque type de prestation. Dupliquez-la à chaque nouveau besoin et adaptez le client, les quantités et la date.
Suivi des impayés
La liste par défaut affiche uniquement les factures avec un reste > 0. C'est votre tableau de bord naturel des impayés. Exportez-le régulièrement en Excel pour le partager avec votre équipe comptable.
Prévisualisation systématique
Utilisez toujours la Prévisualisation PDF avant d'enregistrer une facture. Une fois un encaissement effectué, la modification est impossible — la correction via avoir est plus complexe.
Traçabilité — Avoir plutôt qu'annulation
Préférez toujours la génération d'un avoir à la suppression pour les corrections sur factures partiellement encaissées. Cela maintient la traçabilité et la cohérence de l'historique comptable.
Swifto ERP · Module Ventes · Manuel Utilisateur v1.0
Gestion des Factures — Documentation interne