دليل عروض الأسعار وأوامر الشراء
دليل استخدام شامل لخاصية عروض أسعار الشراء وأوامر الشراء في وحدة المشتريات بـSwifto ERP. تتناول هذه الوثيقة إنشاء عروض أسعار الموردين، وتعديلها، واعتمادها في أمر شراء، ورفضها، وإدارة المرفقات.
نظرة عامة على الوحدة
قسم عروض الأسعار وأوامر الشراء في وحدة المشتريات هو النقطة المركزية لتدبير طلبات العروض من الموردين في Swifto ERP. يتيح لفرق المشتريات إنشاء طلبات عروض أسعار وتقديمها للاعتماد وتحويلها آليًا إلى أوامر شراء رسمية جاهزة للإرسال إلى الموردين.
الهدف المهني
- جمع عروض أسعار الموردين ومقارنتها
- تحويل عرض السعر المعتمَد آليًا إلى أمر شراء
- تدبير العملات الأجنبية مع ضريبة قيمة مضافة مشروطة
- أرشفة وثائق الموردين (PDF، PNG، إلخ.)
- تتبّع دورة الحياة الكاملة لعرض سعر الشراء
- توليد تقارير PDF وExcel لمتابعة المشتريات
الجمهور المستهدف
- المشترون — ينشئون عروض أسعار الموردين ويقدّمونها
- مسؤولو المشتريات — يعتمدون أو يرفضون العروض
- مسؤولو المخزون — يتابعون الأوامر الجارية
- مسؤولو نظام ERP — يضبطون البادئات والإعدادات
نظرة عامة على المسار
النطاق الوظيفي
يقتصر هذا الدليل على تدبير عروض أسعار الشراء وأوامر شراء الموردين. استلام البضائع وفوترة الموردين والمدفوعات موثَّقة في أدلّتها الخاصة.
الوصول والتنقّل
للوصول إلى قسم عروض الأسعار وأوامر الشراء في وحدة المشتريات، اتّبعوا الخطوات أدناه انطلاقًا من الصفحة الرئيسية لـSwifto ERP.
تسجيل الدخول
سجِّلوا الدخول بمعرّفاتكم في Swifto ERP. تُوجَّهون إلى الصفحة الرئيسية التي تعرض كلّ الوحدات النشطة للمؤسسة الجارية.
الدخول إلى وحدة المشتريات
انقروا على بطاقة المشتريات في الصفحة الرئيسية أو استعملوا القائمة الجانبية لفتح وحدة المشتريات.
النقر على «عروض الأسعار»
في القائمة الفرعية لوحدة المشتريات، انقروا على رابط عروض الأسعار. تظهر قائمة العروض غير المغلقة بعد (المتبقّي للفوترة > 0)، مُرشَّحة على الحالتين قيد الانتظار وقيد المعالجة.
الترشيح الافتراضي — الحالات النشطة فقط
لا تعرض القائمة افتراضيًا سوى العروض في حالتَي قيد الانتظار وقيد المعالجة اللتين يفوق فيهما المتبقّي للفوترة الصفر. عروض مرفوضة ومغلقة مخفيّة — استعملوا البحث المتقدّم للاطّلاع عليها.
قائمة عروض أسعار الشراء
تعرض الشاشة الرئيسية جدول العروض النشطة. يمثّل كلّ سطر عرض سعر مورّد بمعلوماته الأساسية وأزرار إجراءاته السريعة.
| الرقم | التاريخ | المورّد | المشتري | Σ دون الضريبة | المتبقّي دون الضريبة | الحالة | الإجراء(ات) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DA-2024-0031 | 10/05/2024 | Fournisseur ABC | Mohamed B. | 8 500,00 TND | 8 500,00 TND | قيد الانتظار | ||
| DA-2024-0032 | 15/05/2024 | Import Tech SARL | Sonia K. | 12 400,00 EUR | 12 400,00 EUR | قيد المعالجة | ||
| DA-2024-0029 | 02/05/2024 | Delta Supply | Mohamed B. | 3 200,00 TND | 0,00 TND | مغلق |
* يتوسّع كلّ سطر (شيفرون) للكشف عن تفاصيل سطور عناصر العرض. أزرار الرفض / أمر الشراء تُعطَّل بصريًا حسب الحالة.
أعمدة الجدول
| العمود | الوصف |
|---|---|
| الرقم | رقم العرض المُدخَل عند الإنشاء (حقل إجباري). قابل للترشيح والفرز. |
| التاريخ | تاريخ العرض (تنسيق يي/شش/سسسس). افتراضيًا = تاريخ اليوم، قابل للتعديل عند الإدخال (بحدّ أقصى اليوم). |
| المورّد | الاسم الاجتماعي للمورّد المُختار عند الإنشاء. |
| المشتري | المستخدم (بائع / مشترٍ) صاحب العرض. |
| Σ دون الضريبة | المبلغ الإجمالي دون الضريبة للعرض، مسبوقًا برمز العملة. معروض محاذًى إلى اليمين. |
| المتبقّي دون الضريبة | المبلغ غير المطلوب بعد. يظهر بالأحمر ما دام > 0. إذا = 0 ← يُغلَق العرض آليًا. |
| الحالة | الحالة الجارية لدورة الحياة، معروضة كشارة ملوَّنة. انظر القسم 14. |
لوحة المؤشّرات وترشيح الأشهر
فوق الجدول، تُجمِّع أربع بطاقات حسب العملة: Σ الإجمالي دون الضريبة، Σ المغلق دون الضريبة، الملغى (المرفوضة) والمتبقّي دون الضريبة. يتيح شريط من اثني عشر زرّ شهر (جانفي ← ديسمبر) ترشيح القائمة بسرعة على شهر أو أكثر.
الحالات المعروضة افتراضيًا
لا تظهر افتراضيًا سوى حالتَي قيد الانتظار وقيد المعالجة. لمشاهدة الحالات معتمَد ومرفوض ومغلق، استعملوا زرّ البحث مع تحديد فترة واختيار "كلّ الحالات".
شريط الإجراءات العامة
يقترح شريط الأدوات، على يمين عنوان إدارة عروض الأسعار، 5 أزرار. من اليمين إلى اليسار: PDF (أيقونة فقط)، Excel (أيقونة فقط)، جديد (مع نصّ)، حذف (أيقونة فقط) وبحث (مع نصّ).
يولّد تقرير PDF لعروض الأسعار المعروضة حاليًا في القائمة. زرّ أيقونة فقط ()، دون نصّ.
Excel
أيقونة فقط · كلّ العروض المعروضةيُصدِّر العروض المعروضة بصيغة Excel. زرّ أيقونة فقط ()، دون نصّ. مفيد للتحليل المقارن للأسعار ومتابعة الميزانية.
جديد
نصّ «جديد» · الإجراء الرئيسييفتح نموذج إنشاء عرض سعر مورّد جديد. زرّ أخضر يعرض نصّ جديد. يظهر حسب صلاحية الإنشاء في الملف الشخصي. انظر القسم 6.
حذف
أيقونة فقط · تأكيد مطلوبيحذف العرض (العروض) المؤشَّر عليها. زرّ أحمر أيقونة فقط (). تُفتح نافذة تأكيد قبل الحذف الفعلي. يظهر حسب صلاحية الحذف في الملف الشخصي.
بحث
نصّ «بحث» · نافذة متعدّدة المعاييرزرّ أزرق يعرض نصّ بحث. يفتح نافذة ترشيح تتيح عرض كلّ الحالات، بما فيها مرفوض ومغلق — مخفيّتان افتراضيًا. المعايير الخمسة الفعلية للنافذة: العملة، الحالة، المورّد، تاريخ البداية، تاريخ النهاية.
إجراءات كلّ سطر عرض سعر
يتوفّر كلّ سطر في الجدول على 4 أزرار إجراء سريع، بهذا الترتيب: رفض، أمر شراء (اعتماد)، تنزيل / مرفق، ثمّ تفاصيل. عنصر خامس، شيفرون التوسيع، يفتح تفاصيل سطور العناصر مباشرة في القائمة.
رفض العرض
نافذة مطلوبةمعطَّل إذا كان مرفوضًا / مغلقًازرّ أحمر () في المرتبة الأولى. يفتح نافذة سبب الرفض لإدخال السبب. يُعطَّل الزرّ عندما يكون العرض مرفوضًا بالفعل (حالة 2) أو مغلقًا (حالة 3). يظهر حسب صلاحية التعديل. انظر القسم 13.
أمر الشراء (الاعتماد)
نافذة ← أمر شراء مولَّدنشط فقط إذا كانت الحالة قيد الانتظارزرّ أخضر ()، تلميح «أمر شراء». يفتح نافذة تأكيد، يعتمد العرض ويولّد آليًا أمر شراء. لا يكون الزرّ نشطًا إلّا إذا كان العرض قيد الانتظار (حالة 0) — معطَّل في كلّ الحالات الأخرى. انظر القسم 12.
التنزيل / المرفق
زرّ ثنائي السلوكحسب وجود مرفق أم لا، يغيّر هذا الزرّ أيقونته ووظيفته:
التنزيل (المرفق موجود)
إذا كان هناك ملف مرفَق، تكون الأيقونة سحابة تنزيل زرقاء: نقرة واحدة تنزِّل مباشرة وثيقة العرض.
المرفق (لا يوجد ملف)
إذا لم يكن هناك ملف مرفَق، تكون الأيقونة دبّوس ورق أصفر: نقرة واحدة تفتح نافذة الرفع لأرشفة الوثيقة المستلَمة من المورّد.
تفاصيل العرض
قراءة فقطنشط دائمًازرّ أزرق بأيقونة عدسة ()، تلميح «تفاصيل»، في المرتبة الأخيرة. يفتح الصفحة الكاملة للعرض: معلومات الترويسة، سطور العناصر، المجاميع، الضرائب والمرفق. إنّها نقطة الدخول إلى زرّ تعديل (وفق شروط الحالة). انظر القسم 10.
إنشاء عرض سعر شراء جديد
انقروا على زرّ جديد لفتح نموذج الإنشاء. عنوان الشاشة إدارة عروض الأسعار وتقترح زرَّين أعلى اليسار: حفظ () وإلغاء (). يتمّ الإدخال في 3 خطوات.
ملء الترويسة
تأكيد تاريخ العرض، إدخال الرقم (إجباري)، اختيار المورّد (موجود) أو إنشاء واحد جديد (جديد)، ثمّ اختيار العملة. انظر القسم 7.
إضافة سطور العناصر
عبر زرّ جديد في لوحة سطور العرض، اختيار أو إنشاء العناصر بالكمية وسعر الوحدة والتخفيض والضريبة (إن انطبقت). انظر القسم 8.
الضرائب والمرفق والحفظ
اختيار الضرائب الإضافية الشاملة عند الحاجة، إرفاق وثيقة المورّد عبر زرّ المرفق، ثمّ الحفظ. انظر القسم 9.
مبدّل «موجود / جديد»: في نمط جديد، يُفتح نموذج فرعي لإنشاء مورّد (الصياغة، النوع، الجنس، بطاقة التعريف / المعرّف الجبائي، البلد).
| العنصر | سعر الوحدة | نسبة التخفيض | الضريبة | الكمية | Σ دون الضريبة | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 (100m) | 85,000 | 5,00 | 0,00 % | 10,000 | 807,50 | |
| Switch 24 ports Cisco | 3 200,000 | 0,00 | 0,00 % | 2,000 | 6 400,00 | |
| Σ دون الضريبة | 7 207,50 | |||||
| Σ الضريبة | 0,00 | |||||
| Σ شامل الضريبة | 7 207,50 | |||||
لوحة «الضرائب»: تضيف ضرائب إضافية عبر نافذة اختيار (خانات اختيار).
لوحة «المرفق»: رفع وثيقة المورّد + معاينة صورة على اليسار.
إنشاء مورّد أثناء العمل
يتيح مبدّل جديد / موجود في حقل المورّد إنشاء مورّد جديد مباشرة من نموذج العرض. في نمط جديد، يظهر نموذج فرعي (الصياغة، نوع المورّد، الجنس — شخص مادي/معنوي ببطاقة التعريف أو المعرّف الجبائي، البلد). يُنشأ المورّد ويُختار عند حفظ العرض، دون التنقّل إلى قائمة الموردين.
المورّد والعملة
تحتوي ترويسة العرض على المعلومات البنيوية التي تحدّد قواعد حساب الضريبة وتتبّع المورّد.
اختيار المورّد
بمبدّل موجود، ابحثوا عن مورّد موجود بالإكمال التلقائي (≥ حرفين)؛ وبـجديد، أنشئوا واحدًا مباشرة دون مغادرة الصفحة.
العملة وقاعدة الضريبة
تُفعِّل العملة المختارة قاعدة مهنية مهمّة بشأن ضريبة سطور العناصر:
العملة ≠ عملة المؤسسة (مثلًا: EUR، USD)
في كلّ سطر، تصبح الضريبة قائمة منسدلة قابلة للاختيار (قائمة معدّلات الضريبة). يختار المستخدم المعدّل المطبَّق عند الاستيراد.
العملة = عملة المؤسسة (مثلًا: TND)
تُعرَض الضريبة في وضع القراءة فقط: تستعيد آليًا المعدّل المضبوط في بطاقة العنصر. لا يعدّلها المستخدم سطرًا بسطر.
| الحقل | إجباري | القيمة الافتراضية | الوصف |
|---|---|---|---|
| التاريخ | اختياري | تاريخ اليوم | تاريخ العرض. منتقي تقويم بحدّ أقصى تاريخ اليوم (بلا تاريخ مستقبلي). |
| الرقم | مطلوب | — | رقم العرض (حقل نصّ حرّ). إجباري عند الإنشاء. |
| المورّد | مطلوب | — | مبدّل «موجود» (إكمال تلقائي، ≥ حرفين) أو «جديد» (إنشاء سريع). اختيار المورّد يملأ عملته مسبقًا. |
| العملة | مطلوب | عملة المورّد | تحدّد عرض المبالغ (رقمان أو ثلاثة أرقام عشرية) وقابلية تطبيق الضريبة على السطور. |
حقلا «مرجع المورّد» و«مدّة التسليم» غير موجودين في هذه الشاشة: تقتصر ترويسة العرض على التاريخ والرقم والمورّد والعملة. تُعرَض المجاميع (Σ دون الضريبة، Σ الضريبة، Σ شامل الضريبة) في وضع القراءة فقط بالعمود الأيمن.
سطور العناصر
في لوحة سطور العرض، انقروا على جديد لفتح نافذة إدخال سطر (بعنوان «جديد»، عرض في عمودين).
نافذة «جديد» — إدخال سطر
| الحقل | إجباري | الوصف |
|---|---|---|
| العنصر | مطلوب | مبدّل «موجود» (إكمال تلقائي لعنصر شراء) أو «جديد» (إنشاء: الفئة، الصياغة، الضريبة، إدارة المخزون، عنصر بيع مرتبط). دون التنقّل خارج النافذة. |
| الضريبة (%) | مشروط | قائمة منسدلة قابلة للاختيار إذا كانت عملة العرض ≠ عملة المؤسسة؛ وإلّا تُعرَض في القراءة فقط (معدّل العنصر). |
| وحدة القياس | إذا كان قابلًا للتخزين | تظهر فقط إذا كان العنصر مُدارًا في المخزون. إجبارية في هذه الحالة. |
| سعر الوحدة | مطلوب | السعر الصافي المتفاوَض عليه، بحدّ أدنى 0,001. مُعبَّر عنه بعملة العرض. |
| التخفيض (%) | مطلوب | نسبة التخفيض، محدودة بين 0 و100. تُعيد حساب «سعر الوحدة بعد التخفيض». |
| سعر الوحدة بعد التخفيض | محسوب | سعر الوحدة الصافي بعد التخفيض، في وضع القراءة فقط. |
| الكمية | مطلوب | الكمية المطلوبة (3 أرقام عشرية). تُعيد حساب مجاميع Σ دون الضريبة / Σ الضريبة / Σ شامل الضريبة. |
حساب مجاميع السطر
Σ دون الضريبة = الكمية × سعر الوحدة × (1 − التخفيض%)
Σ الضريبة = Σ دون الضريبة × الضريبة% · Σ شامل الضريبة = Σ دون الضريبة + Σ الضريبة
تُعاد حساب المجاميع الثلاثة (Σ دون الضريبة، Σ الضريبة، Σ شامل الضريبة) لحظيًا مع كلّ تعديل للسعر أو التخفيض أو الضريبة أو الكمية.
إنشاء عنصر أثناء العمل
يتيح مبدّل جديد في حقل العنصر إنشاء عنصر جديد مباشرة داخل النافذة (الفئة، الصياغة، الضريبة، إدارة المخزون، عنصر بيع مرتبط) دون مغادرة نموذج العرض.
الضرائب الإضافية والمرفق
إضافة إلى سطور العناصر، عنصران اختياريان يكمّلان نموذج عرض سعر الشراء.
الضرائب الإضافية
تسرد لوحة الضرائب الضرائب المطبَّقة على العرض (الصياغة، القيمة، المبلغ). يفتح زرّ جديد نافذة اختيار بخانات تأشير. تأشير / إلغاء تأشير ضريبة يُعيد تطبيقها ويُحدِّث مجاميع العرض فورًا.
| الضريبة | القيمة | النوع | العملية | التطبيق | |
|---|---|---|---|---|---|
| Droit de douane | 10,00 | نسبة مئوية | إضافة | قبل الضريبة | |
| Frais de transport | 150,00 | قيمة ثابتة | إضافة | بعد الضريبة |
النوع: نسبة مئوية / قيمة ثابتة · العملية: إضافة / طرح · التطبيق: قبل الضريبة / بعد الضريبة.
مرفق المورّد
تتيح لوحة المرفق أرشفة الوثيقة المستلَمة من المورّد في Swifto ERP عبر منتقي ملفّ (بعنوان اختيار)، مع معاينة صورة على اليسار. الحجم الأقصى ~10 ميغابايت.
أرشفة وثائقية مدمجة
يُخزَّن المرفق مباشرة في ملفّ العرض داخل Swifto ERP. يمكن الوصول إليه من زرّ PDF / مرفق في قائمة العروض، ما يضمن وصولًا سريعًا إلى وثيقة المورّد الأصلية دون اللجوء إلى نظام ملفّات خارجي.
تفاصيل عرض سعر
يفتح زرّ تفاصيل الصفحة الكاملة للعرض. يضمّ شريط أدواتها ثلاثة أزرار: تنزيل (، معطَّل دون مرفق)، تعديل (، يظهر فقط إذا كانت الحالة قيد الانتظار) وإلغاء (، رجوع إلى القائمة).
| العنصر | سعر الوحدة | نسبة التخفيض | سعر الوحدة بعد التخفيض | الضريبة | الكمية | الكمية المتبقّية | Σ دون الضريبة | Σ الضريبة | Σ شامل الضريبة |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 | 85,000 | 5,00 | 80,750 | 0,00 % | 10,000 | 10,000 | 807,50 | 0,00 | 807,50 |
| Switch 24 ports Cisco | 3 200,000 | 0,00 | 3 200,000 | 0,00 % | 2,000 | 2,000 | 6 400,00 | 0,00 | 6 400,00 |
| Σ دون الضريبة | 7 207,50 | ||||||||
| Σ الضريبة | 0,00 | ||||||||
| Σ شامل الضريبة | 7 207,50 | ||||||||
شرط ظهور زرّ التعديل
لا يظهر زرّ تعديل إلّا إذا كان العرض في حالة قيد الانتظار (حالة 0) وكان الملف الشخصي يملك صلاحية التعديل. في أيّ حالة أخرى (قيد المعالجة، مرفوض، مغلق)، لا يظهر الزرّ. انظر القسم 11.
تعديل عرض سعر
يخضع تعديل عرض سعر لشرط صارم يضمن الاتّساق مع أمر الشراء الذي قد ينتج عنه.
شرط التعديل
حالة قيد الانتظار فقط
لا يُعرَض زرّ التعديل (من التفاصيل) إلّا إذا كان العرض في حالة قيد الانتظار (حالة 0) وكان الملف الشخصي يملك صلاحية التعديل. العروض قيد المعالجة أو مرفوضة أو مغلقة غير قابلة للتعديل.
| حالة العرض | هل زرّ التعديل ظاهر؟ | هل التعديل مسموح؟ |
|---|---|---|
| قيد الانتظار | ✔ نعم (إذا توفّرت الصلاحية) | ✔ مسموح |
| قيد المعالجة | ✘ مخفيّ | ✘ محظور |
| مرفوض | ✘ مخفيّ | ✘ محظور |
| مغلق | ✘ مخفيّ | ✘ محظور نهائيًا |
قفل نهائي بعد الاعتماد
بمجرّد اعتماد عرض سعر في أمر شراء (حالة مغلق)، يصبح تعديله وحذفه مستحيلَين نهائيًا. إذا استلزم الأمر تصحيحًا، أنشئوا عرض سعر جديدًا بالمعلومات المصحَّحة.
الاعتماد ← توليد أمر شراء
الاعتماد هو الإجراء المحوري في المسار: يُصادق على العرض ويولّد آليًا أمر شراء جاهزًا لإرساله إلى المورّد.
نافذة التأكيد
تحويل هذا العرض إلى أمر شراء.
من القائمة، يحمل الزرّ الأخضر تلميح «أمر شراء»؛ تكتفي النافذة بتأكيد التحويل، دون ملخّص تفصيلي.
ما يحدث عند الاعتماد
يتحوّل العرض إلى حالة مغلق
يهبط المتبقّي إلى 0: يختفي العرض من القائمة الافتراضية ويبقى قابلًا للاطّلاع عبر البحث المتقدّم (حالة «مغلق»).
يُولَّد أمر شراء آليًا
رقم وفق العدّاد والبادئة المضبوطَين (مثلًا: BC-2024-XXXX). تُنسخ السطور والأسعار والتخفيضات والضرائب من العرض.
يتوفّر ملفّ PDF لأمر الشراء فورًا
قابل للتنزيل من صفحة العرض المعتمَد أو من قائمة أوامر الشراء لإرساله إلى المورّد.
تعديل العرض وحذفه محظوران نهائيًا
العرض المعتمَد في وضع القراءة فقط. لا يمكن لأيّ إجراء تعديله.
عدّاد وبادئة أمر الشراء
يُولَّد رقم أمر الشراء آليًا وفق العدّاد والبادئة المضبوطَين في إعدادات وحدة المشتريات (مثلًا: BC-2024-0001). يضمن هذا الضبط ترقيمًا متّسقًا ومتسلسلًا لكلّ أوامر الشراء.
رفض عرض سعر
يتيح الرفض إغلاق عرض سعر غير مُختار دون حذفه، مع الحفاظ على قابلية التتبّع وسبب الرفض.
مسار الرفض
الرفض مقابل الحذف
| المعيار | الرفض | الحذف |
|---|---|---|
| الحفاظ على قابلية التتبّع | ✔ | ✘ |
| تسجيل السبب | ✔ | ✘ |
| قابل للاطّلاع لاحقًا | ✔ | ✘ |
| نهائي | جزئيًا | ✔ |
أفضل ممارسة — ارفضوا دائمًا بدل الحذف
فضِّلوا دائمًا الرفض على الحذف للعروض غير المُختارة. يحافظ ذلك على السجلّ التاريخي، ويتيح عمليات التدقيق، ويوفّر مؤشّرات قيادة (نسبة الرفض حسب المورّد، الأسباب المتكرّرة).
الحالات ودورة حياة عرض السعر
يمرّ عرض سعر الشراء بعدّة حالات من إنشائه إلى إغلاقه أو رفضه.
| الحالة | الوصف | التعديل | الحذف | ظاهر / افتراضيًا |
|---|---|---|---|---|
| قيد الانتظار | عرض تمّ إنشاؤه، في انتظار المعالجة (الحالة المخزَّنة في القاعدة = 0) | ✔ إذا توفّرت الصلاحية | ✔ مسموح | ✔ نعم |
| قيد المعالجة | قيد المعالجة / التفاوض (الحالة المخزَّنة في القاعدة = 1) | ✘ محظور | ✘ محظور | ✔ نعم |
| مرفوض | مرفوض مع تسجيل السبب (الحالة المخزَّنة في القاعدة = 2) | ✘ محظور | ✘ محظور | ✘ مخفيّ |
| مغلق | عرض معتمَد في أمر شراء، المتبقّي = 0 (الحالة المخزَّنة في القاعدة = 3) | ✘ نهائيًا | ✘ نهائيًا | ✘ مخفيّ |
أربع حالات فعلية، مرقَّمة من 0 إلى 3
لا يعرف العرض سوى 4 حالات: قيد الانتظار (0)، قيد المعالجة (1)، مرفوض (2) ومغلق (3). لا توجد حالة «معتمَد» منفصلة: «الاعتماد» هو إجراء (زرّ أخضر «أمر شراء») يولّد أمر الشراء وينقل العرض مباشرة إلى حالة مغلق.
قواعد مهنية مهمّة
قيود وظيفية أساسية يجب إتقانها للاستخدام الصحيح لوحدة عروض أسعار وأوامر شراء المشتريات.
التعديل محصور بعروض قيد الانتظار
لا يظهر زرّ التعديل (من التفاصيل) إلّا إذا كان العرض في حالة قيد الانتظار (حالة 0) وكان الملف الشخصي يملك صلاحية التعديل. كلّ الحالات الأخرى في وضع القراءة فقط.
الاعتماد = قفل نهائي
بمجرّد اعتماد عرض، يُحظر التعديل والحذف نهائيًا، دون استثناء. إذا استلزم الأمر تصحيحًا، أنشئوا عرض سعر جديدًا.
أمر شراء مولَّد آليًا عند الاعتماد
يولّد اعتماد عرض سعر آليًا أمر شراء مرقَّمًا وفق العدّاد والبادئة المضبوطَين في إعدادات المشتريات. يتوفّر ملفّ PDF فورًا.
الضريبة مشروطة حسب العملة
في نافذة السطر، تكون الضريبة قائمة منسدلة قابلة للاختيار فقط إذا اختلفت عملة العرض عن العملة الافتراضية للمؤسسة. بالعملة المحلية، تُعرَض الضريبة في القراءة فقط (معدّل مأخوذ من بطاقة العنصر).
إنشاء أثناء العمل — مورّد وعنصر
يمكن إنشاء مورّد جديد أو عنصر جديد مباشرة من نموذج العرض، دون التنقّل إلى القوائم المخصّصة. يُختار المورّد أو العنصر المُنشأ فورًا.
العرض الافتراضي — الحالات النشطة فقط
تعرض القائمة افتراضيًا فقط حالتَي قيد الانتظار وقيد المعالجة بمتبقّي > 0. حالتا مرفوض ومغلق مخفيّتان ولا يُوصَل إليهما إلّا عبر البحث المتقدّم.
الحذف ممنوع على العروض المعتمَدة
لا يُسمح بالحذف إلّا للعروض في حالة قيد الانتظار. لا يمكن حذف العروض قيد المعالجة أو المرفوضة أو المغلقة.
مرفق متعدّد الصيغ مؤرشَف في الملفّ
يُخزَّن مرفق المورّد (PDF، PNG، JPG، إلخ.) في ملفّ العرض داخل Swifto ERP. يمكن الوصول إليه من زرّ PDF/مرفق في القائمة دون نظام ملفّات خارجي.
سيناريوهات الاستخدام
حالات عملية تغطّي أكثر مسارات العمل تكرارًا في وحدة عروض أسعار وأوامر شراء المشتريات.
السيناريو 1 — إنشاء واعتماد عرض سعر مورّد محلّي
عملة محلية — TNDالنقر على جديد
إدخال الرقم، اختيار المورّد (مثلًا: Fournisseur ABC) وتأكيد عملة TND
إضافة سطور العناصر عبر جديد في لوحة سطور العرض — الضريبة في وضع القراءة فقط (عملة محلية)
إرفاق العرض المستلَم من المورّد عبر مرفق
الحفظ ← عرض DA-2024-XXXX أُنشئ في حالة قيد الانتظار
النقر على اعتماد ← BC-2024-XXXX يُولَّد آليًا، PDF متوفّر
السيناريو 2 — عرض سعر مورّد أجنبي باليورو مع الضريبة
عملة أجنبية — EURإنشاء عرض جديد، اختيار المورّد Import Tech SARL
اختيار عملة EUR ← يصبح حقل الضريبة نشطًا على كلّ سطر
إضافة العناصر بالضريبة المطبَّقة (مثلًا: 19%) والتخفيضات المتفاوَض عليها
إضافة الضرائب الإضافية (رسوم جمركية، مصاريف نقل)
إرفاق العرض المبدئي المستلَم بالبريد الإلكتروني (.pdf)
الحفظ ثمّ الاعتماد بعد التحقّق الداخلي ← أمر شراء باليورو مولَّد
السيناريو 3 — تعديل عرض سعر بعد ردّ المورّد
قيد الانتظاريُرسل المورّد عرض سعر مُنقَّحًا بسعر أفضل
تحديد موقع العرض DA-2024-0031 (حالة قيد الانتظار)
النقر على تفاصيل ثمّ تعديل
تحديث أسعار الوحدة والتخفيض على السطور المعنيّة
استبدال المرفق بعرض سعر المورّد الجديد
حفظ التعديلات ← عرض محدَّث، جاهز للاعتماد
السيناريو 4 — رفض عرض سعر مبالَغ فيه
رفض مُعلَّليرى مسؤول المشتريات أنّ العرض لا يتناسب مع الميزانية
النقر على رفض على سطر العرض
إدخال السبب: "Prix hors budget — demande de renégociation"
التأكيد ← ينتقل العرض إلى حالة مرفوض، يختفي من القائمة، السبب مؤرشَف
السيناريو 5 — إنشاء مورّد جديد أثناء العمل
مورّد سريعأثناء إنشاء عرض سعر، المورّد غير موجود بعد في القاعدة
تبديل منتقي حقل المورّد إلى جديد
ملء معلومات المورّد الجديد في النموذج السريع
الحفظ ← مورّد يُنشأ في القاعدة ويُختار آليًا في العرض الجاري
الأسئلة الشائعة ونصائح
الأسئلة المتكرّرة
لماذا زرّ التعديل معطَّل على عرضي؟
لا يظهر زرّ التعديل إلّا إذا كان العرض في حالة قيد الانتظار (حالة 0) وكان ملفّكم الشخصي يملك صلاحية التعديل. بمجرّد انتقاله إلى قيد المعالجة أو مرفوض أو مغلق (عرض معتمَد في أمر شراء)، يُحظر التعديل نهائيًا. للتصحيح، أنشئوا عرض سعر جديدًا.
حقل الضريبة لا يظهر على سطور عناصري — لماذا؟
يكون حقل الضريبة ظاهرًا وقابلًا للاختيار فقط إذا كانت عملة العرض مختلفة عن العملة الافتراضية المضبوطة لمؤسستكم (مثلًا: EUR، USD). بالنسبة للعروض بالعملة المحلية (مثلًا: TND)، تُعرَض الضريبة في وضع القراءة فقط وتستعيد آليًا المعدّل المضبوط في بطاقة العنصر.
كيف أجد عرض سعر مرفوضًا أو مغلقًا؟
العروض المرفوضة والمغلقة غير ظاهرة في القائمة الافتراضية. استعملوا زرّ البحث، حدِّدوا الفترة المطلوبة واختاروا حالة "كلّ الحالات" أو تحديدًا "مرفوض" / "مغلق". ستعرض القائمة عندئذٍ كلّ العروض المطابقة.
اعتمدتُ عرض سعر عن طريق الخطأ — كيف ألغي ذلك؟
الاعتماد نهائي في Swifto ERP. لا يمكن بعد ذلك تعديل عرض سعر معتمَد ولا حذفه. الحلّ هو الاتّصال بمسؤول نظام ERP لديكم لإلغاء تقني محتمل، أو إنشاء عرض سعر مصحَّح جديد وإلغاء أمر الشراء المولَّد من قائمة أوامر الشراء.
هل يُصدِّر تصدير Excel كلّ العروض أم المعروضة فقط؟
لا يحتوي التصدير إلّا على العروض المعروضة حاليًا في القائمة. لتصدير نطاق أوسع (كلّ الحالات، السنة كاملة)، أجروا أوّلًا بحثًا متقدّمًا بالمرشِّحات المطلوبة، ثمّ أطلقوا تصدير Excel.
كيف أضبط بادئة أوامر الشراء المولَّدة؟
بادئة وعدّاد أوامر الشراء قابلان للضبط في المشتريات ← الإعدادات ← الترقيم. لا يستطيع تعديل هذه الإعدادات سوى مسؤول نظام ERP. بمجرّد الضبط، سيستعمل كلّ أمر شراء مولَّد بالاعتماد هذا التنسيق آليًا (مثلًا: BC-2024-XXXX).
💡 نصائح للمستخدمين المتقدّمين
اجعلوا المرفقات نظامية
أرشفوا دومًا الوثيقة الأصلية للمورّد (PDF أو مسح ضوئي) عبر زرّ المرفق. يضمن ذلك قابلية التتبّع الوثائقي لعمليات التدقيق ويتجنّب البحث اليدوي في البريد الإلكتروني أو الملفّات الخارجية.
قارنوا قبل الاعتماد
صدِّروا بصيغة Excel عروض عدّة موردين لنفس العنصر (بحث متقدّم + مرشِّح عنصر). قارنوا الأسعار والتخفيضات والآجال قبل اعتماد أفضل عرض.
ارفضوا دومًا بدل الحذف
فضِّلوا الرفض على الحذف للعروض غير المُختارة. يتيح سبب الرفض المؤرشَف تحليل أسباب الرفض حسب المورّد وتحسين المفاوضات المستقبلية.
تحقّقوا قبل الاعتماد
الاعتماد نهائي. تحقّقوا دومًا من الأسعار والكمّيات والمرفق قبل التأكيد. استعملوا التفاصيل لمراجعة كاملة قبل أيّ نقر على اعتماد.
Swifto ERP · وحدة المشتريات · دليل الاستخدام v1.0
عروض الأسعار وأوامر الشراء — توثيق داخلي