Manuel Devis & Bons de Commande
Guide complet d'utilisation de la fonctionnalité Devis & Bons de Commande dans le module Achats de Swifto ERP. Ce document couvre la création de devis fournisseurs, leur modification, leur approbation en bon de commande, le rejet et la gestion des pièces jointes.
Présentation du module
La section Devis & Bons de Commande du module Achats est le point central de la gestion des appels d'offres fournisseurs dans Swifto ERP. Elle permet aux équipes achats de créer des demandes de devis, de les soumettre à approbation et de les convertir automatiquement en bons de commande officiels prêts à être envoyés aux fournisseurs.
Objectif métier
- Collecter et comparer les offres de prix fournisseurs
- Convertir automatiquement un devis approuvé en BC
- Gérer les devises étrangères avec TVA conditionnelle
- Archiver les documents fournisseurs (PDF, PNG, etc.)
- Tracer le cycle de vie complet d'un devis achat
- Générer des états PDF et Excel pour le suivi achats
Public cible
- Acheteurs — Créent et soumettent les devis fournisseurs
- Responsables achats — Approuvent ou rejettent les devis
- Gestionnaires stocks — Suivent les commandes en cours
- Administrateurs ERP — Configurent préfixes et paramètres
Vue d'ensemble du processus
Périmètre fonctionnel
Ce manuel couvre exclusivement la gestion des Devis Achats et Bons de Commande fournisseurs. La réception des marchandises, la facturation fournisseur et les paiements sont documentés dans leurs manuels dédiés.
Accès et navigation
Pour accéder à la section Devis & Bons de Commande du module Achats, suivez les étapes ci-dessous depuis la page principale de Swifto ERP.
Authentification
Connectez-vous avec vos identifiants Swifto ERP. Vous êtes redirigé vers la page principale affichant tous les modules actifs de la société en cours.
Accéder au module Achats
Cliquez sur la carte Achats sur la page principale ou utilisez le menu latéral gauche pour déployer le module Achats.
Cliquer sur « Devis »
Dans le sous-menu du module Achats, cliquez sur le lien Devis. La liste des devis non encore clôturés (reste à facturer > 0) s'affiche, filtrée sur les états En attente et En cours.
Filtrage par défaut — États actifs uniquement
La liste n'affiche par défaut que les devis dans les états En attente et En cours dont le reste à facturer est supérieur à zéro. Les devis Rejetés et Clôturés sont masqués — utilisez la Recherche avancée pour les consulter.
Liste des devis achats
L'écran principal affiche le tableau des devis actifs. Chaque ligne représente un devis fournisseur avec ses informations clés et ses boutons d'action rapide.
| Numéro | Date | Fournisseur | Acheteur | Σ HTC | Restant HT | État | Actions | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DA-2024-0031 | 10/05/2024 | Fournisseur ABC | Mohamed B. | 8 500,00 TND | 8 500,00 TND | En attente | ||
| DA-2024-0032 | 15/05/2024 | Import Tech SARL | Sonia K. | 12 400,00 EUR | 12 400,00 EUR | En cours | ||
| DA-2024-0029 | 02/05/2024 | Delta Supply | Mohamed B. | 3 200,00 TND | 0,00 TND | Clôturé |
* Chaque ligne se déplie (chevron) pour révéler le détail des lignes articles du devis. Les boutons Rejeter / Bon de commande se grisent selon l'état.
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Numéro | Numéro du devis saisi à la création (champ obligatoire). Filtrable et triable. |
| Date | Date du devis (format jj/mm/aaaa). Par défaut = date du jour, modifiable à la saisie (plafonnée à aujourd'hui). |
| Fournisseur | Raison sociale du fournisseur sélectionné lors de la création. |
| Acheteur | Utilisateur (vendeur / acheteur) à l'origine du devis. |
| Σ HTC | Montant total HT du devis, précédé du symbole de la devise. Affiché aligné à droite. |
| Restant HT | Montant non encore commandé. Affiché en rouge tant qu'il est > 0. Si = 0 → devis clôturé automatiquement. |
| État | État courant du cycle de vie, affiché sous forme de pastille colorée. Voir Section 14. |
Scoreboard & filtres par mois
Au-dessus du tableau, quatre tuiles totalisent par devise : Σ HTC Total, Σ HTC Clôturé, Annuler (rejetés) et Restant HT. Une barre de douze boutons mois (Janvier → Décembre) permet de filtrer rapidement la liste sur un ou plusieurs mois.
États visibles par défaut
Seuls les états En attente et En cours sont affichés par défaut. Pour voir les états Approuvé, Rejeté et Clôturé, utilisez le bouton Rechercher avec une période et en sélectionnant "Tous les états".
Barre d'actions globales
La barre d'outils, à droite du titre Gestion des devis, propose 5 boutons. De gauche à droite : PDF (icône seule), Excel (icône seule), Nouveau (avec libellé), Supprimer (icône seule) et Recherche (avec libellé).
Génère un état PDF des devis actuellement affichés dans la liste. Bouton à icône uniquement (), sans libellé.
Excel
Icône seule · Tous les devis affichésExporte les devis affichés au format Excel. Bouton à icône uniquement (), sans libellé. Pratique pour les analyses comparatives de prix et le suivi budgétaire.
Nouveau
Libellé « Nouveau » · Action principaleOuvre le formulaire de création d'un nouveau devis fournisseur. Bouton vert affichant le libellé Nouveau. Visible selon le privilège de création du profil. Voir la Section 6.
Supprimer
Icône seule · Confirmation requiseSupprime le(s) devis coché(s). Bouton rouge à icône uniquement (). Un popup de confirmation s'ouvre avant la suppression effective. Visible selon le privilège de suppression du profil.
Recherche
Libellé « Recherche » · Popup multi-critèresBouton bleu affichant le libellé Recherche. Ouvre un popup de filtres permettant d'afficher tous les états, y compris Rejeté et Clôturé — invisibles par défaut. Les cinq critères réels du popup : Devise, État, Fournisseur, Date début, Date fin.
Actions par ligne de devis
Chaque ligne du tableau dispose de 4 boutons d'action rapide, dans cet ordre : Rejeter, Bon de commande (approuver), Télécharger / Pièce jointe, puis Détail. Un cinquième élément, le chevron de dépliage, ouvre le détail des lignes articles directement dans la liste.
Rejeter le devis
Popup requisDésactivé si Rejeté / ClôturéBouton rouge () en première position. Ouvre un popup Motif du rejet pour saisir la raison. Le bouton est grisé lorsque le devis est déjà Rejeté (état 2) ou Clôturé (état 3). Visible selon le privilège de modification. Voir la Section 13.
Bon de commande (Approuver)
Popup → BC généréActif uniquement si En attenteBouton vert (), infobulle « Bon de commande ». Ouvre un popup de confirmation, valide le devis et génère automatiquement un bon de commande. Le bouton n'est actif que si le devis est En attente (état 0) — grisé dans tous les autres états. Voir la Section 12.
Télécharger / Pièce jointe
Bouton à double comportementSelon qu'une pièce jointe existe ou non, ce bouton change d'icône et de fonction :
Télécharger (pièce jointe présente)
Si un fichier est attaché, l'icône est un nuage de téléchargement bleu : un clic télécharge directement le document du devis.
Pièce jointe (aucun fichier)
Si aucun fichier n'est attaché, l'icône est un trombone jaune : un clic ouvre le popup d'upload pour archiver le document reçu du fournisseur.
Détail du devis
LectureToujours actifBouton bleu à icône loupe (), infobulle « Détail », en dernière position. Ouvre la page complète du devis : informations d'en-tête, lignes articles, totaux, taxes et pièce jointe. C'est le point d'entrée vers le bouton Modifier (sous conditions d'état). Voir la Section 10.
Créer un nouveau devis achat
Cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir le formulaire de création. L'écran est titré Gestion des devis et propose deux boutons en haut à droite : Enregistrer () et Annuler (). La saisie se fait en 3 étapes.
Renseigner l'en-tête
Confirmer la date du devis, saisir le numéro (obligatoire), sélectionner le fournisseur (Existe) ou en créer un nouveau (Nouveau), puis choisir la devise. Voir la Section 7.
Ajouter les lignes articles
Via le bouton Nouveau du panneau Lignes devis, sélectionner ou créer les articles avec quantité, prix unitaire, remise et TVA (si applicable). Voir la Section 8.
Taxes, pièce jointe & enregistrement
Sélectionner les taxes globales supplémentaires si nécessaire, attacher le document fournisseur via le bouton Pièce jointe, puis enregistrer. Voir la Section 9.
Bascule « Existe / Nouveau » : en mode Nouveau, un sous-formulaire de création de fournisseur s'ouvre (libellé, type, genre, CIN/matricule fiscale, pays).
| Article | Prix unitaire | Remise % | TVA | Qte | Σ HTC | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 (100m) | 85,000 | 5,00 | 0,00 % | 10,000 | 807,50 | |
| Switch 24 ports Cisco | 3 200,000 | 0,00 | 0,00 % | 2,000 | 6 400,00 | |
| Σ HT | 7 207,50 | |||||
| Σ TVA | 0,00 | |||||
| Σ TTC | 7 207,50 | |||||
Panneau « Taxes » : ajoute des taxes supplémentaires via une fenêtre de sélection (cases à cocher).
Panneau « Piece jointe » : upload du document fournisseur + aperçu image à droite.
Création de fournisseur à la volée
La bascule Nouveau / Existe du champ Fournisseur permet de créer un nouveau fournisseur directement depuis le formulaire de devis. En mode Nouveau, un sous-formulaire apparaît (Libellé, Type fournisseur, Genre — Personne physique/morale avec CIN ou Matricule fiscale, Pays). Le fournisseur est créé et sélectionné à l'enregistrement du devis, sans navigation vers le menu Fournisseurs.
Fournisseur & devise
L'en-tête du devis contient les informations structurantes qui déterminent les règles de calcul de TVA et la traçabilité fournisseur.
Sélection du fournisseur
Avec la bascule Existe, recherchez un fournisseur existant par autocomplétion (≥ 2 caractères) ; avec Nouveau, créez-en un directement sans quitter la page.
Devise & règle TVA
La devise choisie déclenche une règle métier importante sur la TVA des lignes articles :
Devise ≠ Devise entreprise (ex: EUR, USD)
Sur chaque ligne, la TVA devient un menu déroulant sélectionnable (liste des TVA). L'utilisateur choisit le taux applicable à l'import.
Devise = Devise entreprise (ex: TND)
La TVA est affichée en lecture seule : elle reprend automatiquement le taux configuré sur la fiche de l'article. L'utilisateur ne la modifie pas ligne par ligne.
| Champ | Obligatoire | Valeur par défaut | Description |
|---|---|---|---|
| Date | Optionnel | Date du jour | Date du devis. Sélecteur calendrier plafonné à la date d'aujourd'hui (pas de date future). |
| Numéro | Requis | — | Numéro du devis (champ texte libre). Obligatoire à la création. |
| Fournisseur | Requis | — | Bascule « Existe » (autocomplete, ≥ 2 caractères) ou « Nouveau » (création rapide). Sélectionner le fournisseur pré-remplit sa devise. |
| Devise | Requis | Devise du fournisseur | Détermine l'affichage des montants (2 ou 3 décimales) et l'applicabilité de la TVA sur les lignes. |
Les champs « Référence fournisseur » et « Délai de livraison » n'existent pas dans cet écran : l'en-tête du devis se limite à Date, Numéro, Fournisseur et Devise. Les totaux (Σ HT, Σ TVA, Σ TTC) sont affichés en lecture seule dans la colonne de droite.
Lignes articles
Dans le panneau Lignes devis, cliquez sur Nouveau pour ouvrir le popup de saisie d'une ligne (titre « Nouveau », présentation en deux colonnes).
Popup « Nouveau » — saisie d'une ligne
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Article | Requis | Bascule « Existe » (autocomplete article achat) ou « Nouveau » (création : catégorie, libellé, TVA, gestion de stock, article de vente lié). Aucune navigation hors du popup. |
| TVA (%) | Conditionnel | Menu déroulant sélectionnable si la devise du devis ≠ devise de l'entreprise ; sinon affiché en lecture seule (taux de l'article). |
| Type de mesure | Si stockable | Visible uniquement si l'article est géré en stock. Obligatoire dans ce cas. |
| Prix unitaire | Requis | Prix HT négocié, minimum 0,001. Exprimé dans la devise du devis. |
| Remise (%) | Requis | Pourcentage de remise, borné entre 0 et 100. Recalcule le « PU après remise ». |
| PU après remise | Calculé | Prix unitaire net après remise, en lecture seule. |
| Quantité | Requis | Quantité commandée (3 décimales). Recalcule les totaux Σ HT / Σ TVA / Σ TTC. |
Calcul des totaux de ligne
Σ HT = Qté × P.U. × (1 − Remise%)
Σ TVA = Σ HT × TVA% · Σ TTC = Σ HT + Σ TVA
Les trois totaux (Σ HT, Σ TVA, Σ TTC) sont recalculés en temps réel à chaque modification de prix, remise, TVA ou quantité.
Création article à la volée
La bascule Nouveau du champ Article permet de créer un nouvel article directement dans le popup (catégorie, libellé, TVA, gestion de stock, article de vente lié) sans quitter le formulaire de devis.
Taxes supplémentaires & pièce jointe
En complément des lignes articles, deux éléments optionnels complètent le formulaire du devis achat.
Taxes supplémentaires
Le panneau Taxes liste les taxes appliquées au devis (Libellé, Valeur, Montant). Le bouton Nouveau ouvre une fenêtre de sélection à cases à cocher. Cocher / décocher une taxe la ré-applique et met à jour les totaux du devis instantanément.
| Taxe | Valeur | Type | Opération | Application | |
|---|---|---|---|---|---|
| Droit de douane | 10,00 | Pourcentage | Addition | Avant TVA | |
| Frais de transport | 150,00 | Valeur fixe | Addition | Après TVA |
Type : Pourcentage / Valeur fixe · Opération : Addition / Soustraction · Application : Avant TVA / Après TVA.
Pièce jointe fournisseur
Le panneau Piece jointe permet d'archiver le document reçu du fournisseur dans Swifto ERP via un sélecteur de fichier (libellé Sélection), avec un aperçu image à droite. Taille maximale ~10 Mo.
Archivage documentaire intégré
La pièce jointe est stockée directement dans le dossier du devis dans Swifto ERP. Elle est accessible depuis le bouton PDF / PJ de la liste des devis, garantissant un accès rapide au document original fournisseur sans recourir à un système de fichiers externe.
Détail d'un devis
Le bouton Détail ouvre la page complète du devis. Sa barre d'outils comporte trois boutons : Télécharger (, désactivé si aucune pièce jointe), Modifier (, visible uniquement si état En attente) et Annuler (, retour à la liste).
| Article | Prix unitaire | Remise % | PU après remise | TVA | Qte | Qte restante | Σ HT | Σ TVA | Σ TTC |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Câble réseau Cat 6 | 85,000 | 5,00 | 80,750 | 0,00 % | 10,000 | 10,000 | 807,50 | 0,00 | 807,50 |
| Switch 24 ports Cisco | 3 200,000 | 0,00 | 3 200,000 | 0,00 % | 2,000 | 2,000 | 6 400,00 | 0,00 | 6 400,00 |
| Σ HT | 7 207,50 | ||||||||
| Σ TVA | 0,00 | ||||||||
| Σ TTC | 7 207,50 | ||||||||
Condition d'affichage du bouton Modifier
Le bouton Modifier n'est visible que si le devis est en état En attente (état 0) et que le profil dispose du privilège de modification. Dans tout autre état (En cours, Rejeté, Clôturé), le bouton n'apparaît pas. Voir la Section 11.
Modifier un devis
La modification d'un devis est soumise à une condition stricte qui garantit la cohérence avec le bon de commande susceptible d'en découler.
Condition de modification
État En attente uniquement
Le bouton Modifier (depuis le Détail) n'est rendu que si le devis est en état En attente (état 0) et que le profil possède le privilège de modification. Les devis En cours, Rejetés ou Clôturés ne sont pas modifiables.
| État du devis | Bouton Modifier visible ? | Modification autorisée ? |
|---|---|---|
| En attente | ✔ Oui (si privilège) | ✔ Autorisée |
| En cours | ✘ Masqué | ✘ Bloquée |
| Rejeté | ✘ Masqué | ✘ Bloquée |
| Clôturé | ✘ Masqué | ✘ Définitivement bloquée |
Verrouillage définitif après approbation
Dès qu'un devis est approuvé en bon de commande (état Clôturé), sa modification et sa suppression sont définitivement impossibles. Si une correction s'avère nécessaire, créer un nouveau devis avec les informations corrigées.
Approuver → Générer un bon de commande
L'approbation est l'action centrale du processus : elle valide le devis et génère automatiquement un bon de commande (BC) prêt à être transmis au fournisseur.
Popup de confirmation
Transformer ce devis en un bon de commande.
Depuis la liste, le bouton vert porte l'infobulle « Bon de commande » ; le popup confirme simplement la transformation, sans récapitulatif détaillé.
Ce qui se passe lors de l'approbation
Le devis passe à l'état Clôturé
Le restant tombe à 0 : le devis disparaît de la liste par défaut et reste consultable via la Recherche avancée (état « Clôturé(e) »).
Un bon de commande est généré automatiquement
Numéro selon le compteur et préfixe paramétré (ex : BC-2024-XXXX). Les lignes, prix, remises et taxes sont copiés depuis le devis.
Le PDF du bon de commande est disponible immédiatement
Téléchargeable depuis la page du devis approuvé ou depuis le menu Bons de commande pour envoi au fournisseur.
Modification et suppression du devis définitivement bloquées
Le devis approuvé est en lecture seule. Aucune action ne peut le modifier.
Compteur & préfixe du bon de commande
Le numéro du BC est généré automatiquement selon le compteur et préfixe configurés dans les paramètres du module Achats (ex : BC-2024-0001). Ce paramétrage garantit une numérotation cohérente et séquentielle de tous les bons de commande.
Rejeter un devis
Le rejet permet de clôturer un devis non retenu sans le supprimer, en conservant la traçabilité et le motif de refus.
Processus de rejet
Rejet vs Suppression
| Critère | Rejet | Suppression |
|---|---|---|
| Traçabilité conservée | ✔ | ✘ |
| Motif enregistré | ✔ | ✘ |
| Consultable après | ✔ | ✘ |
| Irréversible | Partiel | ✔ |
Bonne pratique — Toujours rejeter plutôt que supprimer
Préférez systématiquement le Rejet à la suppression pour les devis non retenus. Cela conserve l'historique, permet les audits et offre des indicateurs de pilotage (taux de rejet par fournisseur, motifs récurrents).
États & cycle de vie d'un devis
Un devis achat passe par plusieurs états depuis sa création jusqu'à sa clôture ou son rejet.
| État | Description | Modification | Suppression | Visible / défaut |
|---|---|---|---|---|
| En attente | Devis créé, en attente de traitement (état stocké en base = 0) | ✔ Si privilège | ✔ Autorisée | ✔ Oui |
| En cours | En cours de traitement / négociation (état stocké en base = 1) | ✘ Bloquée | ✘ Bloquée | ✔ Oui |
| Rejeté | Rejeté avec motif enregistré (état stocké en base = 2) | ✘ Bloquée | ✘ Bloquée | ✘ Masqué |
| Clôturé | Devis approuvé en bon de commande, restant = 0 (état stocké en base = 3) | ✘ Définitivement | ✘ Définitivement | ✘ Masqué |
Quatre états réels, codés 0 à 3
Le devis ne connaît que 4 états : En attente (0), En cours (1), Rejeté (2) et Clôturé (3). Il n'existe pas d'état « Approuvé » distinct : « Approuver » est une action (bouton vert « Bon de commande ») qui génère le bon de commande et fait passer le devis directement à l'état Clôturé.
Règles métier importantes
Contraintes fonctionnelles clés à maîtriser pour une utilisation correcte du module Devis & Bons de Commande Achats.
Modification réservée aux devis En attente
Le bouton Modifier (depuis le Détail) n'apparaît que si le devis est en état En attente (état 0) et que le profil possède le privilège de modification. Tous les autres états sont en lecture seule.
Approbation = verrouillage définitif
Dès qu'un devis est approuvé, modification et suppression sont définitivement bloquées, sans exception. Si une correction est nécessaire, créer un nouveau devis.
Bon de commande généré automatiquement à l'approbation
L'approbation d'un devis génère automatiquement un bon de commande numéroté selon le compteur et préfixe paramétré dans les paramétrages Achats. Le PDF est disponible immédiatement.
TVA conditionnelle selon la devise
Dans le popup de ligne, la TVA est un menu déroulant sélectionnable uniquement si la devise du devis diffère de la devise par défaut de l'entreprise. En devise locale, la TVA est affichée en lecture seule (taux issu de la fiche article).
Création à la volée — fournisseur et article
Un nouveau fournisseur ou un nouvel article peuvent être créés directement depuis le formulaire de devis, sans navigation vers les menus dédiés. Le fournisseur ou l'article créé est immédiatement sélectionné.
Affichage par défaut — états actifs uniquement
La liste affiche par défaut uniquement les états En attente et En cours avec restant > 0. Les états Rejeté et Clôturé sont masqués et accessibles uniquement via la Recherche avancée.
Suppression interdite sur devis approuvés
La suppression n'est autorisée que pour les devis en état En attente. Les devis En cours, Rejetés ou Clôturés ne peuvent pas être supprimés.
Pièce jointe multi-format archivée dans le dossier
La pièce jointe fournisseur (PDF, PNG, JPG, etc.) est stockée dans le dossier du devis dans Swifto ERP. Elle est accessible depuis le bouton PDF/PJ de la liste sans système de fichiers externe.
Scénarios d'utilisation
Cas pratiques couvrant les workflows les plus fréquents du module Devis & Bons de Commande Achats.
Scénario 1 — Créer et approuver un devis fournisseur local
Devise locale — TNDCliquer sur Nouveau
Saisir le numéro, sélectionner le fournisseur (ex : Fournisseur ABC) et confirmer la devise TND
Ajouter les lignes articles via le Nouveau du panneau Lignes devis — la TVA est en lecture seule (devise locale)
Attacher le devis reçu du fournisseur via Pièce jointe
Enregistrer → devis DA-2024-XXXX créé en état En attente
Cliquer Approuver → BC-2024-XXXX généré automatiquement, PDF disponible
Scénario 2 — Devis fournisseur étranger en EUR avec TVA
Devise étrangère — EURCréer un nouveau devis, sélectionner le fournisseur Import Tech SARL
Choisir la devise EUR → le champ TVA devient actif sur chaque ligne
Ajouter les articles avec TVA applicable (ex : 19%) et remises négociées
Ajouter les taxes supplémentaires (droits de douane, frais de port)
Attacher le pro-forma reçu par email (.pdf)
Enregistrer puis approuver après validation interne → BC en EUR généré
Scénario 3 — Modifier un devis après retour du fournisseur
En attenteLe fournisseur renvoie un devis révisé avec un meilleur prix
Localiser le devis DA-2024-0031 (état En attente)
Cliquer Détail puis Modifier
Mettre à jour les prix unitaires et la remise sur les lignes concernées
Remplacer la pièce jointe par le nouveau devis fournisseur
Enregistrer les modifications → devis mis à jour, prêt pour approbation
Scénario 4 — Rejeter un devis trop cher
Rejet motivéLe responsable achats juge le devis non conforme au budget
Cliquer sur Rejeter sur la ligne du devis
Saisir le motif : "Prix hors budget — demande de renégociation"
Confirmer → devis passe en état Rejeté, disparaît de la liste, motif archivé
Scénario 5 — Créer un nouveau fournisseur à la volée
Fournisseur rapideLors de la création d'un devis, le fournisseur n'est pas encore dans la base
Basculer le sélecteur du champ Fournisseur sur Nouveau
Renseigner les informations du nouveau fournisseur dans le formulaire rapide
Enregistrer → fournisseur créé dans la base et automatiquement sélectionné dans le devis en cours
FAQ & Conseils
Questions fréquentes
Pourquoi le bouton Modifier est-il grisé sur mon devis ?
Le bouton Modifier n'apparaît que si le devis est en état En attente (état 0) et que votre profil possède le privilège de modification. Dès qu'il passe En cours, Rejeté ou Clôturé (devis approuvé en bon de commande), la modification est définitivement bloquée. Pour corriger, créez un nouveau devis.
Le champ TVA n'apparaît pas sur mes lignes articles — pourquoi ?
Le champ TVA est visible et sélectionnable uniquement si la devise du devis est différente de la devise par défaut configurée pour votre société (ex : EUR, USD). Pour les devis en devise locale (ex : TND), la TVA est affichée en lecture seule et reprend automatiquement le taux configuré sur la fiche de l'article.
Comment retrouver un devis rejeté ou clôturé ?
Les devis Rejetés et Clôturés ne sont pas visibles dans la liste par défaut. Utilisez le bouton Rechercher, définissez la période souhaitée et sélectionnez l'état "Tous les états" ou spécifiquement "Rejeté" / "Clôturé". La liste affichera alors tous les devis correspondants.
J'ai approuvé un devis par erreur — comment annuler ?
L'approbation est irréversible dans Swifto ERP. Un devis approuvé ne peut plus être modifié ni supprimé. La solution est de contacter votre administrateur ERP pour une éventuelle annulation technique, ou de créer un nouveau devis corrigé et d'annuler le bon de commande généré depuis le menu Bons de commande.
L'export Excel exporte-t-il tous les devis ou seulement ceux affichés ?
L'export ne contient que les devis actuellement affichés dans la liste. Pour exporter un périmètre plus large (tous états, toute l'année), effectuez d'abord une Recherche avancée avec les filtres souhaités, puis lancez l'export Excel.
Comment configurer le préfixe des bons de commande générés ?
Le préfixe et le compteur des bons de commande sont configurables dans Achats → Paramétrages → Numérotation. Seul l'administrateur ERP peut modifier ces paramètres. Une fois configuré, tout BC généré par approbation utilisera automatiquement ce format (ex : BC-2024-XXXX).
💡 Conseils pour les utilisateurs avancés
Systématiser les pièces jointes
Archivez toujours le document original du fournisseur (PDF ou scan) via le bouton Pièce jointe. Cela garantit la traçabilité documentaire pour les audits et évite les recherches manuelles d'emails ou de fichiers externes.
Comparer avant d'approuver
Exportez en Excel les devis de plusieurs fournisseurs pour le même article (Recherche avancée + filtre article). Comparez les prix, remises et délais avant d'approuver le meilleur devis.
Toujours rejeter plutôt que supprimer
Préférez le Rejet à la Suppression pour les devis non retenus. Le motif de rejet archivé permet d'analyser les causes de refus par fournisseur et d'améliorer les négociations futures.
Vérifier avant d'approuver
L'approbation est irréversible. Vérifiez systématiquement les prix, quantités et la pièce jointe avant de confirmer. Utilisez le Détail pour une révision complète avant tout clic sur Approuver.
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Devis & Bons de Commande — Documentation interne