Manuel Achats & Fournisseurs
Du devis fournisseur au paiement : l'approvisionnement de bout en bout dans Swifto. Le module Achats enchaîne bons de commande, réception de marchandises, bons de livraison et factures d'achat, alimente le stock et suit les règlements fournisseurs.
Présentation
Le module Achats gère tout l'approvisionnement de l'entreprise auprès des fournisseurs. Il couvre la demande de prix (devis d'achat), la commande (bon de commande fournisseur), la réception des marchandises et leur entrée en stock, la facturation d'achat, puis le paiement. Chaque pièce alimente automatiquement la suivante et met à jour le reste à recevoir et le reste à facturer, pour un suivi précis de ce qui a été commandé, livré, facturé et réglé.
Objectif métier
- Consulter et négocier les prix fournisseurs
- Passer et suivre les commandes d'achat
- Réceptionner les marchandises et alimenter le stock
- Contrôler la facturation et les règlements fournisseurs
Public cible
- Acheteur / approvisionneur — commande et négocie
- Magasinier — réceptionne et range en stock
- Comptabilité — contrôle factures et paie les fournisseurs
Articulation avec les autres modules
Les Achats alimentent le stock (les articles reçus entrent en réception) et génèrent des flux de trésorerie : chaque paiement fournisseur validé crée un décaissement dans le module Finance.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Achats. Le sous-menu regroupe les fournisseurs, les devis et bons de commande d'achat, les réceptions, les bons de livraison et factures d'achat, les avoirs, les paiements et les échéances.
La gestion des fiches fournisseurs (création, RIB, conditions) est accessible depuis la rubrique Fournisseurs. Les échéances périodiques et paramètres d'achat se trouvent sous Paramétrages.
Le cycle d'achat
L'approvisionnement suit un enchaînement de pièces, chacune reprenant les lignes de la précédente. À chaque étape, Swifto calcule un reste à recevoir (ce qui reste à livrer sur une commande) et un reste à facturer (ce qui reste à comptabiliser). Le cycle peut aussi démarrer plus loin (directement à la facture) selon vos besoins.
Demande de prix au fournisseur
Engagement d'achat
Marchandises reçues
Bon de livraison fournisseur
Comptabilisée & à payer
| N° BC⇅ | Fournisseur⇅ | Date⇅ | Reste à recevoir⇅ | État⇅ | Total TTC⇅ | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BC-2026-0231 | STÉ IMPORT MÉTAL | 08/05/2026 | Partiel | Validé | 18 420,000TND | ||
| BC-2026-0230 | SOCIÉTÉ EMBALLAGE PLUS | 07/05/2026 | Reçu | Validé | 6 750,000TND | ||
| BC-2026-0229 | FOURNISSEUR ECAR | 05/05/2026 | En attente | Brouillon | 3 120,000TND |
Les pièces du cycle
| Pièce | Rôle | Reste suivi |
|---|---|---|
| Devis d'achat | Consultation de prix / demande d'offre au fournisseur, sans engagement. | — |
| Bon de commande | Commande ferme adressée au fournisseur. | Reste à recevoir |
| Réception | Constat physique des marchandises livrées ; entrée en stock. | Décrémente le reste à recevoir |
| BL d'achat | Bon de livraison fournisseur, en attente de facture. | Reste à facturer |
| Facture d'achat | Pièce comptable définitive ; devient une dette à régler. | Reste à payer |
Une facture d'achat peut naître d'un ou plusieurs bons de livraison, ou être saisie directement (achat sans commande préalable). Dans tous les cas, l'entrée en stock reste tracée.
Réception & stock
À la réception, les marchandises entrent en stock. En mode de gestion avancé, Swifto aiguille chaque article vers le bon stock selon sa nature, gère les lots et les dates limites (DLC), et calcule automatiquement le coût moyen pondéré (CUMP) qui valorise le stock à chaque entrée.
Matière première
Entre au stock d'achat, destinée à être consommée ou transformée.
Semi-fini
Entre au stock d'achat ; réutilisé dans un ordre de fabrication.
Produit fini
Entre au stock de vente (avec répartition par lot / DLC si nécessaire).
| Article⇅ | Nature⇅ | Stock cible⇅ | Lot / DLC⇅ | Qté reçue⇅ | P.U. HT⇅ |
|---|---|---|---|---|---|
| Tôle acier 2 mm | Matière | Stock d'achat | — | 120 | 42,000TND |
| Boîte VIVA 1 L | Produit fini | Stock de vente | L-2605 · 12/2026 | 500 | 3,150TND |
| Colle industrielle | Semi-fini | Stock d'achat | — | 40 | 18,500TND |
Ce que gère la réception avancée
| Élément | Description |
|---|---|
| Aiguillage par nature | Matière / semi-fini → stock d'achat · produit fini → stock de vente. |
| Lots | Chaque entrée peut être rattachée à un numéro de lot, pour la traçabilité. |
| DLC / DLUO | Date limite saisie à la réception pour les articles périssables. |
| Répartition | Une quantité reçue peut être ventilée sur plusieurs lots ou stocks. |
| Valorisation CUMP | Le coût moyen pondéré est recalculé à chaque entrée, valorisant le stock au plus juste. |
CUMP (coût unitaire moyen pondéré) — à chaque réception, Swifto mélange le stock existant et la nouvelle entrée pour obtenir un coût moyen. C'est ce coût qui sert à valoriser vos stocks et à mesurer vos marges, sans avoir à suivre chaque prix d'achat individuellement.
En mode de gestion de stock simple, la réception alimente directement le stock retenu, sans lot ni DLC. Le mode avancé se paramètre au niveau de l'entreprise.
Règlements fournisseurs
Le paiement fournisseur solde tout ou partie d'une facture d'achat. Swifto gère les règlements partiels, le multi-paiement (plusieurs moyens en une fois), la consommation d'avances et les avoirs d'achat. Chaque règlement validé crée un décaissement dans la trésorerie.
Paiements fournisseurs
- Partiel — régler une partie, le reste à payer se met à jour
- Multi-paiement — chèque + espèces + virement en une saisie
- Avance — imputer une avance versée au fournisseur
Avoirs & échéances
- Avoir d'achat — retour ou remise après facturation
- Échéances périodiques — charges récurrentes planifiées
- Devise & charges — factures internationales et frais
Paiement fournisseur
Règlement de la facture FA-2026-117 — STÉ IMPORT MÉTAL.
Avances : réserve et tirages
Une avance versée à un fournisseur constitue une réserve ; chaque facture peut y puiser (tirage) jusqu'à épuisement, sans re-décaisser de trésorerie. Le solde restant de l'avance est toujours visible.
Devise internationale — une facture d'achat en devise (EUR, USD…) est convertie au taux du jour ; Swifto conserve le montant en devise, le taux appliqué et l'équivalent en dinar pour la traçabilité.
Cycle de vie (workflow)
Du besoin d'approvisionnement jusqu'au paiement et à l'entrée en stock :
flowchart LR D([Devis d'achat
demande de prix]):::s --> C[Bon de commande]:::p C --> R[Réception]:::p R --> ST[(Entrée en stock
lot · DLC · CUMP)]:::st R --> B[BL d'achat]:::p B --> F[Facture d'achat]:::p C -.->|achat direct| F F --> PA[Paiement fournisseur]:::ok PA --> TR([Décaissement trésorerie]):::ok classDef p fill:#ECFEFF,stroke:#00A89D,color:#0F766E; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Restes calculés automatiquement — chaque réception décrémente le reste à recevoir de la commande, chaque facture décrémente le reste à facturer du bon de livraison. Vous voyez à tout instant ce qui reste à livrer et à comptabiliser.
Entrée en stock tracée — toute réception crée un mouvement de stock relié à sa pièce d'origine ; une modification ou suppression de la pièce rejoue proprement l'entrée pour conserver des quantités justes.
Nature = destination du stock — la nature de l'article (matière, semi-fini, produit fini) détermine le stock d'entrée. Vérifiez-la à la création de l'article d'achat pour éviter un mauvais aiguillage.
Paiement lié à la facture — un règlement s'impute toujours sur une facture (ou une avance). Passez par l'écran Paiements fournisseurs plutôt que d'ajuster une trésorerie directement, pour ne pas désynchroniser le reste à payer.
Rôles & permissions
| Action | Acheteur | Magasinier | Comptable | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter fournisseurs & pièces | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer devis / bon de commande | ✅ | — | — | ✅ |
| Réceptionner (entrée en stock) | — | ✅ | — | ✅ |
| Créer / valider une facture d'achat | ✅ | — | ✅ | ✅ |
| Payer un fournisseur / saisir un avoir | — | — | ✅ | ✅ |
| Supprimer une pièce | — | — | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
FAQ & Conseils
Puis-je facturer sans commande ?
Oui. Une facture d'achat directe se saisit sans devis ni bon de commande préalable ; l'entrée en stock est réalisée à la validation, comme pour une réception.
Ma commande est-elle entièrement reçue ?
Consultez le reste à recevoir du bon de commande : Reçu = tout est livré, Partiel = une réception a été faite mais il reste des quantités, En attente = rien reçu.
Un article n'entre pas dans le bon stock ?
Vérifiez la nature de l'article d'achat : matière et semi-fini vont au stock d'achat, le produit fini au stock de vente. Corrigez la nature puis refaites la réception.
Conseil — réceptionner à temps
Enregistrez la réception dès l'arrivée des marchandises : le stock reste fiable, le CUMP est à jour et le rapprochement avec la facture fournisseur est immédiat.
