دليل لوحة بيانات المشتريات
قيادة التموين: إجمالي المشتريات والمدفوعات المنجزة ومتبقّي الموردين والأداء القابل للاسترجاع والمصاريف دون أداء، مع التحليل حسب المورّد والصنف والعائلة.
نظرة عامة
لوحة بيانات المشتريات هي لوحة القرار الخاصّة بوحدة المشتريات. تجيب على أربعة أسئلة: كم اشترينا وكم دفعنا وكم بقي علينا ولمن / مقابل ماذا. ستّة مؤشّرات رئيسية، ثمّ سبعة تحاليل: طرق الدفع، الموسمية، المورّدون، المتبقّي، الأصناف والعائلات.
الهدف
- قياس حجم الشراء الفعلي
- قيادة الدين تجاه المورّدين
- رصد تركّز المشتريات
- تحضير الأداء القابل للاسترجاع
الفئة المستهدفة
- مسؤول المشتريات — الأحجام والمورّدون
- أمين المال — المتبقّي والمصروفات
- الإدارة — المصاريف والتركّز
تأتي الأرقام من فواتير الشراء ووصولات تسليم الشراء ودفوعات المورّدين. كلّ رسم يحمل تلميحًا يذكّر بمعادلته.
الوصول والتنقّل
القائمة الجانبية: المشتريات ← لوحة بيانات المشتريات، في رأس القائمة الفرعية.
كما في كلّ اللوحات، النفاذ للاطّلاع فقط ويتوقّف على حقّ القراءة الممنوح للملف الشخصي في المستخدمون والصلاحيات.
مؤشّرات الشراء
ستّة مؤشّرات تؤطّر الفترة: ما تمّ الالتزام به، ما تمّ دفعه، ما بقي مستحقًّا، والمكوّنات الجبائية.
| المؤشّر | المعنى |
|---|---|
| إجمالي المشتريات شاملة الأداء | تراكم المشتريات بالأداء خلال الفترة، وعدد الوثائق المعنيّة. |
| المدفوعات المنجزة | مجموع ما دُفع للمورّدين، وعدد الوصولات المسدَّدة. |
| الأداء القابل للاسترجاع | الأداء القابل للطرح المحمول على مشتريات الفترة. |
| متبقّي الموردين | الدين المتبقّي، وعدد الوصولات غير المسدَّدة. |
| المصاريف دون أداء | مبلغ المشتريات دون أداء — قاعدة المصاريف المحاسبية. |
| الإستقطاع من الضريبة | الاستقطاع المطبّق على دفوعات المورّدين خلال الفترة. |
المطابقة الأساسية تُقرأ مباشرة: إجمالي المشتريات = المدفوعات المنجزة + متبقّي الموردين. أيّ فارق يدلّ على دفوعات غير مُسنَدة أو وثائق خارج الفترة.
عوامل التصفية
تجمع نافذة بحث أربعة معايير. تُعاد جميع المؤشّرات والرسوم احتسابها.
بحث
| عامل التصفية | الأثر |
|---|---|
| المجال | يحصر المشتريات في المجال المختار (المؤسّسات متعدّدة المجالات). |
| المورّد | يعزل مورّدًا واحدًا؛ الحقل يقبل الرمز أو التسمية. |
| العملة | يؤطّر التحليل على عملة واحدة — ضروري إذا كنت تشتري باليورو أو الدولار. |
| الفترة | تاريخان؛ يحدّان كلّ الاحتسابات. |
في وضع تعدّد العملات، لا تقارن مبالغ من عملات مختلفة دون ضبط عامل العملة: التحويلات تتوقّف على سعر صرف كلّ وثيقة — انظر العملات وأسعار الصرف.
طرق دفع الموردين
توزيع المصروفات حسب طريقة الدفع: نقدًا، شيك، كمبيالة، تحويل…
المعادلة: حصّة الطريقة = مبلغ الطريقة ÷ إجمالي المدفوع × 100. تعرض عدّادات التلخيص إجمالي المدفوعات وعدد الطرق المستعملة خلال الفترة والطريقة المهيمنة.
تطوّر المشتريات الشهرية
السلسلة الشهرية مصحوبة بـخطّ المتوسّط: يحدّد فورًا موقع كلّ شهر مقارنة بالنسق المعتاد.
| المؤشّر المعروض | القراءة |
|---|---|
| المعدّل الشهري | إجمالي المشتريات ÷ عدد الأشهر النشطة. |
| الشهر الأعلى / الأدنى | أقصى وأدنى قيمة في الفترة. |
| الفارق عن المعدّل | بُعد الشهر الجاري عن المعدّل — تنبيه الانحراف. |
شهر أعلى بوضوح من المعدّل دون ارتفاع في النشاط التجاري يعني غالبًا تموينًا ضخمًا: تحقّق من تغطية المخزون قبل تجديد الطلب.
المشتريات حسب المورّد
ترتيب المورّدين حسب المبلغ المشترى يكشف تركّز النفقات.
العدّادات المرافقة: إجمالي المشتريات بالأداء لكلّ المورّدين، والمورّد الأوّل وحصّته من الإجمالي.
حصّة تفوق 40 ٪ لمورّد واحد تمثّل خطر تبعية: تفاوض على مصدر ثانٍ قبل أن يتجمّد ميزان القوى.
المتبقّي حسب المورّد
مرآة الرسم السابق من جهة الدين: ما بقي للدفع، مورّدًا بمورّد.
| المؤشّر | المعنى |
|---|---|
| الإجمالي الملتزَم به بالأداء | المشتريات المفوترة المتراكمة خلال الفترة. |
| الإجمالي المدفوع | المبلغ المسدَّد، معبَّرًا عنه أيضًا بنسبة من الإجمالي الملتزَم به. |
| المتبقّي للدفع | ديون المورّدين المعلّقة. |
| المورّدون ذوو رصيد | عدد المورّدين ذوي رصيد متبقٍّ. |
| نسبة الدفع الشاملة | المدفوع ÷ الإجمالي الملتزَم به × 100. |
عند انعدام أيّ متبقٍّ، يعرض الرسم «لا يوجد متبقٍّ للمورّدين»: هذه معلومة وليست خطأ.
أعلى 3 / أدنى 3 أصناف
ترتيبان متكاملان: الأصناف الثلاثة الأكثر شراءً والثلاثة الأقلّ طلبًا.
| العدّاد | القراءة |
|---|---|
| تركّز أعلى 3 | حصّة الأصناف الثلاثة الأولى من إجمالي المشتريات. |
| عدد الأصناف الجملي | عدد المراجع النشطة خلال الفترة. |
| الترتيب الشامل | موقع كلّ صنف في الترتيب الكامل. |
أدنى 3 ليست قائمة أصناف للحذف: غالبًا ما تكون قطعًا حسّاسة بطيئة الدوران. قابِلها بـتغطية المخزون قبل أيّ قرار.
خريطة المشتريات والعائلات
تعطي الخريطة الشجرية (Treemap) رؤية بالمساحة: كلّ مستطيل صنف، وحجمه وزنه في المشتريات. أمّا الرسم المجاور فيجمّع حسب عائلة الصنف.
يعتمد التوزيع حسب العائلة على فئات الشراء المضبوطة في الفئات والكتالوج. الصنف بلا فئة يقع في تجميع متبقٍّ — ومن هنا أهمّية تصنيف المرجعية.
تعرض العدّادات إجمالي مشتريات العائلات وعدد العائلات النشطة.
أسئلة شائعة ونصائح
المشتريات على الصفر رغم إدخالي لفواتير؟
تحقّق أوّلًا من الفترة، ثمّ من عاملَي العملة والمجال: معيار مفرط في التضييق يُفرغ الانتقاء.
المدفوعات + المتبقّي ≠ إجمالي المشتريات؟
دفعة مرتبطة بوثيقة خارج الفترة، أو تسبقة لم تُسنَد بعد، تُحدث الفارق. راجع إسناد الدفوعات في الدفوعات / التسبقات.
الأداء القابل للاسترجاع يبدو خاطئًا؟
يعيد ما تحمله الوثائق من أداء كما أُدخل. نسبة أداء خاطئة على سطر صنف تنتقل إلى هنا — صحّح بطاقة الصنف والوثيقة المعنيّة.
الخريطة الشجرية فارغة؟
لا تحمل أيّ مشتريات في الفترة سطر صنف مقوَّمًا (مثلًا مصاريف فقط دون أصناف). وهذا سلوك متماسك.
نصيحة — المراجعة الشهرية للمشتريات. ابدأ بـنسبة الدفع الشاملة (صحّة الخزينة)، ثمّ تركّز المورّدين (الخطر)، وأنهِ بـأعلى 3 أصناف (أنجع رافعة تفاوض).
