Manuel Dashboard Réunions
Le pilotage de l'activité terrain : visites planifiées, réalisées, non effectuées et immédiates, avec le taux de réalisation par commercial et par objectif, et le détail des durées client par client.
Présentation
Le Dashboard réunions et visites commerciales mesure l'activité terrain : ce qui a été planifié, ce qui a été réalisé, et ce qui a été manqué. Il décline l'analyse par commercial et par objectif de visite, en volume et en taux, et se termine par un tableau détaillé des durées et fréquences client par client.
Objectif
- Mesurer le taux de réalisation des visites
- Comparer les commerciaux entre eux
- Vérifier la couverture du portefeuille
- Contrôler l'usage réel de l'agenda
Public cible
- Directeur commercial — pilotage d'équipe
- Chef de zone — couverture terrain
- Commercial — sa propre performance
Les visites proviennent de la planification des visites et des activités clients. Les objectifs de réunion se paramètrent dans Étapes & objectifs.
Accès et navigation
Menu latéral : Activité commerciale → Dashboard des réunions.
Accès en consultation seule. Un commercial ne voit que ce que son profil l'autorise à voir.
Scoreboard des visites
Six indicateurs distinguent nettement le prévu, le fait et le non fait — y compris les visites réalisées sans planification préalable.
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Total visites planifiées | Volume total de visites sur la période, tous statuts confondus. |
| Visites réalisées | Visites effectuées et clôturées. Taux de réalisation = réalisées ÷ total × 100. |
| Visites non effectuées | Annulées ou manquées. Taux d'annulation = non effectuées ÷ total × 100. |
| Visites planifiées | Rendez-vous confirmés dans l'agenda, en attente de réalisation. |
| Visites immédiates | Visites non prévues, réalisées sans planification préalable. |
| Clients visités | Nombre de comptes distincts effectivement couverts sur la période. |
L'objectif terrain de référence utilisé par l'application est un taux de réalisation d'au moins 80 %. Il sert de ligne de comparaison sur plusieurs graphiques.
Filtres
Le dialogue Recherche combine un commercial et une période.
Recherche
Laissez Commercial sur « tous » pour la revue d'équipe ; sélectionnez un commercial pour préparer un entretien individuel — les mêmes graphiques deviennent alors sa fiche de performance.
État global des visites
La répartition par statut donne, en un seul visuel, la santé de l'activité terrain.
| Taux | Formule |
|---|---|
| Taux de réalisation | Visites réalisées ÷ total × 100 — objectif ≥ 80 % |
| Taux d'annulation | Visites non effectuées ÷ total × 100 |
Une part élevée de visites immédiates n'est pas forcément positive : elle signale souvent que l'agenda n'est pas utilisé en amont, ce qui rend la couverture du portefeuille difficile à piloter.
Analyse par commercial
Deux lectures complémentaires : le volume (qui fait combien) et le taux (qui tient ses engagements).
| Élément | Détail |
|---|---|
| Équation (volume) | Écart = total programmé − réalisées = non effectuées |
| Équation (taux) | Taux de réalisation commercial (%) = visites réalisées ÷ total du commercial × 100 |
| Lecture | Un fort écart signale un problème de terrain : absence, refus client ou sous-utilisation de l'agenda. |
Les compteurs affichent les commerciaux actifs sur la période, celui qui a le plus de visites assignées et celui qui obtient le meilleur taux. Identifiez ceux qui cumulent le plus de non-effectuées pour un coaching ciblé — pas pour une sanction.
Analyse par objectif
Le même croisement, mais par objectif de visite : prospection, relance, recouvrement, présentation produit…
Un objectif systématiquement mal réalisé pointe rarement les commerciaux : il révèle plus souvent un objectif mal dimensionné ou mal accepté par les clients.
Les objectifs de visite se définissent dans Étapes & objectifs. Un référentiel trop fin rend ce graphique illisible : visez une dizaine d'objectifs distincts au maximum.
Croisement commercial × objectif
La matrice croise les deux dimensions : qui fait quoi.
C'est la vue qui met en évidence les spécialisations implicites : un commercial qui ne fait que du recouvrement ne prospecte plus, même si son taux de réalisation est excellent.
Performance terrain vs objectif 80 %
Le tableau de bord de synthèse positionne chaque commercial par rapport à la cible de 80 %.
| Compteur | Lecture |
|---|---|
| Taux moyen équipe | Moyenne de réalisation sur l'ensemble des commerciaux. |
| Au-dessus de 80 % | Nombre de commerciaux atteignant l'objectif ; « Toute l'équipe ! » lorsque tous y sont. |
| Objectif non atteint | Signalé lorsque le taux moyen passe sous la cible. |
La barre des 80 % est un repère applicatif, pas une règle légale. Adaptez la lecture à votre secteur : une tournée de grande distribution et un cycle de vente B2B long n'ont pas la même cadence.
Tableau détail des visites
Le tableau final descend au niveau client × commercial : durées, fréquences et dernière visite.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Commercial | Commercial ayant réalisé les visites. |
| Client | Compte visité. |
| Durée min visite | Visite la plus courte observée sur la période. |
| Durée max visite | Visite la plus longue observée. |
| Durée totale | Temps cumulé passé chez ce client. |
| Nombre des visites | Fréquence de passage sur la période. |
| Date dernière réunion | Dernier contact terrain enregistré. |
La colonne Date dernière réunion est le meilleur détecteur de clients délaissés : triez-la par ordre croissant et vous obtenez immédiatement la liste des comptes à relancer.
Les durées dépendent de l'heure de début et de fin saisies sur la visite. Si les commerciaux ne clôturent pas leurs visites depuis l'application mobile, ces colonnes restent vides — voir Swifto CRM Mobile.
FAQ & Conseils
Le taux de réalisation est très bas alors que l'équipe travaille ?
Les visites sont probablement réalisées sans être clôturées, ou faites en immédiat sans planification. Regardez la part de visites immédiates avant de conclure.
Un client n'apparaît pas dans le tableau détail ?
Aucune visite réalisée ne le concerne sur la période. Une visite seulement planifiée n'alimente pas les durées.
Les durées sont toutes vides ?
Les heures de début / fin ne sont pas renseignées. Elles proviennent normalement de la clôture de visite dans l'application mobile.
Puis-je comparer deux commerciaux avec des portefeuilles différents ?
Comparez les taux, pas les volumes. Le graphique de volume sert à répartir la charge, celui des taux à évaluer la tenue des engagements.
Conseil — revue d'équipe hebdomadaire. Ouvrez la page sur la semaine écoulée, projetez le graphique taux vs objectif 80 %, puis passez au tableau détail trié sur la dernière visite pour bâtir le plan de tournée de la semaine suivante.
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