Manuel Sessions de caisse
Une session de caisse couvre une journée de travail au comptoir : le caissier l'ouvre en saisissant le fond de caisse, encaisse ses ventes, puis la clôture avec un Z de caisse. Chaque caisse dispose de son stock POS dédié, créé automatiquement.
Présentation
La session de caisse structure la journée du caissier en trois temps : ouverture (connexion + fond de caisse + appairage), activité (ventes, encaissements, retours) et clôture (comptage + Z de caisse + synchronisation). Tout se déroule sur l'application mobile Swifto POS, en lien avec la caisse déclarée au back-office.
Objectif métier
- Borner la journée de travail d'un caissier
- Tracer le fond de caisse initial et final
- Récapituler les encaissements par mode
- Synchroniser ventes & stock vers le back-office
Public cible
- Caissiers — ouvrent et clôturent leurs sessions
- Responsable PDV — supervise les écarts de caisse
- Comptabilité — rapproche les Z de caisse
Position dans le cycle
La session encadre les encaissements et les bons de retour de la journée. À la clôture, tout remonte vers les modules Ventes et Stock.
Accès et navigation
Les sessions s'ouvrent et se clôturent depuis l'application mobile Swifto POS. Côté back-office, leurs effets se retrouvent dans Point de vente → Encaissements caisse et dans les mouvements de stock POS.
La connexion appaire l'appareil à la caisse (IMEI mémorisé) ; voir l'appairage IMEI.
Ouverture & fond de caisse
À l'ouverture, le caissier se connecte (code caisse + mot de passe) et déclare le fond de caisse — le montant en espèces présent dans le tiroir au démarrage. Ce montant sert de référence au comptage de clôture.
1. Connexion
Code caisse + mot de passe numérique sur l'app.
2. Fond de caisse
Saisie du montant d'espèces de départ (ex. 100,000 TND).
3. Appairage
L'appareil est lié à la caisse (IMEI) à la première connexion.
Fond de caisse — montant d'amorçage du tiroir (rendu de monnaie). Il n'est pas un encaissement : il est isolé du chiffre d'affaires dans le Z de caisse.
Session en cours
Pendant la session, les ventes, encaissements et bons de retour s'accumulent. Chaque vente décrémente le stock POS ; chaque retour intact le ré-incrémente. Tout se synchronise en temps réel (ou en file d'attente hors-ligne).
Impact stock en temps réel
Le stock POS de la caisse se met à jour à chaque vente et à chaque retour, sans intervention du caissier.
Clôture & Z de caisse
En fin de poste, le caissier clôture la session : il procède au comptage physique du tiroir, l'app édite le Z de caisse (totaux encaissés par mode de règlement, écart éventuel avec le comptage), puis tout est synchronisé vers le back-office.
Z de caisse — CAISSE-MENZAH1
Écart de caisse — la différence entre le théorique et le comptage physique est mise en évidence à la clôture, pour contrôle par le responsable.
Stock POS automatique
À sa création, chaque caisse génère automatiquement son propre stock POS (type caisse), pré-rempli des articles du catalogue gérés en stock (quantités à zéro). Les ventes du terminal décrémentent ce stock ; les retours intacts le ré-incrémentent.
Création auto
1 caisse = 1 stock POS dédié, créé à la déclaration.
Approvisionnement
Alimenté par transferts / appro depuis le stock principal.
Mises à jour
Décrémenté à la vente, ré-incrémenté au retour intact.
Stock POS — voir le module Stock pour le détail des mouvements, inventaires et transferts.
États d'une session
| État | Signification |
|---|---|
| Ouverte | Session démarrée : fond de caisse saisi, appareil appairé, ventes possibles. |
| En cours | Ventes, encaissements et retours s'accumulent ; stock POS décrémenté. |
| Clôturée | Comptage final effectué, Z de caisse édité, données synchronisées. |
Journée de caisse (workflow)
flowchart LR A([Connexion caisse
code + mot de passe]):::s --> B[Ouverture session
fond de caisse]:::p B --> C[Ventes & encaissements
espèces / carte / ticket]:::p C --> D[(Stock POS décrémenté)]:::st C -->|retour client| R([Bon de retour]):::ok R --> D2[(Stock ré-incrémenté)]:::st C --> Z[Clôture / Z de caisse]:::p Z --> S([Synchro back-office
Ventes + Stock]):::ok classDef p fill:#ECFDF5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Stock POS dédié — chaque caisse a son propre stock de type caisse, créé à la déclaration et mis à jour par les ventes / retours de la session.
Fond de caisse — saisi à l'ouverture, isolé du chiffre d'affaires ; il sert de base au comptage de clôture.
Hors-ligne — la caisse continue d'encaisser sans réseau ; les opérations sont mises en file puis synchronisées à la reconnexion.
Clôture = synchronisation — la clôture édite le Z de caisse et pousse ventes, retours et inventaires vers le back-office.
Rôles & permissions
| Action | Caissier | Resp. PDV | Comptable | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Ouvrir une session | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Encaisser pendant la session | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Clôturer (Z de caisse) | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Consulter les Z / écarts | — | ✅ | ✅ | ✅ |
| Approvisionner le stock POS | — | ✅ | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
FAQ & Scénario réel
Scénario : une session au comptoir « Menzah 1 »
- 08h30 — Ouverture. Salah ouvre l'app Swifto POS, saisit
CAISSE-MENZAH1+ son mot de passe et déclare un fond de caisse de 100,000 TND. L'appareil s'appaire. - Journée — Activité. Il encaisse les ventes ; le stock POS se met à jour à chaque ticket.
- 14h00 — Retour. Une cliente rapporte 2 packs d'eau intacts → bon de retour de 23,000 TND, stock ré-incrémenté.
- 19h00 — Clôture. Salah clôture : le Z de caisse affiche les totaux par mode et l'écart éventuel, puis tout est synchronisé.
Mes ventes n'apparaissent pas au back-office ?
La session n'est sûrement pas encore clôturée ou l'appareil était hors-ligne. La synchro se fait à la reconnexion / clôture.
Conseil — fond de caisse constant
Gardez un fond de caisse identique chaque matin : le rapprochement des écarts en fin de journée est plus simple.
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