Manuel Gestion des caisses
Le module Caisses (POS) pilote vos points de vente. Un caissier ouvre une session sur sa caisse via l'application mobile Swifto POS, encaisse les ventes (espèces, carte, ticket), traite les retours, puis clôture sa journée — le tout synchronisé en temps réel avec le back-office.
Présentation
Une caisse (point de vente / POS) est un terminal de vente physique exploité par un caissier. Dans Swifto, vous déclarez chaque caisse depuis le back-office (libellé, mot de passe, type d'impression, vendeurs autorisés) ; le caissier s'y connecte ensuite depuis l'application mobile Swifto POS à l'aide d'un code caisse et d'un mot de passe numérique. Il ouvre une session, encaisse les ventes, gère les retours, puis clôture sa journée.
Module indépendant. La gestion des caisses (POS, vente sédentaire au comptoir) est distincte de la vente ambulante (vendeurs ambulants / tournées Swifto Seller). Un POS est rattaché à un point de vente fixe et à son propre stock de caisse.
Objectif métier
- Encaisser les ventes au comptoir
- Suivre l'ouverture / clôture des sessions
- Décrémenter le stock POS en temps réel
- Imprimer tickets et factures de caisse
Public cible
- Caissiers — encaissent depuis l'app mobile
- Responsable point de vente — déclare et paramètre les caisses
- Comptabilité — rapproche les encaissements
Position dans le cycle
Le back-office déclare les caisses ; l'app mobile Swifto POS les exploite. Les factures, bons de livraison et bons de retour saisis sur le terminal remontent automatiquement vers les modules Ventes et Stock.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Point de vente → Caisses. La page liste toutes les caisses déclarées pour votre entreprise.
L'accès aux caisses est régi par le privilège GCaissePVT (Gestion des caisses POS) — voir la matrice section 10.
Caisse POS (terminal de vente)
La page Caisses affiche les terminaux déclarés (IMEI, libellé, date, description). Depuis la barre d'outils vous pouvez créer une caisse, réinitialiser le mot de passe, réinitialiser l'IMEI (libérer l'appareil), ou supprimer une caisse.
| IMEI⇅ | Libellé⇅ | Date⇅ | Description | Détail | |
|---|---|---|---|---|---|
| 355128094772610 | CAISSE-MENZAH1 | 03/02/2026 | Comptoir principal — Menzah 1 | ||
| 000000000000000000 | CAISSE-LACGD | 11/01/2026 | Caisse libre (non appairée) | ||
| 867430051298764 | CAISSE-SOUSSE | 20/12/2025 | Boutique Sousse Corniche |
Champs d'une caisse (création / édition)
| Champ | Description |
|---|---|
| Libellé * | Code unique de la caisse. Sans espace (sert de code caisse à la connexion mobile). Ex. CAISSE-MENZAH1. |
| Mot de passe * | Numérique, 8 chiffres maximum (défaut 1234). Saisi par le caissier sur l'app. |
| Type d'impression | Format des tickets : A4, Ticket, Ticket grand format, Bixolon ou Goojprt. |
| Vendeurs | Liste des vendeurs (utilisateurs caisse) autorisés sur ce terminal — sélection par pick-list. Chaque vendeur devient automatiquement un client « Vendeur en Caisse ». |
| Description | Note libre (emplacement, particularités). |
| IMEI | Identifiant de l'appareil appairé. 000000000000000000 = caisse libre, prête à être appairée à la première connexion. |
Réinitialiser le mot de passe
Affecte un nouveau code numérique (≥ 4 chiffres) à la caisse sélectionnée.
Réinitialiser (IMEI)
Libère l'appareil appairé (IMEI → 000000…) pour reconnecter la caisse sur un nouveau terminal.
Délai de réinitialisation IMEI
La réinitialisation de l'appareil n'est possible qu'après un délai de 8 heures depuis la dernière réinitialisation (sécurité anti-fraude appareil).
Sessions de caisse
Une session de caisse couvre une journée de travail : le caissier l'ouvre en se connectant (saisie du fond de caisse de départ), réalise ses ventes, puis la clôture en fin de poste. À l'ouverture, l'appareil est appairé à la caisse (l'IMEI est mémorisé) ; à la clôture, le Z de caisse récapitule les totaux encaissés par mode de règlement.
Ouverture
Connexion par code caisse + mot de passe, saisie du fond de caisse initial, appairage de l'appareil.
En cours
Ventes, encaissements et retours s'accumulent ; le stock POS se décrémente à chaque vente.
Clôture
Comptage final, Z de caisse (totaux par mode), synchronisation vers le back-office.
Stock de caisse dédié
À sa création, chaque caisse génère automatiquement son propre stock POS (type caisse), pré-rempli des articles du catalogue gérés en stock (quantités à zéro). Les ventes du terminal décrémentent ce stock ; les retours le ré-incrémentent.
Encaissements caisse
À chaque vente, le caissier encaisse le montant selon un ou plusieurs modes de paiement. Un ticket (ou une facture A4 selon le type d'impression de la caisse) est édité immédiatement. Les encaissements remontent dans l'écran Encaissements caisse du back-office.
Espèces
Rendu de monnaie calculé automatiquement.
Carte bancaire
TPE / paiement électronique.
Chèque / Ticket
Chèque, ticket restaurant, bon d'achat.
Encaissement — Ticket N°TKT-001284
Les modes d'encaissement (espèces, carte, chèque…) et les tickets sont paramétrés dans le back-office et synchronisés vers la caisse à la connexion.
Bons de retour caisse
Un client peut retourner un article acheté. Le caissier crée un bon de retour depuis le terminal : il sélectionne les articles et quantités à reprendre, choisit le motif, puis valide. Le retour ré-incrémente le stock POS et déclenche le remboursement.
| Article | PU TTC | Qté retour | Σ TTC |
|---|---|---|---|
| 1024 - EAU MINÉRALE 1.5L (pack) | 11,500 | 2,000 | 23,000 |
États & motifs
| Élément | Valeurs |
|---|---|
| État du bon | En cours Validé Rejeté |
| Nature de l'article | Intact (réinjecté au stock vendable) ou Défectueux (sorti / non réinjecté). |
| Motif | Liste paramétrable (article défectueux, erreur de saisie, changement d'avis…). |
Impact stock — un retour d'article intact ré-incrémente le stock POS et le rend de nouveau vendable. Un article défectueux n'est pas remis en vente.
Lien avec l'application mobile Swifto POS
Le terminal de caisse fonctionne avec l'application mobile Swifto POS, synchronisée au back-office par un web-service dédié. Le caissier s'identifie par le code caisse (= libellé) et le mot de passe ; l'appareil est alors appairé (l'IMEI est lié à la caisse, empêchant son usage sur un autre téléphone tant qu'il n'est pas réinitialisé).
Le back-office envoie (synchro descendante)
- Catalogue : catégories, articles, prix, taxes
- Stock du point de vente
- Clients, types de vente, modes d'encaissement, tickets
- Préfixes de numérotation (factures, BL, bons de retour)
La caisse remonte (synchro montante)
- Factures & bons de livraison de la journée
- Bons de retour
- Inventaires de stock POS
- Nouveaux clients créés au comptoir
Mode hors-ligne & synchro temps réel
La caisse continue d'encaisser même sans réseau ; les ventes sont mises en file puis synchronisées dès la reconnexion. Quand la connexion est disponible, l'export se fait en temps réel à chaque opération.
Journée de caisse (workflow)
flowchart LR A([Connexion caisse
code + mot de passe]):::s --> B[Ouverture session
fond de caisse]:::p B --> C[Ventes & encaissements
espèces / carte / ticket]:::p C --> D[(Stock POS décrémenté)]:::st C -->|retour client| R([Bon de retour]):::ok R --> D2[(Stock ré-incrémenté)]:::st C --> Z[Clôture / Z de caisse]:::p Z --> S([Synchro back-office
Ventes + Stock]):::ok classDef p fill:#ECFDF5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Libellé sans espace & unique — le code caisse ne peut pas contenir d'espace et doit être unique dans l'entreprise (il sert d'identifiant de connexion mobile).
Appairage par IMEI — une caisse appairée ne se connecte que depuis son appareil. Changer d'appareil exige une réinitialisation IMEI (délai minimum 8 h).
Stock POS automatique — chaque caisse possède son propre stock de type caisse, créé à la déclaration et alimenté par les transferts / appro.
Vendeurs = clients caisse — chaque vendeur rattaché est créé comme client « Vendeur en Caisse » pour la traçabilité des ventes par opérateur.
Suppression encadrée — une caisse à laquelle des vendeurs sont rattachés ne peut pas être supprimée directement ; la suppression est logique (la caisse est masquée, jamais effacée physiquement).
Plafond d'abonnement — le nombre de caisses créables peut être limité par votre formule d'abonnement Swifto ; un message bloque la création au-delà du quota.
Rôles & permissions
Action (privilège GCaissePVT) | Caissier | Resp. PDV | Comptable | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter les caisses | — | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer une caisse | — | ✅ | — | ✅ |
| Réinitialiser le mot de passe | — | ✅ | — | ✅ |
| Réinitialiser l'IMEI | — | ✅ | — | ✅ |
| Encaisser (mobile) | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Supprimer une caisse | — | — | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
FAQ & Scénario réel
Scénario : une journée de caisse au comptoir « Menzah 1 »
- 08h30 — Ouverture. Salah ouvre l'app Swifto POS, saisit le code
CAISSE-MENZAH1+ son mot de passe, déclare un fond de caisse de 100,000 TND. L'appareil s'appaire. - Journée — Ventes. Il encaisse une cliente : un pack d'eau et deux paquets de café → 47,500 TND en espèces, rendu 2,500 TND, ticket imprimé. Le stock POS se met à jour.
- 14h00 — Retour. Une cliente rapporte 2 packs d'eau intacts → bon de retour de 23,000 TND, remboursés en espèces, stock ré-incrémenté.
- 19h00 — Clôture. Salah clôture la session : le Z de caisse affiche le total espèces / carte, l'écart éventuel avec le comptage physique, puis tout est synchronisé vers le back-office.
Le caissier ne peut plus se connecter ?
L'appareil est sûrement appairé à un autre téléphone. Faites une réinitialisation IMEI de la caisse (délai 8 h), puis reconnectez.
« Ce champ ne doit pas avoir d'espaces » ?
Le libellé de la caisse contient un espace. Utilisez un tiret ou un underscore (ex. CAISSE-MENZAH1).
Conseil — type d'impression
Choisissez Ticket pour une imprimante thermique de comptoir, ou A4 si vos clients demandent une facture format standard. Bixolon / Goojprt ciblent des modèles d'imprimantes précis.
