Manuel Planification
L'écran Planification de l'activité client est un calendrier où chaque rendez-vous est un événement glisser-déposable. Vous filtrez par responsable, créez une tâche d'un clic sur une plage horaire, et la reprogrammez en la déplaçant.
Présentation
La Planification organise le travail terrain à venir des commerciaux : visites client, suivis de devis, négociations, relances. Chaque tâche est posée sur un calendrier à une date et une heure, affectée à un ou plusieurs responsables, qualifiée par une étape et un score d'évaluation. Une fois réalisée, elle est rapportée et remonte dans l'Activité client.
Objectif métier
- Planifier & répartir les visites de l'équipe
- Reprogrammer un rendez-vous en un glissement
- Préparer une tournée par commercial
- Suivre l'étape et la note de chaque visite
Public cible
- Responsable des ventes — planifie & équilibre la charge
- Commerciaux — exécutent & rapportent leurs visites
- Coordination terrain — organise les tournées
Tout se fait à la souris
Cliquez sur une plage pour créer, glissez un événement pour le déplacer, étirez-le pour changer sa durée — la base est mise à jour automatiquement.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Activité commerciale → Planification.
Le calendrier
L'écran central est un calendrier interactif. En haut : le sélecteur de vue (Jour / Semaine / Mois), le filtre responsable et les flèches de navigation. La grille affiche les rendez-vous comme des blocs colorés selon leur étape.
Présentation
Suivi devis
Négociation
Relance
Clôture
Glissez un événement pour le replanifier — Swifto enregistre la nouvelle date automatiquement.
La couleur d'un bloc correspond à son étape (Prospection, Présentation, Négociation, Clôture…), paramétrable dans Étapes & objectifs.
Vues Jour / Semaine / Mois
Trois niveaux de zoom sur le planning, selon ce que vous préparez.
Jour
Détail heure par heure d'une journée — idéal pour préparer une tournée précise.
Semaine
Vue par défaut — équilibre la charge de l'équipe sur les 5 / 7 jours.
Mois
Vision d'ensemble — repère les pics et les jours creux pour planifier en avance.
Les flèches avancent / reculent d'une période ; l'icône ramène à aujourd'hui.
Filtre par responsable
Le sélecteur Responsable restreint le calendrier au planning d'un commercial précis. Indispensable pour préparer la tournée d'une personne ou répartir équitablement les visites.
Filtre responsable
Une même tâche peut avoir plusieurs responsables (visite à deux commerciaux) : elle apparaît alors dans le planning de chacun.
Créer une tâche
Cliquez sur une plage horaire du calendrier (ou sur Nouveau) : une fenêtre s'ouvre pour saisir les caractéristiques de l'activité planifiée.
Nouvelle activité planifiée
| Champ | Description |
|---|---|
| Tâche | Nature de l'activité (visite, suivi devis, relance…). |
| Étape | Position dans le cycle commercial — donne la couleur du bloc. |
| Client | Compte concerné par la visite / tâche. |
| Responsable(s) | Un ou plusieurs commerciaux assignés. |
| Date début / fin | Créneau planifié — pré-rempli par la plage cliquée. |
| Score | Évaluation sur 3 étoiles (renseignée à la réalisation). |
Glisser-déposer
La force de l'écran : déplacer un événement vers un autre créneau le reprogramme instantanément, et l'étirer change sa durée. La date de planification est mise à jour en base immédiatement — aucune validation manuelle.
Déplacer = replanifier
Glissez le bloc vers un autre jour / une autre heure. La nouvelle date est enregistrée tout de suite.
Étirer = changer la durée
Tirez le bas du bloc pour rallonger ou raccourcir le rendez-vous.
Le glisser-déposer modifie directement la base : un déplacement accidentel reprogramme réellement la visite. Vérifiez le bloc après l'avoir lâché.
Réaliser & rapporter
Après la visite, ouvrez l'événement et changez son statut. C'est ce qui fait passer la tâche de « prévue » à « réalisée » et la fait remonter dans la timeline.
| Statut | Signification | Saisie requise |
|---|---|---|
| Nouvelle | Activité planifiée, pas encore réalisée. | — |
| Validée | Visite réalisée et rapportée. | Rapport + score ★. |
| Annulée | Activité non réalisée. | Raison obligatoire. |
| Rapportée | Reportée à plus tard. | Raison + nouvelle date + nouvelle étape. |
Choisir Annulée ou Rapportée ouvre un champ Raison obligatoire ; « Rapportée » exige en plus une nouvelle date et une nouvelle étape.
Cycle de vie
Une activité planifiée parcourt toujours le même cycle, de la création au compte-rendu.
flowchart LR
P([Créer sur calendrier]):::s --> N[Nouvelle]:::p
N -->|glisser-déposer| N
N --> R{Réalisée ?}:::p
R -->|Oui| V([Validée
rapport + ★]):::ok
R -->|Reportée| M([Rapportée
nouvelle date/étape]):::w
M -.-> N
R -->|Non| K([Annulée
+ motif]):::ko
V --> T[[Remonte dans
Activité client]]:::c
classDef p fill:#EEF0FF,stroke:#6C5DD3,color:#3a2b80;
classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#7366FE,color:#5B21B6;
classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
classDef w fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E;
classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
classDef c fill:#F0EEFF,stroke:#7366FE,color:#5B21B6;Règles métier
Glisser-déposer = reprogrammation — déplacer un événement met à jour sa date de planification en base immédiatement.
Motif obligatoire — passer en Annulée ou Rapportée exige une raison ; « Rapportée » impose aussi une nouvelle date et une nouvelle étape.
Score sur 3 étoiles — chaque activité réalisée est notée pour prioriser les comptes à fort potentiel.
Responsables multiples — une tâche peut être assignée à plusieurs commerciaux et apparaît dans le planning de chacun.
Cloisonnement par entreprise — vous ne planifiez et ne voyez que les clients et commerciaux de votre société.
Scénario réel
La semaine de Mouadh, commercial
- 1Lundi — il ouvre la Planification, filtre sur son nom et pose 4 visites d'un clic sur le calendrier, en fixant l'étape (Présentation, Négociation…).
- 2Mardi — chez EL MAZRAA, il réalise la visite, met le statut sur Validée, saisit le rapport et note ★★★.
- 3Mercredi — ECAR décale : Mouadh glisse l'événement au jeudi 11h. La date se met à jour automatiquement.
- 4Vendredi — son responsable filtre sur Mouadh et constate une semaine bien remplie ; la visite EL MAZRAA ★★★ est déjà visible dans l'Activité client.
FAQ & Conseils
Mon calendrier est vide ?
Vérifiez le filtre responsable (peut-être pointé sur un autre commercial) et la période affichée.
J'ai déplacé un événement par erreur ?
Le déplacement est enregistré tout de suite : reglissez simplement le bloc à sa place d'origine.
Conseil — équilibrer la charge
Passez le filtre responsable sur chaque commercial l'un après l'autre pour repérer qui est surchargé et lisser les visites de la semaine.
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