Manuel Véhicules & affectations
Le sous-module Véhicules recense toute la flotte : fiche technique complète (immatriculation, châssis, fabricant, modèle, kilométrage, valeur d'achat, options GPS), affectation à un conducteur selon 3 modes, et suivi des documents à échéance (vignette, visite, assurance, carte d'exploitation).
Présentation
Le Véhicule est l'entité centrale du parc automobile. Chaque véhicule dispose d'une fiche complète (identité, caractéristiques techniques, valeur, boîtier GPS) et d'une affectation à un conducteur. Toute la maintenance, la consommation et les documents administratifs se rattachent à cette fiche. L'affectation trace dans le temps quel conducteur utilise quel véhicule (historique périodes début / fin).
Objectif métier
- Centraliser la fiche technique de chaque véhicule
- Affecter un conducteur et garder l'historique
- Suivre les échéances documentaires
- Activer la géolocalisation via le boîtier GPS
Public cible
- Chef de parc — gère la flotte et les affectations
- Conducteurs — véhicules qui leur sont confiés
- Comptabilité — valeur et coûts du parc
Point de départ du module
La fiche véhicule alimente tous les autres sous-modules : entretiens & vidanges, carburant & kilométrage, assurances & contrats et suivi GPS.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Gestion du parc auto (icône ) → Véhicules. L'affectation se gère depuis la fiche véhicule et/ou le sous-menu Affectations.
Liste des véhicules
La page liste toute la flotte. Chaque ligne affiche l'immatriculation, le fabricant, le conducteur affecté et l'état des documents à échéance — colorés en rouge à l'approche de l'expiration.
| Immatriculation⇅ | Fabriquant⇅ | Chauffeur⇅ | Vignette⇅ | Visite⇅ | Assurance⇅ | Actions | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 123 TUN 4567 | RENAULT | Slim GHARBI | 31/12/2026 | 14/08/2026 | 02/07/2026 | ||
| 89 TUN 2031 | ISUZU | Nizar KHELIFI | 31/12/2026 | 05/11/2026 | 18/09/2026 | ||
| 205 TUN 8842 | PEUGEOT | Hatem MEJRI | 28/06/2026 | 22/10/2026 | 15/01/2027 |
Colonnes de la liste
| Colonne | Description |
|---|---|
| Domaine | Domaine d'activité (affiché si l'entreprise est multi-domaines). |
| Immatriculation | Plaque du véhicule (ex. 123 TUN 4567). |
| Fabriquant | Constructeur (RENAULT, PEUGEOT, ISUZU…). |
| Chauffeur | Conducteur permanent affecté. |
| Vignette | Date d'échéance — rouge si proche. |
| Visite | Date de la prochaine visite technique. |
| Assurance | Date d'expiration de l'assurance. |
| Carte d'exploitation | Échéance de la carte d'exploitation (transport). |
Échéances en rouge
Une date qui approche ou est dépassée s'affiche en rouge. Ouvrez la fiche pour mettre à jour le document concerné.
Barre d'actions
PDF / Excel global
Exporte la liste des véhicules affichée.
Nouveau
Ouvre la fiche de création d'un véhicule (section 6).
Recherche
Filtre par immatriculation, fabricant, modèle, chauffeur ou domaine.
Affichage par profil
Les colonnes et actions visibles dépendent de votre profil de privilèges.
Actions par ligne
Modifier
FicheOuvre la fiche véhicule en édition : identité, technique, affectation, options GPS.
Génère la fiche véhicule en PDF (caractéristiques et documents).
Détail
LectureAffiche le véhicule : fiche, historique d'affectation, entretiens et documents associés.
Supprimer
AdminRetire le véhicule du parc (après confirmation). Réservé aux profils autorisés.
Fiche véhicule (création / édition)
Cliquez sur Nouveau. La fiche regroupe l'identité (immatriculation, châssis), les caractéristiques techniques (fabricant, modèle, puissance, charge utile), la valeur d'achat, l'affectation et les options GPS (boîtier, Id boîtier).
Champs de la fiche
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Immatriculation * | Identifiant unique de la plaque. |
| N° de châssis | Numéro de série (VIN) du véhicule. |
| Fabriquant / Modèle * | Constructeur et modèle (listes paramétrables). |
| Km tableau de bord | Compteur courant — base des échéances de vidange. |
| Valeur d'achat | Montant d'acquisition (TND) pour le suivi du coût de possession. |
| Puissance / Charge utile | Puissance fiscale (CV) et charge utile (kg). |
| Options GPS / Id boîtier | Active la géolocalisation ; l'Id boîtier identifie le matériel. |
Option GPS — renseignez l'Id boîtier pour activer le suivi temps réel et, selon l'équipement, l'arrêt à distance du moteur.
Affectation à un conducteur
Un véhicule s'affecte selon 3 modes. L'historique des affectations conserve, par conducteur, les périodes (début / fin) — utile pour savoir qui détenait le véhicule à une date donnée.
Chauffeur dédié au véhicule
Tournée de distribution
Mise à disposition externe
| Véhicule⇅ | Conducteur⇅ | Type⇅ | Début⇅ | Fin⇅ | État | Actions | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 205 TUN 8842 | Hatem MEJRI | Conducteur permanent | 02/01/2026 | — | En cours | ||
| 123 TUN 4567 | Slim GHARBI | Vendeur ambulant | 15/09/2025 | 31/12/2025 | Clôturée |
Historique conservé — une nouvelle affectation clôture la précédente (date de fin) sans l'effacer : la traçabilité complète véhicule ↔ conducteur reste disponible.
Échéances & documents
Quatre documents à échéance sont suivis par véhicule et affichés directement dans la liste, colorés en rouge à l'approche de la date limite.
| Document | Signification | Affichage |
|---|---|---|
| Vignette | Taxe de circulation annuelle. | Rouge si proche |
| Visite technique | Contrôle technique périodique obligatoire. | Rouge si proche |
| Assurance | Couverture obligatoire du véhicule. | Rouge si proche |
| Carte d'exploitation | Autorisation de transport (selon usage). | Rouge si proche |
Ne ratez aucune échéance — combinée aux notifications, la coloration rouge permet d'anticiper le renouvellement avant toute interruption (couverture, contrôle, autorisation).
Cycle de vie (workflow)
flowchart LR A([Acquisition]):::s --> B[Fiche véhicule]:::p B --> C([Affectation conducteur]):::ok C --> D[Exploitation]:::p B -.->|vignette / visite / assurance| I([Échéances + alertes]):::st C -.->|nouveau conducteur| H([Historique affectation]):::st D --> J([Sortie de flotte]):::ko classDef p fill:#E0F2FE,stroke:#0EA5E9,color:#075985; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Immatriculation unique — chaque véhicule porte une immatriculation distincte (ex. 123 TUN 4567) ; elle identifie le véhicule dans tous les autres sous-modules.
Affectation historisée — une seule affectation est active à la fois ; les anciennes sont conservées avec leurs dates pour la traçabilité.
GPS conditionnel — le suivi temps réel n'est actif que si le véhicule porte un boîtier avec un Id boîtier renseigné.
Km cohérent — le kilométrage saisi (fiche, plein, entretien) doit progresser ; il alimente le journal kilométrage et le calcul des vidanges.
Rôles & permissions
| Action | Chef de parc | Conducteur | Comptable | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter la flotte | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer / éditer un véhicule | ✅ | — | — | ✅ |
| Affecter un conducteur | ✅ | — | — | ✅ |
| Mettre à jour les documents | ✅ | — | ✅ | ✅ |
| Supprimer | — | — | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
Scénarios d'utilisation
Mise en service d'un véhicule neuf
Le chef de parc crée la fiche du PEUGEOT Partner 205 TUN 8842 (valeur 42 000 TND, boîtier GPS-TN-00842), puis l'affecte à Hatem MEJRI en conducteur permanent. Le véhicule devient suivi en maintenance, carburant et GPS.
Changement de conducteur
Slim GHARBI quitte sa tournée ; sa affectation est clôturée (date de fin) et une nouvelle est ouverte pour le conducteur suivant. L'historique reste consultable.
FAQ & Conseils
Pourquoi une date est-elle en rouge ?
L'échéance (vignette, visite, assurance, carte d'exploitation) approche ou est dépassée. Ouvrez la fiche pour mettre à jour le document.
Le véhicule n'apparaît pas sur la carte GPS ?
Vérifiez que l'option GPS est activée et que l'Id boîtier est renseigné. Sans boîtier matériel, pas de géolocalisation — voir Suivi GPS.
Conseil — renseignez le châssis
Le N° de châssis (VIN) facilite l'identification chez l'assureur et le garage : renseignez-le dès la création de la fiche.
Swifto ERP · Module Parc Automobile · Manuel Utilisateur v1.0
Véhicules & affectations — Vue d'ensemble · Accueil