Manuel Utilisateur Module Parc Automobile Version 1.0 · Stable

Manuel Entretiens & vidanges

Pilotez la maintenance de la flotte : entretien curatif (réparation) et préventif (révision planifiée), et vidanges suivies au kilométrage. Swifto calcule le km restant avant la prochaine échéance et alerte à temps.

Types d'entretien

Vidange suivie au km

Niveaux d'alerte

Types de demandes

Présentation

La maintenance regroupe les entretiens et les vidanges d'un véhicule. L'entretien peut être curatif (intervention suite à panne) ou préventif (révision planifiée, sous-menu dédié). La vidange est suivie au kilométrage : à partir du compteur et de l'intervalle paramétré, Swifto calcule le km restant et déclenche une alerte à l'approche.

Objectif métier

Planifier la maintenance préventive
Tracer les réparations et leur coût
Calculer le km restant avant vidange
Anticiper l'immobilisation du véhicule

Public cible

Chef de parc — planifie et valide les interventions
Conducteurs — émettent des demandes
Comptabilité — coûts de maintenance

Rattachement au véhicule

Chaque entretien/vidange est lié à un véhicule et à un fournisseur garage. Le compteur saisi alimente le journal kilométrage.

Accès et navigation

Menu Gestion du parc auto → Entretiens, Entretiens préventifs et Vidanges. Les demandes d'entretien/vidange disposent de leurs propres entrées (selon le profil).

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Demandes de vidange

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La liste des entretiens ou des vidanges s'ouvre à droite.

Liste des entretiens

La liste affiche, par véhicule, l'intitulé de l'entretien, le fournisseur garage, la période (début / fin) et le montant HT.

Parc auto › Entretiens

Entretiens

Entretien⇅	Immatriculation⇅	Fournisseur⇅	Début⇅	Fin⇅	Montant HT⇅
Révision 80 000 km	205 TUN 8842	GARAGE EL FELLAH	12/05/2026	13/05/2026	480,000^TND
Remplacement plaquettes	123 TUN 4567	AUTO SERVICE MEGRINE	28/04/2026	28/04/2026	220,000^TND
Diagnostic électronique	89 TUN 2031	GARAGE EL FELLAH	03/04/2026	04/04/2026	95,000^TND

Colonnes de la liste

Colonne	Description
Entretien	Intitulé de l'intervention (révision, réparation…).
Immatriculation	Véhicule concerné.
Fournisseur	Garage / prestataire ayant réalisé l'intervention.
Début / Fin	Période d'immobilisation du véhicule.
Montant HT	Coût de l'intervention (hors taxe).

Curatif vs préventif

Swifto distingue deux natures d'entretien, gérées dans des listes séparées.

Entretien curatif

Intervention ponctuelle (panne, réparation). Saisie du fournisseur garage, de la période et du montant HT.

Entretien préventif

Révision planifiée (sous-menu Entretiens préventifs) avec date prévue et alerte avant l'échéance.

L'entretien préventif anticipe l'immobilisation : sa liste dédiée et ses alertes permettent de programmer les révisions sans rupture de service.

Créer un entretien

Cliquez sur Nouveau. Sélectionnez le véhicule, le fournisseur garage, l'intitulé, la période, le compteur et le montant.

Nouvel entretien

Fiche entretien

Véhicule : *

205 TUN 8842

Intitulé : *

Révision 80 000 km

Fournisseur : *

GARAGE EL FELLAH

Km tableau de bord :

80 120

Date début : *

12/05/2026

Date fin :

13/05/2026

Type :

Préventif

Montant HT :

480,000

Saisissez le compteur

Le km tableau de bord au moment de l'intervention alimente le journal kilométrage et fiabilise le calcul des prochaines vidanges.

Liste des vidanges

La vidange est suivie au kilométrage : compteur au moment de la vidange, intervalle paramétré et km restant calculé automatiquement.

Parc auto › Vidanges

Vidanges

	Date⇅	Matricule⇅	Fournisseur⇅	Km bord⇅	Km vidange⇅	Km restant⇅	Actions
	12/05/2026	205 TUN 8842	GARAGE EL FELLAH	80 120	10 000	1 880
	02/04/2026	123 TUN 4567	AUTO SERVICE MEGRINE	108 500	10 000	6 120

Colonnes de la liste des vidanges

Colonne	Description
Date	Date de la vidange.
Matricule	Véhicule concerné.
Fournisseur	Garage / prestataire.
Km tableau de bord	Compteur au moment de la vidange.
Km vidange	Intervalle paramétré (ex. 10 000 km).
Km restant	Kilomètres restants avant la prochaine vidange — base de l'alerte.
Montant HT	Coût de la prestation.

Km restant & alertes

Le km restant = intervalle de vidange − kilomètres parcourus depuis la dernière. Il s'affiche dans la liste et passe au rouge quand il devient critique.

Km restant = Km vidange (intervalle) − (Km bord actuel − Km bord dernière vidange)

Confortable

Km restant élevé — aucune action

À surveiller

Km restant faible — planifier

Critique

Affiché en rouge — vidange due

Mettez à jour le compteur à chaque plein (sous-module Carburant) : plus le km est frais, plus le « km restant » est juste.

Demandes d'intervention

Selon le paramétrage, les conducteurs peuvent émettre des demandes (entretien ou vidange) que le chef de parc valide et transforme en intervention réelle.

Demande d'entretien

À valider

Le conducteur signale un besoin de réparation ; le chef de parc l'approuve et crée l'entretien.

Demande de vidange

À valider

Émise à l'approche de l'échéance km ; validée puis convertie en vidange.

Les entrées Demandes n'apparaissent que si elles sont activées dans le profil de privilèges de l'entreprise.

Cycle de vie (workflow)

flowchart LR
  A([Demande conducteur]):::s --> B{Validation chef de parc}:::p
  B -->|entretien| C[Entretien curatif/préventif]:::p
  B -->|vidange| D[Vidange]:::p
  C --> E[(Coût + km)]:::st
  D --> F([Km restant recalculé]):::ok
  F -.->|seuil critique| G([Alerte vidange]):::ko
  classDef p fill:#E0F2FE,stroke:#0EA5E9,color:#075985;
  classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6;
  classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E;
  classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
  classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;

Règles métier

Vidange au kilométrage — Swifto calcule le km restant et alerte lorsqu'il devient critique. L'intervalle (km vidange) est paramétrable.

Préventif anticipé — les révisions planifiées disposent d'une liste dédiée et d'alertes avant la date prévue.

Compteur fiable — chaque saisie de km (entretien, vidange, plein) alimente le journal kilométrage commun.

Validation requise — une demande de conducteur ne devient une intervention qu'après validation du chef de parc.

Rôles & permissions

Action	Chef de parc	Conducteur	Comptable	Admin
Consulter	✅	✅	✅	✅
Saisir entretien / vidange	✅	—	✅	✅
Émettre une demande	✅	✅	—	✅
Valider une demande	✅	—	—	✅
Supprimer	—	—	—	✅

Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.

Scénarios d'utilisation

Révision préventive à 80 000 km

Le 205 TUN 8842 atteint 80 120 km. Une révision préventive est enregistrée (GARAGE EL FELLAH, 480 TND) ; la prochaine vidange est recalculée et son km restant repart à plein.

Réparation suite à panne

Le conducteur émet une demande d'entretien (freinage). Le chef de parc valide, crée l'entretien curatif (remplacement plaquettes, 220 TND) et clôt l'intervention.

FAQ & Conseils

Le km restant semble faux ?

Vérifiez le compteur de la dernière vidange et le km actuel : le calcul dépend d'un kilométrage à jour (saisi aux pleins/entretiens).

Préventif ou curatif ?

Une réparation imprévue = curatif. Une révision planifiée (à date ou km) = préventif, dans sa liste dédiée.

Conseil — un fournisseur par garage

Rattachez chaque intervention à son fournisseur garage : vous obtiendrez un coût de maintenance fiable par véhicule et par prestataire.

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