Manuel Assurances & contrats
Gérez les contrats d'assurance automobile, les contrats de location et le leasing de la flotte. Chaque contrat porte un numéro, un assureur/agence, une période et un état ; Swifto colore les échéances en rouge et alerte avant l'expiration pour éviter toute rupture de couverture.
Présentation
Ce sous-module couvre l'ensemble des documents contractuels rattachés aux véhicules : l'assurance (obligatoire), les contrats de location (mise à disposition) et le leasing (financement). Chaque contrat est suivi par sa date de fin, affichée en rouge à l'approche, et complété d'alertes pour anticiper le renouvellement.
Objectif métier
- Centraliser les contrats par véhicule
- Suivre les dates d'échéance des couvertures
- Anticiper le renouvellement avant rupture
- Tracer leasing et locations de véhicule
Public cible
- Chef de parc — gère et renouvelle les contrats
- Comptabilité — primes, loyers et leasing
- Administration — conformité documentaire
Échéances aussi visibles sur le véhicule
La date d'assurance apparaît également dans la liste des véhicules (colonne Assurance). En cas de sinistre, voir Constats automobiles.
Accès et navigation
Menu Gestion du parc auto → Assurances automobiles et Contrats de location.
Liste des assurances
La liste affiche les contrats d'assurance avec leur assureur, leur agence, la période et l'état. La date de fin proche passe en rouge.
| N° contrat⇅ | Assurance⇅ | Agence⇅ | Début⇅ | Fin⇅ | État⇅ | Actions | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| AS-2025-00471 | STAR ASSURANCES | Agence Tunis Lac | 03/07/2025 | 02/07/2026 | Bientôt expiré | ||
| AS-2026-00188 | GAT ASSURANCES | Agence Sfax Nord | 16/01/2026 | 15/01/2027 | Valide |
Colonnes de la liste
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° contrat | Référence du contrat d'assurance. |
| Assurance | Compagnie (STAR, GAT, COMAR…). |
| Agence | Agence ou intermédiaire émetteur. |
| Début / Fin | Période de couverture — la Fin proche passe en rouge. |
| État | Valide ou Bientôt expiré. |
Créer un contrat d'assurance
Cliquez sur Nouveau. Renseignez le véhicule, l'assureur, le numéro de contrat, l'agence, la période et la prime.
La date de fin pilote l'alerte
À l'approche de la date de fin, l'état passe à Bientôt expiré et la ligne se colore en rouge dans la liste et sur le véhicule.
États & échéances
| État | Signification | Affichage |
|---|---|---|
| Valide | Contrat en cours, date de fin éloignée. | Date en noir |
| Bientôt expiré | Date de fin proche — renouvellement à prévoir. | Date en rouge |
Pas de rupture de couverture — un véhicule sans assurance valide ne doit pas circuler. La coloration rouge + les notifications visent la couverture continue.
Contrats de location
Le sous-module Contrats de location trace les véhicules mis à disposition (loués) : véhicule, conducteur rattaché et période. La date de fin est suivie comme une échéance.
| Véhicule⇅ | Chauffeur⇅ | Début⇅ | Fin⇅ | État⇅ | Actions | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 89 TUN 2031 | Nizar KHELIFI | 01/02/2026 | 31/01/2027 | En cours | ||
| 205 TUN 8842 | Hatem MEJRI | 10/06/2025 | 09/07/2026 | Bientôt fini |
Colonnes de la liste des contrats de location
| Colonne | Description |
|---|---|
| Véhicule | Véhicule mis à disposition / loué. |
| Chauffeur | Conducteur rattaché au contrat. |
| Début | Date de début de location. |
| Fin | Date de fin — alerte à l'approche (rouge). |
Leasing
Le leasing (location avec option d'achat / financement) est géré comme un contrat à échéance : organisme financeur, période et fin de contrat suivie au même titre que l'assurance.
Société de leasing / financeur
Début / fin du financement
Fin suivie + alerte
Leasing, location et assurance partagent la même logique d'échéance colorée : la liste signale en rouge tout contrat proche de sa fin.
Alertes de renouvellement
Combinée aux notifications, la coloration rouge des échéances permet d'anticiper tous les renouvellements.
Échéance lointaine
Échéance proche — préparer
Rouge — agir immédiatement
Anticipation des renouvellements — renouvelez assurance, leasing et location avant toute interruption en surveillant les échéances colorées.
Cycle de vie (workflow)
flowchart LR A([Nouveau contrat]):::s --> B[Saisie période + assureur]:::p B --> C([Valide]):::ok C -.->|date de fin proche| D([Bientôt expiré]):::ko D -->|renouvellement| B D -.->|sans action| E([Rupture de couverture]):::ko classDef p fill:#E0F2FE,stroke:#0EA5E9,color:#075985; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Assurance obligatoire — la date de fin proche passe en rouge dans les listes (contrats et véhicules). Renouvelez avant l'échéance.
Période cohérente — la date de fin doit être postérieure à la date de début ; c'est elle qui déclenche l'état « Bientôt expiré ».
Un contrat par véhicule — assurance, location et leasing sont rattachés au véhicule et visibles depuis sa fiche.
Logique d'échéance unifiée — assurance, location et leasing suivent la même règle d'alerte par date de fin.
Rôles & permissions
| Action | Chef de parc | Comptable | Administration | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter les contrats | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer / renouveler | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gérer le leasing | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Supprimer | — | — | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
Scénarios d'utilisation
Renouvellement d'assurance à temps
Le contrat STAR AS-2025-00471 arrive à expiration le 02/07/2026. Il passe en rouge → le chef de parc renouvelle (nouveau contrat ou prolongation) avant l'échéance, sans interruption de couverture.
Fin de contrat de location
La location du 205 TUN 8842 se termine le 09/07/2026 (rouge). L'entreprise décide de la prolonger ou de restituer le véhicule avant la date de fin.
FAQ & Conseils
Pourquoi un contrat est-il « Bientôt expiré » ?
Sa date de fin approche. Ouvrez le contrat pour le renouveler ; l'état repassera à « Valide » une fois la nouvelle période enregistrée.
L'assurance est rouge sur le véhicule ?
La date d'assurance affichée dans la liste des véhicules reflète le contrat : renouvelez-le ici pour lever l'alerte.
Conseil — un numéro de contrat unique
Saisissez le N° de contrat exact de l'assureur : il facilite les échanges (sinistre, renouvellement) et le rapprochement comptable.
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