Manuel État de caisse (Z)
À chaque clôture de session, l'application Swifto POS produit un état de caisse — le fameux « rapport Z ». Il est automatiquement remonté et archivé dans le back-office pour contrôle et suivi : fond de caisse, ventes par mode de règlement, mouvements de caisse et écart éventuel.
Présentation
L'état de caisse, ou rapport Z, est le récapitulatif financier d'une session de caisse. Il est édité par l'application mobile Swifto POS au moment de la clôture, puis remonté et archivé dans le back-office où le responsable et la comptabilité peuvent le consulter à tout moment. Le back-office est en lecture : l'état Z vient du terrain, il n'y est jamais recréé.
Objectif métier
- Récapituler les encaissements de la journée par mode
- Tracer le fond de caisse et les mouvements d'espèces
- Mettre en évidence l'écart de caisse à contrôler
- Archiver un justificatif de clôture par caisse
Public cible
- Responsable PDV — contrôle les écarts de caisse
- Comptabilité — rapproche les Z avec les recettes
- Caissier — génère le Z à sa clôture
Position dans le cycle
L'état Z clôt une session de caisse : il agrège les encaissements et les bons de retour de la journée en un seul justificatif.
Accès et navigation
Depuis le back-office, ouvrez le menu Gestion des Caisses → États de caisse (Z). La liste affiche tous les états Z remontés, avec une recherche par période, par terminal (caisse) et par caissier.
| N° Z | Caisse | Caissier | Clôture | Total encaissé | Écart |
|---|---|---|---|---|---|
| Z-0148 | Menzah 1 | Salah B. | 12/07 · 19:04 | 1 105,500 TND | 0,000 |
| Z-0147 | Lac 2 | Amira K. | 12/07 · 18:47 | 876,000 TND | - 2,000 |
| Z-0146 | Menzah 1 | Salah B. | 11/07 · 19:12 | 963,500 TND | 0,000 |
Les états Z sont générés sur le terrain : c'est le caissier qui les produit à la clôture depuis Swifto POS. Le back-office ne fait que les recevoir et les afficher.
Le cycle d'une session de caisse
L'état Z est le point final d'une session : chaque journée de caisse suit le même enchaînement, de l'ouverture avec fond de caisse jusqu'à la génération du numéro Z à la clôture.
flowchart LR A([Ouverture
fond de caisse]):::s --> B[Ventes de la journée
espèces / carte / chèque]:::p B --> M[Mouvements de caisse
apport · prélèvement]:::st B --> C[Clôture / comptage
du tiroir]:::p M --> C C --> Z([Génération du numéro Z
état de caisse]):::ok classDef p fill:#ECFDF5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
Un Z par session — chaque session de caisse produit exactement un état Z à sa clôture. Il n'y a pas de Z sans session close.
Contenu d'un état Z
Un état de caisse regroupe l'ensemble des informations financières de la session. Voici ce qu'il contient :
| Rubrique | Description |
|---|---|
| Caisse (terminal) | Le point de vente / terminal concerné par la session. |
| Caissier | La personne qui a tenu la caisse pendant la session. |
| Ouverture | Date et heure d'ouverture de la session. |
| Clôture | Date et heure de clôture (édition du Z). |
| Fond de caisse initial | Montant d'espèces présent dans le tiroir au démarrage. |
| Ventes par mode de règlement | Total encaissé en espèces, carte, chèque, ticket… |
| Total des mouvements de caisse | Somme des apports et prélèvements d'espèces de la session. |
| Écart de caisse | Différence entre le montant théorique et le comptage physique. |
Écart de caisse — un écart non nul (positif ou négatif) signale un besoin de contrôle : erreur de rendu de monnaie, oubli de mouvement, ou comptage à revoir.
Les mouvements de caisse
Au-delà des ventes, une session peut comporter des mouvements de caisse : des entrées ou des sorties d'espèces indépendantes des ventes, rattachées à la session. Ils sont détaillés dans l'état Z.
Apport
Ajout d'espèces dans le tiroir (renfort de monnaie).
Prélèvement
Retrait d'espèces (dégagement vers le coffre).
Dépense
Sortie d'espèces pour une petite dépense courante.
Z-0148 — Mouvements de caisse
Les mouvements de caisse expliquent une partie de l'écart : ils ajustent le montant d'espèces attendu dans le tiroir au moment du comptage.
Consulter un état Z
Depuis la liste, ouvrez un état Z pour voir le détail : ses mouvements de caisse et ses agrégats de vente par mode de règlement. Le back-office est en lecture seule — les états proviennent du POS et ne sont pas modifiés au bureau.
Z-0148 — Menzah 1 · Salah B.
Lecture seule — un état Z consulté au back-office ne peut pas être modifié : sa source de vérité est le terrain (la caisse qui l'a produit).
Synchronisation
Les états Z sont envoyés automatiquement par l'application POS vers le back-office. Même si la caisse fonctionne hors ligne, la clôture est mémorisée puis transmise dès la reconnexion — sans doublon.
Envoi automatique
Chaque clôture pousse l'état Z vers le back-office.
Résistant au hors-ligne
Mémorisé sans réseau, transmis à la reconnexion.
Sans doublon
Un même état Z n'est jamais reçu deux fois.
La caisse continue de fonctionner en cas de coupure réseau ; la remontée des états Z se rattrape automatiquement au retour de la connexion.
Règles métier
Identifiant unique — chaque état Z est identifié de façon unique par sa caisse et sa session ; il n'existe qu'un seul Z par session close.
Non modifiable au bureau — le back-office ne modifie jamais un état Z : la source de vérité reste le terrain (la caisse qui l'a généré).
Écart = contrôle — un écart de caisse non nul signale un besoin de vérification par le responsable (rendu de monnaie, mouvement oublié, comptage).
Remontée sans doublon — les états Z sont reçus une seule fois, même après une coupure réseau et une reconnexion.
FAQ & Conseils
Un état Z n'apparaît pas au back-office ?
La session n'est peut-être pas encore clôturée, ou la caisse était hors ligne. La remontée se fait automatiquement à la clôture puis à la reconnexion.
Puis-je corriger un montant sur un Z depuis le bureau ?
Non : l'état Z est en lecture seule. Toute correction se fait au niveau de la caisse ; le Z reflète fidèlement la session telle qu'elle s'est déroulée.
Que signifie un écart négatif ?
Il manque des espèces dans le tiroir par rapport au théorique. Vérifiez les mouvements de caisse et le comptage ; un écart positif signale au contraire un surplus.
Conseil — rapprochez chaque jour
Contrôlez les états Z quotidiennement : un écart traité à chaud est bien plus simple à expliquer qu'une semaine plus tard.
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