Swifto ERP · Manuel — Affaires / Cycle de vente

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Présentation

Une affaire (ou cycle de vente) représente une opportunité commerciale identifiée auprès d'un client, d'un prospect ou via un prescripteur. Contrairement à un devis ponctuel, l'affaire vit dans le temps : elle passe par des étapes successives (de la détection à la négociation), agrège un montant estimé, et concentre toute la traçabilité commerciale (devis envoyés, réunions tenues, notes d'échange) avant de se conclure en gain ou en perte.

Objectif métier

Piloter le pipeline commercial étape par étape
Estimer le chiffre d'affaires potentiel
Centraliser devis, réunions et notes d'une affaire
Analyser les pertes (motif) et taux de transformation

Public cible

Commerciaux — créent et font avancer leurs affaires
Chefs d'équipe — supervisent le pipeline (affaire par équipe)
Direction — suit le dashboard et les prévisions

Les 4 entités gérées dans le module

Affaires

L'opportunité elle-même

Devis du cycle

Propositions rattachées

Réunions

Rendez-vous & comptes-rendus

Notes

Historique des échanges

Lien avec les autres modules

Une affaire pointe vers un client (ou prospect) et rassemble des devis. Une affaire gagnée alimente le carnet de commandes (devis approuvé → bon de commande → bon de livraison → facture).

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Accès et navigation

Menu latéral gauche : Affaires. Le sous-menu donne accès au Dashboard du cycle, aux Affaires, aux Devis, aux Réunions, aux Documents et aux Notes, ainsi qu'aux Paramétrages (équipes, origines, partenaires, motifs de perte, étapes du cycle).

Swifto ERP — Menu Affaires

SWIFTO

Dashboard global

Ventes

Affaires

Dashboard du cycle

Affaires

Devis

Réunions

Documents

Notes

Paramètrages

Achats

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La liste des affaires s'ouvre à droite après le clic sur « Affaires ».

Le sous-menu Paramétrages du module héberge la configuration indispensable : Équipes du cycle, Origines d'affaire, Partenaires & postes, Motifs de perte et Objectifs de réunion. Configurez-les avant la première affaire.

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Affaires / opportunités

La liste des Affaires est le cœur du module. Chaque ligne affiche le libellé de l'affaire, son origine, le client, les dates début / fin, l'équipe responsable et l'étape (statut) en cours — matérialisée par une pastille colorée reprenant la couleur paramétrée de l'étape.

Affaires › Cycle de vente

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Dashboard global

Affaires

Dashboard du cycle

Affaires

Devis

Réunions

Notes

Paramètrages

012 Mr Skander TRABELSI

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Cycle de vente — Affaires

Affaires ouvertes

9

Montant estimé

412 000,000^TND

Gagnées (mois)

3

Perdues (mois)

2

Libellé⇅	Origine⇅	Client⇅	Début⇅	Fin⇅	Équipe⇅	Étape⇅
Équipement parc informatique	Salon Technologique	SOCIÉTÉ FONDS CLAIR	05/04/2026	30/06/2026	Équipe Tunis Nord	Négociation
Migration ERP atelier	Recommandation	ECAR	12/03/2026	15/05/2026	Équipe Grand Sud	Qualification
Renouvellement licences	Site web	EL MAZRAA	20/04/2026	20/05/2026	Équipe Tunis Nord	Détection
Contrat maintenance annuel	Prescripteur	BUFFET CONCEPT	01/02/2026	28/02/2026	Équipe Tunis Nord	Gagnée

Colonnes de la liste

Colonne	Description
Libellé	Nom de l'affaire / opportunité (ex. « Équipement parc informatique »).
Origine	Canal d'acquisition de l'affaire (salon, recommandation, site web, prescripteur…), paramétré dans Origines d'affaire.
Client	Client, prospect ou consommateur concerné par l'opportunité.
Début / Fin	Période prévisionnelle de traitement de l'affaire.
Équipe	Équipe commerciale en charge (si l'affaire est gérée par équipe).
Étape	Étape courante du cycle, affichée en pastille colorée (couleur définie sur l'étape).

Champs saisis à la création d'une affaire

Le formulaire Nouveau rassemble l'identité de l'affaire, son rattachement client et son pilotage.

Identité & estimation

Libellé de l'affaire
Type : Client / Prospect / Prescripteur
Origine de l'affaire & domaine
Montant estimé (TND)
Dates : détection, ouverture, début, fin
Gouvernorat & description

Rattachement & pilotage

Client / prospect (ou création à la volée)
Partenaires & concurrents associés
Gestion : par responsable ou par équipe
Étape du cycle (1ʳᵉ étape par défaut)
Motif de perte (si l'étape l'exige)

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Devis du cycle

Les Devis du cycle sont les propositions commerciales rattachées aux affaires. Ils suivent leur propre cycle d'état (de la préparation à l'approbation) et alimentent le reste à facturer de l'affaire. Chaque devis est exportable en PDF.

Affaires › Devis du cycle

Devis du cycle de vente

État⇅	Numéro⇅	Date⇅	Vendeur⇅	Type⇅	Client⇅	Total HT⇅	Reste HT⇅
Approuvé	DCV: N°000087	14/04/2026	Skander TRABELSI	Client	FONDS CLAIR	38 500,000^TND	0,000^TND
Opportunité	DCV: N°000086	10/04/2026	Skander TRABELSI	Prospect	ECAR	22 100,000^TND	22 100,000^TND
En préparation	DCV: N°000085	08/04/2026	Yosr KAMOUN	Client	EL MAZRAA	7 900,000^TND	7 900,000^TND
Rejeté	DCV: N°000083	02/04/2026	Yosr KAMOUN	Prospect	BUFFET CONCEPT	15 300,000^TND	0,000^TND

États d'un devis du cycle

État	Signification
En préparation	Devis en cours de saisie, non encore soumis au client.
Opportunité	Devis émis / proposé, en attente de décision du client.
Modifié	Devis révisé après retour du client.
Rejeté	Proposition refusée par le client.
Approuvé	Devis accepté — peut être transformé en commande / facture.

La colonne Reste HT (rouge tant qu'elle est > 0) indique la part du devis non encore transformée. Un devis approuvé et entièrement facturé affiche 0,000.

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Réunions

Les Réunions tracent les rendez-vous tenus autour d'une affaire : date, objectif, membres de l'équipe interne présents, contacts partenaires et client. Chaque réunion porte une description qui sert de compte-rendu.

Affaires › Réunions

Réunions du cycle de vente

Date⇅	Affaire⇅	Objectif⇅	Membres⇅	Partenaires⇅	Client⇅
18/04/2026 14:30	Équipement parc informatique	Présentation de l'offre	S. Trabelsi, Y. Kamoun	SODISTRA — M. Ben Ali	FONDS CLAIR
11/04/2026 10:00	Migration ERP atelier	Recueil du besoin	S. Trabelsi	---	ECAR
03/04/2026 09:30	Renouvellement licences	Négociation tarifaire	Y. Kamoun	---	EL MAZRAA

Colonne	Description
Date	Date et heure du rendez-vous (horodatage).
Affaire	Affaire (cycle de vente) à laquelle la réunion est rattachée.
Objectif	Objectif de la réunion (paramétré dans Objectifs de réunion).
Membres	Collaborateurs internes présents (équipe ou sélection de membres).
Partenaires	Contacts partenaires conviés à la réunion.
Client	Client / prospect concerné par l'affaire.

Renseignez systématiquement la description (compte-rendu) : c'est l'historique qui permet à un collègue de reprendre l'affaire sans perte d'information.

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Notes & historique des échanges

Les Notes constituent le journal de suivi d'une affaire : chaque note enregistre une observation libre, l'auteur et la date. Elles permettent de reconstituer la chronologie complète des échanges (appel, e-mail, visite, relance…).

Affaires › Notes

Notes du cycle de vente

	Affaire⇅	Description
	Équipement parc informatique	Le client demande une remise volume sur les serveurs ; relancer avec offre révisée avant le 25/04.
	Migration ERP atelier	Réunion de cadrage positive — décideur identifié : M. le DAF.
	Renouvellement licences	Concurrent positionné sur le dossier ; argumenter sur le support local.

Champ	Description
Affaire	Cycle de vente auquel la note se rapporte.
Description	Contenu libre de la note (observation, décision, relance à prévoir…).
Auteur	Collaborateur ayant saisi la note (renseigné automatiquement).
Date	Date de création de la note (horodatage).

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Workflow du pipeline

Une affaire avance d'étape en étape. Les étapes (table EtatCycleDeVente) sont paramétrables : chacune porte un rang, une couleur, et un indicateur « admet motif de perte ». L'affaire porte par ailleurs un statut de clôture : Pas encore, Gagnée ou Perdu.

flowchart LR
  A([Détection / Prospect]):::s --> B[Qualification]:::p
  B --> C[Devis / Proposition]:::p
  C --> D[Négociation]:::w
  D -->|accord| G([Gagnée]):::ok
  D -->|refus + motif| K([Perdue]):::ko
  G --> H[Devis approuvé
-> Commande / Facture]:::ok
  classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d;
  classDef s fill:#E0F2F4,stroke:#1A8EA5,color:#0E6B78;
  classDef w fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E;
  classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
  classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;

Statut de clôture de l'affaire

Statut	Signification
Pas encore	Affaire en cours, issue non décidée — elle progresse dans le pipeline.
Gagnée	Opportunité remportée ; débouche sur un devis approuvé puis une commande.
Perdu	Opportunité perdue ; un motif de perte est exigé (analyse commerciale).

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Règles métier

Étapes paramétrables — les étapes du cycle sont définies par entreprise (rang + couleur). La première étape (1ᵉʳ rang) est proposée par défaut à la création d'une affaire.

Motif de perte obligatoire — dès qu'une étape « admet motif de perte » est sélectionnée, la saisie d'un motif devient requise. Impossible de marquer une affaire perdue sans en indiquer la raison.

Gestion par responsable ou par équipe — une affaire est pilotée soit par un responsable unique, soit par une équipe du cycle. Ce choix conditionne l'affectation des réunions et la visibilité.

Centralisation — devis, réunions et notes d'une même affaire sont regroupés sous l'affaire. La fiche détail de l'affaire restitue tout l'historique d'un seul coup d'œil.

Isolation par entreprise — chaque affaire, devis, réunion et note appartient à l'entreprise courante ; les données ne sont jamais visibles d'une entreprise à l'autre.

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Rôles & permissions

L'accès à chaque écran (Affaires, Devis, Réunions, Notes) et à chaque action (créer, supprimer) est piloté par les privilèges du profil de l'utilisateur.

Action	Commercial	Chef d'équipe	Direction	Admin
Consulter les affaires	✅	✅	✅	✅
Créer / faire avancer une affaire	✅	✅	—	✅
Gérer devis / réunions / notes	✅	✅	—	✅
Marquer Gagnée / Perdue	✅	✅	—	✅
Supprimer	—	✅	—	✅
Paramétrer le cycle (étapes, équipes…)	—	—	—	✅
Consulter le dashboard du cycle	✅	✅	✅	✅

Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.

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FAQ & scénario réel

Quelle différence entre une affaire et un devis ?

L'affaire est l'opportunité qui vit dans le temps et passe par des étapes. Le devis du cycle est une proposition chiffrée rattachée à l'affaire — une affaire peut porter plusieurs devis successifs (révisions).

Je ne peux pas marquer mon affaire « Perdue » ?

L'étape choisie exige un motif de perte. Sélectionnez la raison dans la liste (paramétrée dans Motifs de perte) pour valider.

Comment suivre la performance globale ?

Le Dashboard du cycle (premier item du menu Affaires) agrège le pipeline : montant estimé, répartition par étape, taux de gain/perte.

Scénario réel — une affaire de bout en bout

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Détection

Au Salon Technologique, la société FONDS CLAIR exprime un besoin d'équipement parc informatique. Le commercial crée une affaire « Équipement parc informatique », origine Salon, montant estimé 40 000 TND, étape Détection.

2

Qualification & réunion

Une réunion « Recueil du besoin » est planifiée ; le compte-rendu et une note (« décideur = DAF ») sont saisis. L'affaire passe à l'étape Qualification.

3

Devis & négociation

Un devis du cycle de 38 500 TND est émis (état Opportunité), puis Modifié après remise volume. L'affaire entre en Négociation.

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Gain

Le client accepte : le devis passe Approuvé, l'affaire est marquée Gagnée. Elle peut désormais être transformée en bon de commande puis facturée.

Manuel Affaires / Cycle de vente

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Objectif métier

Public cible

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Affaires / opportunités

Colonnes de la liste

Champs saisis à la création d'une affaire

Devis du cycle

États d'un devis du cycle

Réunions

Notes & historique des échanges

Workflow du pipeline

Statut de clôture de l'affaire

Règles métier

Rôles & permissions

FAQ & scénario réel

Scénario réel — une affaire de bout en bout