Manuel Affaires / opportunités
Une affaire (ou opportunité) est le cœur du cycle de vente. Elle porte un libellé, un type (Client / Prospect / Prescripteur), un montant estimé, progresse par étapes colorées et se clôt en Gagnée ou Perdu (avec motif).
Présentation
L'écran Affaires liste les opportunités commerciales de l'entreprise. Contrairement à un devis ponctuel, une affaire vit dans le temps : elle est détectée, qualifiée, négociée, puis remportée ou perdue. Elle agrège un montant estimé et concentre toute la traçabilité (devis, réunions, notes) sous un même dossier.
Objectif métier
- Détecter et qualifier une opportunité
- Estimer le chiffre d'affaires potentiel
- Faire avancer l'affaire d'étape en étape
- Conclure (Gagnée / Perdu) et analyser les pertes
Public cible
- Commerciaux — créent et pilotent leurs affaires
- Chefs d'équipe — supervisent le pipeline
- Direction — suit prévisions & taux de gain
Place dans le module
L'affaire est l'entité centrale : elle rassemble les devis du cycle, les réunions et notes. Pour la vue d'ensemble du module, voir Cycle de vente.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Affaires → Affaires.
Liste des affaires
Cartes de synthèse en tête (affaires ouvertes, montant estimé, gagnées / perdues du mois), puis la liste détaillée. Chaque ligne montre l'étape courante en pastille colorée (couleur définie sur l'étape).
| Libellé⇅ | Type⇅ | Client⇅ | Montant est.⇅ | Fin⇅ | Équipe⇅ | Étape⇅ | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Équipement parc informatique | Client | SOCIÉTÉ FONDS CLAIR | 40 000,000TND | 30/06/2026 | Équipe Tunis Nord | Négociation | ||
| Migration ERP atelier | Prospect | ECAR | 22 100,000TND | 15/05/2026 | Équipe Grand Sud | Qualification | ||
| Renouvellement licences | Prescripteur | EL MAZRAA | 7 900,000TND | 20/05/2026 | Équipe Tunis Nord | Détection | ||
| Contrat maintenance annuel | Client | BUFFET CONCEPT | 18 600,000TND | 28/02/2026 | Équipe Tunis Nord | Gagnée | ||
| Déploiement caisses POS | Prospect | STÉ NOVA RETAIL | 31 000,000TND | 10/03/2026 | Équipe Grand Sud | Perdu |
Colonnes de la liste
| Colonne | Description |
|---|---|
| Libellé | Nom de l'affaire / opportunité (ex. « Équipement parc informatique »). |
| Type | Client · Prospect · Prescripteur — nature du tiers (section 6). |
| Client | Client, prospect ou consommateur concerné. |
| Montant est. | Montant estimé de l'opportunité (TND), saisi à la création. |
| Début / Fin | Période prévisionnelle de traitement de l'affaire. |
| Équipe | Équipe commerciale en charge (si l'affaire est gérée par équipe). |
| Étape | Étape courante du cycle (EtatCycleDeVente), pastille colorée selon la couleur paramétrée. |
Barre d'actions
Nouveau
Ouvre le formulaire de création d'affaire (section 5).
Supprimer
Supprime les affaires cochées (selon privilège).
Recherche
Filtre par libellé, client, étape, équipe et période.
L'icône en bout de ligne ouvre la fiche détail de l'affaire : étape, devis rattachés, réunions et notes regroupés.
Créer une affaire
Cliquez sur Nouveau. Saisissez le libellé, choisissez le type et le client, indiquez le montant estimé et l'équipe, puis enregistrez. L'affaire démarre sur la première étape du cycle.
Champs du formulaire
Identité & estimation
- Libellé de l'affaire (obligatoire)
- Type : Client / Prospect / Prescripteur
- Origine de l'affaire & domaine
- Montant estimé (TND)
- Dates : détection, début, fin
- Description (contexte du besoin)
Rattachement & pilotage
- Client / prospect (ou création à la volée)
- Partenaires & concurrents associés
- Gestion : par responsable ou par équipe
- Étape du cycle (1ʳᵉ étape par défaut)
- Motif de perte (si l'étape l'exige)
Client à la volée
Le bouton à côté du champ Client permet de créer un nouveau client / prospect sans quitter le formulaire de l'affaire.
Type d'affaire
Le type qualifie la nature du tiers à l'origine de l'opportunité. Il oriente le ciblage commercial et le filtrage du pipeline.
Opportunité auprès d'un client existant (vente additionnelle, renouvellement, extension).
Opportunité auprès d'un prospect (tiers non encore client) — conquête.
Affaire apportée via un prescripteur / apporteur d'affaires (recommandation, partenaire).
Étapes du cycle
Les étapes (table EtatCycleDeVente) sont paramétrables par entreprise : chacune porte un rang (ordre), une couleur d'affichage et un indicateur « admet un motif de perte ». L'affaire avance d'une étape à l'autre ; la pastille de la liste reprend la couleur de l'étape.
Exemple d'étapes — les libellés, l'ordre et les couleurs sont définis dans Paramétrages › Étapes du cycle et varient selon votre entreprise.
| Propriété de l'étape | Rôle |
|---|---|
| Libellé | Nom affiché de l'étape (ex. « Qualification »). |
| Rang | Ordre de l'étape dans le pipeline ; le 1ᵉʳ rang est l'étape par défaut à la création. |
| Couleur | Couleur de la pastille affichée dans la liste des affaires. |
| Admet motif de perte | Si activé, sélectionner cette étape exige un motif de perte (section 8). |
Statut & motif de perte
Indépendamment de l'étape, l'affaire porte un statut de clôture qui en résume l'issue. Une affaire marquée Perdu exige obligatoirement un motif de perte.
| Statut | Code | Signification |
|---|---|---|
| Pas encore | 0 | Affaire en cours, issue non décidée — elle progresse dans le pipeline. |
| Gagnée | 1 | Opportunité remportée ; débouche sur un devis approuvé puis une commande. |
| Perdu | 2 | Opportunité perdue ; un motif de perte est exigé (analyse commerciale). |
Motif de perte obligatoire
Dès qu'une étape « admet motif de perte » est choisie (ou le statut Perdu), Swifto exige la sélection d'un motif (paramétré dans Motifs de perte). Impossible de clore une affaire perdue sans en indiquer la raison — c'est ce qui alimente l'analyse des pertes.
Équipe & pilotage
Une affaire est pilotée soit par un responsable unique, soit par une équipe du cycle. Ce choix conditionne l'affectation des réunions, la visibilité et le regroupement du pipeline.
Par responsable
Un commercial unique porte l'affaire. Adapté aux structures individuelles ou aux dossiers nominatifs.
Par équipe
Une équipe du cycle (ex. « Équipe Tunis Nord ») gère l'affaire collectivement. Les membres et réunions sont rattachés à l'équipe.
Les équipes du cycle se configurent dans Paramétrages › Équipes du cycle avant de pouvoir les affecter à une affaire.
Workflow de l'affaire
flowchart LR A([Détection / Prospect]):::s --> B[Qualification]:::p B --> C[Proposition / Devis]:::p C --> D[Négociation]:::w D -->|accord| G([Gagnée]):::ok D -->|refus + motif| K([Perdu]):::ko G --> H[Devis approuvé
-> Commande / Facture]:::ok B -.->|réunions + notes| N[(Traçabilité)]:::st classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#E0F2F4,stroke:#1A8EA5,color:#0E6B78; classDef w fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef st fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Étape par défaut — à la création, l'affaire démarre sur la première étape (1ᵉʳ rang) du cycle paramétré.
Motif de perte requis — une affaire ne peut passer en Perdu (ou sur une étape qui l'exige) sans motif sélectionné.
Centralisation — devis, réunions et notes d'une même affaire sont regroupés sous l'affaire ; la fiche détail restitue tout l'historique.
Isolation par entreprise — chaque affaire appartient à l'entreprise courante ; les données ne sont jamais visibles d'une entreprise à l'autre.
FAQ & Conseils
Affaire ou devis ?
L'affaire est l'opportunité qui vit dans le temps. Le devis du cycle est une proposition chiffrée rattachée — une affaire peut porter plusieurs devis (révisions).
Je ne peux pas marquer mon affaire « Perdu » ?
Sélectionnez un motif de perte dans la liste (paramétré dans Motifs de perte) pour valider la clôture.
Conseil — tracer en continu
Saisissez une réunion ou une note après chaque échange : c'est l'historique qui permet à un collègue de reprendre l'affaire sans perte d'information.
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