Manuel Inventaire
L'inventaire confronte la quantité virtuelle (théorique, calculée par l'ERP) à la quantité constatée au comptage physique. L'écart en découle et, à la validation, un ajustement automatique (mouvement type 6) aligne le stock sur la réalité.
Présentation
L'inventaire est l'opération de comptage physique qui remet le stock théorique en accord avec la réalité du terrain. Pour chaque article, l'opérateur saisit la quantité réellement comptée ; Swifto affiche la quantité virtuelle et calcule l'écart. À la validation, l'écart est appliqué au stock par un mouvement d'inventaire (type 6).
Objectif métier
- Fiabiliser les quantités en stock
- Détecter les écarts (casse, vol, erreur de saisie)
- Corriger le stock sans saisir de mouvement manuel
- Conserver une trace datée du comptage
Public cible
- Magasiniers — réalisent le comptage
- Responsable stock — valide l'ajustement
- Comptabilité — exploite la valorisation
Opération corrective
La validation d'un inventaire modifie directement les quantités en stock. Vérifiez toujours les comptages avant de valider.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Stock → Inventaire.
Liste des inventaires
La page liste les campagnes d'inventaire avec leur libellé, leur état et leur date.
| Libellé⇅ | État inventaire⇅ | Date inventaire⇅ | Actions | |
|---|---|---|---|---|
| Inventaire juin 2026 — Magasin Central | En cours | 02/06/2026 09:00 | ||
| Inventaire trimestriel T1 | Validé | 31/03/2026 17:30 | ||
| Inventaire Caisse POS — Boutique 1 | Validé | 28/02/2026 18:00 |
Colonnes de la liste
| Colonne | Description |
|---|---|
| Libellé | Intitulé de la campagne d'inventaire. |
| État inventaire | En cours ou Validé (section 7). |
| Date inventaire | Date et heure du comptage (limitée à la date du jour). |
Barre d'actions
Nouveau
Ouvre le formulaire de création d'un inventaire (section 5).
Recherche
Filtre par état et par période.
Supprimer
Supprime les inventaires cochés (avant validation).
Détail
Ouvre les lignes : articles, quantités virtuelles/constatées et écarts.
Créer un inventaire
Cliquez sur Nouveau. Saisissez le libellé, la date du comptage, puis ajoutez les lignes : pour chaque article, la quantité virtuelle est pré-remplie et vous saisissez la quantité constatée. L'écart s'affiche en temps réel.
| Article | Qté virtuelle | Qté constatée | Écart | |
|---|---|---|---|---|
| MODULE SMART SUPERVISOR | 92,000 | 90,000 | -2,000 | |
| CÂBLE SMART BUS 5M | 38,000 | 40,000 | +2,000 | |
| CAPTEUR DLC LAIT 1L | 30,000 | 30,000 | 0,000 |
Colonnes du formulaire
| Colonne | Description |
|---|---|
| Article | Article à compter. |
| Quantité virtuelle | Stock théorique au moment du comptage (rempli par l'ERP, non modifiable). |
| Quantité constatée | Quantité réellement comptée par l'opérateur (saisie). |
| Écart | Constatée − virtuelle. Positif (vert) = surplus, négatif (rouge) = manquant. |
Sur un stock par lot / DLC, le comptage se fait par lot : chaque ligne porte son numéro de lot et sa date limite.
Écart & ajustement
L'écart mesure la différence entre le compté et le théorique. À la validation, Swifto écrit un mouvement d'inventaire (type 6) qui amène la quantité du stock à la valeur constatée.
Formule · Écart = quantité constatée − quantité virtuelle · Après validation : quantité du stock = quantité constatée.
Écart positif (surplus)
On a compté plus que prévu : le stock est augmenté de l'écart (mouvement d'entrée d'ajustement).
Écart négatif (manquant)
On a compté moins que prévu : le stock est diminué de l'écart (casse, vol, erreur antérieure).
Ajustement automatique — l'opération corrige directement les quantités via un mouvement type 6. Retrouvez-le ensuite dans le journal des mouvements.
États de l'inventaire
| État | Signification | Stock impacté ? |
|---|---|---|
| En cours | Inventaire saisi / en cours de comptage, non encore validé. | Non |
| Validé | Comptage confirmé : l'écart est appliqué au stock (mouvement type 6). | Oui |
Validation irréversible — une fois l'inventaire validé, l'ajustement est écrit dans le journal. Pour corriger, créez un nouvel inventaire.
Cycle de vie (workflow)
De la saisie du comptage à l'ajustement, l'inventaire suit un chemin simple et traçable.
flowchart LR N([Nouvel inventaire]):::s --> C[Comptage
qté constatée]:::p C --> E{Écart ?}:::p E -->|= 0| V([Validé
sans impact]):::ok E -->|≠ 0| AJ[Ajustement
mouvement type 6]:::st AJ --> S[(Stock recalé
sur la réalité)]:::st AJ --> V classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef st fill:#FFF7ED,stroke:#E07B00,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
Règles métier
Ajustement à la validation — l'écart n'impacte le stock qu'au moment de la validation, pas pendant la saisie. Tant qu'il est « En cours », rien n'est modifié.
Date plafonnée — la date d'inventaire ne peut pas dépasser la date du jour : on n'inventorie pas dans le futur.
Comptage par lot — sur un stock par lot / DLC, chaque lot est compté séparément ; l'ajustement s'applique au bon lot.
Trace conservée — l'inventaire validé reste consultable (libellé, date, écarts) ; le mouvement type 6 figure dans le journal.
Lot physique découvert — sur un stock par lot / DLC, si le comptage révèle un lot absent du théorique, ajoutez-le sur la ligne de l'article (bouton +) avec son numéro de lot et sa DLC : il est créé et entré en stock à la validation.
Suppression réversible — supprimer un inventaire validé restaure les quantités d'avant l'inventaire (les ajustements type 6 sont annulés). Pour corriger des comptages, supprimez puis recréez l'inventaire.
Rôles & permissions
| Action | Magasinier | Resp. stock | Direction | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter les inventaires | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer / saisir un comptage | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Valider (ajustement) | — | ✅ | — | ✅ |
| Supprimer (avant validation) | — | ✅ | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils définis dans votre entreprise.
FAQ & Conseils
Mon stock ne correspond pas au comptage physique ?
Lancez un inventaire, saisissez les quantités constatées et validez : l'écart est ajusté automatiquement (mouvement type 6).
L'écart est appliqué mais je m'étais trompé ?
Un inventaire validé est définitif. Créez un nouvel inventaire avec le bon comptage : le second ajustement recale le stock.
Conseil — inventaire tournant
Plutôt qu'un grand inventaire annuel, comptez régulièrement quelques articles : les écarts restent faibles et faciles à expliquer.
