Manuel Fiches fournisseurs
La fiche fournisseur est le cœur du référentiel d'achat. Elle réunit l'identité (libellé, genre physique / morale, matricule fiscale ou CIN), les paramètres financiers (devise, mode de paiement, retenue à la source) et les coordonnées. Ces données sont reprises automatiquement sur tous les documents d'achat.
Présentation
La fiche fournisseur matérialise un partenaire d'achat dans Swifto. Chaque fournisseur appartient à une seule entreprise et possède un libellé unique. Une fois créée, la fiche se sélectionne dans les bons de commande, bons de livraison d'achat, factures d'achat et paiements : la devise, le mode de paiement et la retenue à la source y sont automatiquement préchargés.
Ce que contient la fiche
- Identité : libellé, genre, matricule fiscale / CIN
- Finances : devise, mode de paiement, retenue
- Coordonnées : pays, GSM, tél. fixe, email, adresse
- Visuel : photo / logo du fournisseur
Public cible
- Service achats — créent et tiennent à jour les fiches
- Comptabilité — matricule, retenue, devise
- Magasin — sélection en réception
Pages liées
Cette page détaille la saisie de la fiche. Pour les catégories, voir Marques & catégories ; pour le suivi financier, voir Relevé fournisseur ; pour la vue d'ensemble du module, voir Fournisseurs.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Achats → Fournisseurs → Fournisseurs.
Le même sous-menu donne accès aux Types de fournisseur et aux Relevés / Avances.
Liste des fournisseurs
La page liste tous les fournisseurs de l'entreprise. Chaque colonne est filtrable et triable. Nouveau et Supprimer sont en haut à droite ; la loupe en fin de ligne ouvre le détail.
| Photo | Fournisseur⇅ | Type⇅ | Email⇅ | GSM⇅ | Tél. fixe⇅ | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SOTUMAG Distribution | Grossiste | contact@sotumag.tn | +216 71 802 110 | +216 71 802 100 | |||
| Comptoir Métal Sfax | Matières premières | achat@cmsfax.tn | +216 74 211 540 | --- | |||
| EuroPack International | Emballage | sales@europack.eu | +33 4 72 11 33 00 | +33 4 72 11 33 01 |
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Photo | Logo / visuel du fournisseur (image par défaut si absent). |
| Fournisseur | Libellé (raison sociale ou nom) — filtrable et triable. |
| Type | Catégorie de fournisseur (grossiste, prestataire, matières premières…). |
| Adresse de contact (--- si non renseignée). | |
| GSM / Tél. fixe | Coordonnées téléphoniques au format du pays (--- si absent). |
| Détail | Ouvre la fiche complète du fournisseur. |
Auto-complétion dans les documents
Dans les documents d'achat, le fournisseur se choisit via un champ auto-complété : commencez à taper le libellé et la liste se filtre instantanément.
Barre d'actions
Nouveau
Ouvre le formulaire de fiche fournisseur (section 5).
Supprimer
Supprime le(s) fournisseur(s) coché(s) après confirmation — à éviter si rattaché à des documents (voir section 10).
Modifier
Depuis le détail, le mode édition rouvre le formulaire prérempli avec les valeurs existantes.
Détail
La loupe en fin de ligne ouvre la fiche complète en lecture.
Le formulaire de fiche
Cliquez sur Nouveau. Le formulaire regroupe l'identité, les paramètres financiers et les coordonnées. Les champs marqués * sont obligatoires. Enregistrez avec l'icône .
Tous les champs de la fiche
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Type | Catégorie de fournisseur (liste paramétrable — voir Marques & catégories). | Oui |
| Libellé | Raison sociale ou nom (1re lettre automatiquement en majuscule). Unique dans l'entreprise. | Oui |
| Genre | Personne physique ou Personne morale — bascule le champ d'identification (section 6). | Non |
| Matricule fiscale | Identifiant fiscal — affiché si Personne morale. | Non |
| CIN / Carte séjour | Pièce d'identité — affiché si Personne physique. | Non |
| Devise | Devise de référence des achats (TND, EUR, USD…) — section 7. | Non |
| Mode de paiement | Échéance contractuelle : ---, 15, 30, 45, 60 ou 90 jours. | Oui |
| Activer retenue | Active la retenue à la source sur les paiements (Oui / Non) — section 8. | Non |
| Seuil retenue | Montant à partir duquel la retenue s'applique (si activée). | Non |
| Taux retenue source | Taux applicable (obligatoire si la retenue est activée). | Conditionnel |
| Pays | Définit le masque de saisie des téléphones et l'indicatif. | Oui |
| Tél. fixe / GSM | Coordonnées téléphoniques (masque selon le pays). | Non |
| Adresse de contact (validée par contrôle de format). | Non | |
| Adresse / Description | Adresse postale et note libre. | Non |
| Info. supplémentaire | Champ libre (jusqu'à 450 caractères). | Non |
| Photo / Logo | Image du fournisseur (gif, jpg, png — max. 10 Mo). | Non |
Identité & genre
Le champ Genre change dynamiquement le champ d'identification affiché. Une bascule entraîne l'affichage du bon champ et masque l'autre.
Personne morale
Société, entreprise, association. Le champ affiché est le Matricule fiscale.
Matricule fiscale : 1234567/A/M/000
Personne physique
Travailleur indépendant, artisan, particulier. Le champ affiché est le CIN / Carte de séjour.
CIN / Carte séjour : 09123456
Au changement de genre
Si vous repassez de morale à physique (ou l'inverse), Swifto efface à l'enregistrement le champ d'identification devenu inutile, pour ne conserver que celui correspondant au genre choisi.
Devise & mode de paiement
La devise et le mode de paiement de la fiche servent de valeurs par défaut sur les documents d'achat du fournisseur — garantissant la cohérence des relevés par devise.
Devise
Le champ Devise n'est proposé que si l'entreprise est en mode multi-devise. Sinon, la devise de l'entreprise s'applique automatiquement (TND par défaut). Un fournisseur TN sera en TND, un fournisseur européen en EUR.
Mode de paiement
Échéance contractuelle reprise sur les factures pour calculer la date d'échéance.
Le relevé fournisseur agrège les montants par devise : un fournisseur en EUR et un fournisseur en TND ne sont jamais cumulés ensemble. Voir Relevé fournisseur.
Retenue à la source
La retenue à la source (RAS) est un prélèvement obligatoire appliqué à certains paiements fournisseurs. Sur la fiche, trois paramètres la pilotent.
Activer retenue
Interrupteur Oui / Non. Lorsqu'il est sur Oui, le taux devient obligatoire.
Seuil retenue
Montant minimal à partir duquel la retenue s'applique (ex. 1 000,000 TND). En deçà, pas de retenue.
Taux retenue source Obligatoire si activée
Pourcentage prélevé sur le paiement (ex. 1,5 %). Repris automatiquement lors des paiements d'achat.
Au moment du paiement, Swifto applique automatiquement la retenue (taux × montant) dès que le montant dépasse le seuil, et déduit la RAS du décaissement. Voir Relevé fournisseur et le module Paiements d'achat.
Coordonnées & photo
Le bloc coordonnées rassemble les moyens de contact et le visuel du fournisseur.
Pays
Détermine l'indicatif et le masque de saisie du téléphone (ex. +216 pour la Tunisie, +33 pour la France).
GSM / Tél. fixe
Numéros mobile et fixe, saisis au format imposé par le pays.
Email & adresse
Adresse email (contrôle de format) et adresse postale + description libre.
Photo / Logo
Image gif / jpg / png, max. 10 Mo. Affichée dans la liste et le détail.
Choisissez le pays d'abord
Le masque du téléphone dépend du Pays. Sélectionnez-le avant de saisir GSM / tél. fixe, sinon la saisie peut être refusée.
Règles métier
Unicité du libellé — le libellé doit être unique dans l'entreprise. Swifto vérifie l'unicité à la création et à la modification ; un doublon est refusé.
Isolation multi-entreprise — chaque fournisseur appartient à une seule entreprise. Vous ne voyez et ne manipulez que les fournisseurs de votre propre entreprise.
Retenue conditionnelle — si la retenue est activée, le taux devient obligatoire ; elle s'applique selon le seuil défini.
Genre & identification — l'enregistrement ne conserve que le champ d'identification correspondant au genre (matricule fiscale pour morale, CIN pour physique) ; l'autre est vidé.
Suppression encadrée — un fournisseur rattaché à des commandes, factures ou paiements ne devrait pas être supprimé (risque d'orphelins). Préférez le désactiver / l'archiver.
Scénarios d'utilisation
Grossiste tunisien (personne morale)
SOTUMAG Distribution : genre morale, matricule fiscale renseigné, devise TND, mode de paiement 30 jours, retenue activée à 1,5 % au-delà de 1 000 TND. La fiche alimente ensuite les commandes et factures d'achat.
Fournisseur européen (EUR)
EuroPack International (France) : genre morale, pays France (indicatif +33), devise EUR, paiement 60 jours, retenue désactivée. Ses achats apparaissent dans le relevé séparément en EUR.
Artisan indépendant (personne physique)
Prestataire local en genre physique : le champ CIN / carte de séjour remplace le matricule fiscale ; le reste de la saisie est identique.
FAQ & Conseils
Je ne vois pas le champ Devise ?
Il n'apparaît qu'en mode multi-devise. Sinon la devise de l'entreprise s'applique d'office.
Le téléphone refuse ma saisie ?
Le masque dépend du Pays. Choisissez le pays, puis saisissez au format proposé (indicatif inclus).
Matricule fiscale ou CIN ?
Cela dépend du genre : matricule fiscale pour une personne morale, CIN / carte de séjour pour une personne physique.
Conseil — paramétrez la retenue dès la création
Activer la RAS et son taux dès la fiche évite des oublis au moment du paiement et fiabilise vos décaissements.
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