Manuel Fournisseurs
Le module Fournisseurs constitue le référentiel central des partenaires d'achat de votre entreprise. Chaque fiche regroupe l'identité, les coordonnées, le matricule fiscal, la devise, les conditions de paiement et la retenue à la source. C'est la base sur laquelle s'appuient les commandes, réceptions, factures et paiements d'achat.
Présentation
Un fournisseur est un partenaire auprès duquel votre entreprise achète des articles ou des services. Sa fiche est le point d'ancrage de tout le cycle achats : elle est sélectionnée dans les bons de commande, bons de livraison d'achat, factures d'achat et paiements. Les paramètres saisis ici (devise, conditions, retenue à la source) sont automatiquement repris lors de la création de ces documents.
Objectif métier
- Centraliser le référentiel des partenaires d'achat
- Pré-paramétrer devise et conditions de paiement
- Gérer la retenue à la source par fournisseur
- Suivre le relevé de compte et l'encours
Public cible
- Service achats — créent et tiennent à jour les fiches
- Comptabilité — relevés, encours, retenue
- Magasin / logistique — réceptions de marchandises
Position dans le cycle achats
Le fournisseur est le prérequis de toute la chaîne d'achat : Commande → Réception → Facture → Paiement. Voir Bons de commande d'achat et Factures d'achat en aval.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Achats → Fournisseurs → Fournisseurs. Le même sous-menu donne accès aux Types de fournisseur et aux Relevés / Avances fournisseurs.
Liste des fournisseurs
La page liste tous les fournisseurs de l'entreprise. Chaque colonne est filtrable et triable. Les boutons Nouveau et Supprimer sont en haut à droite ; la loupe en fin de ligne ouvre le détail.
| Photo | Fournisseur⇅ | Type⇅ | Email⇅ | GSM⇅ | Tél. fixe⇅ | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SOTUMAG Distribution | Grossiste | contact@sotumag.tn | +216 71 802 110 | +216 71 802 100 | |||
| Comptoir Métal Sfax | Matières premières | achat@cmsfax.tn | +216 74 211 540 | --- | |||
| EuroPack International | Emballage | sales@europack.eu | +33 4 72 11 33 00 | +33 4 72 11 33 01 |
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Photo | Logo / visuel du fournisseur (image par défaut si absent). |
| Fournisseur | Libellé (raison sociale ou nom) — filtrable et triable. |
| Type | Catégorie de fournisseur (grossiste, prestataire, matières premières…). |
| Adresse de contact (--- si non renseignée). | |
| GSM | Téléphone mobile (au format du pays). |
| Tél. fixe | Téléphone fixe (--- si non renseigné). |
| Détail | Ouvre la fiche complète du fournisseur. |
Recherche & auto-complétion
Dans les documents d'achat, le fournisseur se choisit via un champ auto-complété : commencez à taper le libellé et la liste se filtre instantanément. La liste elle-même se filtre colonne par colonne (libellé, type, email, GSM, tél. fixe).
Créer / éditer un fournisseur
Cliquez sur Nouveau. Le formulaire regroupe l'identité, les paramètres financiers (devise, conditions de paiement, retenue à la source) et les coordonnées. Les champs marqués * sont obligatoires. Enregistrez avec l'icône .
Champs de la fiche
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Type | Catégorie de fournisseur (liste paramétrable — section 5). | Oui |
| Libellé | Raison sociale ou nom (1re lettre automatiquement en majuscule). | Oui |
| Genre | Personne physique (champ CIN / carte de séjour) ou Personne morale (champ matricule fiscale). | Non |
| Matricule fiscale | Identifiant fiscal — affiché si Personne morale. | Non |
| CIN / Carte séjour | Pièce d'identité — affiché si Personne physique. | Non |
| Devise | Devise de référence des achats (TND, EUR, USD…). | Non |
| Mode de paiement | Échéance contractuelle : ---, 15, 30, 45, 60 ou 90 jours. | Oui |
| Activer retenue | Active la retenue à la source sur les paiements (Oui / Non). | Non |
| Seuil retenue | Montant à partir duquel la retenue s'applique (si activée). | Non |
| Taux retenue source | Taux applicable (obligatoire si la retenue est activée). | Conditionnel |
| Pays | Définit le masque de saisie des téléphones et l'indicatif. | Oui |
| Tél. fixe / GSM | Coordonnées téléphoniques (masque selon le pays). | Non |
| Adresse de contact (validée par contrôle de format). | Non | |
| Adresse / Description | Adresse postale et note libre. | Non |
| Info. supplémentaire | Champ libre (jusqu'à 450 caractères). | Non |
| Photo / Logo | Image du fournisseur (gif, jpg, png — max. 10 Mo). | Non |
Genre = bascule d'affichage
Le choix Personne physique / Personne morale change dynamiquement le champ d'identification affiché : CIN / carte de séjour pour une personne physique, matricule fiscale pour une personne morale.
Types & catégories
Chaque fournisseur est rattaché à un type de fournisseur (sa catégorie). La liste est paramétrable : depuis le formulaire, le bouton Nouveau à côté du champ Type ouvre une mini-fenêtre pour créer une catégorie à la volée, sans quitter la saisie.
Nouveau type de fournisseur
Grossiste
Achats de marchandises en volume pour la revente.
Matières premières
Intrants de production / fabrication.
Prestataire
Services (maintenance, conseil, transport…).
Les types se gèrent aussi via le menu Achats → Fournisseurs → Types de fournisseur pour des libellés et descriptions plus détaillés. Une catégorisation soignée facilite ensuite le filtrage et les statistiques d'achat.
Relevé fournisseur & encours
Le menu Relevés / Avances fournisseurs dresse, par fournisseur, la synthèse financière de l'exercice : chiffre d'achats, montant réglé, encours, solde dû et avances versées. La Recherche filtre par devise et par année.
| Libellé | Catégorie | Chiffre d'achats | Réglé | En cours | Solde dû | Avance | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SOTUMAG Distribution | Grossiste | 52 800,000TND | 38 600,000TND | 14 200,000TND | 14 200,000TND | 5 000,000TND | ||
| EuroPack International | Emballage | 12 400,000EUR | 12 400,000EUR | 0,000EUR | 0,000EUR | 0,000EUR |
Indicateurs du relevé
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Chiffre d'achats | Total HT/TTC des achats réalisés auprès du fournisseur sur la période. |
| Réglé | Montant déjà payé au fournisseur. |
| En cours | Montant engagé mais non encore réglé. |
| Solde dû | Reste à payer au fournisseur (dette). |
| Avances | Sommes versées par anticipation, à imputer sur de futures factures. |
Détail & export PDF
La loupe en fin de ligne ouvre le relevé détaillé : liste des factures et bons de livraison d'achat (montant HT, TVA, TTC, réglé, solde dû), avec nombre de documents et total des avances. Ce relevé est exportable en PDF.
Cycle achats (workflow)
La fiche fournisseur alimente toute la chaîne d'achat. Les paramètres (devise, conditions, retenue) se propagent aux documents générés.
flowchart LR F([Fournisseur]):::s --> C[Bon de commande
d'achat]:::p C --> R[Réception
BL d'achat]:::st R --> I[Facture d'achat]:::p I --> P([Paiement]):::ok P --> E([Relevé / Encours]):::ok F -.->|retenue à la source| P classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#F1F5F9,stroke:#475569,color:#1E293B; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
1. Fournisseur
Référentiel créé
2. Commande
Bon de commande d'achat
3. Réception
Stock incrémenté
4. Facture & paiement
Relevé mis à jour
Règles métier
Unicité du libellé — le libellé d'un fournisseur doit être unique au sein de l'entreprise. Swifto vérifie l'unicité à la création et à la modification ; un doublon est refusé.
Isolation multi-entreprise — chaque fournisseur appartient à une seule entreprise. Vous ne voyez et ne manipulez que les fournisseurs de votre propre entreprise.
Retenue à la source — si activée, le taux devient obligatoire. La retenue s'applique aux paiements selon le seuil défini sur la fiche.
Devise & conditions — la devise et le mode de paiement de la fiche sont repris par défaut sur les documents d'achat, garantissant la cohérence du relevé et des montants par devise.
Suppression encadrée — un fournisseur rattaché à des commandes, factures ou paiements ne devrait pas être supprimé (risque d'orphelins). Préférez le désactiver / l'archiver.
Rôles & permissions
| Action | Achats | Comptable | Magasin | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Créer un fournisseur | ✅ | — | — | ✅ |
| Modifier | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Gérer les types | ✅ | — | — | ✅ |
| Consulter le relevé | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Supprimer | — | — | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend des profils et privilèges (GFournisseur, GTypeFournisseur) définis dans votre entreprise.
FAQ & Conseils
Faut-il saisir le matricule fiscale ?
Le champ n'est obligatoire que selon votre organisation. Pour une personne morale, le matricule fiscale est fortement recommandé (factures, retenue, déclarations). Pour une personne physique, saisissez plutôt le CIN / carte de séjour.
Le téléphone refuse ma saisie ?
Le masque du champ dépend du Pays sélectionné. Choisissez d'abord le pays, puis saisissez le numéro au format proposé (indicatif inclus).
Comment voir tout ce que je dois à un fournisseur ?
Ouvrez Relevés / Avances fournisseurs, repérez le Solde dû (rouge) puis cliquez la loupe pour le détail facture par facture, exportable en PDF.
Conseil — typez vos fournisseurs dès la création
Un type bien choisi (grossiste, prestataire, matières premières…) facilite ensuite le filtrage de la liste, les relevés et l'analyse de vos dépenses d'achat.
