Manuel Avis de règlement
L'avis de règlement matérialise une échéance de paiement attendue d'un client sur ses factures ou bons de livraison. Il sert de support de suivi des recouvrements et de relance : le commercial et la comptabilité savent en un coup d'œil qui doit payer, combien et à quelle date.
Présentation
L'Avis de règlement est un document de suivi qui rattache une échéance attendue à une pièce de vente (facture ou bon de livraison). Il liste les articles concernés, le montant à régler et la date d'échéance. Swifto peut le générer automatiquement à partir des conditions de paiement de la facture, ou il peut être consulté pour piloter les relances clients.
Objectif métier
- Suivre les échéances de règlement client
- Relancer les paiements en retard
- Rattacher l'avis à sa facture / son BL
- Détailler les lignes (article, quantité, montant)
Public cible
- Comptabilité / recouvrement — pilotent les encaissements
- Commerciaux — relancent leurs clients
- Direction — surveille l'encours client
Position dans le cycle
L'avis de règlement se situe après l'émission de la facture / du BL et avant l'encaissement. Voir Factures de vente et Bons de livraison en amont, Encaissements / Avances en aval.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Ventes → Avis de règlement.
Liste des avis de règlement
La page liste les avis de règlement de l'entreprise. Chaque ligne se déplie (chevron) pour afficher le détail des articles de l'avis. Une légende des couleurs distingue les factures annulées (rouge) des factures originales (vert).
| Date⇅ | Client⇅ | Total HT⇅ | Affectation | Détail | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/05/2026 | SOCIÉTÉ EL MAZRAA | 12 480,000TND | Facture : SY000412 | |||
| 28/04/2026 | ECAR | 7 350,000TND | BL : N°000450 | |||
| 15/04/2026 | SOCIÉTÉ FONDS CLAIR | 28 900,000TND | --- |
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Date | Date de création / d'émission de l'avis de règlement. |
| Client | Client débiteur concerné par l'échéance (code + libellé selon paramétrage). |
| Total HT | Montant hors taxes de l'avis, exprimé dans la devise de la pièce (TND par défaut). |
| Affectation | Pièce rattachée : Facture : N°…, BL : N°…, ou --- si l'avis n'est pas encore rattaché. |
| Détail (chevron) | Déplie les lignes de l'avis : Article, Quantité, Prix unitaire, TVA, Total HT, Total TTC. |
Lignes dépliables
Cliquez sur le chevron en fin de ligne pour afficher le détail article par article de l'avis (quantités, prix unitaires, TVA, totaux HT/TTC).
Barre d'actions
Supprimer
Supprime l'avis de règlement coché (sous réserve du privilège Suppression). Une confirmation est demandée.
Aide / Légende
Affiche la signification des couleurs (facture annulée en rouge, facture originale en vert).
Génération automatique
Les avis de règlement sont généralement générés automatiquement par Swifto à partir des conditions de paiement et des échéances des factures. La saisie manuelle est donc rare ; l'écran sert surtout au suivi et à la relance.
Actions par ligne
Détail
LectureOuvre l'avis de règlement complet : client, pièce rattachée, lignes d'articles, montants et échéance.
Déplier les lignes
In-lineAffiche directement dans la liste le détail article par article sans changer de page.
Relancer / Envoyer
RecouvrementDepuis le détail, l'avis peut servir de support de relance par email auprès du client (rappel d'échéance) — voir section 7.
Détail d'un avis
En dépliant une ligne (ou via l'icône Détail), Swifto affiche les lignes d'articles de l'avis : référence, quantité, prix unitaire HT, TVA, total HT et total TTC.
| Article | Quantité | Prix unitaire | TVA | Σ HTC | Σ TTC |
|---|---|---|---|---|---|
| 467802 - MODULE SMART SUPERVISOR | 10,000 | 650,000 TND | 19,000 % | 6 500,000 | 7 735,000 |
| 118430 - PACK INSTALLATION | 4,000 | 1 245,000 TND | 19,000 % | 4 980,000 | 5 926,200 |
Lecture seule
Le détail reprend fidèlement les lignes de la facture / du BL d'origine. Toute modification de montant se fait sur la pièce d'origine, pas sur l'avis.
Relance & envoi
L'avis de règlement constitue le support de la relance client : rappel d'une échéance non honorée. La relance peut être envoyée par email avec le récapitulatif des montants dus.
Relance — Facture SY000412
Astuce — relancez en priorité les avis dont l'échéance est dépassée et dont le client présente déjà un encours élevé.
États de l'avis
| État | Signification | Action attendue |
|---|---|---|
| À échoir | Échéance future, paiement pas encore attendu. | Surveiller |
| Échu | Date d'échéance dépassée, paiement attendu. | Relancer le client |
| Réglé | Encaissement reçu, l'avis est soldé. | Aucune |
| Facture annulée | La facture d'origine a été annulée (couleur rouge dans la légende). | Ignorer / archiver |
Les couleurs « rouge / vert » de la légende distinguent les factures annulées des factures originales.
Cycle de vie (workflow)
flowchart LR A([Facture / BL émis]):::s --> B[Avis de règlement
À échoir]:::p B -->|échéance dépassée| C[Échu]:::w C -->|relance email| R([Relance client]):::p C -->|paiement reçu| D([Réglé]):::ok B -->|paiement anticipé| D A -.->|facture annulée| K([Facture annulée]):::ko classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6; classDef w fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46; classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;
Règles métier
Rattachement obligatoire — un avis de règlement est toujours lié à une facture ou à un bon de livraison (colonne Affectation). Sans rattachement, il reste ---.
Devise — le montant Total HT et les lignes sont exprimés dans la devise de la pièce d'origine ; le nombre de décimales dépend de la sous-unité de la devise (2 ou 3 chiffres).
Solde automatique — dès qu'un encaissement couvre l'échéance, l'avis passe à Réglé sans intervention manuelle.
Facture annulée — si la facture d'origine est annulée, l'avis associé est marqué en rouge ; il ne donne plus lieu à recouvrement.
Rôles & permissions
| Action | Commercial | Comptable | Direction | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Consulter | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Voir le détail | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Relancer (email) | ✅ | ✅ | — | ✅ |
| Supprimer | — | ✅ | — | ✅ |
Matrice indicative — dépend du privilège GAvisReglement défini dans le profil de votre entreprise.
Scénarios d'utilisation
Relance d'une échéance dépassée
La facture SY000412 de SOCIÉTÉ EL MAZRAA (12 480 TND) arrive à échéance le 15/05/2026 sans paiement. Le comptable ouvre l'avis, vérifie les lignes et envoie une relance par email au client.
Solde automatique après encaissement
Le client paie par virement. L'encaissement est saisi dans Encaissements / Avances ; l'avis de règlement bascule automatiquement en Réglé et disparaît des relances à faire.
FAQ & Conseils
À quoi sert l'avis de règlement ?
À suivre les échéances attendues des clients et organiser les relances. Ce n'est pas un encaissement : c'est un rappel de ce qui doit être payé.
La colonne Affectation affiche « --- » ?
L'avis n'est pas encore rattaché à une facture ni à un BL. Vérifiez la pièce d'origine ou la condition de paiement qui l'a généré.
Conseil — priorisez le recouvrement
Triez par date (échéances les plus anciennes en tête) pour traiter d'abord les retards les plus pénalisants pour la trésorerie.
