Écritures comptables
Une écriture comptable enregistre une opération : elle est rattachée à un journal et à une date, et se compose de lignes au débit et au crédit. Swifto en génère la plupart automatiquement à partir de vos pièces, tout en vous permettant d'en saisir manuellement pour les à-nouveaux et les opérations diverses.
Présentation
Une écriture comptable est la traduction d'une opération économique dans vos comptes. Chaque écriture est rattachée à un journal (Ventes, Achats, Banque, Caisse, Paie ou Opérations diverses) et porte une date qui la situe dans l'exercice. Elle est composée de plusieurs lignes, chacune indiquant un compte et un montant au débit ou au crédit.
Ce qu'une écriture contient
- Un journal et une date
- Un libellé décrivant l'opération
- Au moins deux lignes de mouvement
- Un total débit égal au total crédit
Public cible
- Comptable — saisie et correction
- Responsable financier — contrôle des soldes
- Dirigeant — lecture de la piste d'audit
Le cœur de la comptabilité
Les écritures alimentent le grand livre et la balance. Elles s'appuient sur les comptes du plan comptable.
La partie double
La comptabilité repose sur le principe de la partie double : dans chaque écriture, le total des débits est toujours égal au total des crédits. Toute opération a une contrepartie — ce qui entre quelque part sort ailleurs. Prenons l'exemple d'une facture de vente de 1 190 TND (1 000 TND HT + 190 TND de TVA à 19 %) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411 | Client — Société Alpha | 1 190,000 | — |
| 701 | Ventes de marchandises | — | 1 000,000 |
| 4371 | TVA collectée | — | 190,000 |
| Totaux | 1 190,000 | 1 190,000 | |
Le client doit 1 190 TND (débit), qui se répartit en un produit de 1 000 TND et une TVA de 190 TND due à l'État (crédit). Débit = Crédit : l'écriture est équilibrée.
États d'une écriture
Une écriture passe par différents états au cours de sa vie. Son état détermine ce que vous pouvez en faire.
Écriture en préparation : elle peut encore être modifiée ou complétée avant validation.
Écriture comptabilisée : elle compte dans le grand livre et la balance et ne se supprime plus.
Écriture annulée par une écriture inverse : elle reste visible pour la traçabilité.
Les écritures générées automatiquement par les pièces arrivent directement validées. Seule la saisie manuelle passe par un état brouillon avant validation.
Saisir une écriture
La saisie manuelle se fait dans un écran multi-lignes : vous choisissez le journal et la date, puis vous ajoutez autant de lignes que nécessaire. Swifto totalise en continu le débit et le crédit et affiche l'écart : la validation n'est possible que lorsque cet écart est nul.
Nouvelle écriture — Journal OD
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 532 | Banque — solde d'ouverture | 12 000,000 | — |
| 101 | Capital | — | 12 000,000 |
| Totaux | 12 000,000 | 12 000,000 | |
Pour une ligne sur un compte collectif (client 411, fournisseur 401), vous devez sélectionner l'auxiliaire — le tiers concerné — sans quoi la ligne est refusée.
Automatique vs manuelle
Dans Swifto, la grande majorité des écritures est générée automatiquement par les pièces : dès qu'une facture, un encaissement ou un bulletin de paie est validé, l'écriture correspondante est créée sans saisie de votre part. La saisie manuelle reste réservée à quelques cas précis.
Écritures automatiques
Ventes, achats, encaissements, paiements et paie : générées et validées à partir de vos pièces.
Écritures manuelles
À-nouveaux (balance d'ouverture) et opérations diverses, saisis dans le journal OD.
Le journal OD (Opérations diverses) est votre point d'entrée pour tout ce qui ne provient pas d'une pièce commerciale : régularisations, provisions, à-nouveaux.
La contrepassation
Pour corriger une écriture validée, on ne la supprime jamais : on la contrepasse. Swifto crée une écriture inverse (les débits deviennent des crédits et inversement) qui annule son effet, puis marque l'écriture d'origine comme « contrepassée ». Les deux restent visibles, garantissant une piste d'audit intacte.
flowchart LR A["Écriture validée
D 411 / C 701-4371"]:::ok --> B{Correction
nécessaire ?}:::p B --> C["Contrepassation
écriture inverse"]:::coll C --> D["Origine marquée
« contrepassée »"]:::s C --> E["Nouvelle écriture
correcte si besoin"]:::ok classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#F1F5F9,stroke:#334155,color:#1E293B; classDef ok fill:#CFFAFE,stroke:#0891B2,color:#155E75; classDef coll fill:#FEF3C7,stroke:#D97706,color:#92400E;
Quand vous modifiez ou supprimez une pièce déjà comptabilisée, Swifto contrepasse automatiquement l'écriture d'origine, puis en régénère une nouvelle si nécessaire.
Consultation & traçabilité
Chaque écriture reste reliée à sa pièce d'origine : depuis l'écriture, vous remontez à la facture, à l'encaissement ou au bulletin de paie qui l'a générée. Une écriture contrepassée indique clairement par quelle écriture inverse elle a été annulée.
Consulter
Ouvrez une écriture pour voir toutes ses lignes, son journal et sa date.
Remonter à la pièce
Chaque écriture automatique renvoie à la facture ou au paiement d'origine.
Piste d'audit
Rien n'est effacé : origine et contrepassation restent tracées.
Pour retrouver le détail des mouvements d'un compte donné, appuyez-vous sur le grand livre, qui présente compte par compte les écritures et le solde progressif.
Règles métier
Au moins deux lignes — une écriture comporte toujours au minimum une ligne au débit et une au crédit ; une seule ligne n'a pas de sens comptable.
Total débit = total crédit — la validation est bloquée tant que l'écart n'est pas nul.
Contexte ouvert requis — le journal doit être actif, l'exercice ouvert et la période non verrouillée ; les comptes utilisés doivent être actifs.
Compte collectif = auxiliaire — une ligne sur 411 ou 401 impose de préciser le tiers (client ou fournisseur).
Jamais de suppression d'une écriture validée — une écriture validée se corrige uniquement par contrepassation, pour préserver la piste d'audit.
FAQ & Conseils
Pourquoi ne puis-je pas valider mon écriture ?
Le plus souvent parce que l'écart entre le total débit et le total crédit n'est pas nul. Vérifiez vos montants : l'écriture doit être équilibrée.
J'ai fait une erreur sur une écriture validée, que faire ?
Ne la supprimez pas : contrepassez-la. Swifto crée l'écriture inverse, puis vous saisissez l'écriture correcte si nécessaire.
Dois-je saisir les écritures de mes factures ?
Non : elles sont générées automatiquement à la validation de la pièce. La saisie manuelle sert aux à-nouveaux et aux opérations diverses.
Conseil — un libellé clair sur chaque écriture
Renseignez un libellé explicite lors de la saisie manuelle : il facilite grandement la relecture du grand livre par vous et votre comptable.
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