دليل عروض الأسعار والفواتير الأولية
دليل استخدام كامل لميزة إدارة عروض الأسعار في وحدة المبيعات بـSwifto ERP. يغطّي هذا المستند إنشاء عروض أسعار البيع وتعديلها واعتمادها ورفضها ومتابعتها.
نظرة عامة على الوحدة
قسم عروض الأسعار والفواتير الأولية هو المحور المركزي لإدارة المبيعات في Swifto ERP. يتيح لفرق البيع إنشاء عروض البيع ومتابعتها وتحويلها إلى طلبيات شراء، مع الحفاظ على تتبّع كامل لكلّ إصدار من المستند.
الهدف المهني
- إدارة دورة حياة عرض السعر كاملةً
- متابعة كلّ إصدار من عرض تجاري
- تحويل عرض السعر سريعًا إلى طلبية شراء
- توليد مستندات PDF / Excel احترافية
- إرسال عروض الأسعار مباشرة بالبريد الإلكتروني إلى العميل
الجمهور المستهدف
- مندوبو المبيعات — ينشئون عروض الأسعار ويقدّمونها
- مديرو المبيعات — يعتمدون أو يرفضون
- المديرون — يتابعون مؤشّرات الأداء
- مسؤولو نظام ERP — يهيّئون الإعدادات
النطاق الوظيفي
يغطّي هذا الدليل حصرًا إدارة عروض الأسعار والفواتير الأولية. الفوترة النهائية وطلبيات الشراء والتسليمات موثَّقة في أدلّة مخصّصة لها.
الوصول والتنقّل
للوصول إلى قسم عروض الأسعار والفواتير الأولية، اتّبع الخطوات التالية انطلاقًا من الصفحة الرئيسية لـSwifto ERP.
تسجيل الدخول
سجِّل الدخول ببيانات اعتمادك على صفحة تسجيل الدخول لـSwifto ERP. ستتمّ إعادة توجيهك إلى الصفحة الرئيسية التي تعرض كلّ الوحدات النشطة.
الدخول إلى وحدة المبيعات
في الصفحة الرئيسية، اضغط على بطاقة المبيعات أو استخدم القائمة الجانبية اليسرى لتوسيع قسم المبيعات.
اضغط على «عروض الأسعار والفواتير الأولية»
في القائمة الفرعية لوحدة المبيعات (القائمة الجانبية اليسرى)، اضغط على رابط عروض الأسعار والفواتير الأولية.
اختصار سريع
القائمة الجانبية اليسرى متاحة من أيّ صفحة في النظام. لا حاجة للعودة إلى اللوحة الرئيسية للتنقّل بين الأقسام.
قائمة عروض الأسعار
تعرض الصفحة الرئيسية قائمة عروض الأسعار النشطة. تظهر افتراضيًا: عروض الأسعار بحالة مسودة وفرصة (بصرف النظر عن المبلغ المتبقي للفوترة)، إضافةً إلى عروض الأسعار معتمَدة التي يكون متبقّيها للفوترة أكبر من صفر. تبقى حالتا مرفوض ومعدَّل مخفيّتين. تتضمّن الصفحة أيضًا شريط إجماليات (Σ خارج الأداء، الفرصة، المبلغ المرفوض، المتبقي للفوترة) وشريط ترشيح بالشهر (من جانفي إلى ديسمبر).
| الرقم | التاريخ | المندوب | العميل | Σ خارج الأداء | المتبقي للفوترة | الحالة | الإجراء(ات) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| عرض سعر: DEV000123 | 12/01/2024 | Ben Salah Karim | Société Alpha SARL | 15 400,000 TND | 15 400,000 TND | فرصة |
|
|
| فاتورة أولية: DEV000124 | 15/01/2024 | Trabelsi Sonia | TechPro Solutions | 8 200,000 TND | 8 200,000 TND | مسودة |
|
|
| عرض سعر: DEV000125 | 18/01/2024 | Ben Salah Karim | Groupe Medina | 32 750,000 TND | 0,000 TND | معتمَد |
|
أعمدة الجدول
| العمود | الوصف | ملاحظات |
|---|---|---|
| ☐ التحديد | مربّع اختيار لتحديد عرض سعر واحد أو أكثر | مطلوب للنسخ أو الحذف |
| الرقم | مرجع المستند، مسبوق بنوعه: عرض سعر: … أو فاتورة أولية: … | مثال: عرض سعر: DEV000123 |
| التاريخ | تاريخ إنشاء عرض السعر | افتراضيًا: تاريخ اليوم |
| المندوب | مندوب المبيعات المرتبط بعرض السعر | الاسم واللقب |
| العميل | اسم العميل المرتبط بعرض السعر | اسم العميل |
| Σ خارج الأداء | المجموع خارج الأداء (كلّ السطور مجتمعة) لعرض السعر | مسبوق برمز العملة |
| المتبقي للفوترة | مبلغ عرض السعر غير المفوتَر بعد | يظهر بالأحمر ما دام > 0 |
| الحالة | الحالة الراهنة لعرض السعر (شارة ملوَّنة) | راجع القسم 12 للقائمة الكاملة |
| الإجراءات | أزرار إجراءات سريعة لكلّ سطر | راجع القسم 5 للتفاصيل |
الترشيح الافتراضي
تعرض القائمة عروض الأسعار بحالة مسودة وفرصة (دون شرط على المتبقي للفوترة)، إضافةً إلى عروض الأسعار المعتمَدة التي يكون متبقّيها للفوترة > 0. تبقى حالتا مرفوض ومعدَّل مخفيّتين. استخدم البحث لعرضهما.
شريط الإجراءات العامة
يجمع الشريط أعلى القائمة الإجراءات العامة، محاذاةً إلى يمين عنوان عروض الأسعار والفواتير الأولية. بالترتيب الفعلي: مُحدِّد لغة PDF (فرنسية / إنجليزية)، ثمّ أزرار PDF وExcel ونسخ وجديد وحذف وبحث. لا يظهر تسمية نصّية سوى على زرَّي جديد وبحث؛ البقية أزرار أيقونة فقط.
مُحدِّد لغة PDF
قبل توليد ملفّ PDF، تتيح قائمة منسدلة اختيار لغة المستند: PDF بالفرنسية أو PDF بالإنجليزية. ينطبق الاختيار على تصديرات PDF في الشريط.
يولِّد ملفّ PDF يجمع كلّ عروض الأسعار المعروضة حاليًا في القائمة (وفق الترشيح الحالي)، باللغة المختارة عبر المُحدِّد. مفيد لتقارير ملخّص المبيعات.
Excel
زرّ أيقونة · القائمة المعروضةيصدِّر كلّ عروض الأسعار المعروضة بصيغة Excel (.xlsx). مفيد للتحليل المخصّص، والجداول المحورية، أو المتابعة في جدول بيانات خارجي.
نسخ
زرّ أيقونة · يتطلّب تحديدًاينشئ نسخة من عرض السعر المحدَّد. يتلقّى عرض السعر الجديد رقمًا مميَّزًا. تحقّق من تحديد السطر قبل الضغط.
جديد
أيقونة + تسمية · إجراء رئيسييفتح استمارة إنشاء عرض سعر جديد. راجع القسم 6 لسير عمل الإنشاء كاملاً.
حذف
زرّ أيقونة · لا رجعة فيه · يتطلّب تحديدًايحذف نهائيًا عرض (عروض) السعر المحدَّدة. تُفتَح نافذة تأكيد «تأكيد الحذف» قبل التنفيذ. إجراء لا رجعة فيه. تحقّق من تحديد السطر قبل الضغط.
بحث
أيقونة + تسمية · نافذة ترشيحيفتح نافذة ترشيح منبثقة: الرقم، الحالة (بما فيها مرفوض ومعدَّل، المخفيّتان افتراضيًا)، العميل، العملة، المجال (إن كانت المؤسسة متعدّدة المجالات) وفترة (تاريخ البداية / تاريخ النهاية).
بحث
إجراءات كلّ سطر عرض سعر
يحتوي كلّ سطر في الجدول على 5 أزرار إجراء سريع (أزرار دائرية)، معروضة بهذا الترتيب: رفض، اعتماد، إرسال بالبريد الإلكتروني، PDF والتفاصيل. بعضها نشط/معطَّل حسب حالة عرض السعر.
رفض عرض السعر
نشط إذا كانت الحالة = فرصةزرّ دائري أحمر (أيقونة times-circle). نشط فقط عندما تكون حالة عرض السعر فرصة (معطَّل خلاف ذلك). يفتح نافذة «سبب الرفض»، ويتيح اختيار سبب موجود أو إدخال سبب جديد. ينتقل عرض السعر عندئذ إلى حالة مرفوض ويختفي من القائمة الافتراضية.
سبب الرفض
اعتماد عرض السعر
نشط إذا كانت الحالة = فرصةزرّ دائري أخضر (أيقونة check-circle). نشط فقط عندما تكون حالة عرض السعر فرصة (معطَّل خلاف ذلك). يفتح نافذة الاعتماد ويقترح اختياريًا توليد طلبية شراء. راجع القسم 9 لسير العمل كاملاً.
إرسال بالبريد الإلكتروني
معطَّل للمسودة والمعدَّل والمرفوضزرّ دائري أزرق (أيقونة إرسال / paper-plane). معطَّل عندما تكون الحالة مسودة (0) أو معدَّل (2) أو مرفوض (3)؛ نشط لحالتَي فرصة (1) ومعتمَد (4). يفتح نافذة «عنوان البريد الإلكتروني» لإدخال المستلمين والموضوع والرسالة قبل إرسال عرض السعر (مع إرفاق PDF).
عنوان البريد الإلكتروني
PDF عرض السعر
توليد مباشرزرّ دائري رمادي (أيقونة file-pdf). يولِّد PDF فرديًا لعرض السعر المعني، باللغة المختارة عبر مُحدِّد الشريط. يتضمّن المستند السطور والضرائب وشروط البيع والمعلومات الإضافية. قد يكون الزرّ معطَّلاً حسب حالة المستند.
تفاصيل عرض السعر
قراءة فقط · كلّ الحالاتزرّ دائري أزرق (أيقونة search). يفتح الصفحة الكاملة لعرض السعر معروضًا فيها كلّ المعلومات: السطور (الصنف، الكمية، الخصم، سعر الوحدة، سعر الوحدة بعد الخصم، الأداء، المجموع خارج الأداء)، الإجماليات، الضرائب، شروط البيع والمعلومات الإضافية. وهو أيضًا نقطة الدخول لتعديل عرض السعر (رهنًا بقواعد الحالة). متاح لكلّ الحالات.
إنشاء عرض سعر جديد
اضغط على زرّ جديد لفتح استمارة الإنشاء. تتمّ العملية على عدّة خطوات.
| الصنف | سعر الوحدة | الخصم | سعر الوحدة بعد الخصم | الأداء | الكمية | Σ خارج الأداء | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ترخيص Swifto ERP Pro — 12 شهرًا | 1 200,000 | 10% | 1 080,000 | 19% | 5 | 5 400,000 | |
| تكوين المستخدمين (باليوم) | 800,000 | 0% | 800,000 | 19% | 2 | 1 600,000 |
نافذة منبثقة — إضافة صنف
عند الضغط على إضافة في قسم سطور عرض السعر، تُفتح نافذة منبثقة لإدخال تفاصيل السطر. زرّ ثانٍ، الرمز الشريطي، يتيح إضافة صنف بمسح رمزه الشريطي.
جديد
نافذة منبثقة — عميل جديد
يفتح زرّ جديد المجاور لحقل العميل نافذة إنشاء سريع لعميل، دون مغادرة عرض السعر. الحقول: الرمز *، الاسم *، الفئة، النوع *، الطبيعة *، المعرّف الجبائي، السجلّ التجاري وبطاقة التعريف الوطنية (CIN).
حقول الاستمارة الرئيسية
| الحقل | النوع | إجباري | الوصف |
|---|---|---|---|
| الحالة | زرّ تبديل | نعم | الاختيار بين مسودة وفرصة |
| الصيغة | زرّ تبديل | نعم | عرض سعر: مستند بيع قياسي. فاتورة أولية: مستند تمهيدي بلا قيمة محاسبية |
| التاريخ | منتقي تاريخ | لا | افتراضيًا: تاريخ اليوم. يمكن تغييره يدويًا |
| المجال | قائمة منسدلة | شرطي | يظهر فقط إذا كانت المؤسسة متعدّدة المجالات |
| العميل | حقل إكمال تلقائي + زرّ جديد | نعم | البحث بالرمز أو الاسم، أو إنشاء عميل جديد سريعًا (نافذة منبثقة) |
| العملة | قائمة منسدلة | لا | عملة عرض السعر. تؤثّر في كلّ الحسابات |
| الاحتفاظ بتفاصيل الصنف | زرّ تبديل (نعم / لا) | لا | يتحكّم في نقل تفاصيل مستوى الصنف عند التحويل |
| دورة البيع | قائمة منسدلة | لا | ربط اختياري بدورة بيع |
| سطور عرض السعر | جدول ديناميكي | نعم | سطر صنف واحد على الأقلّ مطلوب. يُضاف عبر نافذة منبثقة أو الرمز الشريطي |
| الضرائب | جدول ديناميكي | لا | ضرائب إضافية تنطبق على عرض السعر (مثل الطابع الجبائي) |
| الشروط | جدول ديناميكي | لا | شروط البيع المُدرَجة في مستند PDF |
| معلومات إضافية | حقل نصّي | لا | ملاحظة حرّة تظهر في PDF عرض السعر |
سير عمل الإنشاء الكامل
تفاصيل عرض السعر
تعرض صفحة التفاصيل كلّ معلومات عرض السعر. يمكن الوصول إليها عبر زرّ التفاصيل في كلّ سطر.
| الصنف | سعر الوحدة | الخصم | سعر الوحدة بعد الخصم | الأداء | الكمية | Σ خارج الأداء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ترخيص Swifto ERP Pro | 1 200,000 | 10% | 1 080,000 | 19% | 5 | 5 400,000 |
| تكوين المستخدمين | 800,000 | 0% | 800,000 | 19% | 2 | 1 600,000 |
| الصيانة السنوية | 3 600,000 | 5% | 3 420,000 | 19% | 1 | 3 420,000 |
المعلومات المعروضة في صفحة التفاصيل
- مرجع عرض السعر ورقمه
- العميل (الاسم، بيانات الاتصال)
- الحالة وصيغة المستند والمجال
- العملة ودورة البيع
- السطور: الصنف، سعر الوحدة، الخصم، سعر الوحدة بعد الخصم، الأداء، الكمية، Σ خارج الأداء
- الضرائب المطبَّقة (الأداء، ضرائب خاصّة)
- Σ الخصم، Σ خارج الأداء، Σ الهامش خارج الأداء، Σ الأداء، Σ شامل الأداء
- المتبقي للفوترة
- شروط البيع
- الملاحظات والمعلومات الإضافية
تعديل عرض سعر
قاعدة حاسمة — قيد التعديل
لا يُسمح بتعديل عرض السعر إلا إذا تحقّق الشرطان التاليان في آن واحد:
- حالة عرض السعر فرصة
- المتبقي للفوترة = المبلغ الإجمالي لعرض السعر (لم تتمّ أيّ فوترة جزئية)
السلوك عند تغيير المبلغ أثناء التعديل
عند تعديل عرض سعر بحالة فرصة وتغيُّر مبلغه الإجمالي، يطبِّق Swifto ERP تلقائيًا إجراء الترقيم بالإصدارات التالي:
عرض السعر الأصلي. المبلغ: 8 000 TND. حالة قابلة للتعديل.
عرض السعر القديم محفوظ للتتبّع
عرض سعر جديد ببادئة متزايدة
تتبّع تلقائي
يبقى عرض السعر القديم بحالة معدَّل قابلاً للعرض عبر البحث المتقدّم. يتيح ذلك استرجاع التاريخ الكامل لكلّ إصدارات عرض تجاري.
جدول القيود حسب الحالة
| حالة عرض السعر | هل التعديل مسموح؟ | شرط إضافي |
|---|---|---|
| مسودة | ✗ لا | — |
| فرصة | ✓ نعم (بشرط) | المتبقي للفوترة = المبلغ الإجمالي |
| معتمَد | ✗ لا | — |
| مرفوض | ✗ لا | — |
| معدَّل | ✗ لا (مؤرشَف) | — |
* لا يُسمح بالتعديل إلا إذا كان المتبقي للفوترة (حقل «المتبقي للفوترة») مساويًا للمبلغ الإجمالي لعرض السعر. حالتا مسودة (0) وفرصة (1) ظاهرتان دائمًا؛ لا تظهر حالة معتمَد (4) إلا إذا كان المتبقي للفوترة أكبر من 0.
اعتماد عرض سعر
اعتماد عرض سعر هو إجراء البيع المحوري الذي يصادق على العرض. يمكن أن يُطلق أيضًا التحويل إلى طلبية شراء.
نافذة الاعتماد المنبثقة
معتمَد
آثار الاعتماد
- ← ينتقل عرض السعر إلى حالة معتمَد
- ← يُصادَق على العرض تجاريًا
- ← يمكن إطلاق الفوترة
- ← لم يعد بالإمكان تعديل عرض السعر
- ← ينتقل عرض السعر إلى حالة معتمَد
- ← تُنشأ طلبية شراء تلقائيًا
- ← تنقل الطلبية سطور عرض السعر ومبالغه
- ← يمكن أن تبدأ عملية التسليم
إجراء لا رجعة فيه
بمجرّد اعتماده، لا يمكن تعديل عرض السعر. إذا لزمت تعديلات بعد الاعتماد، يجب إنشاء عرض سعر جديد أو إدارة الملاحق.
رفض عرض سعر
يسجِّل رفض عرض سعر قرار البيع السلبي مع سببه الموثَّق. يبقى عرض السعر محفوظًا في النظام للتتبّع لكنه يختفي من العرض الافتراضي.
مسار الرفض
أسباب الرفض الشائعة
تبقى عروض الأسعار المرفوضة قابلة للعرض عبر البحث المتقدّم باختيار حالة «مرفوض».
نسخ عرض سعر وحذفه
شرط إلزامي مسبق
لـنسخ عرض سعر أو حذفه، يجب تحديد مربّع السطر المعني في الجدول أوّلاً قبل الضغط على زرّ الإجراء المطلوب.
نسخ عرض سعر
- إعادة استخدام عرض قياسي لعميل آخر
- إنشاء نسخة مختلفة من عرض موجود
- تحضير عرض سعر مماثل لفترة جديدة
- ✓ رقم عرض سعر جديد ومميَّز
- ✓ نسخ كلّ سطور الأصناف
- ✓ نسخ العميل وشروط البيع
- ✓ تحديث التاريخ إلى تاريخ اليوم
- ✓ الحالة الأولية: فرصة أو مسودة
حذف عرض سعر
- إجراء لا رجعة فيه — يُحذَف عرض السعر نهائيًا
- لا يمكن الاسترجاع بعد التأكيد
- يُفضَّل الرفض إذا رغبت في الحفاظ على التتبّع
- ← عرض سعر أُنشئ بالخطأ
- ← نسخ مكرّرة غير مرغوب فيها
- ← اختبارات أو مسودّات مؤقّتة
حالات عرض السعر — المرجع الكامل
يعرِّف Swifto ERP 5 حالات ممكنة لعرض السعر (الرموز من 0 إلى 4). تحكم كلّ حالة الإجراءات المتاحة والظهور في القائمة الافتراضية. تُعيد نافذة مساعدة «حالة عرض السعر» في التطبيق إنتاج هذا المفتاح.
| الحالة | الوصف | ظاهرة افتراضيًا | قابلة للتعديل | الإجراءات المتاحة |
|---|---|---|---|---|
| 0 · مسودة | عرض سعر قيد الصياغة، لم يُقدَّم للاعتماد | ✓ نعم | ✗ لا | التفاصيل، PDF |
| 1 · فرصة | عرض سعر مُقدَّم كفرصة بيع، بانتظار قرار | ✓ نعم | ✓ نعم* | التفاصيل، تعديل*، رفض، اعتماد، إرسال، PDF |
| 2 · معدَّل | إصدار مؤرشَف من عرض سعر بعد الترقيم بالإصدارات أثناء تعديل | ✗ مخفيّة | ✗ لا | التفاصيل (قراءة فقط)، PDF |
| 3 · مرفوض | عرض سعر مرفوض بسبب موثَّق | ✗ مخفيّة | ✗ لا | التفاصيل (قراءة فقط)، PDF |
| 4 · معتمَد | عرض سعر مُصادَق عليه تجاريًا. الفوترة ممكنة | إذا كان المتبقي > 0 | ✗ لا | التفاصيل، إرسال، PDF |
* لا يُسمح بالتعديل إلا إذا كان المتبقي للفوترة (حقل «المتبقي للفوترة») مساويًا للمبلغ الإجمالي لعرض السعر. حالتا مسودة (0) وفرصة (1) ظاهرتان دائمًا؛ لا تظهر حالة معتمَد (4) إلا إذا كان المتبقي للفوترة > 0.
القواعد المهنية — ملخّص
المجموعة الكاملة من القواعد المهنية المستخلَصة من التحليل الوظيفي لقسم عروض الأسعار والفواتير الأولية.
ترشيح القائمة الافتراضي
تعرض القائمة افتراضيًا عروض الأسعار بحالة مسودة وفرصة (دون شرط على المتبقي للفوترة)، إضافةً إلى عروض الأسعار المعتمَدة التي يكون متبقّيها للفوترة (المتبقي للفوترة) > 0. تبقى حالتا مرفوض ومعدَّل مخفيّتين ولا يمكن الوصول إليهما إلا عبر البحث.
قيد التعديل
لا يمكن تعديل عرض سعر إلا إذا كان بحالة فرصة و كان متبقّيه للفوترة مساويًا لمبلغه الإجمالي (لا فوترة جزئية جارية).
الترقيم التلقائي بالإصدارات عند التعديل
إذا عُدِّل عرض سعر بحالة فرصة وتغيَّر مبلغه الإجمالي، ينشئ Swifto ERP تلقائيًا عرض سعر جديدًا ببادئة متزايدة. ينتقل عرض السعر القديم إلى حالة معدَّل ويُحفَظ كأرشيف للتتبّع.
تحديد إلزامي للنسخ/الحذف
يتطلّب زرّا النسخ والحذف في شريط الأدوات تحديد سطر واحد على الأقلّ في الجدول. دون تحديد، لا تُنفَّذ هذه الإجراءات.
الرفض بسبب إلزامي
يتطلّب رفض عرض سعر إدخال سبب أو اختياره. يُسجَّل هذا السبب مع عرض السعر لإتاحة تحليل أسباب خسارة المبيعات.
الاعتماد — عدم الرجوع
بمجرّد اعتماد عرض سعر (معتمَد)، لا يمكن تعديله بعد الآن. يمكن للاعتماد اختياريًا توليد طلبية شراء مرتبطة.
التاريخ والعملة الافتراضيان
عند إنشاء عرض سعر، يُهيَّأ التاريخ على تاريخ اليوم. يمكن تغييره يدويًا. تُختار العملة عند الإنشاء ولا يمكن تغييرها بعد الحفظ.
التصديرات العامة مرتبطة بالترشيح الحالي
يولِّد تصديرا PDF وExcel العامّان ملفّات تحتوي فقط عروض الأسعار المعروضة حاليًا في القائمة (وفق الترشيح النشط). لتصدير عروض أسعار مرفوضة أو مؤرشَفة، يجب أوّلًا إظهارها عبر البحث المتقدّم.
سيناريوهات استخدام حقيقية
السيناريو أ — عرض سعر قياسي معتمَد ومحوَّل إلى طلبية شراء
ينشئ مندوب مبيعات عرضًا لعميل، ويقدِّمه، ويحصل على الاعتماد، ثمّ يولِّد طلبية الشراء.
السيناريو ب — تفاوض مع مراجعة السعر
يطلب العميل مراجعة السعر. يعدِّل مندوب المبيعات عرض السعر، ما ينشئ إصدارًا جديدًا.
السيناريو ج — عرض سعر مرفوض من العميل
يُعلم العميل مندوب المبيعات بأنّ العرض لا يلبّي توقّعاته.
السيناريو د — نسخ لعميل مماثل
يرغب مندوب المبيعات في إعادة استخدام عرض موجود لعميل محتمَل جديد بملف مماثل.
السيناريو هـ — تدقيق وبحث في التاريخ
يرغب مدير في تدقيق كلّ عروض أسعار السنة، بما فيها الإصدارات المؤرشَفة والمرفوضة.
الأسئلة الشائعة ونصائح المستخدم
لا أجد عرض سعر في القائمة. ماذا أفعل؟
إذا لم يظهر عرض سعر في القائمة الافتراضية، فقد يكون في حالة مخفيّة (مرفوض، معدَّل) أو، إذا كان معتمَدًا، قد يكون متبقّيه للفوترة مساويًا للصفر. استخدم البحث، وحدِّد الفترة والحالة التي تبحث عنها، للعثور عليه.
لماذا لا يمكنني تعديل عرض سعر معتمَد؟
لا يمكن تعديل عرض سعر معتمَد بعد الآن لأنه يمثِّل التزام بيع رسميًا. إذا احتجت إلى تعديل الشروط بعد الاعتماد، أنشئ عرض سعر جديدًا أو اتّصل بمسؤول نظام ERP لإدارة الملاحق.
ما الفرق بين «عرض سعر» و«فاتورة أولية»؟
عرض السعر هو عرض بيع قياسي بلا قيمة محاسبية. أمّا الفاتورة الأولية فهي مستند يشبه الفاتورة لكن بلا قيمة محاسبية أو قانونية نهائية — تُستخدَم غالبًا للجمارك أو الاستيراد أو كمستند تقديمي قبل الفوترة النهائية.
كيف أجد الإصدارات الأقدم من عرض سعر معدَّل؟
استخدم البحث المتقدّم، وحدِّد الفترة، ورشِّح حسب حالة معدَّل. سترى كلّ الإصدارات المؤرشَفة. يمكن التعرّف على الإصدارات ببادئتها المتزايدة (مثل DEV-001، DEV-001-v2، DEV-001-v3).
هل يمكنني التراجع عن رفض تمّ بالخطأ؟
لا يمكن التراجع مباشرةً عن الرفض من الواجهة. الحلّ الموصى به هو نسخ عرض السعر المرفوض (عبر البحث المتقدّم ← تحديد ← نسخ) لإنشاء عرض سعر جديد بالبيانات نفسها، ثمّ تعديله عند الحاجة.
هل يشمل تصدير Excel كلّ عروض الأسعار أم المعروضة فقط؟
يحتوي التصدير فقط على عروض الأسعار المعروضة حاليًا في القائمة. لتصدير نطاق أوسع (مثل كلّ عروض أسعار السنة بما فيها المرفوضة)، أجرِ أوّلًا بحثًا متقدّمًا بالترشيحات المرغوبة، ثمّ صدِّر.
💡 نصائح للمستخدمين المتقدّمين
الإنتاجية — نماذج عبر النسخ
احتفظ بعرض سعر «نموذج» بحالة مسودة لكلّ نوع عرض. انسخه كلّما ظهرت حاجة جديدة وعدِّل العميل والكميات.
تحليل المبيعات المفقودة
صدِّر بانتظام عروض الأسعار المرفوضة مع أسبابها. مؤشِّر قيِّم لضبط التسعير وسياسة البيع.
التتبّع — احتفظ بالتاريخ
فضِّل دائمًا الرفض على الحذف لعروض الأسعار التي يرفضها العملاء. يتيح ذلك التحليل التاريخي والأرشفة القانونية لعروض البيع.
أفضل الممارسات — ملاحظات إضافية
استخدم دائمًا حقل «معلومات إضافية» لتوثيق الاتفاقات الشفهية أو الشروط الخاصّة أو تعليمات التسليم مباشرةً في PDF عرض السعر.
لقطات الشاشة
الشاشات الفعلية لدورة عرض السعر، كما تظهر في Swifto ERP:
Swifto ERP · وحدة المبيعات · دليل الاستخدام v1.0
عروض الأسعار والفواتير الأولية — توثيق داخلي