Manuel Congés
La gestion des congés est un tableau de bord unifié : indicateurs en tête, liste des demandes à traiter, puis deux onglets — Calendrier et Soldes restants (légal & maladie, code couleur). Le workflow de validation décrémente le solde du salarié.
Présentation
L'écran Gestion des congés centralise les absences planifiées de l'effectif. Les trois anciens écrans (calendrier, historique, nouvelles demandes) ont été fusionnés en un seul tableau de bord vertical : KPIs en tête, liste des demandes à traiter, puis les onglets Calendrier et Soldes restants.
Objectif métier
- Visualiser et traiter les demandes de congé
- Suivre les soldes légal & maladie
- Valider via un workflow multi-niveaux
- Notifier les salariés par email
Public cible
- Managers — valident / refusent les demandes
- Gestionnaire RH — suit les soldes
- Salariés — déposent leurs demandes
Position dans le module
Les soldes proviennent de la fiche salarié ; le rythme du contrat définit la plage horaire du calendrier.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Ressources humaines → Gestion des congés. Un lien direct est aussi disponible dans la barre supérieure.
Le tableau de bord congés
En tête : 4 indicateurs ; en dessous : la liste des nouvelles demandes à traiter ; puis les onglets Calendrier et Soldes restants.
La liste des « demandes à traiter » et l'indicateur correspondant sont une source unique de vérité : la pastille et la liste affichent toujours les mêmes demandes.
Indicateurs (KPIs)
| Indicateur | Calcul |
|---|---|
| À traiter | Nombre de nouvelles demandes en attente de validation. |
| En congé aujourd'hui | Salariés ayant un congé validé couvrant la date du jour. |
| Validés ce mois | Demandes approuvées sur le mois en cours. |
| Soldes critiques | Salariés dont le solde de congés est ≤ 0 (affiché en rouge). |
Onglet Calendrier
Vue Jour / Semaine / Mois. On crée une demande en cliquant sur le calendrier ; cliquer sur un congé existant ouvre son détail. Chaque congé est colorisé selon son état.
Code couleur des événements
Plage horaire adaptative
La plage affichée (début/fin de journée) s'adapte aux jours réellement travaillés du contrat du salarié : on prend l'enveloppe des heures de début/fin des jours travaillés. Les demi-journées sont possibles pour les permissions.
Un congé en cours (en attente) apparaît sur fond gris avec un titre orange — repère visuel immédiat des demandes non encore validées.
Onglet Soldes restants
Liste de l'effectif avec solde légal et solde maladie (même code couleur que la fiche salarié). Deux boutons d'envoi par email : Notifier (un salarié) et Notifier tous.
| Salarié | Solde légal | Solde maladie | |
|---|---|---|---|
| Mohamed Ali GHARBI | 18,0 j | 10,0 j | Notifier |
| Ines BEN SALAH | 3,0 j | 8,0 j | Notifier |
| Karim MEJRI | 0,0 j | 12,0 j | Notifier |
| Solde restant | Couleur |
|---|---|
| ≤ 0 jour | Rouge — critique |
| 0 < x ≤ 4 jours | Amber — à surveiller |
| > 4 jours | Bleu — confortable |
Notification email réelle — « Notifier » / « Notifier tous » envoient un email asynchrone récapitulant le solde (légal + maladie). Les salariés sans email valide sont ignorés (message d'avertissement si aucun destinataire).
Créer une demande de congé
Depuis l'onglet Calendrier, cliquez sur une date pour ouvrir le formulaire : salarié, type de congé, dates (avec demi-journée pour les permissions), description.
À la soumission, la demande passe à l'état En cours et apparaît dans la liste « à traiter » pour le poste responsable.
États du congé
| État | Signification | Couleur calendrier |
|---|---|---|
| En cours | Demande soumise, en attente de validation. | Gris + titre orange |
| Validé | Demande approuvée ; solde décrémenté. | Turquoise ● |
| Refusé | Demande rejetée avec explication. | Coral ● |
| Annulé | Congé annulé par le salarié. | Rose ● |
Workflow de validation
Le workflow peut comporter plusieurs niveaux : chaque état pointe vers le poste responsable de l'action suivante. La validation finale (dernier rang) déduit les jours du solde.
flowchart LR
A([Salarie depose]):::s --> B[En cours]:::p
B -->|responsable valide| C{Dernier rang ?}:::p
C -->|non| D[Niveau suivant
En cours]:::p
D --> C
C -->|oui| E([Valide]):::ok
E --> F([Solde decremente]):::ok
B -.->|refus motive| G([Refuse]):::ko
B -.->|salarie annule| H([Annule]):::ko
classDef p fill:#F5F3FF,stroke:#8B5CF6,color:#5B21B6;
classDef s fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d;
classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
classDef ko fill:#FEE2E2,stroke:#EF4444,color:#991B1B;Règles métier
Workflow multi-niveaux — chaque état pointe vers le poste responsable suivant ; seule la validation du dernier rang décrémente le solde.
Décrément du solde — un congé validé décrémente le solde du salarié. Un solde ≤ 0 s'affiche en rouge et remonte dans « soldes critiques ».
Plage horaire — la plage du calendrier prend l'enveloppe des heures de début/fin des jours travaillés du contrat ; les jours de repos sont ignorés.
Notifications email — l'envoi des soldes est asynchrone et requiert un paramétrage SMTP valide ; les salariés sans email valide sont ignorés.
Acquisition automatique des congés
En plus des décréments à chaque validation, les soldes évoluent automatiquement selon le contrat de travail actif de chaque salarié — sans aucune saisie manuelle. Trois mécanismes se déclenchent seuls :
| Quand | Effet automatique |
|---|---|
| Chaque début de mois | Le solde de congés est incrémenté du taux d'acquisition défini sur le type de contrat actif du salarié (ex. +2 jours/mois). |
| Chaque 1er janvier | Le solde de congés maladie est réinitialisé à la valeur annuelle prévue par le contrat. |
| Chaque jour | Les contrats dont la date de fin est atteinte sont désactivés automatiquement. |
Le contrat actif pilote l'acquisition
Le taux d'acquisition mensuel et la dotation annuelle de congés maladie sont portés par le type de contrat. Un salarié dont le contrat est échu (donc désactivé) n'est plus incrémenté : pour relancer l'acquisition, rattachez-lui un nouveau contrat actif.
Conseil — vérifiez la date de fin des contrats
Comme le solde n'est crédité que pour les contrats actifs, anticipez le renouvellement avant la date de fin afin d'éviter un mois sans acquisition. Le solde maladie repartant à neuf au 1er janvier, encouragez vos salariés à planifier avant la fin d'année.
Rôles & permissions
| Action | Salarié | Manager | Gestionnaire RH | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Déposer une demande | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Valider / refuser | — | ✅ | ✅ | ✅ |
| Annuler sa demande | ✅ | — | ✅ | ✅ |
| Notifier les soldes | — | — | ✅ | ✅ |
| Ajuster un solde | — | — | ✅ | ✅ |
Matrice indicative — le poste responsable de chaque niveau est défini par le workflow de votre entreprise.
Scénarios d'utilisation
Congé annuel validé
Karim dépose 5 jours → état En cours → le manager valide → état Validé, son solde légal passe de 5 à 0 jour (rouge, critique).
Relance des soldes
En fin d'année, le gestionnaire clique Notifier tous : chaque salarié reçoit par email son solde légal et maladie pour planifier ses congés restants.
Refus motivé
Une demande tombe sur une période de forte activité : le manager la refuse avec explication → état Refusé, le solde n'est pas touché.
FAQ & Conseils
Une demande à traiter n'apparaît pas ?
La liste filtre les demandes dont la date de début est dans une fenêtre donnée. Vérifiez aussi le poste responsable du niveau courant.
Le titre du congé en cours n'est pas coloré ?
Les congés « en cours » s'affichent sur fond gris avec un titre orange fixe — c'est le comportement attendu (pas la couleur dynamique de l'état).
Conseil — anticiper les soldes critiques
Surveillez la carte Soldes critiques et utilisez Notifier tous pour informer les salariés concernés en amont des congés de fin d'année.
