Manuel Administration & Paramétrage
Le module Paramétrage est le poste de pilotage de l'ERP : il définit le profil de l'entreprise, crée les utilisateurs et leurs droits par écran, configure les devises & taux de change, les taxes / TVA, et gère la sécurité d'accès.
Présentation
L'Administration / Paramétrage regroupe tous les réglages transversaux qui conditionnent le fonctionnement des modules métier (ventes, achats, stock, RH…). C'est ici que l'on identifie l'entreprise (raison sociale, matricule fiscale, logo), que l'on ouvre les comptes utilisateurs et qu'on leur attribue des profils de droits par écran, et que l'on définit les référentiels financiers (devises, taux de change, TVA, timbre fiscal).
Objectif
- Paramétrer l'ERP avant l'exploitation
- Sécuriser l'accès par profils de droits
- Définir devises, TVA et timbre fiscal
- Gérer le multi-établissement et l'abonnement
Public cible
- Administrateur — configure l'ensemble du système
- Responsable — gère les utilisateurs de son périmètre
- Comptabilité — maintient devises & taxes
Le menu « Paramètrages »
Tous ces réglages sont regroupés dans le menu latéral Paramètrages (icône engrenages). Les sous-entrées affichées dépendent des droits du profil connecté et de l'abonnement de l'entreprise.
Accès et navigation
Menu latéral gauche : Paramètrages (en bas du menu, icône engrenages rose) → puis l'entrée souhaitée (Utilisateurs, Profiles, Entreprises, Devises, TVA…).
Visibilité conditionnée
Une entrée n'apparaît que si votre profil a au moins le droit de consultation sur l'écran correspondant. Certaines entrées (Régions, Délégations…) sont masquées par défaut selon la configuration.
Profil entreprise
L'écran Entreprises porte l'identité de la société : raison sociale, logo, identifiants fiscaux et coordonnées. Ces informations alimentent automatiquement les en-têtes de documents (factures, bons de livraison, devis…).
Champs de la fiche entreprise
| Champ | Description |
|---|---|
| Raison sociale * | Libellé officiel de la société, repris sur tous les documents. |
| Logo | Image (gif, jpg, png) affichée dans l'en-tête des PDF. |
| Matricule fiscale * | Identifiant fiscal (ex. 1234567/A/M/000). |
| Domaine d'activité * | Secteur — pilote certains comportements métier par défaut. |
| Code CNSS * | Identifiant CNSS de l'employeur (paie / déclarations). |
| Devise * | Devise de référence de l'entreprise (ex. Dinar tunisien). |
| Adresse · CP · Tél · Fax · Email · Site | Coordonnées affichées en pied de document. |
| Signature électronique | Type de signature (Digigo / Identité entreprise) pour les documents signés. |
Le champ Type entreprise distingue la Société mère de ses Revendeurs / Clients rattachés via le champ Parent. Chaque établissement conserve ses propres données (isolation multi-tenant).
L'entreprise dispose d'un niveau d'abonnement — Gratuit, Premium, Platinum ou Diamant — qui débloque modules et nombre d'utilisateurs. Renouvellement et achat de packs depuis l'écran Abonnement.
Utilisateurs & droits
La gestion des accès se fait en deux temps : on définit d'abord des Profiles (jeux de droits), puis on crée les Utilisateurs auxquels on affecte un profil. Un utilisateur hérite ainsi de tous les droits de son profil.
Création d'un utilisateur
Profil de privilèges par écran
Pour chaque écran de l'application, le profil reçoit jusqu'à 7 droits : Lecture, Création, Modification, Suppression, Activation, Réinitialisation et Synchronisation. Les en-têtes de colonne permettent de tout cocher d'un coup.
| Module / Écran | Lecture | Création | Modif. | Suppr. | Activ. | Réinit. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| VENTES | ||||||
| 01 - Devis & Fct Proforma | — | |||||
| 02 - Bons de livraisons | — | |||||
| 03 - Factures | — | |||||
| PARAMÈTRAGE | ||||||
| 01 - Utilisateurs | ||||||
Les 7 droits par écran
| Droit | Effet sur l'écran |
|---|---|
| Lecture | Consulter l'écran et ses listes. Indispensable : sans Lecture, l'entrée de menu est masquée. |
| Création | Ajouter de nouveaux enregistrements (bouton Nouveau). |
| Modification | Éditer un enregistrement existant. |
| Suppression | Supprimer un enregistrement (bouton Corbeille). |
| Activation | Valider / activer (selon l'écran : valider un document, activer un compte…). |
| Réinitialisation | Réinitialiser (ex. mot de passe d'un utilisateur, compteur…). |
| Synchronisation | Synchroniser avec un système externe (visible si l'option est activée). |
Les cases d'en-tête de chaque colonne cochent/décochent le droit pour tous les écrans d'un coup. Le droit Création et les suivants restent indisponibles sur un écran tant que sa Lecture n'est pas accordée.
Devises & taux de change
L'écran Devises définit les monnaies utilisables dans l'ERP. Chaque devise porte un symbole, une sous-unité (ex. millime) et un taux de change par rapport à la devise de référence. Les ventes multi-devises convertissent les prix selon ce taux.
| Libellé⇅ | Symbole⇅ | Sous-unité | Taux de change⇅ | Actions | |
|---|---|---|---|---|---|
| Dinar tunisien | TND | Millime | 1,000 | ||
| Euro | € | Centime | 3,380 | ||
| Dollar US | $ | Cent | 3,120 |
Champs d'une devise
| Champ | Description |
|---|---|
| Libellé * | Nom de la devise (ex. Dinar tunisien). |
| Symbole * | Symbole affiché sur les montants (ex. TND, €, $). |
| Sous-unité * | Nom de la fraction (ex. millime). |
| Nb. sous-unités * | Nombre de décimales (ex. 3 pour le dinar). |
| Taux de change * | Valeur d'1 unité par rapport à la devise de référence (la référence vaut 1,000). |
Taux temps réel
Lors d'une vente facturée dans une devise différente de celle des prix, Swifto peut convertir au taux du marché en temps réel ; à défaut, c'est le taux de change saisi sur la devise qui s'applique (filet de sécurité).
Taxes & TVA
L'écran TVA liste les taux applicables aux articles et aux documents. Le timbre fiscal et le paramétrage des taxes par module (vente / achat) complètent ce référentiel.
| Taux TVA⇅ | Description | Actions | |
|---|---|---|---|
| 19,000 % | Taux normal | ||
| 13,000 % | Taux intermédiaire | ||
| 7,000 % | Taux réduit | ||
| 0,000 % | Exonéré |
Taux de TVA
Chaque taux porte une valeur en % (entre 0 et 90) et une description. Les taux usuels en Tunisie : 19 %, 13 %, 7 % et 0 % (exonéré).
Timbre fiscal & taxes par module
Le timbre fiscal (ex. 1,000 TND) s'ajoute aux factures. Le paramétrage des taxes permet d'activer/désactiver ces prélèvements séparément côté vente et côté achat.
Impact immédiat — modifier un taux de TVA n'altère pas les documents déjà émis, mais s'applique à toute nouvelle ligne d'article. Vérifiez les taux avant une campagne de saisie.
Sécurité
Swifto protège les accès et les données à plusieurs niveaux : mots de passe, réinitialisation sécurisée, protection contre les attaques et isolation des données entre entreprises.
Mot de passe
Chaque utilisateur a son mot de passe personnel (min. 6 caractères, à confirmer). Modifiable depuis sa fiche ou son profil personnel.
Réinitialisation par lien
Mot de passe oublié ? Un lien sécurisé à usage unique, valable 30 minutes, est envoyé par email — aucun mot de passe n'est transmis en clair.
Anti-bruteforce
Après 5 tentatives de connexion échouées, le compte est verrouillé 15 minutes. Le compteur se remet à zéro après une connexion réussie.
Isolation multi-tenant
Chaque entreprise ne voit que ses propres données. Toute tentative d'accès à un enregistrement d'une autre entreprise est refusée.
Réinitialisation du mot de passe
Lien sécurisé reçu par email — valable 30 min, usage unique.
Workflow de mise en route
flowchart LR A([Création entreprise]):::s --> B[Paramétrage
profil · devises · TVA]:::p B --> C[Profiles
droits par écran]:::p C --> D([Utilisateurs
+ affectation profil]):::ok D --> E[Exploitation
ventes · achats · stock]:::p B -.->|abonnement| F([Modules débloqués]):::ok D -.->|sécurité| G([Lien reset · anti-bruteforce]):::st classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d; classDef s fill:#F1F5F9,stroke:#334155,color:#1E293B; classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E; classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;
Règles métier
Profil obligatoire — tout utilisateur doit être rattaché à un profil ; ses droits sont entièrement déterminés par celui-ci.
Lecture = porte d'entrée — sans le droit de Lecture sur un écran, l'entrée de menu disparaît et les autres droits (création, modif…) sont sans effet.
Devise & identité uniques — la devise de référence et la matricule fiscale de l'entreprise alimentent automatiquement tous les documents émis.
Cloisonnement strict — aucun utilisateur ne peut consulter ni modifier les données d'une autre entreprise, même en forçant une URL (isolation multi-tenant).
Bonnes pratiques de sécurité
Principe du moindre privilège
N'accordez à chaque profil que les droits strictement nécessaires à sa fonction. Évitez de donner la Suppression au-delà des administrateurs.
Désactivez plutôt que supprimer
Pour un salarié qui quitte l'entreprise, retirez ses droits ou désactivez son compte plutôt que de le supprimer — vous préservez la traçabilité.
Renouvelez les mots de passe
Encouragez des mots de passe robustes et leur renouvellement régulier. Utilisez le lien de réinitialisation plutôt que de communiquer un mot de passe par email.
Un compte = une personne
Ne partagez jamais un même compte entre plusieurs utilisateurs : le verrouillage anti-bruteforce et les journaux de connexion deviendraient inexploitables.
FAQ & Conseils
Une entrée de menu n'apparaît pas ?
Votre profil n'a probablement pas le droit de Lecture sur cet écran — ou le module n'est pas inclus dans votre abonnement. Vérifiez le profil dans Paramètrages › Profiles.
Un utilisateur est bloqué à la connexion ?
Il a peut-être dépassé 5 tentatives : le compte se déverrouille seul après 15 minutes, ou immédiatement via une réinitialisation du mot de passe.
Comment facturer dans une autre devise ?
Créez la devise dans Paramètrages › Devises avec son taux de change, puis sélectionnez-la sur le document : la conversion est automatique (taux temps réel si disponible).
Conseil — dupliquez un profil type
Pour gagner du temps, créez quelques profils « types » (Vendeur, Magasinier, Comptable, Admin) et affectez-les ; ajustez ensuite au cas par cas.
