Swifto ERP · دليل الاستخدام — الإدارة والإعدادات

1

نظرة عامة

تجمع الإدارة / الإعدادات كلّ الضبط الأفقي الذي يحكم عمل الوحدات المهنية (المبيعات، المشتريات، المخزون، الموارد البشرية…). هنا تُحدَّد هوية الشركة (الاسم القانوني، الرقم الجبائي، الشعار)، وتُفتح حسابات المستخدمين ويُسند إليهم ملفات صلاحيات حسب الشاشة، وتُضبط المرجعيات المالية (العملات، أسعار الصرف، الأداء، الطابع الجبائي).

الهدف

تهيئة نظام ERP قبل الاستغلال الفعلي
تأمين الوصول عبر ملفات الصلاحيات
تحديد العملات والأداء والطابع الجبائي
إدارة تعدّد المؤسسات والاشتراك

الجمهور المستهدف

مسؤول النظام — يهيّئ المنظومة بأكملها
المسؤول — يدير مستخدمي نطاقه
المحاسبة — تتكفّل بالعملات والضرائب

قائمة «الإعدادات»

تُجمَّع كلّ هذه الإعدادات في القائمة الجانبية الإعدادات (أيقونة الترس). تتوقّف الإدخالات الفرعية المعروضة على صلاحيات الملف الشخصي المتّصل وعلى اشتراك الشركة.

2

الوصول والتنقّل

القائمة الجانبية: الإعدادات (أسفل القائمة، أيقونة ترس وردية) ← ثمّ الإدخال المطلوب (المستخدمون، الملفات الشخصية، الشركات، العملات، الأداء…).

Swifto ERP — قائمة الإعدادات

SWIFTO

اللوحة الشاملة

المبيعات

المشتريات

الإعدادات

المستخدمون

الملفات الشخصية

قطاعات النشاط

الشركات

حسابات الشركة

العملات

البنوك

الأقسام · المناصب

...هل تحتاج إلى مساعدة؟ اضغط هنا

تُفتح شاشة الإعداد المختارة على اليسار بعد النقر.

ظهور مشروط

لا يظهر الإدخال إلّا إذا كان ملفّك الشخصي يملك على الأقلّ صلاحية الاطّلاع على الشاشة المعنيّة. بعض الإدخالات (المناطق، المندوبيات…) مخفيّة افتراضيًا حسب الإعداد.

3

ملف الشركة

تحمل شاشة الشركات هوية المؤسسة: الاسم القانوني، الشعار، المعرّفات الجبائية والإحداثيات. تُغذّي هذه المعطيات تلقائيًا ترويسات الوثائق (الفواتير، وصولات التسليم، عروض الأسعار…).

الإعدادات › الشركات › البطاقة

الشركة

الشعار

اسم الشركة: *

SOCIÉTÉ MEDISTORE SARL

الرقم الجبائي: *

1234567/A/M/000

قطاع النشاط: *

Distribution & négoce

رمز CNSS: *

99887766-12

العملة: *

Dinars

نوع الشركة:

الشركة الأمّ

العنوان ومعلومات الاتصال

العنوان:

12 Rue de Carthage, 1000 Tunis

الرمز البريدي:

1000

الموقع الإلكتروني:

www.medistore.tn

البريد الإلكتروني: *

contact@medistore.tn

الهاتف:

+216 71 123 456

الفاكس:

+216 71 123 457

حقول بطاقة الشركة

الحقل	الوصف
الاسم القانوني *	الاسم الرسمي للشركة، يظهر على كلّ الوثائق.
الشعار	صورة (gif، jpg، png) تظهر في ترويسة ملفات PDF.
الرقم الجبائي *	المعرّف الجبائي (مثال: 1234567/A/M/000).
قطاع النشاط *	القطاع — يوجّه بعض السلوكيات المهنية الافتراضية.
رمز CNSS *	معرّف صاحب العمل لدى الصندوق الوطني للضمان الاجتماعي (الأجور / التصاريح).
العملة *	عملة مرجع الشركة (مثال: الدينار التونسي).
العنوان · الرمز البريدي · الهاتف · الفاكس · البريد الإلكتروني · الموقع	الإحداثيات التي تظهر في أسفل الوثيقة.
التوقيع الإلكتروني	نوع التوقيع (Digigo / هوية الشركة) للوثائق الموقَّعة.

تعدّد المؤسسات

يميّز حقل نوع الشركة بين الشركة الأمّ والموزّعين / العملاء المرتبطين بها عبر حقل الشركة الأمّ. تحتفظ كلّ مؤسسة ببياناتها الخاصّة (عزل بين المؤسسات).

الاشتراك

تملك الشركة مستوى اشتراك — مجاني، Premium، Platinum أو Diamant — يفتح الوحدات وعدد المستخدمين. يتمّ التجديد وشراء الحزم من شاشة الاشتراك.

4

المستخدمون والصلاحيات

تتمّ إدارة الوصول على مرحلتين: تُحدَّد أوّلًا الملفات الشخصية (مجموعات صلاحيات)، ثمّ تُنشأ حسابات المستخدمين التي يُسند إليها ملفّ شخصي. يرث المستخدم بذلك كلّ صلاحيات ملفّه الشخصي.

إنشاء مستخدم

الإعدادات › المستخدمون › جديد

المستخدم

الاسم الأول: *

Sarra

اللقب: *

BEN SALAH

الرمز:

U0042

البريد الإلكتروني: *

sarra.bensalah@medistore.tn

الملف الشخصي: *

Responsable Ventes

الهاتف:

+216 22 456 789

كلمة السر: *

••••••••

التأكيد:

••••••••

ملف الصلاحيات حسب الشاشة

لكلّ شاشة في التطبيق، يحصل الملف الشخصي على ما يصل إلى 7 صلاحيات: الاطّلاع، الإنشاء، التعديل، الحذف، التفعيل، إعادة التعيين والمزامنة. تتيح رؤوس الأعمدة تحديد الكلّ دفعة واحدة.

الإعدادات › الملفات الشخصية › الصلاحيات

الملف الشخصي: Responsable Ventes

الوحدة / الشاشة	الاطّلاع	الإنشاء	التعديل	الحذف	التفعيل	إعادة التعيين
المبيعات
01 - عروض الأسعار والفواتير الأولية						—
02 - قسائم التسليم						—
03 - الفواتير						—
الإعدادات
01 - المستخدمون

الصلاحيات السبع لكلّ شاشة

الصلاحية	أثرها على الشاشة
الاطّلاع	معاينة الشاشة وقوائمها. ضرورية: بدون الاطّلاع، يُخفى إدخال القائمة.
الإنشاء	إضافة تسجيلات جديدة (زرّ جديد).
التعديل	تحرير تسجيل موجود.
الحذف	حذف تسجيل (زرّ سلّة المهملات).
التفعيل	الموافقة / التفعيل (حسب الشاشة: اعتماد وثيقة، تفعيل حساب…).
إعادة التعيين	إعادة الضبط (مثال: كلمة سر مستخدم، عدّاد…).
المزامنة	المزامنة مع نظام خارجي (تظهر إذا كان الخيار مفعّلًا).

تُحدّد خانات رأس العمود الصلاحيةَ على كلّ الشاشات دفعة واحدة. تبقى صلاحية الإنشاء وما بعدها غير متاحة على شاشة ما دامت الاطّلاع عليها غير ممنوحة.

5

العملات وأسعار الصرف

تُحدّد شاشة العملات العملات القابلة للاستخدام في نظام ERP. تحمل كلّ عملة رمزًا ووحدة فرعية (مثال: المليم) وسعر صرف بالنسبة إلى عملة المرجع. تحوّل المبيعات متعدّدة العملات الأسعار وفق هذا السعر.

الإعدادات › العملات

العملات

الصياغة⇅	الرمز⇅	الوحدة الفرعية	سعر الصرف⇅
Dinar tunisien	TND	Millime	1,000
Euro	€	Centime	3,380
Dollar US	$	Cent	3,120

حقول العملة

الحقل	الوصف
الصياغة *	اسم العملة (مثال: Dinar tunisien).
الرمز *	الرمز الظاهر على المبالغ (مثال: TND، €، $).
الوحدة الفرعية *	اسم الكسر (مثال: المليم).
عدد الوحدات الفرعية *	عدد الخانات العشرية (مثال: 3 للدينار).
سعر الصرف *	قيمة الوحدة الواحدة بالنسبة إلى عملة المرجع (تساوي عملة المرجع 1,000).

سعر آنيّ

عند فوترة عملية بيع بعملة مختلفة عن عملة تسعير الأصناف، يمكن لـ Swifto التحويل بسعر السوق الآنيّ؛ وإلّا، يُطبَّق سعر الصرف المُدخَل على العملة (شبكة أمان).

6

الضرائب والأداء

تسرد شاشة الأداء النسب المطبَّقة على الأصناف والوثائق. يُكمّل الطابع الجبائي وإعداد الضرائب حسب الوحدة (بيع / شراء) هذه المرجعية.

الإعدادات › الأداء

الأداء

	نسبة الأداء⇅	الوصف	الإجراء (الإجراءات)
	19,000 %	Taux normal
	13,000 %	Taux intermédiaire
	7,000 %	Taux réduit
	0,000 %	Exonéré

نسب الأداء

تحمل كلّ نسبة قيمة بالمئة (بين 0 و90) ووصفًا. النسب المعتادة في تونس: 19 %، 13 %، 7 % و0 % (معفى).

الطابع الجبائي والضرائب حسب الوحدة

يُضاف الطابع الجبائي (مثال: 1,000 TND) إلى الفواتير. يتيح إعداد الضرائب تفعيل/تعطيل هذه الاقتطاعات بشكل منفصل في جانب البيع وجانب الشراء.

أثر فوري — تعديل نسبة الأداء لا يغيّر الوثائق الصادرة سابقًا، لكنّه يُطبَّق على كلّ سطر صنف جديد. تحقّق من النسب قبل حملة إدخال بيانات.

7

الأمان

يحمي Swifto الوصول والبيانات على عدّة مستويات: كلمات السرّ، إعادة التعيين الآمنة، الحماية من الهجمات وعزل البيانات بين المؤسسات.

كلمة السر

لكلّ مستخدم كلمة سرّ شخصية (6 أحرف كحدّ أدنى، تُؤكَّد عند الإدخال). قابلة للتغيير من بطاقته أو من ملفّه الشخصي.

إعادة التعيين عبر رابط

هل نسيت كلمة السرّ؟ يُرسَل رابط آمن أحاديّ الاستخدام، صالح لـ30 دقيقة، عبر البريد الإلكتروني — لا تُرسَل أيّ كلمة سرّ في نصّ صريح.

الحماية من هجمات القوة الغاشمة

بعد 5 محاولات دخول فاشلة، يُقفَل الحساب لمدّة 15 دقيقة. يعود العدّاد إلى الصفر بعد دخول ناجح.

عزل بين المؤسسات

لا ترى كلّ مؤسسة سوى بياناتها الخاصّة. تُرفَض أيّ محاولة وصول إلى تسجيل يعود لمؤسسة أخرى.

8

مسار الانطلاقة

flowchart LR
  A([إنشاء الشركة]):::s --> B[الإعدادات
الملف · العملات · الأداء]:::p
  B --> C[الملفات الشخصية
صلاحيات حسب الشاشة]:::p
  C --> D([المستخدمون
+ إسناد ملفّ شخصي]):::ok
  D --> E[الاستغلال
مبيعات · مشتريات · مخزون]:::p
  B -.->|الاشتراك| F([فتح الوحدات]):::ok
  D -.->|الأمان| G([رابط إعادة التعيين · الحماية من الهجمات]):::st
  classDef p fill:#f3f1ff,stroke:#7366fe,color:#1f1c3d;
  classDef s fill:#F1F5F9,stroke:#334155,color:#1E293B;
  classDef st fill:#FEF3C7,stroke:#F59E0B,color:#92400E;
  classDef ok fill:#D1FAE5,stroke:#10B981,color:#065F46;

9

القواعد المهنية

ملف شخصي إجباري — يجب ربط كلّ مستخدم بـملفّ شخصي؛ صلاحياته محدَّدة بالكامل بواسطته.

الاطّلاع = بوّابة الدخول — بدون صلاحية الاطّلاع على شاشة، يختفي إدخال القائمة وتصبح بقيّة الصلاحيات (الإنشاء، التعديل…) بلا أثر.

عملة وهوية فريدتان — تُغذّي عملة مرجع الشركة ورقمها الجبائي تلقائيًا كلّ الوثائق الصادرة.

فصل صارم — لا يمكن لأيّ مستخدم الاطّلاع على بيانات مؤسسة أخرى أو تعديلها، حتّى بفرض رابط (عزل بين المؤسسات).

10

أفضل ممارسات الأمان

مبدأ أقلّ الامتيازات

امنح كلّ ملفّ شخصي الصلاحيات الضرورية فقط لمهمّته. تجنَّب منح صلاحية الحذف لغير المسؤولين الإداريين.

عطِّل بدل الحذف

بالنسبة لموظّف يغادر الشركة، اسحب صلاحياته أو عطِّل حسابه بدل حذفه — هذا يحافظ على إمكانية التتبّع.

جدِّد كلمات السرّ دوريًا

شجِّع على كلمات سرّ قوية وتجديدها بانتظام. استعمل رابط إعادة التعيين بدل إرسال كلمة سرّ عبر البريد الإلكتروني.

حساب واحد = شخص واحد

لا تُشارك أبدًا نفس الحساب بين عدّة مستخدمين: يصبح قفل الحماية من الهجمات وسجلّات الدخول غير قابلة للاستغلال.

11

الأسئلة الشائعة ونصائح

إدخال قائمة لا يظهر؟

على الأرجح لا يملك ملفّك الشخصي صلاحية الاطّلاع على هذه الشاشة — أو أنّ الوحدة غير مشمولة في اشتراكك. تحقّق من الملف الشخصي في الإعدادات › الملفات الشخصية.

مستخدم محظور عند تسجيل الدخول؟

ربما تجاوز 5 محاولات: يُفتَح الحساب تلقائيًا بعد 15 دقيقة، أو فورًا عبر إعادة تعيين كلمة السرّ.

كيف أفوتر بعملة أخرى؟

أنشئ العملة في الإعدادات › العملات مع سعر صرفها، ثمّ اخترها في الوثيقة: التحويل تلقائيّ (بالسعر الآنيّ إن توفّر).

نصيحة — كرِّر ملفًّا شخصيًا نموذجيًا

لتوفير الوقت، أنشئ بضعة ملفّات شخصية «نموذجية» (بائع، أمين مخزن، محاسب، مسؤول إداري) وأسندها؛ ثمّ عدِّل حالة بحالة.

دليل الإدارة والإعدادات